新经济条件下企业内部控制的研究与探讨

张莉莉　朱　虹

摘 要:文章阐述了内部控制的基本理论和新经济时代的特点,分析了企业内部控制应当关注的问题,同时提出了相关的对策与建议。

关键词:新经济时代 企业内部控制 特点 对策

中图分类号:F275.2 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)09-227-02

企业的内部控制有着悠久的历史,其内容的丰富和发展,是基于规模日益庞大的企业对内加强管理,对外满足社会需要以及理论研究的不断深入。至今,内部控制理论的发展经过了四个历程,即20世纪40年代前的内部牵制,40年代末至70年代的内部控制制度,70年代至90年代初的内部控制结构,及90年代开始的内部控制综合框架。

一、内部控制的基本理论

内部控制作为一项复杂的企业运作保障机制,其有效性则直接关系到企业经济效益的提高、会计信息质量的增加和企业资产的安全完整性等大问题。因此,美国COSO委员会在其《内部控制——整体框架》的报告中指出:“内部控制是由企业董事会、经理当局以及其他员工为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个目标而提供合理保证的过程。”可见内部控制是企业的一种系统管理工程,它是通过一整套详细、具体的操作规范来约束企业各个环节、部门人员的经济行为,是一种制度规范的规程操作系统。

内部控制按其控制的目的不同,可分为会计控制和管理控制。会计控制是指与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。

我国《内部会计控制规范——基本规范(试行)》中所规定的内部会计控制是指:“单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法措施和程序。”虽然,我国的内部控制还是建立在会计控制的基础上的,与COSO委员会提出的内部控制框架体系还存在差距,但已是异曲同工。

二、新经济时代的特点

在每个经济时代都有当时的新经济。现代的新经济是对信息经济、网络经济、数字化经济的概括,是由电脑和互联网驱动的。这种现象就如美国经济事务商业部副部长ROBERT SHAPIRO所描述的:以数字为基础的新型的经济正在以我们意想不到的方式改变着我们周围的一切,改变着我们合作、单独工作、交流和联系、娱乐和消费的各个方面。

当今,随着信息技术、因特网在全球的快速发展,以数字为基础的新型经济正改变着企业的管理环境与管理理念,拓宽了企业管理的范围和内容,而这一切又必定影响并改变着企业内部控制要素的具体内容与表现特征,并给企业内部控制带来了新的问题与挑战。

三、新经济条件下企业内部控制应当关注的问题

1.在新经济条件下,实施企业资源计划(EPR)的企业应关注ERP系统的应用以及它和内部控制的匹配问题。EPR是一种根据市场需求建立的企业内外部资源计划系统,其核心是在制造资源计划基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想。其主旨是将人力、资金、信息、物资、设备等各方面资源进行科学计划、管理和控制,是为企业在提高资金运营水平,建立高效供应链等方面提供的一种管理手段。如能成功应用,可对企业各个营运环节及区域的运行状况实施有效的管理和监控,对全面提升企业市场决策能力和竞争力具有极其重要的作用,企业决策者可通过利用EPR系统,进行有效的判断、决策和控制,做到运筹帷幄,决胜千里。2005年11月11日11时,河南油田分公司ERP系统成功上线,标志着河南油田运用现代信息技术实现了物流、资金流、信息流三流合一,在提升企业管理水平上,又迈上了一个新台阶。目前,EPR系统在河南油田已经实现单轨运行,但是正如分公司经理李联五所说,ERP系统上线虽然取得了实实在在的成果,但是系统与流程结合还不紧密,还有大量的工作要做,只有当我们的系统运行集成化、业务流程合理化、管理改善持续化、绩效监控动态化了,我们才是真正应用成功了。

同时ERP作为一个高度集成的信息系统,必然区别于以往我们使用的其他财务、管理软件。我们要认识到实施ERP是企业管理全方位的变革,它有其先进性,同时也不可避免有其风险性,如何有效地管理和控制风险是保证ERP系统实施成功的重要环节之一。这就要求我们一方面要使内部控制制度适应ERP的特点,把内控目标融于ERP的系统之中,而不是游离于ERP系统之外,另搞一套。同时还要求我们根据实际情况,吸取以往内部控制的经验与精华,进一步拓展ERP的使用空间,使ERP和企业的管理实现相互推进,走向成功。

2.在新经济条件下,企业内部控制应当关注并适应电子商务发展的需要。新经济的一个显著标志就是电子商务的发展。据河南油田信息港批露:油田近年来在物资采购和销售方面也大力推行电子商务。如物资供销处为加大网上采购力度,投资300万元,进行了电子商务网络的硬件建设,建成了拥有350个信息点、340台终端的电子商务网络,努力做到凡是具备网上采购条件的物资,均实行网上采购。实施网上采购近三年来,该处节约采购资金6800万元;同时中国润滑油电子商务网上也频现了河南油田精蜡厂的身影。但是由于电子商务的产生与迅猛发展,以及作为一种无纸化、无场所化的新兴产业,将会给企业体制及管理模式和内控机制带来了极大的影响,并由此而滋生出一系列内部控制问题。

传统企业内部控制制度规定,企业内部无论哪个单位和个人,无论从事生产、供销、还是对外提供劳务,都要办理必要的手续,并经过批准。而电子商务完全是建立在一个虚拟的市场上:企业的贸易活动不再需要原有的固定营业场所、代理商等有形结构来完成,大多数产品或劳务的交易并不需要企业实际出现,而仅需一个网站和能够从事相关交易的软件,而且互联网上的网址、E-mail且地址、身份(ID)等,与产品或劳务的提供者并没有必然的联系。这给企业内部控制带来了一系列问题,特别是网上交易的安全性问题。

3.在新经济条件下,企业内部控制应当关注两大体系的建设。企业为了实现对资源的有效控制,主要依赖于自身的两种体系:制度体系和能力体系。制度体系主要是指以企业财产权利或产权关系为基础的一系列法律、制度、条例等的制度安排。能力体系则主要是以企业智力资本(包括技术、人员和组织等)为基础而拥有的变换、创新、整合等的系统能力。

企业基于一定的制度体系,通过权利的享有和使用,可以保证对企业活动所必需相关资源进行支配和应用;而基于一定的能力体系,则可以产生对已有资源进行配置的附加或放大效应,也就是能够促使企业的资源实现高效率或最佳配置。因此,如何构建这两种体系亦将成为新经济下的一大课题。如果企业没有相应的配套制度,不具备上述基本能力,要想在新经济条件下生存是很困难的。

四、新经济条件下内部控制的对策与建议

针对以上存在的问题,我们认为可以采取以下对策对企业的内部控制加以改进:

1.适应ERP系统的要求,变革企业管理模式。这是因为:传统管理模式难于适应新经济时代的要求,实施ERP系统,需要与之相适应的企业管理模式。传统的管理模式是按职能展开的,其组织结构的特征是纵向分层次、横向分部门,每个层次是一个权力等级,每个职能部门是一个封闭的独立王国。这种组织结构使企业内部信息采集、处理和传递成为分散的、重复的,有时甚至是矛盾的,柔性差,显得很僵化。ERP的实施不可避免地对企业的劳动分工、生产组织方式、人员等产生冲击。ERP对企业组织的要求是:企业组织应以作业过程为中心,而不是以职能部门为中心;企业各部门活动应平行化,而非顺序方式运作;扩大与供应商和顾客的接触,以顾客的需求来引导企业的经营方向;所需信息完整地一次性获得,企业管理是建立在集约信息系统之上。

通过企业管理模式的变革,使内部控制的层次明显减少,但责任更加明确,效率更加提高。内部控制通过每个人与组织建立起合适的“视窗”进行,内部控制的透明度也大大增强。

同时在新经济时代,由于网络可以及时传递各种信息,而许多知识和重要信息主要分散在企业的基层,存在于专家的头脑中。因此,企业内部由最基层建立起的各种类型的控制小组,将是实行内部控制的最佳方式。

2.对电子商务形成网上公证的第三方监控。由于网络环境下原始资料用数字方式进行存储,所以也不能像手工系统那样对每一份资料作痕迹检验。可是利用网络所特有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目,我们可以实现原始交易的第三方监控,即网上公证。比如每一家企业都在互联网认证机构领取数字签名认证和私有密钥。当业务发生时,一方将单据传到认证机构,由认证机构确认并将经过数字签名的加密凭证与未加密凭证同时转发给另一方。这样就得到了一笔确实经过双方认可的交易。而单独某一方因无法获得另一方的数字签名和私有密钥,不可能伪造交易凭证。同时,该单据以加密和未加密两种形式存储于企业的数据库中,其他人员只有可能修改其未加密的那一份。这样一旦审计人员或主管人员对某笔业务产生怀疑,只需将加密凭证提交客户和认证机构将其解密并加以对照即可。

同时随着网络技术快速地发展,企业也应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对企业的特定状况,开发相应的技术来保护系统。

3.强调内部控制框架中的“软控制”与人的重要性。内部控制是由人来进行并受人的因素影响,保证组织内所有成员具有一定水准的诚信、道德观和能力的人力资源方针与实践是内部控制有效的关键因素之一。实践表明,基于环境现状构建内部控制机制是一种被动性的做法,故此,我们应越来越重视将道德规范、行为准则、能力素质的建设直接纳入内部控制结构的内容,更加强调“软控制”的作用。

企业在实施ERP的过程中,要使计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现,也要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心,流程与流程之间则更强调人与人之间的合作精神,以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能,实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变,提高企业对市场动态变化的响应速度。

同时新经济要求企业不断创新,这需要个人、部门之间进行高效率的合作,需要有强烈的团队意识和团队精神。因为企业内部控制不是更多地基于权力的需要,而是基于信息的科学性和企业健康发展的需要,所以企业要重视“人为为人”的集体主义精神建设。“人为”是指每个人要注意自身的行为修养,提升自己的人格境界,然后从“为人”的角度出发,控制好自己的行为,创造一个良好的人际关系环境空间,大家相互支持,相互激励,充分发挥好自己的主观能动性。在新经济时代,企业通过网络可以很方便地使内部人员之间及与外部人员之间平等、动态地进行协作和沟通。企业中每一个人都是网络中的知识贡献者,都可以成为企业控制网络上的决策点或节点,都可以尽可能地作出自己最大的贡献。只有形成了“人为为人”的良性互动机制,企业内部控制才能在新经济条件下实现质的飞跃。

4.依托ERP系统建立绩效监控系统,对内部控制制度实施情况进行检查、考核,并建立有效的激励机制。为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。

ERP的应用为企业提供了丰富的管理信息。如何用好这些信息并使其在企业管理和决策过程中真正起到作用,是衡量ERP应用成功的一个标志。企业在ERP系统完全投入实际运行后,应根据内部控制的需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系,以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。

新经济使企业的运行环境发生了根本性的变化,它给企业带来风险的同时也带来了控制风险的机会与工具。企业应在传统的控制观念基础上,充分利用信息技术和网络资源,开展内部控制的创新工作,建立与时代相适应的内部控制制度,满足企业管理的需要,为企业带来更大的价值。

(作者单位:河南油田双河社区 河南油田分公司第一采油厂 河南南阳 473000)

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