谈高校档案的文化功能与发挥

秦瑞红

【摘 要】高校档案作为学校发展历史的积淀和原始记录,蕴含着丰富的文化功能,主要表现在文化贮存、文化传播增殖、文化宣传教育三个方面。在新的历史时期,必须进一步转变观念,优化机制,加大档案信息资源的开发力度,大力推进档案现代化建设,充分发挥高校档案的文化功能,为学校的改革建设和社会文化的大发展大繁荣服务。

【关键词】高校档案 文化功能 发挥

高校档案作为一所学校发展历史的积淀和原始记录,具有与生俱来的文化内涵与品格,是文化传承和文明发展的重要组成部分,并发挥着不可替代的作用。在大力推进文化创新,弘扬先进文化的今天,进一步明确高校档案的文化功能,充分发挥档案文化在学校教育管理和社会发展中的作用,对于弘扬高校文化和为建设社会主义现代化文明服务具有积极的意义。

一、高校档案的文化功能

1.文化贮存功能

文化是一种以符号为表征的积累,它不是将来要发生的现象,而是已经发生的现象的符号积累。档案是文化信息借助于记录符号、记录手段、记录载体而转化成的文献。“人类的知识,90%以上来自档案文化的历史积淀”。高校档案是伴随高校教学、科研、管理等活动产生的,能全面真实地反映高校最根本的职能活动,是详尽、完整、准确地体现高校教育发展全过程的原始记录和存储形式。因此,高校档案是记录文化的载体,它记载着人们科学发明创造的成果,凝聚了知识文化的结晶,是校园文化建设与发展的历史见证。

2.文化传播增殖功能

文化的增殖是通过文化的传播来实现的。文化传播是指一种文化传递扩散的迁移继传现象,也是对人类知识宝库的淬砺和升华,它对社会文化的承传产生着重大的影响。文化传播的媒介很多,如报纸、杂志、电视、广播、图书等,档案也是文化传播的一种重要媒介。高校档案馆(室)的一个基本任务就是开展档案的开放利用及信息资源的开发工作,这实质上就体现了高校档案的文化传播功能。档案作为文化传承的载体,在传播过程中还会促进文化在量与质上的双重增殖。量上的增殖主要是指文化传播面的扩大;质上的增殖主要指在传播中文化价值意义的增加。高校档案储存着高校丰富的历史文化财产,蕴含着丰富的科技知识;档案工作又承担着通过档案信息资源的开发把原始档案资料进行重新组合并再次发现新的文化要素的任务,而档案信息资源的开发成果源于档案而又高于档案,是高校文化的精髓,在很大程度上也是档案馆(室)投向文化市场的特殊的精神产品,通过文化传播网络而成为社会文化系统的一个组成部分,从而进一步发展了先进文化的价值内涵。这可以说是高校档案文化传播功能的一种深化。

3.文化宣传教育功能

文化作为一种人类活动形成的社会积淀、—种深厚的符号积累,通过传播和扩散,对现在和将来的人发生着作用。这种作用表现为文化的“内化”,即个体或群体接受所属社会的文化和规范,并把这种文化作为自己行为的价值准则,体现出文化的内质,这也就是文化的宣传教育功能。档案作为文化的一个贮存地和传播源,具有真实性和权威性,是进行文化教育的生动素材。高校档案真实地记录着学校的历史发展过程,承载着学校杰出人物和历届师生员工艰苦奋斗、振兴学校的辉煌业绩,具有丰富的政治、思想、历史和文化内涵,对人们的思想意识、道德修养、文化学习等方面具有启迪教育作用。

二、充分发挥高校档案文化功能的措施

随着信息时代的到来和社会经济文化的繁荣发展,社会各方面对档案信息的需求也越来越高,档案资源作为人类文化资源的重要组成部分,在社会发展的各个领域发挥着越来越重要的作用。在新的历史时期,高校档案工作者必须进一步转变观念,优化机制,加大档案信息资源的开发力度,大力推进档案现代化建设,充分发挥档案的文化功能,为学校的改革建设和社会文化的大发展大繁荣服务。

1.创新观念,优化机制,夯实档案文化功能发挥的基础

高校档案积淀了丰厚的文化资源,具有与生俱来的文化功能,但现实中这一功能的发挥并不尽如意,重“管理”轻“服务”的局面尚未完全打破,社会认知感和认同感比较低。要改变这种状况,首先档案工作者要转变观念,提高对档案文化功能的认识,以档案是一种文化之源为出发点,来进行档案资源的积累、整理、开发和利用。同时档案人员要创新工作理念,密切关注社会和学校发展的新形势、新情况和新特点,紧紧围绕学校的中心工作和社会需求热点,积极探索新的工作方法,以优质高效的服务赢得部门和师生员工的理解、支持和认同。另外,要充分发挥档案的文化功能,还必须有门类齐全内容丰富的档案作后盾。为此,要扩大收集范围,拓宽收集渠道,多层次、多渠道地征集和收集档案资料,加大各种载体收集工作的力度,除按规定收集学校本身产生的档案外,还要注意收集知名校友档案、优秀学生档案、新闻媒体报道档案等,使馆藏更加丰富,结构更加合理,信息含量更高。同时还应建立健全档案文献检索系统和体系,建立档案目录中心,为发挥档案文化功能创造必要的物质保证。

2.加大档案编研力度,充分开发档案信息资源

高校档案馆积累起来的信息资源是静态的,只有把档案承载的信息从静态转化为动态,才能更加充分体现档案的价值、档案服务的效应和作用。(1)档案编研要满足学校和社会的全方位需要,档案信息资源的开发必须提供更多、更准、更适时的信息服务于社会。因此,要密切关注学校改革、发展中的重大问题和重大举措,跟踪教学、科研和管理领域的发展动向,以满足学校乃至社会当前或长远的文化需求,有针对性地组织开发。(2)要注重编研成果的精品性和特色性,保证档案开发成果的最佳效果和最优效益。无论是选题还是开发资源的组织与实施,都要根据馆(室)藏档案的特色,本着质量第一的理念,以最大限度地释放出档案中的文化能量。山东畜牧兽医职业学院在建校50周年之际,依托馆藏档案,在维护人、事、物真实历史原貌的基点下,用丰富的史实图片和音像资料,配以生动的语言解说,加以优美的音乐,制作了《牧业新星从这里升起》、《特色办学创三赢》等一系列电视专题片。这些通过开发档案信息资源编制的电视片,不仅生动直观地记录、展现了学院的发展历程和辉煌成就,成为全面展现学院办学情况的窗口,对外宣介了学院,极大提高了学院知名度;而且学院以其为教材,作为新生入学教育的必修课,对学生广泛进行爱国爱校、世界观、人生观和社会主义荣辱观教育,在学生管理中发挥了独特显著的教育功效。

3.运用现代化技术手段,整合资源,实现共享

在经济全球化、文化多元化的今天,随着计算机和网络通讯技术的普及应用,人们对利用信息的时间、空间和手段的观念发生了根本的改变,利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速地获取和沟通所需要的信息。这就要求档案工作者必须改变传统的工作方式和方法,以档案信息化建设为抓手,充分利用现代传播手段,促进档案文化功能的最大转换,实现最大程度的资源共享。整合资源,实现共享,一方面是指整合档案信息与其他文化信息资源,实现跨行业的资源共享。高校大都有完善的校园网 ,网络己真正成了各类信息的传递中心,档案部门应充分利用高校的有利条件 ,建立档案信息网站 ,将馆藏档案及高校的传统文化资源和当代文化成果转化为数字文化产品,通过网络介绍馆藏档案、发布档案信息、提供档案检索、展览编研成果,将档案信息资源纳入整个学校文化信息资源的整合和开发中,实现文化资源共享。另一方面,是整合高校之间的档案资源,实现高校与高校档案馆(室)之间的资源共享。

近年来,数字档案馆的建设、档案数据库的形成,为高校档案馆(室)之间实现馆际交流创造了条件。因受财力、信息来源等的限制,每一个档案馆不可能将所有值得珍藏的档案都接收进馆,所以应该拓宽视野,采取有效措施,充分利用信息化建设提供的数字平台,实现数据库联网,促进馆与馆之间的资源共享,最大程度地发挥档案的文化功能。