信息化对财务人员的挑战

刘友彬

在企业实现管理决策信息化的过程中,财务监控系统发挥着核心的作用。而该系统的三个主要资源——信息、信息技术、财务人员,财务人员作为知识工作者则是系统的核心,他们将始终负责规划、开发、管理和运用财务监控系统的职责。本文将在信息化的大背景下从分析财务人员定位入手,主要探讨财务人员应如何提高自己以更好的履行自己的职责。

一、信息化下财务人员的定位——财务监控系统的主人

一直以来,财务人员都非常善于利用和分析信息,尤其财务部门经理在企业管理中充当着财务信息专家和决策参谋的角色。因此,财务监控系统作为企业IT的核心系统,在其功能的扩展和维护中,计算机专业人员是无法替代企业财务管理人员的地位的,只有财务负责人才能担当起主导的作用。

然而在目前,一方面许多企业的财务管理人员仅仅学会操作网络财务系统,被动地使用网络系统的数据和信息,无法将网络财务(如ERP)作为支持企业财务控制、财务决策和战略管理的系统。另一方面,信息技术人员一般都是按照企业既定的需求设计、建立和维护系统,而不是从动态和财务管理需要不断变化的要求给企业提供服务。目前,许多企业信息化程度比较高的企业,似乎还是以计算机人员主持开发、扩展和维护财务管理信息系统,财务经理和高层经理都很少去关心财务信息系统的开发和扩展或维护工作。在这样的系统中,财务管理人员不是真正的主人,系统实际的运行效率和效果都不令人满意。对许多已实施信息化的企业进行调查,可归纳出这样的结论:没有财务管理人员参与开发和扩展的财务系统一定是很难发挥财务控制和管理决策支持的作用,因而也就是一个失败的系统。因此,财务管理人员要成为网络财务系统的主人,也就是要成为网络财务系统的开发、扩展和维护的领导人和主持人。

二、财务人员专业素质的扩展——缩小财务人员与IT的差距

最近几年的一个讨论的焦点就是在信息管理中,如何将信息技术与企业的管理需求更好的融合。从人员专业素质角度来说,网络财务系统中的财务人员需要缩小与信息系统技术人员之间的差距,更好地理解和适应信息技术及相关问题,以便能够更恰当地把企业迫切需求告诉他们的信息系统技术人员。因此,笔者认为财务监控人员应该在担任自己角色的同时,还应能适应信息技术专业的要求。

如果高层财务管理人员关注的焦点仅仅是企业的战略目标和日常事物,而系统技术人员关注的又只是程序,双方都只对各自领域里的知识熟悉,结果是财务经理与网络系统技术人员无法沟通,会导致企业无法控制系统实施。在这种情况下,ERP系统很快就会脱离管理人员的控制。

因此,当今的财务人员要管理和领导他们的组织走向成功,必须通过学习深入理解他们组织的信息技术基础结构、坚实地掌握基础结构的各个成分及其相互关系,知道怎样利用各种大小不同的、商用的或公共的元素实现财务监控的目标和任务。财务人员需要在长期的财务战略和近期的具体财务目标的前提下定义其组织当前优先考虑的问题,然后他们要和信息技术人员共同商定信息技术如何匹配这个大前景。这就要求财务监控人员深入了解和充分适应信息技术及其相关问题,缩小组织的财务目标与其信息技术机构工作目标之间的差距。而财务人员要成为财务系统开发和扩展的主人,必须经过一定的在职培训学习。特别对那些正在主持和将要主持网络财务系统的财务人员,要进行网络财务的高级技能和知识培训,除了要求取得一定等级计算机应用证书之外,还应当认真学习适用的财务软件开发技术,深入学习信息技术与财务、财务、经营管理技术有机地融合于一体的有关课程。

除了要具备信息技术的基本知识,财务人员还应该培养一种重要的能力,即创造性地使用信息技术的能力。财务人员必须对新网络信息技术的出现很敏感,并且能够先于竞争对手制定出采用新技术实现财务战略和目标的解决方案。

三、财务人员必须树立新的管理观念:信息价值观、实时控制观、流程再造观

(一)信息价值观。对于信息价值问题在早期的理论信息经济学中就有所研马尔萨克(J.Marschak, 1999)认为,信息的价值应当是获取信息之前与之后的最大效用之差。斯蒂格勒(G.Stigler)则认为,信息的价值可以用购买行为中买主预期成本的减少额来表示。信息化条件下的信息价值观,实际上是一种新的财富观。尼葛洛庞帝认为,由于信息的惊人增长,“社会将因此分裂为不同的阵营:信息富裕者和信息匮乏者”。贝尔(D.Bell)曾称之为“知识价值观”,更多的人则称

之为“信息价值观”,其基本观点可以表述为:信息就是财富,谁占有了更多更好的信息,谁就能开发出更多更好的资源,从而拥有更多的财富,成为信息时代的富人。在信息革命日益激烈的今天,信息不仅是财富的象征,而且是财富的源泉。人们利用信息,既可以直接创造财富,也可以间接创造财富,财务监控就是这样的工作。

在计算机网络的世界中,数据分析、数据挖掘和利用是财务的一种主要职能。在信息化的企业中,数据是非常丰富多彩和复杂的,要对众多的数据进行加工处理,使之成为决策有用的数据仓库。财务人员应该在分析和利用信息方面具备良好的基础,懂得怎样收集与财务监控有关和决策有用的数据,并将其进行加工处理。同时,可以适当衍生财务的数据收集范围,这样可以建立解决支持网络财务监控的数据仓库,满足企业战略财务管理和决策的需要,充分体现信息在财务监控中的价值。

(二)流程再造观。传统的组织结构建立在职能和等级的基础上。虽然这种模式过去曾经很好的服务于企业,但是对于当今竞争环境的要求,它的反映已经显得缓慢和笨拙。20世纪80年代,面对不断加剧的竞争压力、世界范围的经济不景气以及由于对信息技术的大量投资却令人失望的效果,促使人们寻找如何更大的发挥信息技术效用,在有效性、高效性和适应性方面取得突破改进。

迈克尔•哈默在他1990年发表在《哈佛商业评论》的奠基性论文《再造工作:不要自动化改造一一彻底铲除》中系统地阐述了业务流程再造的思想。他警告人们不要在土路上铺设IT,建议组织充分利用新信息技术提供的机会的角度重新认识自己的业务。他一再强调,组织在引入IT之前,首先应该保证流程正确无误。

近年来,业务流程再造已经成为一个非常流行的概念。究竟什么是业务流程再造?乔和菲尔做了如下定义:BPR是一种改进哲理。它的目标是通过重新设计组织经营的流程,以使这些流程的增值内容最大化,其他方面的内容最小化,从而获得绩效改善的跃进。这种做法既适用于单独一个流程,也适用于整个组织。

激烈竞争的市场环境需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。在实施ERP系统的许多成功企业实例中得到这样的一个经验:建立ERP网络管理系统,不是一个软件开发和应用的简单问题,而是一个重新改造公司业务流程的重要变革决策问题。同时,一旦ERP系统进入正常运转,企业的经营财务和业务活动就会进入系统所确定的模式,就再也没有人愿意对系统进行任何改动,因为改动需要投入许多的人力、资金和时间,甚至影响企业的正常经营等。因此要使财务监控能够有效进行,需要价值流的改造咨询,才不会陷入网络信息系统的怪圈。

(三)实时控制观有了计算机网络技术,可建立价值流数据库和价值流数据仓库,它将企业内外部发生的每一业务和事件按价值流分类实时地记录下来,并按照一定的加工程序形成可用于感觉企业环境变化的信息(图表和声音等),它及时地反映环境(包括国内和国际的动态)变化,其目的是使企业能及时和准确地对环境的变化做出反应,并最大限度地满足顾客需求。

企业管理和业务的全面电子化和网络化使企业连续实时控制成为可能。网络财务监控可以分为三个层次:价值流责任单位基层的财务监控、高层经理的财务监控和董事会战略财务监控。

首先,利用网络系统可对重要的价值流业务施行连续实时财务监控,并能随时做出决策调整,这是价值流责任单位基层的财务监控。诸如,航空公司对订票业务进行连续监控,不断调整座位的价格,控制销售和优惠。制造公司对自己的客户需求链进行连续的监控,加大畅销产品的生产,不断调整和压缩滞销的产品,同时对销售价格做敏感分析,以及时调整价格,尽快处理滞销产品。另一方面,更重要的是对企业的资金结算和销售管理也可施行适时监控。如某保健产品公司,有50万户的销售代理商,公司对销售过程的控制是通过电子资金支付转移系统,使代理商出售产品的时候其销售款就直接进入该公司的银行户头。这样可以加快资金的周转速度,提高资金的使用效益。

其次,为高层经理提供连续实时核算的财务监控信息。以实时的价值流数据库为基础,建立完备的财务科目(含明细科目)体系的编码,并与业务编码建立对应关系,随时可按财务管理所需的报表规则实时编制财务信息报告。如常用的价值流责任单位的现金流量表,即现金流量表项目与财务科目(含明细科目)对应关系的建立。类似这种对应分类关系的建立,使财务人员不需要任何复杂操作,系统就能自动实时生成任意指定期间的财务监控用的现金流量表。这正说明了连续实时核算的信息是实现高层经理的网络实时财务监控的基础。

第三,为董事会战略财务监控提供实时信息。如某企业集团,有50个跨国子公司和几万户的销售代理商形成一个复杂的供需链,集团对战略的监控和调整也是基于分布式的过程监控的财务信息。这些战略财务监控决策可根据预先设置在软件中的规则自动(快速)做出响应,进而对整个企业的财富创造过程施行适时和实时监控,不断调整以便满足顾客的需求和满足股东的财富增值及其企业利益相关者的需求。

(作者单位:湖南天义建设集团有限公司)