合并后的高职院校档案管理若干思考

常　虹

摘要:合并后的高职院校面临着许多管理问题,而档案管理作为学校的一项重要工作也存在着一些问题。解决的对策是强化档案意识,规范档案管理;加强规章制度建设,提高档案管理的现代化水平;合理配备档案管理人员,加强档案工作队伍建设;确定档案工作目标,使档案工作开展有的放矢。

关键词:高职院校;档案;管理;利用

中图分类号:G271文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)20-0214-02

近年来,我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展,合并升格的高职院校达1 100多所,进一步完善了国家的高等教育结构,优化了教育资源配置,提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校使我们面临着许多新的管理问题。档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校(如中等职业学校)合并而来,原来的学校对档案没有自主管理权,长期以来未能引起学校领导层的足够重视,从而出现了诸多问题。

1.并校期间文书立卷、归档的问题

合并高校在并校前已归档的档案,由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证,基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书,由于合校前人心思动,工作状态不稳定,一些正常的工作不能按常规办理,自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放;而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问;更有甚者,在部门调整、办公室搬迁过程中,将大量的文件材料随无用材料一并处理,致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重,无处寻找,严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因:一是合校期间组织管理出现空白;二是部分档案部门档案管理人员责任心不强,无制约措施;三是领导忙于合校中的大事,档案工作顾及不上。

2.档案管理制度不规范,管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因,导致出现档案管理制度规范不一,质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格;收集过程中纸张大小不统一;档案材料没有进行规范整理,有的甚至没有进行科学的分类和装订;现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

3.信息开发利用率差,发挥服务作用程度低

档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面,档案信息资源的开发利用程度不高,存在着要什么找什么,没有主动做好服务工作,由于不注意平时的搜集和整理,严重制约着档案的服务利用工作。

4.档案排序、管理重新理顺问题

合并高校大多由两个或两个以上规模相当,类别相近的院校并建而成,由于原各校建立的时间或早或晚,隶属关系不一,各自的办学宗旨及基本职能有所差异,合并后档案卷宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗,而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同,老校基本沿用文书类、科技类的分类方法,成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外,合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题,如有的合并高校,原各校区档案或实行集中管理,或人事档案归人事处管理,科研档案归科研处管理,声像档案归电教中心管理等;有的合并高校,原各校区或已配备计算机,实行档案机检,有的档案则分散于各职能部门,由兼职档案员管理,档案管理处于原始的手工检索阶段等;这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此,笔者以为合并高校的档案工作要走出困境,应对症下药,采取有效的解决措施。

二、解决高职院校档案的管理与利用问题的途径

1.强化档案意识,规范档案管理

前已述及,档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足,因此,合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言,文件材料的收集工作是最为基础的工作,它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传,增强各级领导和广大教职员工的档案意识,使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富,是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求,维护档案的完整与安全,从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时,要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题,及时调研,确定整齐划一的档案管理方法,便于档案的集中保管、利用,以形成档案工作的良性循环。

2.加强规章制度建设,提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的档案管理工作规章制度,使工作有序,有据可依,保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化,真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度,及时收集、补充、更新和完善人事档案材料,对收集档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精练,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展,增加资金投入,严格执行现代化管理标准,注重信息的准确性、唯一性,做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

3.合理配备档案管理人员,加强档案工作队伍建设

不言而喻,人作为档案工作的主体,对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人,档案工作的各个方面均无从谈起。因此,建设一支忠诚事业,业务精良,结构合理的档案工作队伍,是档案工作摆脱困境的重要保障。对此,首先要建设好档案馆(室)队伍,确保一定数量的专职档案人员,并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理,便于发挥整体效应;其次要整体推进,大力加强档案网络建设,发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明,档案工作涉及学校各个方面,仅靠档案部门单枪匹马,无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络,同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施,提高兼职档案员的工作积极性,才能增强档案工作的向心力。

4.确定档案工作目标,使档案工作开展有的放矢

确定档案工作目标,是由于合并高校层次较前相对提高,并校后应根据变化了的新形势,制定新的工作目标和发展战略,使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里,之所以强调合并高校档案工作要实现目标化,一方面是明确了档案工作目标,即明确了档案工作的发展总方向,一则可以根据总目标,不断消除偏离目标的因素,二则可以通过局部优化,使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现;另一方面,明确了档案工作目标,便于加强日常管理,有利于调动档案工作人员的主动性,增强竞争性。为此,合并高校要根据确定的新目标,进一步加强自身造血功能,完善各种配套管理措施,并要注重调查研究,不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题,促进档案工作的开展。当今时代,机遇和挑战并存,若不能及时把握机遇,发展的希望便会失之交臂。因此,合并高校档案工作应面对改革的新形势,立足并校后的现实状况,采取有效措施,促进档案工作新的发展。

参考文献:

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[2]刘淑霞.浅谈合并高校档案管理[J].浙江档案,2004,(1).

[3]陈蓉,罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报,2006,(1).

[责任编辑 王 莉]