浅析高校图书馆的图书招标采购

●黄显堂 （温州大学 图书馆，浙江 温州 325003）

1 高校图书馆图书采购招标产生的原因

市场经济的发展，图书市场得到了很好的培育，随着各民营资本的投入，使得以往新华书店独家经营的垄断格局被打破，各种经济实体之间展开了公平的竞争，为了争取市场的份额，其经营方式日趋多样和灵活。而计算机技术和现代通信技术的广泛应用，使图书市场空前繁荣，但同时，各出版社的书目信息传递并不畅通。新华书目报、沪版书目报、地方科技书新书目报所报订图书的数量只占全国年出书量的1/3，加上各出版社自编书目信息滞后，这一切都影响图书馆的新书采购工作。

在高校扩大招生与高校合并的大环境下，图书馆购书经费每年以20%—40%的速度增加，为了保证图书经费的合理使用，规范图书采购工作，避免采购过程中的不正当行为，图书采购招标成为必然。

2 高校图书馆图书招标采购的作用

（1）更合理地利用图书馆购书经费。在采购图书招标后，书商会给图书馆提供更优惠的价格、更好的售后服务来赢得更多的市场，以此来提高自己在图书市场的竞争力；图书馆除了能用有限的经费购回更多图书外，还能享受到免费采访数据、编目数据、加磁条等服务，从而减少了图书馆的采访编目的流程，缩短了新书上架的周期，极大地提高了工作效率。

（2）有利于图书馆选择更好的图书供应商，从而保证图书的质量。在招标过程中，能够吸引最好的图书供应商来参与竞争，评标人员在广泛了解整个图书市场的前提下，择优选取，从而保证购书质量。

（3）招标采购最大限度地避免了腐败现象的产生。通过招标，增加了采购的透明度，规范了图书市场，规范了采购人员的采购行为。

（4） 节省了图书馆的人力资源。通过招标采购，图书馆的部分工作作为附加服务，转让给了图书供应商（如采访数据、编目数据加工，加盖馆藏章，贴磁条甚至包括图书上架等）。这些业务工作的外包，有效地缓解了采编部门的工作压力，缩短了新书的上架周期，从而有助于图书的采购→验收→分编→典藏这样一条流水线工作效益的提高，使采编部门工作人员有更多的精力去从事读者需求调查、协调院系采购和加强自身能力建设。

3 图书采购招标时应该注意的几个方面

（1）正确认识图书招标与其他设备招标的不同特点。设备采购招标内容一般是已正式推出、有具体的品牌型号，有统一性能参数的设备，它有具体的采购设备清单；而图书采购招标则是在无规范性参数前提下一种馆配商资格的招标，这种采购并非是针对单一出版物，而是要求符合该图书馆知识体系保障层面的要求，这就使得图书馆的采购具有着不同于其他政府采购及对馆藏性质类别有着个性化要求的特点。图书采购招标内容一般是未来一段时期内（多为1年内）陆续出版和前一段时间已出版的图书，具有一定的不确定性，是多品种、小数量、多批次的采购，它是一种持续行为，不可能每提交一次清单就招标一次，只能以购书经费的总额来进行集中招标，招标时只是确定图书供应商和优惠折扣。图书馆随着新书的不断出版，每隔一段时间向代理商提交一次采购清单，直到采购金额达到合同金额为止。［1］因此，在图书招标时，不提供具体的购买清单，也无法约定具体的交货期，只能在协议中对供求双方的权利和义务进行具体的、原则上规定，双方依据规定执行。

（2）在招标过程中，不能一味地以价格优惠政策来选择供货商，而应具体考虑以下几方面的因素：①不同出版社的图书供货折扣率存在很大差异。一般图书印刷数量大，价格较低，折扣的弹性比较大，而专业的图书和文献定价都比较高，折扣伸缩空间极小；实力强、出版质量高的出版社的优惠比小出版社、实力弱的出版社的优惠少，从而造成图书采购成本存在较大差异。如果以同等的折扣去要求馆配商，最后受到伤害的不止是图书馆，还有出版社。②不同类型的图书供货折扣率总体上说存在差异。专业类图书发行量较少，一般只发行3000—5000册，因此折扣较低；大众类图书发行量较大，一般折扣较高；教材类图书折扣率低于其他类图书；理工科类图书总体上折扣率低于文科。这些因素也会造成图书采购成本存在较大差异。另外，还存在不少由于种种原因被列为特价销售的图书，它们的折扣率远远高于非特价正常供应图书的折扣率。③招标方式的不同也会造成图书折扣率的差异。比如，按事先开列的书目清单招标与指定图书供应商和折扣招标这两种方式，前者的图书相对较老，成本较低，且为一次性集中采购，内部管理物流等成本也较低，而后者是不断订购新书的方式，可以及时采购到最新的图书，也便于随时调整，各方面成本相对高一点，但采购质量较高。④加工与服务的要求不同也是造成图书折扣率差异的重要因素。各个图书采购单位对图书的加工与服务的程度和质量要求不一样，有的采购单位甚至不要加工，而高质量的前期加工是图书今后长期可靠使用的重要保障，尤其是在图书馆的使用环境中。因此，许多图书馆尤其是一些大馆提出了高质量的加工和服务要求，如要求使用高质量、高可靠性的加工材料和加工方式，在出现图书问题时退货，图书验收等环节的本地化服务，提供高质量的采访数据和编目数据等，这些高要求会一定程度上加大成本。［2］

除了以上列举的几个方面之外，还有其他一些因素也会对图书折扣率造成影响。比如，有时会存在恶性竞争，这也是目前有一些图书招标完成后无法执行下去的原因。［3］因此，只能是在评标时，尽可能地将书商所提供的优惠条件与相关的配套服务结合起来，综合评定其资质，从而选择最适合本馆的供货书商。

（3）在大多数情况下，招标小组中图书馆专业人员所占的比例有限，多数参与招标工作的人员对图书馆工作环节生疏，因而往往将供应商的优惠度、资质等作为优先考虑的内容，而对图书馆在图书供应商处所需获得的服务与工作上的配合考虑较少，从而制约了图书馆整个工作流程的改进与优化。所以，在评标时有条件的图书馆最好能将附近兄弟院校图书馆的业务馆长、采访人员也请来，从而可以更好地对每个书商进行分析评价，避免因评标人员的非专业性或者对图书馆工作的不了解而导致招标工作的失误。

（4）按书商各自不同的特点进行订单分配。在招标采购过程中，图书馆往往结合不同图书的采购特点，选择不同类型的图书供应商。如何合理地分配订购，这就需要采访人员充分地了解书商的特点和优势，将不同的订购额度分到不同的书商手中。只有基于对书商充分了解的前提下合理地进行订单分配，才能保证图书的质量与到书率。

（5）招标尽管是简化了采访过程，但并不是所有的图书适合于通过招标来购买，应当留一些自主购书的经费。这类图书大致包括：①零星订购的外文原版图书与外文期刊。②作者自己包销发行的图书。③大型的工具书、古籍或者线装书。④读者推荐或者是急用的图书。对这些图书最好的处理办法是：外文原版图书与期刊由专门的进出口公司来做；对大型的工具书或文献书，直接向出版社购买；对于自办发行的图书或者是读者急需的图书，最好能在当地选一家信誉与服务比较好的书商来办理。

［1］张宏．招标采购在期刊管理中的应用［J］．图书馆工作与研究，2005（4）：27－28

［2］王缙，吴红颖．浅谈高校图书馆图书招标采购方式［J］．西南民族大学学报（社会科学版），2004（9）：458－459.

［3］林体排，甘小红．关于图书招标采购的若干思考［J］．图书馆理论与实践，2004（3）：22.