高校电算化内部会计控制系统建设存在的问题

王存昭

我们正步入信息化时代，计算机技术、网络技术的发展和应用，使我国高校会计电算化系统也出现了质的飞跃，目前，我国高校已经基本实现了会计电算化，有些院校甚至实现了网络化管理。信息化、网络化、自动化的过程给高校财务会计管理工作带来高效率的同时也带来了内部会计控制新的问题和风险。由于会计电算化系统的环境和内容发生了巨大变化，原来旧的内部会计控制制度大部分已不适应电算化环境要求，为了实现会计电算化系统下会计信息的真实性与可靠性，防止违法舞弊行为的发生，保护高校资产的安全完整，有必要加强和完善电算化下内部会计控制系统的建设。

一、高校电算化条件下内部会计控制的特点

会计电算化是以电子计算机为主的现代电子信息技术在会计工作的具体应用，是电子计算机代替人工记账、算账、报账、查账以及代替人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。它要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。电算化条件下内部会计控制与手工会计核算系统的内部会计控制相对比，基本要求和目标相同，会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法相同，但电算化条件下会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化，从而使内部会计控制体系出现了一些新的特点和变化。

（一）电算化条件下，对会计人员提出更高的技术要求，内部控制实施主体发生了变化。利用电算化系统对财务进行控制和管理，是一种高水平的智力劳动，其所需要的知识涉及会计学、计算机应用科学和管理学等多门学科。手工会计核算的内部控制实施主体是对人的控制，而电算化下的内部控制实施主体是对人和计算机软硬件的控制。电算化软件导致的系统问题风险将成为会计系统中内部会计控制的主要风险。

（二）电算化条件下，数据的处理高度集中，内部会计控制的范围扩大。其范围主要是扩大了对计算机软硬件及其运行环境的控制，如网络会计信息系统安全的控制、系统权限的控制、数据编码的控制、数据输入输出的控制以及会计数据库的控制等，电算化内部会计控制的突出特点是越来越多地采用程序化控制，程序化控制反映出控制技术的高技能性。

（三）电算化条件下，在会计信息高度集中存储在财务系统服务器的数据库中，在计算机网络技术和数据库技术所导致的计算机数据资料高度共享的条件下，会计数据的安全性和完整性很有可能增加内部会计控制的风险。同时系统数据和信息处理数据也面临被不留痕迹非法浏览、修改、拷贝乃至毁损的巨大系统问题风险。并且原来手工条件下的纸介质将由磁性存储介质所代替，磁性存储介质的主要特点是阅读分析直观性差、数据涂改不留痕迹、忌受潮、忌磁化、忌受热等，这些特点使会计信息系统的资料保存也面临新的风险问题。随着会计数据经开放的互联网传输，也会使会计信息系统面临非法程序和各种病毒感染的风险。

二、高校电算化内部会计控制存在的问题

（一）会计人员对计算机知识了解掌握不多。高校从事财务会计工作的人员其计算机知识参差不齐，有的经过专业的学习或培训，计算机应用能力比较强，但还有相当一部份会计人员特别是年纪偏大的人员，缺少应用计算机的知识，从而影响到应用电算化系统进行会计核算和管理工作，也给内部会计控制带来一定的隐患。

（二）会计电算化系统的运行存在安全隐患，风险增大。会计电算化系统的执行主体是计算机，一旦计算机软、硬件出现故障或病毒侵袭造成系统瘫痪，将会严重危害系统的安全，严重影响到高校会计核算及财务管理工作。高校多校区异地办学，会计电算化系统也通过互联网进行，因而会计信息的安全性风险增大。

（三）电算化系统管理不到位，监督力度差。有些高校特别是规模相对比较小的院校，财务部门虽按不相容职责进行分工，可财务会计人员比较少，常出现一个操作员身兼数职，可以用不同的身份进入系统进行不同的操作，这样不相容职责分工控制已名存实亡。

三、加强高校电算化内部会计控制建设的主要措施

针对高校会计电算化内部会计控制的特点及内部控制存在的一些问题，笔者对加强和完善高校电算化内部会计控制系统的建设提出以下建议：

（一）切实提高会计人员信息技术水平，完善会计人员岗位责任制。会计人员计算机水平的高低是衡量控制电算化风险能力和内部会计控制能力的重要方面，人是各项活动的中心，没有人的参与控制，设计再好的制度都毫无用处，提高会计人员的计算机应用水平是提高电算化应用水平和内部会计控制水平的基本保证。高校财务部门要根据岗位特点和岗位分工，对会计人员进行电算化培训，提高其业务水平并强化其岗位工作责任心。

（二）加强电算化犯罪防范建设，增强其安全性控制程度。会计电算化给高校财务管理带来极大的便利，使管理效率大大提高，但也可能导致新技术条件下的高科技犯罪。目前，国家制定和实施的有关防止电算化犯罪的法律法规比较少，因此，要防范此类犯罪，制定专门的法规加以有效的控制变得十分必要和紧迫。同时加强会计电算化系统的安全性控制。它是指采用各种方法和措施保证会计信息和系统程序的安全，以达到防止会计信息数据泄密或被更改、破坏。网络安全的控制应采取用户权限设置、密码设置和防火墙技术设置等。

（三）加强会计电算化系统的组织控制和档案管理工作。组织控制就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工。控制重点应放在不相容职务的分离上，将不相容的系统档案管理等职务分离，制定相应的管理规章与之配套，适应会计电算化系统内部控制的要求。会计档案管理是一项重要的基础工作，良好的会计档案管理是保证会计工作连续进行、系统内会计数据安全完整的关键环节，高校会计信息系统的有关资料应及时存储和保管，应制定严格且操作性强的会计档案管理制度，对电算化会计档案管理应做到防磁、防火、防潮、防尘，对重要的会计档案应采取异地备份以保证会计档案的安全与完整。有效加强会计档案管理，必须配备合格的档案管理人员、必须有完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引办法、安全可靠的档案保管设备等措施。

（四）强化内部审计手段。要通过加强内部审计来落实和监督各项内部会计控制是否有效。内部审计是高校内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计要根据高校电算化的运行环境及其特点，对关键的控制点进行审计，如高校内部控制制度是否健全、电算化软件系统操作权限是如何分配和设置的、电算化的不相容职责是否分离、计算机内会计数据与书面会计数据是否一致等。

（五）加强电算化环境下预算管理控制和会计数据输入、输出的控制。预算管理控制是一种有效的内部会计控制手段，预算以数量化的方式来表明管理工作标准，控制是以确定的管理工作标准，对行动的度量和纠正偏差。所以预算管理是过程中的控制，即事前控制、事中控制、事后控制。高校的事前控制指对教学项目支出进行预算编制，详细的描述为实现计划目标而要进行的工作标准。事中控制是一种协调、限制差异的行动，保证预期目标的实现。事后控制是鉴别偏差，纠正不利的影响。在电算化、网络化环境下，高校预算管理控制消除了时间、空间的限制，为会计信息畅通、信息反馈迅速及时提供了保证。高校在会计信息系统内设立有关经费控制项目，通过预算指标的下达，就可对相关预算项目进行实时的监控，达到加强财务管理的作用。同时为达到财务管理的目标和要求，必须加强电算化系统业务输入和输出的控制。

总之加强和完善电算化系统的内部会计控制建设，是高校财务管理工作必须认真对待的问题，只有加强电算化内部会计控制建设，才能不断提高高校会计工作水平，保证会计信息的可靠、真实，才能保障高校资产的安全，更好地促进高校各项事业的健康发展。