西文图书回溯建库的实践与思考

公言奎，祁瑞

(伊犁师范学院图书馆,新疆伊宁835000)

1 回溯建库前的准备

回溯建库既要保证数量，又要控制质量，所以选择科学合理的建库依据十分重要。依照文献本身进行录入，可以保证书目数据与馆藏文献实体相一致，有效避免有书无数据或有数据无书的现象，可以为读者增加检索途径，弥补利用卡片录入的诸多缺陷。但建库速度慢。依照卡片目录建库，虽然速度比较快，但由于卡片目录有些是手工书写的，著录内容较简单，显示的图书信息不够详细、规范，再加上卡片丢失、残缺等原因，都会影响数据的完整性和准确性，降低文献的查全率和查准率。因此，依照文献本身进行录入比较科学合理。

2 制定详细的著录细则

严格执行和遵守编目工作细则是控制书目数据库质量的重要措施。为确保数据录入的标准化和规范化，我们在录入之前就参考《CAILS联机合作编目手册》、《西文文献著录条例(修订扩大版)》和《英美编目条例》(第2版)等制定了详细的工作规范和数据录入细则。对主要著录用字段、子字段的选用，标识符号，丛书与多卷书的集中与分散具体处理方法，套录数据源的选择顺序，以及USMARC著录详简级次等作了详细的规定，以便使各项工作有章可循，避免在实际工作中由于套录不同数据源出现目录体系不一致的现象和由于对格式掌握不准出现一些认识上的偏差。要求录入人员严格执行编目细则，遵守操作规范，力求做到录入信息准确，著录项目完整，揭示文献内涵深刻，确保书目数据的准确性。为提高建库速度，实行量化管理与目标管理相结合的工作方式，根据建库人员的实际水平，规定每天的数据录入数量，并将任务分配给每个人。

3 整理书库，将分散在各书库中的西文图书统一管理

国内出版社出版的全英文图书、双语教材和一部分授权影印版西文图书，由于这类图书随中文图书一同购入，而且有中文在版编目数据，中外文并存的题名、著者及其它出版信息，由于历史原因有的归入了汉文书库，有的归入外文书库，给图书管理和读者利用带来了不便。为彻底杜绝一书多MARC现象，依据2006年Calis联机合作编目中心发布的《中西文文献界定原则》，我们借这次整理书库的机会彻底进行了一次清理，全部进行修改，归入外文书库进行分编管理。在录入时也充分考虑到这类图书的特点，除录入外文主要信息外，还尽可能全面，完整地将该书的中文有关信息在著录时予以揭示，这样既揭示了外文图书的特征，又区别于纯粹的原版图书，也为读者查询提供了方便。

4 确定套录为主,原始编目为辅的工作模式

为提高回溯建库的速度和质量，我们选择套录为主，原始编目为辅的工作模式。套录数据时可通过ILASII系统内嵌Z39.50编目模块直接访问Internet网上任意的Z39.50服务器。对于数据源的选择，先从CAILS联合目录数据库进行检索，下载书目数据,如果检索不到，再到美国国会图书馆、俄亥俄大学图书馆、香港中文大学图书馆、大不列颠图书馆等馆的书目数据库中查找，可以方便，快捷获取多条MARC数据，直接复制到编辑屏中。再根据录入细则，稍作修改即可，实现了与Internet网上数据的共享。套录网上免费的书目数据不但方便而且经济实惠，为我馆西文图书回溯建库工作提供了极大的便利。

4.1 准确套录

就是套录数据源与所编文献完全一致，只需添加本馆馆藏信息即可转入本馆书目数据库。准确套录，首选检索途径为ISBN号，因为它专指度高，输入方便快速。但要注意外文原版书在出版时,同种图书由于装帧形式不同会有不同的ISBN号，同种书的版次如果不同,ISBN号也就不同。也可以利用版权页上提供的LC书目记录控制号(国会图书馆卡片控制号)作为检索途径。还可以利用题名、著者和主题进行搜索。为了提高套录数据的质量，一定要选择标准化程度较高，著录项目齐全，格式规范的数据源。还要加强录入人员责任心的培养，不能只机械地检索复制，还应尽量选择一条书目内容丰富，著录项目齐全的数据进行复制，避免套录后再大量修改影响编目工作效率。

4.2 相近套录

对于少部分无法准确套录到数据的图书，我们采取相近套录的方法，即从外部数据库获取一条较为相似的源记录,套录后逐项仔细核对源记录和所编文献的书目信息。如245题名与责任者项，250版本项，260出版发行项，020国际标准书号、260出版项，300载体形态项,400、490丛编项，450、504附注项，700、710、711责任者附加等项目。核对之后结合本馆的录入细则，对源记录的相关信息进行必要的增、删、改，使之符合所编文献的信息，成为符合本馆的机读目录数据。对于实在无法从外部数据库获取源数据图书，只能依据文献本身，严格按照西文图书USMARC字段标准进行原始编目。

5 加强业务培训，提高馆员业务水平

首先我们专门从采编部挑选编目业务精湛，计算机操作能力强，工作认识负责，有较高外语水平的业务骨干参加回溯建库。其次安排既熟悉软件又精通西文图书编目的优秀馆员对参加建库的人员进行培训。主要讲解西文图书著录规则，西文文献著录条例，包括主要著录用字段、子字段和指示符，从记录头标区到各字段逐一讲解所代表的含义，要求录入人员理解掌握著录规则，准确使用各字段、子字段及标识符号，确保数据录入准确、规范，方便读者检索。再次，为提高查询数据的命中率，建库人员还要熟悉各数据库检索特点，掌握检索技巧，熟练运用其检索功能,以便应对下载数据时遇到的各种问题。第四是安排业务水平过硬的馆员跟班对建库人员进行指导，随时解决遇到的疑难问题。

6 建立严格的审校制度，把好书目数据质量关

为确保书目数据库的质量，审校人员必须由工作认真负责，熟练掌握机读目录格式，具有丰富西文编目经验的人员担任。数据的审校采用人工审校和程序审校相结合的双审制。首先根据USMACR格式以图书为依据对全部著录信息认真仔细逐项审核，包括著录项目，所用标识符号和馆藏信息，对发现的习惯性错误要及时反馈给本人，便于及时纠正，提高数据质量。其次是利用ILAS系统编目模块具有的数据自动校验，自动纠错功能，设置检测参数，对录入数据的合法性和检索点的规范性进行检测，包括设置必备字段，字段和子字段的重复性，指示符的选用，存盘自动追加，ISBN号检测，缺省设置等功能进行维护，可时及时发现人工审校难以发现的问题。当系统校验出错或遗漏时，将显示错误信息报告，记录不能存盘，录入人员可根据对话框的提示信息及时进行相应的修改，以进一步提高建库的质量。第三数据审校人员应相对保持稳定，避免审校标准认识上的偏差，确保书目数据库的统一性。

7 加强书目数据库的维护工作，提高数据质量

书目数据库是图书馆开展各项业务工作的基础，数据库的质量优劣直接关系到文献的采访、流通借阅、书目检索、参考咨询等各项业务功能的发挥。为保证数据库的顺畅运行，必须挑选工作认真负责，熟悉图书馆各项业务工作，熟练掌握机读目录格式，有长期编目工作经验的资深馆员经常化、制度化地对数据库进行维护，并建立健全各项维护制度。对于建库后的遗留问题，如同书异号，异书同号，多卷书处理不一致，套录时张冠李戴等问题，一定要以认真负责的态度，仔细核查，及时进行修改和补充。还要及时与流通部门沟通，倾听读者在利用数据库时的反馈信息，确保书目数据库更加科学合理。

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