计算机在人事管理工作中的应用

宋　莹　蒋曙光　肖　鹏

计算机在人事工作中的广泛使用，替代了传统的人事管理模式，为人事管理工作提供现代化的管理手段和科学的管理方法，提高了人事管理信息系统的工作质量和效率，促进人事信息的处理、传递、交流和信息共享，不断把人事管理现代化推向全面发展的新阶段，成为人事工作现代化管理的一个组成部分。

一、计算机应用在人事管理中的必然性

1人事管理的内容与计算机应用的必然性。人事管理是行政管理中任务重、工作量大的一个重要分支，分类繁多且管理工作之间相互联系，错综复杂。目前大多数行政部门人事工作的分类主要包括：①工资管理。根据有关信息，做好职工的工资确定和变动工作，并及时兑现和存档。②人事调动及职工增减管理。根据工作需要调整内部人员结构，或引进、调入工作人员以及职工的自然增减管理。③专业技术干部管理。根据专业技术人员的教学科研等工作业绩，依据上级精神搞好职称评聘、专业技术工作考核，并落实有关政策。④推荐评优工作。严格考核职工的德、勤、能、绩，向上级业务主管部门推荐各类先进、模范人物。⑤人事档案及文书档案管理。收集和整理人事资料与信息，及时归入职工人事档案，严格上级来文的登记、分类、传阅及处理制度，做好文书档案管理。⑥统计报表及其它日常工作。统计整理各种人事信息，及时上报各类定期、不定期报表，做好统计分析工作，为领导提供决策依据。

2人事管理的特点与计算机应用的必然性。①人事信息存储的广泛性。人事信息数量之大、内容之全位于各项行政工作之首。它包括职工的基本情况、工作、学习简历、职务、工资演变历史以及专业技术工作考核情况等，基本上包括了一个人工作、学习和生活中各个方面的信息。人事工作需要经常地搜集各种信息，其中搜集和存贮大量信息的过程是一项十分必要而艰巨的工作，需要人事工作者百倍的细心和耐心，才能建立一套信息齐全的资料系统。当前计算机的应用已经证明能够利用数据库的管理方式把大量的信息存贮起来，可以随时存取、随机分类，节省了大量查阅档案的时间，并避免了重复性操作的误差。②人事信息处理的快速准确性。人事信息的处理实质上是利用有关信息对某种具体问题作出决策的过程。这个过程经常是规定了时间和空间范畴的，所以信息处理必须快速准确。由于计算机在人事管理工作中的应用，特别是某些管理模型的产生，使抽象的事物量化成为可能，提高了决策的准确性。③信息数据的确凿性。人事管理工作政策性很强，而且每项决策都关系到职工和单位的切身利益，因此要求数据信息必须准确无误。④人事信息的保密性。对于属于机密的人事信息要求严格保密，不得随意泄漏，否则将会给工作带来不良影响，甚至会造成一定损失。⑤人事管理的逻辑性和严密性。人事工作具有很强的逻辑性和严密性，如工资工作，在上级调资政策的限定条件下，对每位职工的情况进行具体分析、对照，使得调资方案与政策条件一一对应，否则方案就会出现错误。

二、计算机在人事管理中的应用分析

1电子数据处理和管理信息系统的开发利用。目前使用效果较好的DBASEI和FOXBASE等系统已能很好地通过数据库的形式将各种数据和信息按要求进行运算、统计、分析、检索、合并、分类、打印报表等，存取极为方便。但是这些系统使用起来命令繁琐，不易普及和推广。因此，应该建立和开发一套工资管理、职称管理、文书文件管理、人事档案管理等综合管理的信息管理系统，使系统具有简单易学、使用方便、易于普及的特点。

2计算机辅助模型仿真应用。劳动力管理和分配模型。劳动力管理和劳动分配问题是一个复杂的经济问题，把劳动力供给与需求函数以及劳动的数量和质量等多种因素结合起来，确定工资参数和函数关系式，建立合理的数学模型，通过计算机的复杂计算，使劳动用工和工资分配更加合理，真正实现劳动力的合理使用，贯彻按劳分配的分配原则。职称、考核评定模型。目前岗位责任考核与职称评聘工作中需要解决的问题是把职工的工作业绩和技术技能尽可能量化，便于考评，以减少人为因素的影响和不确定性因素的干扰。要做到职称评定和考核结果公平合理、真实可靠，确保有真才实学、成绩卓著的技术人才和管理人才脱颖而出，同样需要建立合理的数学模型，这个模型应具有动态与静态的结合，连续与离散的结合，确定性与随机性的结合。专业队伍建设计划模型。专业梯队的建设与人事编制的矛盾一直是人事工作中棘手的问题，在处理二者的关系时，往往顾此失彼。如果能够把教学门类、课时时数、专业人员分布、各类职务的合理比例、上级下达编制等变量之间通过数学表达式形式表达其相互关系，通过运筹分析和计算，这一矛盾也就容易解决了。除了以上模型外，还有继续教育模型、津贴和奖金分配模型等都可以建立，而且，计算机的应用研究已经表明，现在完全可以仿真求解复杂的数学模型，所以尽快把计算机应用到人事管理工作中来，可使管理水平和效率有很大的提高。

三、在人事管理中如何用好计算机

1建立工资管理系统，实现管理手段现代化。在高校人事工资管理中的计算机应用，应达到能提高人事工资管理水平，极大提高工作效率。使用计算机管理高校人事工资，所反映的人事数据信息比较全面，统计结果一目了然，而且建立的计算机信息管理系统可以包含多个应用子系统，可以处理大量的复合文档的数据信息。越来越多的高校人事工资管理者已经认识到运用计算机技术进行高校人事工资管理和交流的便捷。

目前各种工资系统软件已形成一定规模并初见成效，但良莠参差。高校人力资源管理部门要结合自己学校及本地区的实际情况，有选择的开发实用且操作简单的工资管理软件。工资系统软件和人力资源管理软件要做到相互结合利用，信息共享，对事业单位工作人员正常的工资升档、调整标准、职务变动、调整工资、调进调出确定和转移工资、离退休人员增加离退休费、数据录入、修改、查询、统计和打印方便简捷，以及完成上级部门各种审批表和花名册的统计等工作，人员基本情况修改后，可自动计算出调整后的工资数据等这些烦琐复杂的基层工资工作，工资系统软件都应进行科学的设置和处理，均可自动完成。

2加强工资数据的分析，使工资管理工作达到更高的层次。高校工资管理长期以来满足于完成国家规定调资等工作，忽视了对工资报表数据的分析。随着计算机技术的飞速发展，VF6.0、Excel、Access等软件已在人事管理中广泛应用，可以将大量的工资资料数据通过这些软件计算，从而达到工资数据分析的目的。实际工作中科学合理地编制各种工资制度、政策、方案的图表，即使有大量基础数据，但进行统计分析后，可知道将要投入的津贴是否用在了应投入的职工身上，学校制定的分配政策是否能激励优秀职工的工作积极性，从而提出可行的最佳方案，为学校领导出谋献策，为制定出符合学校实际情况的分配制度提供了真实可靠的依据，也是学校分配制度不断调整的重要依据，为学校的发展起到了相当的促进作用，真正做到为学校经济管理服务，因此必须重视工资数据的分析工作，这将是高校工资管理工作的一大转变。

3增强人事劳资干部的整体素质和技能，体现高校的科学管理水平。人事制度改革是高校管理体制改革的核心，它包括机构编制改革、用人制度改革、分配制度改革和后勤社会化改革等内容。随着高校改革的深入，对人才的素质和技能需要不断提高，计算机的应用能力高低成为衡量新世纪人才素质的重要指标。可以说具备高超的使用计算机的能力对劳资管理干部既有重要性也有必要性。只有对知识不断更新，学习创新知识和技能，才能满足工作所需，才能满足高校改革发展的需要，从而实现高校工资的科学管理。此外学校内部津贴分配必须建立在科学计量和严格考核教职工的劳动数量和质量的基础上，也呼唤着先进的管理技术和经验。充分利用高校高科技人力资源得天独厚的条件，加强计算机知识的学习和技能培训，利用计算机来进行大量的数据处理，提高工资管理的准确度和工作效率，不仅能增强自身的素质，又能真正满足高校科学管理的需要。

总之，随着计算机在人事信息管理中的应用，利用计算机替代手工操作，不但可以高效能大容量地收集、处理、存贮人事信息，大幅度地提高人事管理信息系统的工作质量和效率，而且可以及时掌握整个人事管理系统的全面情况，提供系统、准确的人事信息，促进人事工作的规范化及各项制度与指标体系的建立和健全，进而提高行政管理水平，还能提供各种加工处理了的人事信息，以满足人事管理的特殊要求，适应新形势对教职工队伍提出的新要求，选择方案，实现优化决策。