酒店收入的内部控制

贾小平

【摘要】 酒店业作为一个高投入低回报的行业,如何能保证投资在尽可能短的时间内收回,收入的准确计录显得尤为重要。通过对国际酒店关于收入的内部控制的做法进行归纳总结,希望我们国内酒店能从中受益或有所启发。

【关键词】 内部控制;收入;酒店

酒店行业由于规模的不断扩大,销售产品的类别和名目繁多,价格差异较大,加之服务的灵活性问题,使酒店的收入控制难度较大。目前酒店收入的内部控制制度的现状是:酒店管理的硬件设施比较落后,收入的内部控制制度不健全;审计只注重数字的简单平衡,有一定的舞弊现象存在;收入的内部控制制度流于形式等等。如何才能真正的实现酒店的收入是完全的被记录,形成最终的利润,这不仅是每个投资人关心的问题,也是每个酒店管理者最应关注的问题。

一、硬件配置——内部控制的自动化控制

从世界上的第一家酒店诞生到现在以来,酒店业的发展经历了一个巨大的变化了。从最初的手工记录每笔收入,到现在的电脑编程的酒店管理系统(PMS),内部控制的程序和内容也发生了巨大的变化。我们的国产的酒店管理系统,像西湖软件,中软软件,还是国际品牌的管理系统,像OPERA,Fedelio,Lanmark,都能实现从客人的入住登记、退房结账、房费的自动计算等功能,从流程上保证了每项收入都被准确记录。

这个保证的前提是每个客人的入住必须要登记进入酒店管理系统。为了保证酒店的每个客人在前台都是被登记进入酒店管理的PMS系统,可以通过相关的智能化服务系统来实现。如客人必须在前台登记入住后,房间的磁卡钥匙才能生效,房间的电话才能被打开,房间的空调系统也才能启动等。由于在这个自动化过程中的每个人都是得到合理的授权和监控的,这些智能化自动化的设施可以避免前台接待人员的舞弊行为,从硬件系统自动控制环节中不会出现收入的漏记或不记现象。这个部分的自动化控制的优势大幅度的减少了由于人工在运行过程中,出现的人为的偏差和失误现象。但是自动化控制也只适用于标准业务,对于那些异常的特殊的业务,它就无能为力了,

我们只有通过建立健全内部收入控制制度,来处理那些特殊业务。

二、制度保障——内部控制的人工控制

(一)必须保证不相容岗位的职责分离

酒店财务管理中,岗位的设置必须遵循不相容岗位的职责分离的原则。有时酒店为了节约人工成本,通常都会提倡一人多用,或者为了给员工提供一个全面的学习机会,鼓励岗位之间交叉培训。这种时候,更不能忘记不相容岗位职责分离的原则,否则制度就形成虚设了,毫无实际监管的意义。酒店行业中,不相容岗位通常表现在收银员与审计之间,信贷与应收帐款之间,出纳与应付款会计之间,服务员与收银员之间,采购员与收货员,采购与使用部门之间,以及库管与其它使用部门等。

(二)岗位轮换

在这些容易发生错误的岗位中,任何一个岗位做得久了,总会出现这样那样的问题。酒店对容易出现问题的岗位,要不定期的进行轮换,才能发现其中的问题。最好的办法是将两个不相容岗位的员工进行轮换或者制造点两个岗位之间的小矛盾,如果这两个岗位的人有差错或舞弊现象,便会直接暴露出来。如应收和信贷员之间,信贷员凭应收款职员提供的单据和发票向客户单位收取欠款,然后交出纳进行,应收帐款职员根据银行的回单对应收帐款进行转销处理。为了保证应收款职员的每笔转销记录都是真实,可以通过交换应收款职员与信贷员的岗位,便可一清二楚。由于信贷员经历了每笔应收帐款的回款过程,哪家客户的挂账应被转销,哪家客户欠款尚未收回,对于财务系统的应收款的记账真实与否,他最具有发言权。

(三)收入审计力度的加强

1.收入审计人员的背景要求

现代的酒店组织结构日趋完善,针对收入的内部控制,酒店设置有专门的收入审计职位,有的酒店还设有审计经理。收入审计人员必须要对收银员的工作流程和内容熟悉,他才能知道应该审计工作从哪儿开始,从哪些方面去进行审计。对于收入审计人员的招聘,最佳的候选人就是业务精湛的收银员。他们既熟悉收银的工作,又知道可能产生舞弊的地方和行为,最能发现收入控制中的漏洞和问题。

2.收入控制的特别方法

(1)现金测试。财务审计必须定期或不定期的委托独立于酒店且不为酒店员工熟悉的第三者,在酒店的所有营业点进行消费,然后以现金支付,不索取发票,只记录下帐单号码和消费时间、金额即可。整个测试过程完成后,酒店的审计部门根据各营业点的收银报告,再进行核实,是否所有的收入都被准确记录。酒店的大堂酒吧,商务中心这些收入和原材料的耗费不能直接简单挂钩的地点,送餐部的夜间送餐以及车队的出车,多为本地客人消费,客人喜欢用现金支付,容易发生舞弊现象。对这些地方我们都要特别防范,除了正常的稽核报表之外,现金测试可能更为有效。为了保证测试的有效性,整个过程都必须是保密的。

(2)开单测试。现在高档的酒店通常都采用餐饮点单系统,也就是说客人点餐后,厨房会自动收到客人的点单信息,厨房再根据客人的点单准备菜品。每一个客人点单后,餐饮收银系统会自动打开客人的台号和用餐人数。审计人员可以突击检查,对餐厅的用餐人数和桌数和收银系统的信息进行对比,看看有无客人已经在用餐。而系统无记录的状况,防止餐厅、收银和厨房联合作弊的情况发生。对于酒吧这类营业场所,点单和出品都有调酒员或者服务员一人完成的地方,此方法甚为有效。

(3)价格测试。收入审计人员应随时检查餐厅的菜单和酒水单上价格与收银系统是否相符,客房的售价与酒店的执行价是否相符,避免漏收或错收情况或者前台接待人员营私舞弊现象的发生。价格测试还包括每日的房费报表的审查,审计人员应熟悉酒店的房费实际执行价目表,如公司合同价,散客价以及旅行社的价格等。对非常规的价格要进行询问,检查相关附件,是否有相关授权人的签字同意或注明原因等,防止前台人员随便滥用房间价格,既让酒店的收入遭受损失,又扰乱酒店的执行价格,造成客户的流失。

(4)加收房费的审计。酒店通常都有中午12点退房或者下午2点钟退房的规定。超过这个时间退房的,通常要加收半天到一天不等的房费。如何确保这个加收的房费能实实在在的入到酒店的帐上来。除了检查发票外,还必须依靠酒店管理系统,通过操作日志和记录来进行稽核。每个相关操作人员的系统权限必须严格限制,保证系统资料和记录的完整性。

(5)各种打折和扣减的审计。酒店为了促销或者回报忠诚客户,总会推出这样那样的打折优惠活动或者由于客人投诉而导致的收入的冲减。对这些折扣和减免,必须要求相关的授权人签字,而且对被授权的人员也会根据级别的大小,对授权减免的金额,以政策程序的形式作出具体的规定,要求各部门严格执行,尽量减少收入的流失。

三、员工道德素质教育的加强

除了我们硬件和制度的保障之外,酒店还必须加强对员工的思想品德的教育和培训,让大家从思想上自觉地规范自己,遵守各项规章制度。人力资源部招聘接触收银岗位的员工时,除了员工自身条件外,还必须在同行业中做员工的背景调查,以保证这部分人员的基本素质,从而最大限度的保护酒店收入的完整性。由于管理理念和实际运作经验的不同,关于酒店的收入内部控制方法可能很多。不管我们采取哪种方法和手段,都必须要求我们财务人员特别是审计人员的高度和责任心和职业道德。除了对目前制度的维系之外,还要针对新情况不断地对我们的政策程序加以完善,加强收入审计的力量和力度,方能保证酒店收入内部控制的有效性,最终达成酒店的经营目标。