高职院校档案工作中存在的问题与对策

娄翠英

摘要：高职院校档案工作是学极管理工作的重要组成部分，本文就高职院校档案管理中存在的一些问题进行了分析，并提出了相应的对策。

关键词：高职院校档案管理工作存在问题对策

高职院校档案是伴随着学校的发展而不断积累形成的重要信息资源，不仅对高职院校自身的建设和发展起着重要的作用，同时也为国家经济建设的发展与社会的进步作出应有的贡献。但另一方面，我们也不得不看到在高职院校档案工作中还存在着不少薄弱环节，特别是知识经济的来临和信息社会的发展，使高职院校档案工作远不能适应新形势下学校发展的需要。

一、当前高职院校档案工作中存在的问题

1档案意识淡薄。学院决策层对档案工作不够重视。档案工作是政策性、业务性都很强的工作，但是由于历史和主客观的原因，不少领导干部档案意识薄弱，档案管理工作不在学院议事日程上，往往是“说起来重要。做起来次要，忙起来不要”，没有从根本上认识档案工作的重要性。领导的忽视，再加上高职院校改革的不断深入，学院各部门定编定岗，紧缩办公人员，使高职院校档案人员处在地位不高，责任不轻，难度不小的工作环境中，从而影响了高职院校档案工作的开展。

2管理体制不够健全，工作效率低下。在管理体制上，档案机构不健全，编制少，人员不足，致使分工不够具体，职责不够明确，规章制度不落实，同时校档案机构与其它部门、院系之间联系不密切，这些单位也设有档案兼职人员，但往往由于工作多兼而不管。由于分散管理，多头领导，造成管理紊乱，各行其是，这既影响了高职院校档案工作的统一完整、技术保护和安全保管，又割断了高职院校档案的内在联系。而工作推诿、疲沓，甚至损害了档案，也得不到惩罚。这种有章不循、违章难纠的现象普遍存在的原因，是高职院校的各项管理还没有完全进入正规化管理和法制建设的轨道上来，对各项制度的贯彻落实缺乏行之有效的、严格的考核奖惩措施。

3经费投入少，档案室的设施和现代化管理较落后。一些高职院校档案库房狭小，设施简陋，办公条件较差，有的甚至还是库房、办公，查阅没有实行三分开，档案现代化及档案保护设备也配备不全，档案经费更得不到有效保证。另外，极大多数高职院校存在忽视档案人员的劳动保护问题，这对档案人员的身心健康造成了一定的影响。

4档案管理人才匮乏。高职院校档案人才队伍目前存在的主要问题是知识结构不合理，缺少服务创新的高层次人才。未能建立起一支管理型、研究型、服务型、技术型并举与相融的档案人才队伍。实施“人才强室、人才兴室”战略，是高职院校档案工作“上水平、创一流”和高职院校档案部门“立于不败、部门永存”的迫在眉睫的要求。人才资源是高职院校档案部门重要的战略资源，谁拥有档案人才优势，谁就有竞争的优势。高职院校档案室要善于抓住机遇，掌握人才竞争的主动权，加强和改进人才工作。高职院校档案室难见著书立说者，这与档案人员的素质有较大关系。

5服务技术手段落后。虽然高职院校大多数的档案室，都已引进计算机等设备，但系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力，导致档案工作效率低下。大多技术都用于办公文字处理，档案信息、加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段。这种手工作业不仅重复性劳动量大、时间长、速度慢，极大地影响了档案的工作效率，更致使档案工作人员无暇顾及编研和科学开发管理，不能积极地开发与主动提供、利用档案。

6档案基础工作普遍较差。目前，有相当一部分高职院校档案管理基础工作尚不能迅速适应现代化管理的要求。总体来讲，综合性档案室的现状大多是室藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理中，每个历史时期档案的整理及质量要求不同、整理的规格不统一等原因。形成了档案基础普遍较差的局面。

二、高职院校档案工作应积极采取的相应对策

1决策层须增强档案意识，重视和加强对档案工作的领导，特别是涉及民生档案工作的领导。因为民生问题是一个政治问题、人心问题，直接关系到社会的稳定与和谐。民生档案工作是关注民生、保障民生、改变民生不可或缺的重要工作。做好民生档案工作，服务人民群众是贯彻党的十七大精神的必然要求，也是高职院校档案室与民生档案形成各部门、各系部的一项重要职责。所以各高职院校领导要把档案纳入学院目标管理和议事日程工作中来，特别是要将民生档案作为民生工程的一项工作来抓，相关各部门、各系部必须互相配合，做到各司其职，实行综合管理；并在管理制度、工作程序、岗位职责等方面采取有力措施，切实帮助解决民生档案工作中存在的问题和困难，把民生档案工作作为提高学院科学管理水平的一项重要措施来抓，这是有力地推动档案工作开展的重要一环。

2健全管理体制，是档案工作的基本保障。首先，建立档案管理交叉职能协调中心。改变档案由收集到归档的整个流程中经常受阻的状况，这个协调中心可以挂靠在学院档案室。这种跨层次的组织机构既能充分发挥横向协同工作机制与纵向控制指挥机制的作用，又能有效地避免许多相互推诿、彼此指责的问题。而且能够根据高等教育的改革和发展趋势，以及档案利用者的多种需求进行快速而有效地组合、部署，重新调整工作重心，迅速发挥其集体的综合优势。其次，各商职院校应根据实际情况，对现管理制度进行改革，建立科学的管理制度，在实际工作中有法可依，有章可循。同时健全高职院校档案工作人员岗位责任制，设有分管领导负总责，并参照《高校档案工作规范》制定考核细则，把档案的各项工作与考核、定职、奖惩挂钩。各级档案部门领导要责成档案管理人员做好本部门档案收集、管理、归纳工作，定期进行检查、验收、评比、总结。实行集中统一管理，这样高职院校的档案管理工作才能逐步规范化、标准化、科学化，达到信息时代对档案工作的要求。

3加大对档案工作的经费投入。高职院校的档案经费要单独立项。列入学院财务预算，以符合档案工作的需要。同时。在财力允许的情况下，逐步改善档案部门的必备条件。如为档案部门添置计算机、空调、吸尘器、复印机、扫描仪、防磁柜等，以加强档案基础建设，满足档案工作的最起码要求。档案部门要运用现有的高新技术手段，以保护永不再生的档案资源，最大限度地延长档案的寿命。并积极创造条件配置网络版计算机管理软件，实行档案工作的计算机管理，为档案管理现代化打下坚实的基础。同时，努力实现档案信息上网，最大限度地分层次地实现档案信息学院与社会共享。

4培养人才，提高工作人员业务素质。实现高职院校档案管理现代化，人才是关键。档案管理队伍素质的高低直接影响档案事业的兴衰。档案队伍特别是兼职档案员，其工作任务多，如果不对其进行辅导，必然影响档案工作的质量。因此，档案队伍的业务素质亟待提高，必须建立一支适应知识经济时代的智力化高校档案管理队伍。21世纪是信息时代，科学技术日新月异，传统的管理方式无法适应现代化的需要。因此档案工作必须借助计算机、互联网等现代化手段实现信息资源有效利用和共享，为学院、社会提供更为便捷、生动、丰富的档案服务。这就要求档案工作人员不仅具备档案专业知识、计算机知识，同时还要具备精通网络技术、多媒体技术及信息分析的能力。为了适应新时期档案事业的发展，除了加强对档案队伍的业务培训，与时俱进地学习、吸收新知识、新技术外，高职院校档案部门还要注意引进、培养多方面的专业人才，组建复合型多层次的档案专业技术队伍。

5做好档案基础工作，促进档案管理现代化。一是结合档案室实际规范著录工作。著录是档案管理现代化的重要手段之一，是实行计算机管理的一项基础工作，也是直接影响输入计算机中的数据与信息的准确性的一项前期工作。1986年国家档案局颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。除此之外，还要根据计算机管理的技术要求和档案室实际情况制定出适合档案室著录工作的著录细则。二是统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类的过程中还应加大校审力度。减少人为错误，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。三是规范题名，简化查找时间。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，因此，在著录时要统一规范题名。

参考文献：

[1]许丽华.当前高校档案工作存在的问题及其改革对策[J].福建师大福清分校学报，2004，(04).

[2]饶素华.高校档案工作存在的问题与对策[J].职教论坛，2004.(32)