新时期高校院系资料室建设的思考——以河南农业大学为例

刘楠

（河南农业大学资源与环境学院，河南郑州450002）

高等院校的图书资料工作是由学校图书馆和院系资料室共同承担的。院系资料室是图书馆工作的延伸和补充，它担负着本院系相关专业有关图书资料文献情报的搜集、整理和研究任务，并用掌握的情报资料为教学、科研和管理工作服务。当前我国高等教育正在向大众化、适用型方向发展，各个领域科学技术突飞猛进。新形式下高等院校图书资料工作特别是院系资料室建设如何适应高等教育的发展，如何满足教学、科研和管理工作的新要求，是当前应该思考和研究的问题。

1 院系图书资料工作现状

目前，高等院校的院系图书资料工作和学校的其他工作一样，正在随着高等教育的发展、教学科研工作的需要、学科建设的要求不断发展和完善，特别是教育部和省教育厅开展的教学评估工作进一步促进了高校各院系的图书资料室建设。以河南农业大学为例，全校20个学院，除新建的两个学院外，都先后建立了自己的资料室。资料室用房面积、规模小的学院1—2间；规模大的学院3—4间（含阅览室）。资料室的管理员知识结构虽然参差不齐，但基本上能胜任资料室的管理工作。各院系对资料室的经费投入每年大约2万元左右，文、管类学院和规模较大的学院每年经费投入稍多一些。从整体上看，基本能够保证院系资料室每年的图书购置、订购期刊和资料室运转的正常开支。各院系资料室藏书和期刊数量与学院专业、规模、历史相关。如规模较大、建院较早的经管学院藏书近万册、文献资料近百卷、每年订购期刊80—100种；新建的、规模较小的资源与环境学院，藏书很少，文献不超过50卷，订购期刊30—50种。各资料室基本实现微机管理，个别学院的资料室还配有复印机等设备，可提供相关服务。学校图书馆与大部分院资料室建立了网络联系，可以实现联合查阅。

2002年和2008年教育部组织专家先后两次对河南农业大学进行了教学评估，大大促进了学校教学、科研和管理等方面的工作。同时也推动了学校图书馆和院系的资料室的建设。各院系资料室现有文献资料80%以上是这两次评估中整理、立卷归档的。

2 目前存在的问题

近几年来高校的院系资料室工作虽然有一定发展，但远不能适应高等教育发展的新形势。就河南农业大学来说，2000年以来连年扩招，在校生增加近2倍，新增专业、学科很多，科研项目和任务增加更快，这就给图书资料工作带来不少困难和问题。

2.1 经费不足，图书资料还不能满足需要

这几年，学校投入到图书资料工作中的经费和设备远不如师生增长速度和教学科研的需要，70年代建起的图书馆已不堪重负，借书排队、阅览室抢位已习以为常；院系资料室多数没有阅览的地方，师生只能借走资料；院系每年2万元的资料费，买不了多少图书和资料，加之书价上涨，每年购书数量实际在减少，购置其他设备就更谈不上了，只能维持低水平运转。

2.2 管理人员不足，业务素质亟待提高

资料室管理是一项专业性很强的工作，不仅需要有本院系相关专业的知识，还要有图书情报专业知识，并能掌握计算机技术和网络技术等，这样才能胜任现代资料室的管理工作。但目前能达到这一要求的资料员不多，而且院系资料室管理员人数少、工作量大。从图书、期刊的订阅、资料搜集、整理加工到借阅等一系列工作均由一人承担，有的甚至还要兼任院系其他工作，这就造成管理人员只能做些基础性服务工作，无法为借阅者提供更深层次、高质量、多元化的情报信息服务。而且不能延长阅览时间，晚上、双休日都不能开放资料室。

2.3 相关设备不足，服务手段落后

大多数图书资料室不仅面积小、不够用，而且设备简陋，缺少基本的用品和工具：电脑较少，没有复印机；资料室管理未采用网络信息技术，仍处于手工操作阶段；还有部分服务手段落后，工作效率低，一般只对本院师生开放，有限的文献资源被长期闲置，利用效率不高，不利于资源共建共享，也不利于学校教学科研的整体发展。

3 加强院系资料室建设的思路

加强院系资料室建设，提高院系资料室的服务功能和利用率是新时期高等教育发展的需要，是高校加强学科建设的需要，是提高教学质量、提高学生素质和创新能力的需要，也是广大师生的期望。可考虑从以下几个方面解决：

3.1 加强领导，增加投入

首先是院系领导充分认识图书资料在教学和科研工作的重要地位和不可替代的作用，把图书资料室作为教师、学生学习科学知识和获取各种信息的重要阵地，定期研究，提出具体措施和要求，及时解决有关问题。主管院长要经常深入资料室检查指导工作。二是制订切实可行的资料室建设发展规划，对资料室每年的经费投入、资料室的软硬件建设都要列入院系的年度计划，付诸实施。三是建立监督机制。由院系主管领导、专业老师代表和学生代表三方组成5—9人的资料监管小组，对经费投入使用、图书期刊订购、资料室的硬件建设和资料室管理提出具体意见，供院系领导参考。四是院系要每年拨出一定专款用于改善资料室环境，增加必要的设备，设法增加资料室面积。

3.2 提高资料员素质和管理水平

图书资料员是搞好资料室管理服务的关键，因此要不断提高资料员的素质和管理水平。首先要选择懂专业、肯钻研、能吃苦、守纪律的同志担任图书资料员。不称职的要及时调整。二是加强对院系资料员的培训工作。学校和院系每年对资料员进行1—2次业务培训，定期组织资料员到图书馆或外校相关资料室参观学习、交流经验，提高业务和管理水平。三是资料员要钻研业务，熟悉和掌握本学院的专业设置、学科建设、课程安排、教学需要等情况，对已购图书文献资料进行分析研究，及时分类上架。在流通阅览活动中做到快速、准确、热情、无误的服务。努力做好横向交流与纵向沟通，实现交叉信息资源共享。四是工作量大的资料室可从教师或学生中聘用兼职资料员，协助工作，延长工作时间，争取双休日和晚上开放资料室。

3.3 搞好图书资料搜集、选购，做好文献情报服务

院系资料室要根据本学院的专业特点、教学内容、课程设置与科研内容积极搜集相关资料。特别要注重搜集本学科领域里专业性强，有一定权威性的图书资料和新成果、新发现、尖端研究的资料。要重视本院教师编写的教材及发表的专著、学术论文、学生的毕业论文等专业资料搜集、加工、提炼、整理，使文献信息尽快变成情报资料，发挥其应有的使用价值。

3.4 加强资料室的数字化建设

图书馆数字化的研究和建设是近几年来高校图书资料工作的重点，而作为图书馆工作补充和延伸的资料室，管理方式却比较落后，这在一定程度上制约和削弱了其服务水平，使读者的多层次信息需求无法得到满足。因此，院系资料室应当加强开发利用网上资源，建立文献数据库网络终端，通过计算机与图书馆的数据库链接，实现资料室与图书馆的文献资源共享，这将大大提高院系资料室资源的利用率，使资料室文献真正成为学校文献资源的一部分。

加强院系图书资料室的建设是摆在各高校面前亟待解决的问题，势在必行。特别是新建的院系资料室和规模较大的综合性大学，数万师生员工，涉及的专业学科门类繁多，单纯依靠学校图书馆借阅是不能满足需要的，必须通过加强院系资料室建设有效分流部分读者，满足广大师生掌握知识和信息的需要。

［1］蔡黎.浅谈高校院系资料室建设［J］.高校图书情报论坛，2008（3）：45～47.

［2］龚军慧.高校院系资料室建设若干问题的探讨［J］.情报探索，2005（5）：90～92.

［3］穆阳.高校院系资料室文献资源建设与管理［J］.中国劳动关系学院学报，2007（4）：112～115.