深化档案利用服务主动服务医院发展

□董毓贵

一、强化档案利用，推进医院现代化建设

改革开放以来，我国医院以工业现代化和科学技术现代化为基础，以社会发展和生活方式的变革为契机，从单一医疗型医院向综合性医疗中心转变，整体上形成了现代化医院的生存和发展模式。随着医院现代化的不断发展，医院信息交流量大量增加，医院档案工作亦呈现出许多新特点，医院对档案信息资源的利用价值更加重视，投入也不断增加。为更好地实现档案信息的活化与共享，最大限度地满足社会的档案信息需求，档案部门要不断探索新的管理模式和管理方法，充分利用自身优势，大力发掘馆藏，最大限度地实现档案的利用价值和档案工作的社会价值。

二、档案编研是深化档案利用的重要途径

档案编研是档案管理深化，档案资料活化，档案管理方式由载体的物质管理进入到信息管理层面的标志，是档案管理的高级形式。

1.档案编研有利于医院信息流的良性循环。档案是医院信息源的主体之一，具有依据和凭证、借鉴和参考作用。医院档案储备的丰富程度常常是其技术潜力大小和有无发展后劲的一种标志。加强档案编研，有利于医院信息流的良性循环，有利于提高医院的竞争力。

2.档案编研是提高档案利用效率和效益的重要举措。一是可以系统、科学、集中地利用档案资料，有计划、有步骤地把库藏档案进行专题编研，奉献给利用者，增强了档案服务的主动性、针对性和实际效果；二是节省了利用者查找档案的时间和精力。通过编研，可以增强档案人员对库藏的熟悉程度，强化档案业务基础，提高档案人员综合素质，从而促进档案室整体工作水平的提高。如我院以档案编研为龙头，不仅提高了档案人员的综合素质，也带动了档案室整体达标创优工作——被评定为省一级综合档案室。

3.档案编研有助于医院的科技进步和文化建设。医院是科技密集型行业，科研是其中心工作任务。伴随着医院的发展，医院档案资料的数量将会越来越多。档案材料的收集、整理和保管的过程，就是医院文化不断积累和发展的过程，档案提供利用的过程也是医院文化传递的过程。开展档案编研工作，总结医院文化发展历史，弘扬优良传统，必将有力地推动医院的科技进步和文化发展。

4.档案编研工作有着突出的宣传效果。20世纪90年代以来，随着医院规模的扩展和医疗技术的不断进步，我院档案室在资源、人员、设备和技术等方面不断推陈出新，先后编研出版了《院志》、《大事记》、《系列资料汇编》等编研成果，还举办了永久性的院史陈列展览。多视角、全方位地展现了医院的历史面貌，很好地宣传了医院在医德医风和医疗业务建设方面的成就，拉近了医患之间的距离，提高了档案工作的社会效益和经济效益，促进了医院全面发展。

三、加强医院档案编研工作的几点建议

1.加强主动宣传，争取医院领导的重视和支持。

领导重视是做好档案编研工作的关键。平常宣传不到位，领导对档案工作不了解或不完全了解，是导致重视不够的重要原因。档案部门投入的精力不足，档案编研材料质量不高，也是领导对档案工作重视不起来的原因之一。为此，档案部门既要主动向领导做好宣传，同时也要努力做好档案编研工作，为领导决策及时提供相关的材料和数据，才能提高档案工作在领导心目中的地位。在管理体制上，要向领导争取让档案信息化和医院信息化同步发展，建立管理科学、运行敏捷的管理体系；在管理内容上，要坚决改变“重保管，轻利用”的错误观念，重视并加强档案资源的开发利用；在考核内容上，既要考核编研材料的数量，更要加大对编研材料的内容、质量和利用情况的考核力度。

2.多管齐下提高档案人员的综合素质。

档案编研工作要求编研人员不但要有较高的政治、文化素质，而且要有较高的技术业务素质；既要掌握档案编研社会化、电子化和网络化的相关专业知识和技能，包括档案文献的编研能力、一定的外语基础、基本的计算机能力，也要熟悉并掌握医院经营管理的流程。为了提高档案人员的综合素质，既要结合实际调整档案人员的专业结构，适时充实一些必要的非档案专业的人才，同时对现职人员也要有一个完善的短、中、长期学习计划。多从解决问题入手，采用脱产与半脱产相结合、集中学习与自学相结合、分类指导与现场观摩相结合、实效经验和与范例相结合的办法，坚持进行综合素质培训。要建立健全学习培训的激励机制，并作为管理升级达标、业绩考核和职称评审的重要依据。

3.注重科学方法，找准服务的“切入点”。

医院档案编研如果不立足医院的实际情况，编研成果与需求脱节，对医院的经营管理没有作用或作用不大，就失去了编研工作的意义。因此，医院档案编研工作一定要注重科学方法，重视选题选材，找准服务“切入点”。一要牢固树立主动服务的意识，认真研究医院在改革和建设发展过程中对档案信息的利用需求，增强主动服务意识。二要根据需要确定编研计划，对档案材料进行比较、筛选和精化。充分利用数字化档案管理平台，快速检索、编辑和分析档案信息，形成档案编研成果的动态更新知识库，为持续开展档案编研工作提供知识积累，提高编研水平和质量。三要走编研“小而专”、“小而精”的路子,达到整体专而精的目的。要利用多种方式方法，开展多种载体的档案编研和广泛的合作编研，改变“关门主义”为特征的编研方式。四要抓好编研选题，把握好选材标准。突出实际工作中利用比较频繁的档案，保证编研成果有较高的利用率。要发挥馆藏的优势，对档案信息进行综合分析研究，提出明确结论，为医院经营管理决策提供参考。

4.拓宽思路，积蓄优势推动档案编研工作

馆藏是编研工作赖以存在的物质基础。要努力丰富馆藏，建立合理的档案信息资源储备，实现库藏结构的优化，改变库藏单一的状况。要加强院外史料的征集，弥补馆藏的不足与缺憾。

档案编研是一项长期的任务，不可能一挥而就。档案部门应该具备战略眼光，破除急功近利的思想，既不能作数量上的硬性规定，也不能作时间上的限制要求。在保证编研质量的前提下，应当给予编研人员更多的灵活性和更大的自由度，使其能有一个宽松的环境，静下心来认真研究，挖掘馆藏中最具价值、最富特色的材料。