试论增设“学生类”档案之意义——写在《高等学校档案管理办法》颁布实施两周年之际

□白 丽

2008年8月20日，教育部发布第27号令，颁发了由教育部与国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并于2008年9月1日起开始施行。《办法》是新时期指导高校档案工作科学发展的法规性文献，对于深化高校档案管理工作，提高档案工作服务高等教育与社会经济发展的能力和水平，具有重要的意义。同时，《办法》的颁布也标志着我国高校档案工作进入了一个新的发展时期①。《办法》出台后，全国各大主流媒体纷纷发表消息评论，将《办法》中增设“学生类”档案，称为中国高校档案工作的“破冰之举”。在《办法》颁布实施两周年之际，本文试对其形成的原因和现实意义进行一些分析。

一、增设“学生类”档案的原因

根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，原国家教育委员会颁布的《普通高等学校档案管理办法》把文件材料的归档范围分为党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等九个一级类目。而《办法》在文件材料的归档属类中增设了“学生类”，并明确学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这是我国第一次将学生类档案作为高校档案的基本类别，概括到档案管理办法，纳入到统一规范的高校档案体系之中，从而使高校档案的归档范围从原来的九大类扩充为十一大类，究其原因：

（一）由学生档案的属性决定的

我国的人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。在高校中，学生档案是学生人事档案的前身，具有很强的流动性，它是一个学生在校学习期间的政治思想、学习成绩和社会实践等各方面综合情况的记录和反映，随着学生毕业离校，学生档案也要随之转递出去。学生档案虽不是永久或长期地保存在学生就读高校的档案机构，却是学生人事档案形成和完善的重要开端，是学校档案的重要馆藏资源。

随着我国市场经济的发展和人事制度改革的不断深入，“单位自主用人，个人自主择业”新的用人机制出台后，人才流动日益频繁，流动范围不断扩大，越来越多的“单位人”变成了“社会人”。一个具有开放性、动态性、多样性特征的社会主义人才市场体系已经形成，这对档案工作尤其是人事档案管理工作产生了较大影响。在高校中，反映在学生档案方面是“丢档”、“弃档”、“死档”等现象的不断增加。据中国人才交流协会的估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带其个人档案，其中大部分是大中专毕业生，他们在异地就业时，出现本人与其个人档案在一定时间范围内的分离现象，这导致全社会对高校学生档案的查询和利用需求不断增多。

学生档案的属性决定了高校学生类档案需要单独设类归档，这也是高校档案管理发展的必然趋势。熟悉我国高校档案管理的同仁一定知道，我国高校教学档案的单独设类归档也是经历了一个发展阶段的。在建国之初，高校教学档案在一段时期内不是被划归到科技档案的管理范畴就是被划归到文书档案的管理范畴。随着高校档案工作实践的不断发展，教学档案的特殊性不断突出，逐渐将教学档案单独设类，统一归档管理。高校学生类档案如同教学档案一样，特殊性日益突显，但都属于高校档案的范畴，因此两者的发展路径具有一定相通性。

（二）我国人事档案制度改革的需要

人事档案是社会实践的产物，服务于社会各项工作，促进社会发展，同时又取决于整个社会的发展水平，人事档案的发展最终离不开社会发展的影响。随着社会发展和生产力水平的提高，我国从计划经济时代走到了社会主义市场经济时代，市场经济发展的一个最基本要素，就是劳动力的自由流动。我党在长期的革命斗争和计划经济建设中形成了“档随人走、人档不分”的人事档案终身制管理方式②，在建设社会主义市场经济的今天，这种传统的人事档案制度严重阻碍了劳动力的自由流动，不利于社会发展和经济体制改革的进行。随着我国人事档案制度的改革，“人档分离、人事代理”等新型的管理方式已经成为一种趋势，这是人才柔性流动或管用分离上的进步。

在这种新型的人事档案管理方式下，对高校学生档案的管理也提出了更高的要求。学生档案的严肃性和权威性决定了其工作的特殊性。在工作性质上，学生档案工作是具有机要性和保密性的；在工作要求上，学生档案保管部门必须严格执行学生档案的整理、查阅、管理和转递工作；在工作方式上，学生档案管理必须做到内容真实、科学规范，确保其权威性和公信力，做到“档如其人”。而以往在高校中，学生档案是独立于整个高校档案管理系统之外，而不是作为高校档案工作重要组成部分纳入到整个高校的档案管理系统之中，这样的管理方式不仅不利于高校学生档案管理接受上级档案行政管理机构的宏观指导，使得高校的档案管理工作难以实现规范化、现代化和标准化，而且难以实现与现代人事档案管理制度的有效衔接。因此，高校增设“学生类”档案是适应我国人事档案制度改革需要的举措。

二、增设“学生类”档案的意义

《办法》中增设“学生类”档案，突破了原来对高校档案的界定范围，使得“高校档案”的内涵和范围更宽更广了。

（一）彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念

高校档案归档范围中增设“学生类”档案，有利于实现学生对其个人档案的查询和利用，突出体现了“以人为本”主题③。

长期以来，我国的人事档案（包括学生档案）一直处在一种极度封闭的状态下。公民个人根本无权查看自己的人事档案，也无权查看亲友的人事档案。在高校中，学生也没有权利查看自己的学生档案，对于自己档案中的内容处于一无所知的状态，更不知道档案对自己究竟有多大影响。青年作家汤国基以名誉侵权状告母校益阳城市学院（原益阳师专）和宁乡教育局一案，就是因为学生档案的封闭而造成的不该发生的悲剧。档案中的一句“考虑到该生长期患有头昏失眠等疾病，多疑善嫉，经常扬言报复杀人，有时有精神反常现象……有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”的鉴定，使得汤国基自1983年毕业后在就业问题上屡屡碰壁。直到2003年6月，汤国基偶然得知自己20年来一直找不到工作的重要原因之一是档案问题之后，向省教育厅有关负责人申诉，请求重新审查毕业鉴定，让母校湖南城市学院、宁乡县教育局公开登报赔礼道歉，并赔偿经济损失和精神损失。由于一直没有得到回复，2004年4月15日，汤国基向法院起诉省教育厅行政不作为，对此长沙市芙蓉区人民法院做出一审判决：驳回原告诉讼请求。汤国基随即向长沙市中级人民法院提起上诉。二审法院认为：汤国基于2003年10月17日向湖南省教育厅邮寄了《关于毕业档案中“精神反常”等恶意评定导致汤国基20年人身权利和就业权利等遭受严重侵犯的申诉书》，并且要求教育厅解决四个方面的问题。由于汤国基要求教育厅处理的事项不属于教育厅的法定职责，因此，汤国基起诉教育厅不履行法定职责没有事实和法律依据。汤国基的上诉理由不能成立。汤国基表示，多年来他已经为此诉讼投入大量的精力，虽然败诉的结果并非在意料之外，但他将继续呼吁人事档案管理走向阳光化。在这个案例中，如果及时赋予汤先生对其个人档案的知情权，这种司法诉讼恐怕就不会发生了。在现代社会中也许类似“汤国基事件”的还有很多，此类悲剧的原因固然也有很多，但人事档案管理的封闭性却首当其冲。假如个人了解自己档案的内容，汤国基的损失可能会小得多些。高校增设“学生类”档案便是在现代社会中充分赋予学生“知情权”的必然举措，彰显了“以人为本”和重视民生的理念。

（二）有利于改善目前学生档案管理的混乱局面

目前我国高校的人事档案管理存在着归口的不统一性，管理也具有多样性。其中干部人事档案管理存在三种情况，有的由学校组织部门管理，有的由学校人事部门管理，有的由档案馆管理；工人档案由劳资部门管理；学生档案内容相对复杂，形式多样，具有一定的特殊性，有的由各院（系）管理，有的是研究生档案由研究生学院管理，本科生档案由学生处管理，有的是由学校档案部门管理。长期以来，我国的高校人事档案都实行强制性归口管理，其不统一性是由高校自主设置部门管理职责权限造成的。

学生档案管理的不统一性，造成了目前学生档案管理的混乱局面，不利于对学生档案管理的有效监督。主要表现在以下几个方面：

第一、从提供利用方面看，各部门都可以管理学生档案的做法，导致了部门之间责任互相推诿，造成学生档案质量差、可信度低，降低了学生档案信息的利用效率和利用质量，不利于学生和社会各方面的查阅利用。

第二、从保管条件方面看，让档案馆以外的部门管理学生档案，很难保证必要的库房设施和保护条件。他们大多将学生档案存放于普通的办公用房中，致使档案丢失、损毁等情况时有发生，难以确保其完整、安全，更难以实现标准化、现代化管理。

第三、从工作人员方面看，学生档案不仅需要专门的工作人员管理，更需要从事此项工作的人有一定的相关专业知识才能胜任。学校各院系及学生处的工作人员一般都是兼职档案员，平时事务性工作比较多，很难有充足的时间和精力来专门管理学生档案，更重要的是他们一般都不具备档案专业知识，对档案的认识也很模糊，即使想好好管理，也会常常感到力不从心。从这个角度来讲，只有档案部门具备专门的工作人员和相应的保管条件。

《办法》在文件材料的归档范围中增设“学生类”档案，并明确规定归档案馆管理，充分体现了高校对学生类档案的高度重视，有利于克服目前各高校中广泛存在的学生档案管理的混乱局面。

（三）有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一

随着我国高等教育改革的不断发展，高校办学规模的不断壮大，学生数量的急剧增加，一些高校先后成立了档案馆，客观上要求实现全校档案馆藏资源的集中统一，这样既便于管理，也方便利用。

《办法》在文件材料的归档范围中增设“学生类”档案，并明确规定学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。这些材料既包含了学生个人档案中的大部分内容（除毕业生派遣证外），也包含教学档案归档范围中的部分内容，即学生的“入学登记表、学籍档案、奖惩记录”等，是比较完整的学生档案材料，有利于完善高校馆藏资源建设，实现高校档案馆藏资源的集中统一。

注释：

①段立琳：《促进高等学校档案工作又好又快发展———访教育部办公厅档案处处长蔺海波博士》，《中国档案报》总第1748期，2008年9月25日。

②陈兆祦：《应当改革人事档案的终身制》，《档案学通讯》，2003第7期。

③牟阳春：《学习贯彻〈高等学校档案管理办法〉促进高等学校档案工作科学发展》，《中国教育报》2008年9月26日，http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473_1.htm，2008-12-18。

①郑述飞、徐青青：《别拿人事档案不当回儿事》，《中国档案报》，2010年：2-18页。

②王英玮：《信息时代的人事档案管理》，北京:中共党史出版社，2004年:72页。

③张晓：《对〈高等学校档案管理办法〉的质疑》，《档案学通讯》，2009年第2期:15-18页。

④杜旭亮：《从‘弃档’谈人事档案的管理》，《浙江档案》，2003年第10期:9-10页。