对医院档案管理信息化的思考

2010-02-10朱月恒

中国医药指南 2010年35期

关键词：原件档案资料档案管理

朱月恒

内蒙古鄂尔多斯市中心医院人事科（017000）

随着医药卫生体制改革的不断深入以及医院服务模式的不断转变，传统的医院档案管理模式和技术已经越来越无法适应信息化的发展潮流，而医院档案管理的信息化日益受到人们的青睐，在加强医院管理工作和提高医院管理水平方面有着非常重要的意义[1,2]。

1 医院档案管理信息化的重要意义

1.1 医院档案管理的信息化有助于档案原件的保护

通过计算机对医院档案原件进行电子扫描后以电子文件的形式进行收藏，不仅可以供使用人员快速浏览和使用，还可以避免档案原件被过多直接借阅和使用造成损坏，甚至遗失的问题，以达到保护医院档案原件的目的。

1.2 医院档案管理的信息化有助于改善档案文件的归档方式

传统的文件归档方式都是采用繁琐的人工手工劳动，不仅浪费时间和人力，而且工作效率十分低下。而医院档案管理信息化的建立则可以解放档案管理人员，利用计算机软件进行著录档案，大大改善了档案归档方式，实现档案资料的分类整理和系统调整，可以及时查阅、监督和整改档案的归档情况，有效地提高了档案管理的工作效率。

1.3 医院档案管理的信息化有助于整合和共享信息资源

医院档案管理的信息化顺应信息化发展潮流，通过采用软件提供的统一格式进行医院档案信息的录入、转换、整合和提取，增强了档案信息的搜索导航、应用程度和适用范围，有利于医院各部门按需浏览，不仅提高了档案信息的有效利用率，更实现了档案资料信息管理的系统性、有效性和共享性。

1.4 医院档案管理的信息化有助于信息资源的快捷使用

通常情况下，医院档案管理的信息化都是采用智能化检索方法，通过电子目录和文件为使用者提供快捷的电子档案信息查询系统，不仅速度快，只需几秒钟即可得到内容完整的档案信息，而且效率高、范围广，其检索的信息不仅包含档案目录，也全面涵盖了档案具体内。

1.5 医院档案管理的信息化有助于完善档案管理模式

传统的医院档案管理模式大多以纸质形式存在，受纸张特性的限制，档案管理部门需要根据不同的时节做好温度、湿度的调整，还要做好防虫工作，以避免档案治疗被侵蚀和损坏，并且随着纸质档案资料的日益增多，其所占了用的空间也越来越大，医院的管理难度和维护费用都异常巨大，给医院的生存和发展带来了巨大的负担。而医院档案管理信息化的出现则可以极大地弥补这些缺陷，既能通过电子文件的形式节省大量存储空间，也能以智能化检索方法提高档案信息的运行效率，既优化了资源配置，又提高了档案利用率，更保障了档案原件的安全。

2 当前医院档案管理信息化建设的现状

2.1 医院档案管理信息化建设的意识薄弱

受传统医院管理思想的制约，我国很多医院的领导层对档案管理信息化建设的意识还比较薄弱，没有认识到档案管理工作在医院管理中的重要地位，导致当前部分医院档案管理的基础设施简陋，专职档案管理人员缺失，造成很多档案文件资料遭到损坏甚至丢失。

2.2 医院档案管理信息化建设的制度缺失

部分医院在进行档案管理信息化建设时，缺乏科学统一的档案管理制度标准和模式，直接影响了现代化的档案管理工作，导致医院档案信息资源的有效利用率低下，失去了档案资料本身所具有的使用价值。

2.3 医院信息化档案管理人员的素质欠缺

目前，大多数医院的档案管理人员都没有经过专业化的档案管理培训，对信息化的档案管理不甚不了解，导致其档案管理的信息化素质参差不齐，日常管理工作都处于被动状态，直接影响了医院信息化档案管理的科学和规范。

3 完善医院档案管理信息化的建议

首先，要更新信息化档案管理观念，转变服务方式，规划好医院档案管理的信息化建设；其次，建立健全档案信息化建设的管理制度，保证档案信息管理系统的正常运行；再次，加强医院档案管理人员的信息化素质培养，使其运用现代科技手段进行日常档案管理工作，提高档案管理的工作效率；最后，要建立一个优良的档案管理网络平台，加强医院各部门各科室间的网络化连接和管理，促进医院使用人员对档案信息的资源共享，提高档案信息的有效使用率。