档案本体鉴证责任归属与立卷检查人笔迹的档案性质*

□徐亮

档案具有对事实的考证作用，这种考证作用发挥了档案部门作为第三方的鉴证作用，但是对于档案本体的鉴别证明仍然是一大研究空白。这种鉴证作用的研究一般都局限于对于档案的鉴定，而档案的鉴定和鉴证是有很大区别的。档案鉴定是指判定档案真伪和价值的过程，它指的是一种流程，意味着一个完整的操作过程，具有时间的延续性；档案鉴证则是档案鉴定的结果，即表达第三方判定、确认、证明最终结果的结论性判断，具有结果判定性的特点。

档案本体的鉴证一般认为是属于档案馆的责任。但是事实上，档案馆对于档案本体的检查只是形式上的，即材料的齐全完整和是否符合档案的统一要求，而对于档案内容及事实的真实性、有效性，主要责任属于形成部门的检查还不完备，因此保存立卷人笔迹就显得尤为重要。在档案馆的规章制度中，一般都要求“立卷人和检查人签字”，以明确立卷部门的责任。

随着电子时代的到来，大批档案信息采取了电子化的形式。目前多数档案馆均采取双套制的做法，理论上虽然是纸质版保存为主，电子版查询利用为主，但是实际上纸质版仍然是电子版本的打印稿形式，因此在实际上仍然属于电子版为主，而纸质版为辅的变化。电子打印稿档案和手写纸质档案相比的优势在于具有统一的格式，打印字迹清晰，查询方便，便于辨认。但是其缺点也是非常明显的，即失去了笔迹作为档案的鉴证作用，因而弱化了立卷部门的责任，这一点值得档案学界的进一步重视和研究。

一、档案立卷强调档案形成部门及立卷人对于档案的责任

档案本体的鉴证一般没有严格的形式，而是采取事实默认的规则，即签字即为确认档案本体移交者和检查者的责任在我。2006年颁布的《人民法院执行文书立卷归档办法（试行）》第二十六条明确规定：“卷内备考表，由本卷情况说明、立卷人、检查人、验收人、立卷日期等项目组成。‘本卷情况说明’栏内填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；‘立卷人’由立卷人签字；‘检查人’由承办执行法官或执行员签字；‘验收人’由档案部门接收人签字；‘立卷日期’填写立卷完成的日期。”①这一规定明确了“立卷人、检查人、验收人”三个行为主体在档案文件形成过程中的不同作用。

档案立卷之所以强调立卷单位及立卷人的对于档案鉴证的责任，根本原因在于档案学遵循历史主义的原则。来源原则是档案学最重要的理论原则，世界各国的手册都以相当多的篇幅对该项原则及其应用问题展开了论述。可以说几乎所有的手册都肯定了来源原则的科学性。加拿大的G·康图尔和J·鲁斯安教授在他们的著作中指出：“尊重来源原则，对档案文件的证据价值是必要的。”②意大利的E·洛多里尼教授更在其名著《档案学：原则和问题》中指出：“总之，档案整理原则，按我们的意见，就是绝对地恢复原来的顺序。”又说：“这一点对任何形式、种类的档案都是适用的，不管是近东神庙中的泥板档案，中世纪商人的家庭档案，还是现代国家档案馆中的档案；也不管是用西方拉丁字母书写的文件，还是东方文字书写的文件，都应如此。”③根据这一原则，在西方国家的档案馆都采取了尊重来源的整理方法，将档案管理工作的焦点集中于检索工具的完善和如何更好地保存，从而不过分地干预档案立卷的过程。

我国的档案事业有着自身的特殊性，一般意义上强调立卷部门的责任，这比西方档案学的来源原则更加强化了立卷部门作为档案来源的主体以及他们应对档案鉴证负有主要责任的特征。如《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”但是这一规定显然没有触及档案材料形成单位对于档案文件内容的责任问题，而是采取了默认的叙述方式。

档案立卷主要从以下几个方面强调立卷单位及立卷人的对于档案鉴证的责任：

（1）作为档案材料形成单位，确保档案形成内容为真。即不“失真”，没有伪造、编造、夸大、有意隐瞒的内容。

（2）作为档案材料的形成单位，在确保档案齐全、完整、有效方面具有第一责任人的特点。档案馆作为档案质量的把关部门，一般来说都不了解该档案材料形成单位的具体工作，只能对一些形式上的和明显内容上的疏漏进行检查，但是对于隐含在文件材料本身内容的是否齐全、完整、有效，显然根据来源原则，应具有第一责任部门的特点。

（3）作为档案材料形成单位的立卷人和检查人，对档案内容真实性具有代表该档案材料形成部门的权限，具有“证人”式的效力。档案材料是实际工作实践的产物，是档案材料形成部门从事各项实践活动的真实记录。如果要想反映出档案材料形成部门工作活动的全貌，就要把档案材料形成部门全年各项重要工作中产生的材料收集齐全、完整。立卷时，必须尊重客观实践形成的文件材料，决不可凭主观愿望进行舍取或虚构。本单位受到上级表扬的文件要立卷，受到上级批评的文件也要立卷；单位形成的正确文件要立卷，形成的错误文件也要立卷。总之，保持文件的真实性和本来面貌，是立卷人员必须遵循的原则，切不可随人的意志把已经成为历史的文书案卷加以更改。

二、签字和字迹是档案立卷单位及立卷人责任的重要体现

在明确了来源原则和谁是档案内容鉴证的第一责任部门、第一责任人之后，采取某种方式昭示、明确这种责任就显得尤为重要了。很显然，多数的档案馆都采取了立卷人和检查人签字的方法来明确责任归属。在立卷过程中，立卷人或立卷检查人发现该案卷的问题及需要说明的情况，都应该写在备考表上。例如，卷内文件是否完整，是否缺张少页，立卷后插卷的文件，请示件隔年批复情况等等，立卷人和立卷检查人都要亲自签名，以示负责。案卷移交档案部门后，卷内文件有何变动或发现需要说明的情况，可由档案管理人员随时在备考表上注明，填注者也应签名并注上填写日期，以示负责。

由于传统的立卷方法烦琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得每年的立卷归档成为文书立卷人员的一项负担，降低了档案管理的效率。国家档案局从1997年开始着手制定《归档文件整理规则》，经过了六个阶段和八次易稿，最后于2001年1月1日正式实施了《归档文件整理规则》。其中规定：“备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，置于盒内文件之后。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。”归档文件目录、备考表、档案盒封面及盒脊项目要填写清楚、规范，字迹材料要符合要求。这都说明书写字迹不仅起到明确责任者的作用，还起到了字迹确系本人书写的鉴别性作用。

随着现代社会向信息化、网络化快速发展，档案材料形成部门基本实现了计算机信息化，电子打印文件已经普及到机关部门，而且正在向真正的电子档案迈进，这将对档案管理的现代化、标准化建设起到积极的促进作用。但在相当多的档案材料形成部门，印章电子化、签名电子化、打印签字，甚至缺少签字，造成手续不齐全、无效的情况日益增多，严重影响了立卷单位、立卷人作为责任部门和责任人的权威性、严肃性，损害了档案文件的鉴证效果。

签字和字迹是档案立卷单位及立卷人责任的重要体现，体现在三个方面：

（1）签字和字迹能够证明档案形成材料确系该部门形成，具有认证作用。

（2）签字和字迹本身即是历史时代的证明，应该尊重历史档案形成的历史过程，不应追溯电子化，将原有历史档案的封皮、封底、签字一概地更新，从而抹除了立卷人的证人地位。

（3）签字和字迹具有检索作用和查考作用。签字的立卷人和检查人往往是历史事件的亲历者，能够回忆起事件的基本细节和过程，因此能够根据签字寻找到历史事件的知情者。2009年投入使用的“甘肃省卫生厅政务办公系统”就可以提供根据案卷立卷人实现信息查询的作用，显然已经意识到了立卷人的作用。某高校档案馆在查询五·一六事件处理某学生的意见时陷入信息海洋中，多次检索、寻找均没有相关信息，后根据某相关档案的立卷人，找到了已经退休的原部门立卷人，经过他的回忆，该校档案部门顺利找到了含有对该名学生处理意见的档案。

三、档案移交后鉴证责任的部分转移

档案形成部门在立卷完成，档案部门检查无误后会将档案材料移交档案部门。进入这一阶段后，档案本体的鉴证责任就部分转移到了档案部门。

（1）档案的鉴证责任在档案形成过程中已经有档案部门的参与。档案部门作为档案法律法规的监督执行者，对档案的形成全过程具有监督、检查、指导的作用。因此，立卷人的工作本身就体现了档案部门的意志和权限。档案的鉴证主要体现在档案的鉴定工作上，涉及立卷、收集整理、保管利用等各个工作环节。“确定文件档案的质量、价值和去向，这是鉴定工作的直接目标与任务。质量包括质与量，一个全宗的文件档案是否完整齐全、真伪、损毁等情况如何。价值包括对文件档案保管期限的划分。去向即归档、进馆或销毁等。”④做好鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量，把档案优化问题解决在萌芽状态，使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力。

（2）档案移交后，鉴证责任部分转移到了档案部门，档案部门始终对档案的完整、齐全、有效性进行保护，确保信息载体不退化，信息内容不损耗。如《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。”如果出现类似的情况，不仅会损害档案本体的权威性，还使档案失去可靠性。1989年，吉林省档案局和长春市档案局在档案执法检查中发现，某市档案馆从1979年至1989年的10年间共丢失档案46卷。为了应付联合调查组的检查，该馆领导居然采取将馆藏档案一卷拆成两卷、到立卷单位寻找与原卷内容并不相关的材料凑卷、涂改原来的案卷目录等所谓的补救办法，制作了9个内容失真的案卷来顶替丢失的案卷，在已丢失档案的基础上，扩大了损失范围。以上违法行为均已触犯了《档案法》。

但是档案部门的责任毕竟是有限的。一般而言，档案形成部门移交档案以后，档案管理部门会将该档案作为真实可靠的凭据而加以采信，基本上不再对档案材料本身的内容进行质疑。只有当多个档案材料提供的信息发生冲突时才会进一步寻找当事人，尤其是立卷人、检查人进行情况的核实。

根据以上的分析，我们可以得出几点重要的启示：

第一，应建立健全立卷人、检查人的责任制度，保障档案本身可靠性、可信性。在目前的签字默认机制的基础上，应该进一步明确立卷人、检查人的责任、权限，从而使档案信息更加可靠，更加具有权威性。

第二，尽量采取档案形成部门和立卷人相一致的原则，谨慎采取档案部门协助形成部门归档。一些档案部门为了省去指导检查的麻烦，采取了将文件材料统一到档案部门，由档案部门的档案员进行统一整理的办法。这种方法虽然减少了兼职档案员频繁变动，指导收集困难的问题，却模糊了立卷责任，使档案形成部门逃脱了应负的责任，是不当之举。

第三，尽量保存原始档案封皮、封底、卷内备考表上的原始笔迹，尽量不要因为形式上的美观或是应付检查，任意拆卷、补卷，造成立卷人转移、立卷人签字丢失的现象发生。档案管理中允许出现拆卷的情况，但一般只有在确有必要的情况下才需要进行。拆卷使立卷人和检查人发生变化，使原有的立卷人逃脱责任，是不尊重历史的做法。

第四，档案的立卷人、检查人务必本人亲自书写，书写要提出“工整、利于辨认”的要求。在这个基础上，应该对档案的封皮、封底的书写都尽量采用手工书写的方式，以增加、提升笔迹对档案本体的鉴证效果。

第五，在信息管理系统中开发和增加以立卷人进行检索的模块，从而按照立卷人进行历史资料的整理和研究，拓宽研究的视野。

总之，档案实质上是一种历史的凭证，能够为档案形成部门的行政管理、人事变动、机构设置、职称评定、个人信用认定等方面提供法律上的证明。但是如果档案本体无法得到有效的鉴证，那么将影响到档案的权威性和可靠性，充分重视立卷人的笔迹保存，分清责任，值得学界的重视和思考。

注释：

①最高人民法院印发《关于执行案件督办工作的规定》等三项执行工作制度的通知。附：关于执行案件督办工作的规定（试行）、关于执行款物管理工作的规定（试行）、人民法院执行文书立卷归档办法（试行），法发[2006]11号。

②Canl Couture and Jcan-yvcs Roussean：《Los Archrios enelSiglo ZZ》,Primeledieionenespanol,1988，Archrivo Generaldela Nacion，Secre tariade golernacion,MercicO,p.190.

③Elio Lodolini：《 Arehivistiea,Principrisy Problemas》，Edicion espanla de 1a Aseiaeion Espan01a dc Archriesos,BU—liotecarios museolo gosyDocumcntalistas,1993,p.204.

④刘国能：《档案鉴定工作内容、原则、标准与方法》，《中国档案》，2005年第9期：第32页。