谈新上本科综合性高校档案管理人员素质建设

李 昕

摘要:本文综述了目前高校档案管理人员的素质要求,系统分析了目前新上本科综合性高校档案管理人员的现实情况,并根据新形势下对新上本科综合性高校档案管理人员素质提高提出了若干对策和建议。

关键词:档案管理 素质建设 本科院校

随着高校教学、科研、管理、后勤体制改革的不断深化,必然对新上本科综合性高校的档案管理带来冲击。这就要求新上本科高校的档案管理工作必须立足现实、改变思路、主动学习,在思想上、制度上、管理上及时调整,紧紧围绕新形势下的工作要求,努力开创档案管理工作的新局面。

一、档案管理人员的素质要求

1.1档案管理人员的政治素质

档案管理工作是一项政治性较强的工作,没有高度的政治素养,没有强烈的责任感无法担此重任,因此档案工作者必须具有坚定的政治方向,关心国家、政党的一系列问题,严守党和国家机密,对祖国、对人民忠诚,热爱档案事业,确保档案在政治上的安全。服务于学校教育事业的发展,树立全心全意为广大教职工服务的指导思想,具有高度的爱岗敬业精神。

1.2档案管理人员的业务素质

档案工作是一门管理科学,要实行档案的科学化、标准化、规范化管理,档案人员除了具有良好的政治、道德素质外,还应有精明干练的业务素质和能力素质,这两者紧密相连,互相制约、相互促进,因为技术的精益求精,知识的不断丰富,才能的不断提高,直接关系到服务质量问题,这也是档案工作者最基本的职业道德之一。

1.3档案管理人员的能力素质

各个高校利用计算机、通信设备以及自动化办公设备进行档案管理,迅速准确地完成档案信息的收集、整理、加工、传送、检索贮存和管理等过程,实现档案管理现代化、自动化、网络化以及资源共享等,这不仅把档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来,加快档案信息的处理和流通,提高信息的利用率,而且实现档案信息管理自动化可建立网络系统,实现档案信息资源共享,扩大档案信息的利用范围和提高利用效率,因此这就要求档案人员熟悉和掌握计算机互联网等技术知识。

二、新建本科院校档案管理人员现状

进入21世纪,各新上本科院校都进行了大刀阔斧的机构改革,都在不断探索调整新形势下如何促进新上本科高校更快更好的发展。新形势下档案工作如何开展,是档案工作中遇到的一个新问题,也是搞好新组建和升格高校档案工作的当务之急。如今各高校的档案管理人员中,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏,主要表现在以下几个方面:

2.1知识结构不合理,专业人员偏少

目前,档案管理人员中本科以上学历的人数在逐年增加,这为高校档案事业的发展增添了生力军。但是,档案管理人员中具有中高级专业技术职务的比例偏低,毕业于档案专业的人员更是偏少,具有硕博士学位的高级专业人才更是寥寥无几。学校发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,档案专业毕业的人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

2.2队伍结构不稳定,档案意识不强

新上本科院校面临的另外一个现实是档案管理人员一部分是兼职工作,他们档案意识不够强,责任意识与敬业精神欠缺,片面地认为档案工作并非自己的主要任务,以做好本职工作为主,平时不关心档案工作,到年末归档时搞突击,严重影响了档案工作的顺利开展。

2.3专业知识不精通,业务素质不高

合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,掌握档案工作的基本理论原则和方法,具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路的飞速发展,新上本科高校档案队伍中急需一批现代化信息管理技术方面的人次。但目前新上本科高校档案管理人员的素质能达到上述要求的很少,在质量上还不能适应当今档案工作的开展,影响档案工作的质量。因此档案管理人员的业务素质有待提高。

2.4创新意识不突出,服务意识不够强

当前,大多数档案管理人员仍具有墨守陈规,自我封闭的旧思想。缺乏参与意识,不能及时发现和总结新情况、新问题,业务上不精益求精,缺乏知识更新的主动性与参与科研、技术改造的自觉性,不能完善和发展档案管理工作。

三、提高高校档案人员素质的几点建议

新形势下,为适应档案事业发展的需要,做好档案工作,必须加强档案队伍建设,提高档案管理人员的整体素质。针对当前新上本科高校档案人员实际,提高档案管理人员素质主要表现在以下几个方面:

3.1大力宣传《档案法》,提高领导干部和档案工作者的档案意识

学校各级领导应把档案工作列为重要的议事日程,形成重视档案工作的良好社会氛围,及时了解档案人员思想、工作、生活状况,及时解决他们的实际问题。另外,要充分发挥典型作用,一是档案系统领导干部和党员的先锋模范作用和表率作用,二是大力宣传档案战线的先进人物和事迹,树立部门先进,形成加强职业道德建设良好氛围。

3.2年龄结构、组织结构要合理组合和安排

档案管理工作离不开人,档案工作的优劣归根结底还是要落到人员的管理上。新合并高校要搞好档案工作必须有一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍。为此,在合并之初首先要从事业发展的需要出发, 注重选拔那些富有使命感、奉献精神和敬业精神,热心教育科研,具有管理能力的人从事档案管理工作。

(1)合理调整人员结构。

高校合并势必打破原来的人员组成结构,抓住重组机遇,档案管理机构设置应精简又高效。对原档案管理人员进行重新考核,对兼职档案员,进行业务培训,落实工作任务。综合档案馆在对下属各档案分室(部)的人员组成上应着眼于未来的发展,设岗的同时必须考虑到未来发展的空间。档案队伍年龄应该是老中青结合,形成梯队,拉开档次,不同年龄层次的人们可以各自发挥自己的优势。

(2)加强人员培养发掘

档案管理工作是一项最具条理性的工作。随档案功能的逐步开发,档案管理的专业性也越来越强化,建立一支高效专业的档案管理队伍是目前新上本科高校管理制度的必须条件之一。但我国的档案专业人员很少,而档案管理经验出身的人很多。对此,新上本科高校在积极引进专业人才的同时,还应立足于本校人员的的具体情况,确定高层次的培养目标,采用外派委培的方法,有针对性、有计划的培养馆内专业人员。同时,还应利用新上高校的教育优势, 制定培训计划,对档案管理人员采取脱产学习、在职学习、短期培训等多种方式, 不断提升工作人员的专业水平。

3.3引进竞争,健全考核

学校要为档案人员提供施展才华的环境,使每个人都力有所用、才有所展,并把工作实际同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来,从而激发档案人员提高自身素质的自觉性。档案人员要安心工作,忠于职守,钻研业务,献身事业,在工作中磨练自己的意志,要牢记: 伟大出于平凡,丰功伟业的建树必须从一件一件具体事情做起,理解档案工作同样是光荣的,同样是有作为的、有前途的,这就是我们档案工作者应有的素质。

四、结语

综上所述, 新上本科高校虽面临千头万绪的工作,但教学档案管理工作真实地记录着学校在教学方面的所作所为,认真做好收集管理工作,不仅是迎接今后上级教育主管部门的办学质量评估和检查的需要,也是为后人留下可供利用的宝贵精神财富的需要,更是检阅历史,展望未来的需要,因此,望所有新上本科高校的档案工作者一起为我们档案工作事业的腾飞做出应有的贡献。

参考文献:

[1]施春枫. 新形势下高校档案人员的知识结构及其素质[J]. 学校档案,1999,(4)36

[2]李广凤. 信息时代的高校档案事业[J]. 学校档案,2000,(1): 18

[3]何 倩. 新合并高校档案管理工作之浅探[J]. 2007.15:199-200

作者简介:李昕,女,39岁,临沂市临沂师范学院档案馆 副研究馆员。