面向图书馆资源计划管理的业务流程重组

常　杰

〔摘 要〕文章分析了图书馆资源计划管理和业务流程重组的关系，阐述了图书馆业务流程重组咨询的益处、内容、原则等问题，就基于图书馆资源计划管理的业务流程重组实施进行了探讨。

〔关键词〕图书馆；资源计划；业务流程重组；企业资源计划

〔中图分类号〕G251 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008-0821(2009)02-0130-03

Reconstructuring of Business Flow in the Environment

of Library Resources Planning ManagementChang Jie

(Library，Technical College of Pindingshan，Pindingshan 467001，China)

〔Abstract〕The thesis analyzed the relationship between library resources planning management and reconstructuring of library business flow，it expounded the profits，contents and principle of reconstructuring of library business flow.The implement of the reconstructuring based on library resources planning management was offered.

〔Key words〕library；resource planning；reconstructuring of business flow；enterprising resources planning

基于对企业资源计划理论(Enterprise Resources Planning，ERP)的关注和学习，近年来图书馆界开始了对图书馆资源计划(Library Resources Planning，LRP)管理思想和模式的探讨。LRP是从图书馆实际出发，对ERP作出的适应于图书馆需求的修正和改造，它的核心是“过程”观点与“再造”观点，主要内容是流程重组(Business Process Reengineering，BPR)，即把图书馆内外资源和所有活动当成运动变化的过程，然后对这些过程进行深入的分析研究，剔除不必要的流程、改造保留下来的流程、优化整体的流程，从而使图书馆流程更加科学化、人性化、实用化，形成新的运行和管理体系，提高工作质量与效率。

1 LRP和BPR的关系

1.1 LRP和BPR的理论观点相契合

LRP源于ERP，而ERP的基本思想是供应链管理(Supply Chain Management，SCM)，就是指对整个供应链系统进行全面规划与运作，以期将用户所需的服务和产品，能够在正确的时间、按照正确的数量、正确的质量、正确的状态，送到正确的地点。同样，BPR理论指导下的图书馆管理，将业务流程描绘成一个供应链，在用户信息需求的导向之下，按照价值增值过程将相关的流程进行重新整合，组成高效率的能够满足用户需要的完整流程，并重新设计图书馆的组织结构，实现图书馆和用户共赢的业务流程模式。所以，LRP与BPR具有相同的理论基础，能起到异曲同工之效。

1.2 BPR是实施LRP的前提步骤

规划和设计LRP，要掌握图书馆所处的环境与既有流程的具体情况，确认准备变革的关键业务和需要重组的关键流程，定义重组的范围和可以量化的目标，同时融入先进的、最适合自身的管理思想来构建组织结构、业务流程、规章制度、绩效指标以及岗位责任等业务框架，然后建立理想的业务流程模型，并在新的业务流程的基础上实施LRP。另外，LRP作为一种新的管理思想和模式适用于图书馆，将改变传统的层级组织体系之下垂直管理对业务流程的约束及割裂状况，这种对业务流程的冲击与影响，使固守原有的业务流程和业务关系的思想不再行得通，也使习惯于过去那么僵化的业务程序的做法将被扬弃。

1.3 LRP是开展BPR的重要工具

图书馆的组织机构与业务流程总是与环境变化是相适应的。比如，在20世纪80年代以前主要设立采编、流通、阅览、期刊四大部门。80年代以后图书馆开始开发自己的自动化管理系统，各图书馆也相继建立起自动化部。到了90年代，面对信息技术迅猛发展、信息数据暴涨、信息数据形式的多样化、信息数据价格不稳定、信息数据来源庞杂的局面，图书馆业务流程重组被赋予了更多的内涵。可见，BPR是动态的、发展的自组织、自适应过程，起始于对图书馆内外环境信息的及时和完整的了解，开端于供应链中各成员对业务流程的梳理和理想化的描述，因此需要LRP作为工具。同时，图书馆业务流程重组离不开信息技术的支持，最终要通过LRP和电子商务及其下层的IT技术与相关技术来实现。

1.4 BPR是检验LRP成效的一个标准

对LRP的评价要通过利用科学的理论、设置完善的指标、采用合理的程序来进行。其中，BPL的效果必定是不可或缺的重要内容。判断标准有：第一，在图书馆新的业务流程中，局部流程或程序的工作状态。第二，不同业务流程环节的联系协作状态，知识共享和信息交流情况。第三，图书馆整个业务流程(整体供应链)中的资源利用情况。第四，图书馆业务流程重组后，对LRP的总体实施效果的影响，等等。

2 图书馆的BPR咨询

2.1 BPR咨询的益处

国外许多组织在实施BPR之前，都要寻求专业咨询公司的帮助，目的是聘请具有专业知识和从事过BPR背景的专家来分析组织的内外环境，发现组织存在的主要问题，对组织的合理业务流程进行设计，同时开展BPR管理培训活动。图书馆开展LRP具有复杂性、全局性、长期性、较高投入性等特点，存在的风险也比较大，加之没有成熟的可资借鉴的经验与现成的模式，因此切不可盲目行事或者操之过急，而应学习企业的做法，进行管理咨询。第一，BPR咨询专家具备多方面的综合素质能力与从事BPR咨询的丰富经验，可以解决图书馆在BPR方面的人才缺乏问题。第二，BPR可以根据不同图书馆的特点，分别提出差异化的BPR解决方案。第三，BPR咨询可以最大限度地减小图书馆开展BPR的风险。

2.2 BPR咨询的内容

图书馆BPR管理咨询的内容可以归纳为：第一，根据图书馆内外环境，分析BPR的可行性，科学制定BPR的战略目标。第二，对图书馆提出的BPR构想进行可行性论证。第三，研究图书馆的需求，建立合理的图书馆BPR模型。第三，对图书馆管理现状进行诊断，参照最佳模式，提出BPR的具体改进意见。第四，帮助图书馆做好BPR的前期准备工作，包括制定管理标准、详细步骤，明确领导组织机构和职责等。第五，对图书馆BPR给予持续关注。第六，对图书馆BPR涉及的信息技术使用问题提供咨询。第七，为图书馆开展BPR提供人员培训。第八，参与评估图书馆BPR的效果。

2.3 BPR咨询的原则

图书馆BPR咨询同其他业务咨询相比有其特殊性，比如是非同行咨询、综合咨询、预测咨询性强等，因此要遵循下列原则。第一，合作性原则。图书馆要同BPR咨询公司及专家精诚协作，建立利益共享、风险同担、命运相济的机制。第二，独立性原则。独立性原则是相对于合作性原则而言的，即在坚持合作方向的前提下，图书馆、咨询公司、咨询专家都要为了BPR的目标在自己的职责范围内独自开展卓有成效的工作而不受其他因素的干扰和左右。第三，诚实守信原则。图书馆和咨询公司、咨询专家都要视信誉为生命，在法律和道德的规范内作为，严格按合同办事。第四，实事求是原则。任何关于图书馆BPR的建议与方案都应从深入的调查研究起步，从实际情况出发，建立在科学依据的基础之上，而不能凭经验或“拍脑袋”想问题，更不能随意主观臆断。第五，群众路线原则。图书馆BPR是一项复杂、长期的系统工程，涉及到多面的知识和问题，并非某位或某几位咨询专家的经验、智慧、技能所能胜任。因此，要深入到图书馆的各部门、各岗位去联系图书馆员、联系图书馆供应链上的其他成员，发挥群体的积极性，激励群体的创造力。

2.4 BPR咨询存在的问题

在我国图书馆界，1994年佛山大学图书馆率先进行新技术背景下的图书馆业务流程重组，随后东南大学图书馆、西安交通大学图书馆、北京大学图书馆、浙江大学图书馆、中山大学图书馆、吉林大学图书馆、郑州大学图书馆、武汉大学图书馆等都开展了这项工作，取得部分成效和经验。但是，问题也不少，其中在BPR咨询方面的主要问题有：第一，图书馆对BPR咨询重要性的认识不足，很少有图书馆在BPR中进行相关的专业咨询。于是，出现了这样或那样的问题，比如：BPR同LRP的战略目标不匹配、重组流程的取舍不合理、新的业务流程效率不高等。第二，专业性的BPR咨询公司不了解图书馆的需求，对图书馆BPR领域的主动介入很少。第三，BPR咨询机制不健全，市场发育尚不成熟，同BPR咨询相关的供求、价格、合同等法律需要完善。

3 基于LRP的图书馆BPR实施

3.1 建立LRP功能系统

LRP的最终目标是创建综合性的供应链，充分利用现代信息技术手段提高管理水平。为了达到这样的目的，LRP首先要通过不同的功能模块来实现不同业务环节和流程的“子功能”，包括：信息资源采访系统、信息资源组织系统、信息传递与开发系统、信息服务系统、用户关系管理系统、图书馆行政管理系统、决策管理系统等。不同的子系统通过管理机制和技术手段集成在一起，保证信息的畅通与共享。

3.2 选择合适的软件

LRP的建构基于Internet/Intranet平台，要应用电子数据交换技术(EDI)、条形码技术、通信技术、电子商务技术、销售时点信息系统(POS)、电子自动定货系统(EOS)等先进的技术。因此，要采用适合的软件来作为支持新的业务流程的平台。目前，针对LRP的管理软件几乎没有，需要通过对ERP软件的改造获得，而ERP软件在功能拓展、易用性、稳定性、信誉、价格、售后服务等方面都可能存在较大的差异，这就要求图书馆权衡利弊，慎重行事。考虑的问题包括：分析图书馆的需求，哪种软件能对这些需要进行满足，软件的技术路线和技术特点，服务质量，咨询专家的意见，等等。

3.3 图书馆供应链重整

供应链重整是指在调研的基础上，按照供应链系统中流程接口的要求，从发展的角度提出适合的管理模型，使图书馆供应链中不同业务流程达成一致协议。第一，图书馆根据供应链中存在的问题，制定新的战略目标或工作改进目标。第二，评价供应链成员(包括图书馆内部和外部两个方面)，选择新的供应链成员。这当中，图书馆战略目标的制定是个关键，只有在科学、明确、可实现的战略目标的指导下，才能判断供应链成员同图书馆要求的差距，才能对供应链成员进行取舍，并对新的供应链建模。

3.4 图书馆业务流程重组

供应链重整将从现实上改变图书馆的业务流程，因而必然对流程重组提出新的要求。按照LRP提出的战略目标和供应链管理的原则，图书馆一方面要从整体上设计更加优化的供应链系统，另一方面要对供应链成员中的具体业务流程进行再造和重组。图书馆业务流程重组的绩效要通过实践来检验，以科学的评价体系和方法来判断，并非如现在许多图书馆只是增加、减少或组合若干个业务部门那么简单。

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