浅谈高校档案信息化管理

朱　洁

【摘要】本文首先提出了高校档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，满足学校教学、科研等方面需要。然后分别从高校档案信息化管理的现实意义、高校档案信息化管理的必要性、高校档案信息化的管理工作三个方面展开陈述，指出了高校档案信息化建设与管理，将促进档案管理技术与方法的变革，同时也促进档案管理工作方法的创新，使得档案业务向服务型方向发展，最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享。

【关键词】高校档案；信息化；管理

College archives information management

Zhu jie

【Abstract】This paper first of all colleges and universities made the main task of records management is a positive and timely development and use of archival information resources and innovative mechanisms for file services to meet the needs of teaching, research and other needs. And then file information from colleges and universities of the practical significance of the management of higher education information management file of the need to file information on colleges and universities of the three aspects of the management statement, pointing out that the University Archives of the construction and management of information, will promote the records management technology and Methods change, but also the working methods of file management to promote innovation, making the files to a service-oriented business development,Maximize the effective use of archival information and share resources.

【Key words】University archives; Information technology; Management

高校档案工作要想在学校管理中体现出自身价值，适应社会主义市场经济体制的需要，跟上当今和未来世界发展的步伐，就必须在管理上创新体系建设。目前高校管理逐步实行无纸化、信息化管理，那么促使高校档案管理也随之发展。高校档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，满足学校教学、科研等方面需要。通过对档案信息化建设，更好地为师生提供服务，加强各项事务管理，促使档案管理现代化建设。

1．高校档案信息化管理的现实意义

1.1随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。但是从目前实际情况看，作为高校档案主管部门的院办档案室，由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没有系统外广泛和普遍。故档案馆（室）内部局域网的建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务，使得档案部门将充分利用校园网制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上校园网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。各种信息资源在所有的科室都可以外发利用；领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥生产，开展工作，所需材料很快就能打印出来，体现了现代化管理的优势。

1.2以标准化的档案管理软件为基础。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。目前市场上的档案管理软件实在是太多了，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理软件的良莠不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成应具备的功能短缺，很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术造成较大的隐患。档案软件的这些缺点给档案人员的信息化管理带来了种种不便。因此，配置标准化的档案管理软件是基础。

1.3传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。同时提高整个部门的工作效率。档案管理的实施信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。更加有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是学校内部的信息中心。

据了解，许多高校档案馆（室）都已经利用互联网开展的网上服务，成为了为学校提供档案利用服务的一种重要形式。以网站建设为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2．高校档案信息化管理的必要性

2.1工作效率的提高。

信息化管理，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2.2普及率的提高。

档案信息化建设，是建立在现代信息技术普遍应用基础之上，利用信息化手段，对档案信息资源进行处理及有效管理，通过网络设施互连和提供利用，以实现档案资源共享。这样促使档案资源普及率提高，同时也让利用者感到方便快捷的服务。虽然档案涉及到安全性和保密性等诸多问题，但是这并不影响档案信息化的建设和发展。

2.3利用率的提高。

档案工作的直接目的就是为有需求者提供服务。档案不是文物，对档案进行系统管理也是为了“用”而不是为了“存”。从“用”这个角度来说，档案信息化大大提高了用的有效率和使用率。所以在档案信息化建设过程中，要考虑到是否能为学校各类利用者通过准备、系统、具有参考价值的档案信息。

2.4发展的必然性。

档案产生的基础是高校日常工作中所产生的有价值资源。现高校管理实现办公自动化，资源信息化、数字化，所以在档案采集工作必然是要随之信息化的。通过信息化手段更好地管理高校档案资源。

3．高校档案信息化的管理工作

3.1引进人本管理理念

加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

3.2加强信息资源建设，开展资源整合

3.2.1馆藏优化组合，提高档案利用率。

馆藏档案信息化主要是对馆藏档案实体进行统一性的信息化重现，利用多媒体、数据库等现代信息处理技术，将收到的档案实体转化为计算机可识别并能对其处理的工作。在高校馆藏档案实体信息化过程中主要是对纸质档案信息化，现主要是采用通过计算机输入档案材料。

3.2.2高校现行文件信息化管理。

当今，办公自动化已逐渐成为高校机关公文的主要形式。可以说高校现行文件信息化管理就是对于电子文件的管理。对于电子文件管理的主要采用电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。同时要建立收发文件管理系统以及全文管理电子文件系统。以便在办公自动化系统中所生成的电子文件能够顺利转入档案管理系统中，同步实现电子文件全文自动采集、鉴定、归档、著录、标引等多项功能。

3.2.3强化信息技术利用。

及时购买档案管理软件，扩大对于电子及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

3.2.4高校档案数据库的管理。

数据库的建设与管理是档案信息化建设的一个非常重要的组成部分，有了档案信息资源是远远不够的，还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息资料如不及时放入数据库中，那么采集到的档案性信息如同一盘散沙，不利于管理和使用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源，并为用户提供方便查询的工作。

3.3人才资源管理

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

高校档案信息化建设与管理，将促进档案管理技术与方法的变革，同时也促进档案管理工作方法的创新，使得档案业务向服务型方向发展，最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享。对高校档案信息化管理，使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。

参考文献

[1] 薛鹤婵, 薛鹤娟. 浅谈档案服务机制创新[J]. 科技创新导报, 2009, (07) :218

[2] 扈妍珺. 档案信息化环境下对档案信息资源的开发利用[J]. 科教文汇(中旬刊), 2009, (02) :285

[3] 朱迎晓. 企业网络档案管理系统的形成与建设[J]. 计算机与网络, 2008, (16) :68-70

[4] 李超, 尧欣, 徐震, 常晓茹. 档案知识服务研究[J]. 山东档案, 2009, (01) :23-25

收稿日期：2009-06-03