以培训申请制破解中小企业培训难题

● 赵欣

对于中小企业的人力资源管理者来说，存在着企业与员工目标不一，员工需求分散，培训难于计划、组织、管理，培训经费缺口很大等等难题。中小企业既没有条件照搬百事可乐强势文化的培训模式，也无力建立IBM式的企业大学，更无法承担核心员工流失的培训风险,从而企业的培训管理陷入困境。

这种状况如何应对？笔者总结多年来的管理咨询经验，在本文中提出培训申请制，尝试破解中小企业培训管理难题，使培训能够为企业盈利与员工发展服务。

一、中小企业的培训管理难题

1.中小企业与员工目标不一，且员工需求分散，培训难于计划、组织。市场竞争中，中小企业为了取得优势，一般采取差异化战略，将其核心产品、技术、服务以及相应的管理模式区别于同行业其他企业。因此，中小企业更需要专门人才，更强调培训的专业性、区别于竞争者的。但对员工来说，由于面临着更为严峻的就业环境与失业压力，他们更愿意参加诸如计算机认证、职称英语等获得劳动力市场广泛认可、通用性较强的培训计划。这使得管理者与员工在培训项目上的选择难以取得一致。另外，中小企业员工需求多样且较为分散，不成规模，难于集中安排。

2.中小企业管理基础薄弱，管理人员“按图索骥”，员工消极抵制，培训难以开展。我国中小企业脱胎于改革开放初期的乡镇企业，管理基础较为薄弱。人力资源管理及培训相关工作流程、激励制度的缺失、制度流程间不相容现象的存在，使得培训管理无章可循，培训活动步步维艰。经常是人力资源管理者按照“教科书”中的流程制定计划、组织培训，员工则以“工作忙、走不开”为由请假不去；人事部门追求培训到课率，强制要求员工参加，却发现教室里仍有相当比例的空位；那些较为“聪明”的管理者，采用将员工培训出勤情况作为考核指标且与薪酬挂钩的策略，能明显提高员工的到课率，却对员工身在课堂、心从旁物的情况无计可施。

3.相对员工的潜在需求而言，中小企业培训经费缺口很大。中小企业员工与大型企业员工相比，在获得相当水平的薪酬后，缺少的正是与其职业发展紧密相关的培训。在人员基数较少的中小企业，培训经费很少，再考虑到培训相关的间接支出，直接用于员工培训的经费一般都低于规定比例。而且在经济不景气时，管理层会将培训费作为成本费用控制与压缩的对象。可以说培训经费是中小企业人力资源部门开展培训工作的瓶颈。

4.中小企业与其员工面临更大的培训风险。由于员工数量较少、销售额较低、资产规模不大，中小企业在抵御培训相关的人才流失风险、专业技术泄密风险、培训预期收益风险方面能力很弱。常见的情况是：为员工支付了大额的培训费用，而已完成培训的核心员工却流向了竞争企业或自立门户，这对于中小企业几乎是一种致命的打击。同样，员工参加培训需要投入时间、精力，某些时候还要做出牺牲，比如放弃公共假期、放弃眼前的奖励或晋升的机会等。如果市场环境发生变化，“船小好调头”的中小企业一旦改变原有计划和项目，则员工辛苦所学将无用武之处，其个人利益受损。

培训收益的存在是中小企业培训管理的基础，而组织协调难、管理成本高、员工积极性低、培训资金缺口大以及培训风险的存在则是“拦路虎”。破解这些难题，要有广阔的理论视野与不断创新的勇气。

二、培训申请制的提出

本文旨在遵循制度管理的理念，针对中小企业培训管理难题，在培训需求确定、培训项目实施、培训经费使用、培训效果评估及培训风险规避等环节进行制度设计。该制度的核心内容是员工主动申请、企业按需审批，取其新意命名为培训申请制。该制度有以下几个特点：

1.变培训管理中的命令、计划为开放式申请。领导“拍脑袋”决定与简单的员工调查这两种中小企业培训计划编制的常用方法，无法将企业战略规划与员工发展目标结合起来。培训申请制以企业战略、人力资源规划、内外部招聘计划等为需求框架，允许员工基于实际岗位工作需求、结合自己所掌握的各种信息提出符合个人口味的培训项目申请。这既符合企业培训的根本目的，又充分考虑了员工需求多样化且较为分散、难以集中组织的实际情况；另外，培训申请制还将培训管理中的信息搜集职责转移到员工身上，无形中减轻了人力资源部的事务性工作负担。

2.变被动培训员工为员工自主选择培训。传统的培训管理流程使得员工更多的是被动接受培训项目。培训申请制下，企业只需确立基本原则，只要申请言之成理，实际的培训项目完全由员工自己计划和安排。比较而言，员工获得了较多的自主权，必然会产生较强的培训动机，提高对培训课程的兴趣、理解力及学习努力程度。

3.变无监管的旅游、消费为有目的、高效率的学习。“培训必去风景名胜地”似乎已成为企业培训活动的惯例，诸如此类的在职消费严重消耗着中小企业为数不多的培训经费。培训申请制引入审批机制，为人力资源管理部门提供了有效的培训管控工具，可以规范培训经费的使用，使得有限的资金产生最大的效益。

4.变高风险投资为高素质员工、高盈利企业。很多中小企业为解决培训风险问题出台硬性规定，例如对参与外训的人员设置工龄要求、对参训后若干年内辞职、离职的人员规定赔偿措施等等。此类措施虽然降低了企业的培训风险，但也阻碍了培训的发展。培训申请制可以有效控制投资风险。按照知识的通用性将培训分类，那些不但对本企业有用而且对其他企业也有用的通用知识培训，主要由员工个人承担培训责任并支付培训成本；那些只对本企业有用而对其他企业用途很少或根本无用的非通用知识培训，主要由企业负责并支付培训成本。培训申请制可以最大化地扩大培训收益，引入培训成果转化管理。鼓励参加外训的员工结合工作实际展开内训，使中小企业花一个人的培训费用提高全体人员的知识技能。这些规定，为那些参加“冷门”培训的员工提供了基本保障，为员工通过培训获取更多个人收益提供了“绿色”通道。

三、培训申请制实例

某中型工业企业，年收入1.2个亿，内部包括研发、设计、采购、生产、检验、销售各流程，设有质量、人事、财务、资产、安全等职能部门，员工700余人，涉及近30个专业，涵盖博士、硕士、本科、大专、中专、技校各学历层次。该企业员工认为人力资源部门开展培训需求调查不过是“走形式”，对于企业提供的培训项目、培训课程也很少参加。年终考评时，各部门对人力资源部的培训管理颇有微词，认为其效率低下，效果不佳。该企业的培训主管对此感到委屈：自从出现受训研发人员跳槽事件后，公司削减了培训开支，加强了计划控制，此条件下仍正常开展培训已属不易，却得不到员工的理解和支持。为解决上述问题，结合该公司实际情况，遵循培训申请制的基本设计思路，制定公司培训申请制如下：

××公司培训申请制度（节选）

总则为进一步规范培训经费的使用、完善公司的培训管理制度，提高在职人员素质与技能,改善工作绩效，依据国家《企业职工培训规定》、《职业技能培训和鉴定条例》的相关规定，制定本制度。

原则坚持公开、公平、公正的原则，坚持依法办事、规范有序的原则。

范围本办法适用于××公司全体员工。

组织成立培训管理领导委员会，由公司领导层组成，负责培训管理制度的审定及重大决策，负责年度培训预算的审批、年终工作报告的审议，负责培训申请中的争议的裁决；

成立培训申请审核委员会，由公司内、外专家组成，定期召开会议，讨论外部培训申请的评审原则及细则，负责员工培训申请书的审核，按规定给出是否支持该员工参与此培训项目的具体建议；

成立培训申请管理办公室，由公司人力资源部相关人员组成，负责培训申请相关的信息发布、申请受理、初步审查、培训经费使用管理、培训效果评估等具体事务。

员工申请的要求

公司员工可根据人力资源管理部门发布的岗位人员需求信息，撰写培训申请书，向公司申请培训经费资助，参加外部培训，申请要求如下：

①员工所申请的外部培训项目必须与人力资源管理部门发布的人力资源规划、年度计划、内部招聘计划及岗位人员需求信息相符合，不在上述文件范围内的或与之无关的培训申请不予受理；

②培训申请书必须写明培训项目的承办机构、项目名称、大致内容、时间起止、所需经费以及预计效果（培训效果的具体形式可以是权威机构颁发的证书、获得某项任职资格、能够承担某项具体工作、攻克某项难题、在公司内部开展内训）；

③培训申请书必须写明申请人的性别、年龄、学历、专业、现岗位、近期个人绩效情况、以往参加培训情况等，对自身是否适应培训要求、能否达到培训目的做出阐述；

④申请人将外部培训申请书提交给公司培训申请管理办公室，领取回执，等待通知。

培训申请的审批

公司培训申请管理办公室（可设在人力资源部）负责受理员工的培训申请书，对其进行审批。员工培训申请的审核要点如下：

①公司培训申请管理办公室负责对外部培训项目的真实性进行审查，即核实培训机构、培训地点、培训时间、培训经费；

②公司培训申请管理办公室负责对外部培训项目的风险性进行审查，即对申请书所述的培训预计效果的具体形式进行审核，对该形式能否有效反映培训效果做出判断；

③公司培训申请管理办公室（或人力资源管理部门）聘请公司内、外专家，按专业形成评审专家库，定期维护更新，以确保评审机制的有效运行；

④公司培训申请管理办公室将培训申请书汇总后，匿名提交给相关专业的3-5名专家进行评审。单人单次培训经费在1万元以下的，由3名专家审核；单人单次培训经费在1万元以上的（5万元以下），由5名专家审核；

⑤专家对培训项目是否符合公司发展战略及人才需求做出判断；由专家对该申请人自身条件是否符合培训要求做出评估；

⑥公司培训申请管理办公室收集专家意见，对于多数专家审核通过的申请书，签字确认进入资助程序。

培训经费的管理

①按规定以公司员工工资总额的2.5%计提培训经费，将其中的80%划拨构成外部培训基金，用于资助本公司员工的外部培训申请，由公司培训申请管理办公室负责管理使用；

②公司培训申请管理办公室对外部培训申请的知识专用性进行判定，即按照普通知识、行业知识、公司专用知识对待资助申请进行分类，确定资助比例。普通知识培训资助比例为30%；行业知识培训资助比例为60%；公司专用知识培训的资助比例为90%；

③员工的申请通过审批后，培训费用中公司资助部分由员工通过向公司借款的方式先行支用，参加培训；

④待培训完成，由培训申请管理办公室负责培训效果的审核，即审查受资助人（申请人）是否达到了前申请书所述的预期效果；

⑤受资助人达到预期效果的，可以有效凭证报销规定比例的培训费用，冲抵借款；受资助人未达到预期效果的，当月起按照一定比例从该员工的工资收入中扣除，直至还清借款；

⑥培训申请管理办公室可组织开展内部培训，聘用前述达到预期培训效果的员工为内部讲师，将外部培训所获得的知识与本公司实践结合，将有用知识扩散到公司内部，视参与内部培训的员工数量及培训效果向该员工支付一定的报酬，内部培训报酬最高可达外部培训经费的100%。

附则本办法未尽事宜，参照上级有关文件、规定执行。本办法在执行过程中，如与国家政策调整发生矛盾时，按国家政策执行。本办法由人力资源部负责解释。本办法自发布之日起执行，原《××公司培训管理制度》同期废止。

四、讨论

培训申请制是在制度化管理理念指导下，针对中小企业培训管理中存在的问题，结合中小企业的管理特点而设计提出的，具有较强的可行性。培训市场的发展情况是影响制度可行性的重要因素。在实践中还应注意，切实衡量现有的培训制度所取得的投资收益与实行申请制的投资收益是决定是否采用该项制度的前提，在运行该制度时需要如上文实际案例所指出的那些机构、人员经费作为支撑。

1.李玲：《中国企业在职培训投资困境分析》，载《中国人力资源开发》，2004年第1期。

2.何腊柏：《通过机制创新破解企业培训困局》，载《中国人力资源开发》，2006年第8期。

3.田恩舜、杨雅清：《企业培训的风险及其防范策略》，载《中国人力资源开发》，2004年第8期。

4.李春苗、林泽炎：《我国培训市场现状调查》，载《中国人力资源开发》，2004年第5期。

5.辛欣、赵欣：《中小企业人力资源管理外包浅析》，载《企业科技与发展》，2007年第12期。