加强高校实验中心档案建设和管理的思考

陈　凯　吴水娟

摘要：高校实验中心的档案管理工作的标准化、规范化建设，是全面提高实验教学管理水平的重要保证，是其在高校教学和科研中更好地发挥作用的重要条件。目前，高校实验中心的档案建设与教学科研的要求存在着许多不适应的地方，需要在“提高认识，加强领导；健全制度，明确职责；完善机制，规范管理；重视培训，提高素质；开发技术，提升质量”五个方面加以改善。

关键词：高校；实验中心；档案管理；规范；措施

中图分类号：G271.3 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）08—0056—02

高校实验教学中心是开展素质教育和创新教育，培养具有实践能力、创新能力和创业精神的高素质人才的重要基地，是实现资源共享、提高办学效益的重要途径，也是增强高校办学实力和社会竞争力的重要标志。[1]为进一步提升高等教育质量和科研水平，促进高素质人才培养，各高校都十分重视实验教学中心建设工作，而实验中心档案管理工作是实验室管理和建设标准化、规范化的重要标志，是做好实验室工作、全面提高实验教学管理水

平的重要保证，是高校教育管理的重要组成部分，是高校建设与发展中不可缺少的一项基础性、长期性的工作。

一、加强高校实验中心档案建设和管理的重要性

实验室档案是实验教学管理中不可缺少的一部分，是实验室建设和发展的真实记载，是实验教学、科学研究及管理经验的结晶，直接反映高校的教学质量、科研及管理水平。[2]

1.实验中心档案是教学科研活动的重要保证。实验室档案反映了历年来教学研究和科研项目的内容及研究过程，资料丰富，可以为科研立项提供很好的素材，也可为相关统计分析提供原始材料。另外，还能为科研实验所需的大型精密仪器设备的安装调试、使用及维护等提供指导。

2.实验中心档案是实验教学改革的重要依据。实验室档案是实验教学经验的结晶，是通过零散资料的收集和整理归档而成，它可以为实验教学的改革提供依据。如实验项目及实验方法、手段、考核办法等实验课程体系及学生反馈意见和建议每年都通过文字记录下来，并进行归类整理后保留下来。学生反馈的意见和建议有助于我们不断改进实验教学方法，从而不断提高实验教学质量；另外在制定新的实验教学计划之前对历年的实验项目、实验方法、实验手段的记录进行分析研究，有助于探索一套更合理的实验教学方法。[3]

3.实验中心档案是教学评估的基础和支撑。高等院校在教学评估的自评报告要对学校近几年办学条件、工作经验和教学成果进行实事求是、全面准确、系统地反映，其中包括了实验室建设状况、仪器设备的先进性及其利用情况、实践教学等。实验中心的档案材料如收集齐全、整理规范、保管得当、利用方便，就能为教学评估相关指标体系和观测点的内容提供全面、准确和翔实的佐证，是教学评估自评报告强有力的支撑。

二、实验中心档案建设和管理的内容

实验中心档案内容可根据实际情况进行收集整理，笔者根据自己的工作经验认为主要有以下几方面：

1.实验教学工作档案。实验教学工作档案主要包括：（1）实验教学大纲、实验教材、讲义、实验指导书等。（2）每学期实验教学计划安排表。（3）实验项目的更新、改造与淘汰等资料。（4）各实验室实验项目一览表。（5）实验室开放档案，包括：开放实验申请表、开放实验记录、开放实验成果（或科技创新成果）、每学期各实验室开放情况统计表及每学期开放实验项目情况统计等。（6）学生实验报告。（7）实验室使用记录本，包括实验室运行、开放、大型仪器设备使用登记本。（8）实验执行情况档案，包括：每学期综合性、设计性实验情况一览表及每学期各课程实验开出情况一览表。（9）每学期各实验室、仪器设备利用统计表。（10）为基层实际工作部门提供服务、办案等情况。

2.实验室建设与管理档案。实验室建设与管理档案主要有：（1）实验室建设规划。（2）实验室的建立、改建等相关材料。（3）实验室基本情况，包括实验室名称、房号、面积、功能等内容。（4）实验室管理规章制度。（5）实验室安全卫生检查记录等。

3.仪器设备管理档案。仪器设备管理档案包括：（1）仪器设备申购计划及工作完成总结。（2）仪器设备资产表。（3）仪器设备报废、报损、调剂等报告及批复。（4）仪器设备维修记录。（5）大型精密贵重仪器设备技术档案，包括：仪器设备申购时的可行性报告，购买合同和发票等复印件，设备进口过程中有关的技术商务文件，安装调试记录及保修单，使用说明书及随机技术资料，验收报告及文件材料，索赔来往函及结果文件，技术改造和开发过程中形成的技术文件材料，仪器设备使用、维护、维修等记录本及重大事故的调查分析及处理意见。

4.实验人员业务档案。实验人员业务档案主要包括：（1）实验人员的基本情况表。（2）人员进修、培训及锻炼情况表。（3）研究成果及发表论文情况表。（4）获奖情况：获奖证书复印件或文件。（5）每学年实验指导老师一览表。

5.其它档案。主要包括：（1）上级部门有关实验室建设、管理的法规文件。（2）实验中心工作计划与总结。（3）消耗品购买、领用等相关材料。（4）经费预算、各实验室实验开支费用等情况。

三、实验中心档案建设和管理中存在的问题

目前部分高校对实验中心的档案建设十分重视，在学校教学工作中发挥了积极的作用，提升了实验中心的整体管理水平，推动了实验教学的改革，促进了实验教学质量的提高。但仍有部分高校对实验中心的档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：

1.没有设立专门的资料室。有的高校没有设立专门的实验中心资料室（或档案室），更没有设专人进行管理和收集，导致实验中心档案收集工作不规范、不全面，不能在以后的工作中发挥其应有作用。

2.档案工作制度不健全。实验中心档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，实验中心档案建设和管理工作无章可循，随意性较大。

3.档案工作意识不强。实验中心的档案工作中，一方面需档案管理人员进行及时收集、整理和归档，另一方面需实验室每位工作人员在实验教学、科研过程中对活动进行记录，对资料进行收集和积累，并及时上交档案管理人员。而目前，高校实验室工作人员普遍对档案工作的重要性认识不足、档案意识普遍较差，造成许多有价值的实验室资料丢失，给后续教学科研工作带来了不良影响。

4.缺乏专业档案管理人员。有的高校的实验中心档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，兼职人员没有

经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。

四、加强实验中心档案建设和管理的措施

1.提高认识，加强领导。学校领导不仅要重视实验室的硬件建设和人员培训与管理，而且也应切实重视实验室档案管理工作，健全机制，加强领导，并在各方面给予支持。其要做好宣传、教育工作，使全体实验室工作人员牢固树立档案意识，充分认识实验室档案工作的重要性，并积极配合和支持档案资料搜集整理工作，把实验中心档案建设和管理工作真正落到实处。

2.健全制度，明确职责。任何工作的顺利开展都少不了相应规章制度的规范和约束，实验中心档案工作也不例外。学校应根据自己的实际情况，制定并不断完善实验室档案管理工作的各项规章制度，明确职责，使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。实验室档案工作必须纳入工作计划，纳入管理制度及相关人员的职责范围，并作为年度业绩考核依据之一。

3.完善机制，规范管理。高校实验中心应设立专门的资料室（或档案室），并配备相应的硬件设施，为做好实验中心档案管理工作提供物质保障。同时还应设专人管理，档案的管理需一定的专业知识，如不具备专业知识，就不知如何收集、整理、归类、编目；而且，收集、整理与管理档案是一项长期而细致的工作，这就需要设专人对实验室的档案进行管理，以确保档案的规范性、完整性。加强实验中心档案建设和管理工作，目的在于充分开发利用实验室档案信息资源，使其更好地为学校的建设、管理、教学、科研服务。实验室档案管理人员在日常工作中必须按照学校的要求及有关评估指标体系，认真收集整理好档案，把真正有价值的资料保存下来，科学管理，确保其在学校的各项工作中充分发挥作用。

4.重视培训，提高素质。实验室队伍建设是实验室档案建设的关键，只有建设一支高素质的实验室队伍才能很好地完成实验室档案的工作。加强实验室人员在档案管理方面的知识培训，不断提高实验室人员在档案管理方面的素质，并通过和其它高等院校的交流找到自身的差距和不足，进一步提高和改进。

5.开发技术，提升质量。随着高校教育体制改革的进一步深入，实验室档案管理从原来传统方法发展到信息化、数字化、现代化的管理方法成为必然，同时，科学技术的进步为这一发展提供了保障。我们要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立实验中心档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升档案管理的质量，更好地为实验教学和科学研究服务。

实验室档案记载了实验室工作人员的教学、科研思想、方法和经验，为教学、科研改革和教学科研评估、专业申报等提供原始资料，为保障高校的教学和科研，发挥着不可替代的作用。随着高校实验室档案建设和管理的规范化，它将发挥越来越重要的作用。

参考文献：

[1]陈兆夏，吉东风，景桂英等．构建高质量实验教学中心 培养高素质农业人才[J]．实验室研究与探索，2008，(1)：89-91．

[2]张萍，李咏梅. 高校实验室档案管理[J]. 南阳师范学院学报，2003，(2)：117-118.

[3]李程，何爱桃，陈新，周艺．规范高校实验室档案管理探讨[J]．山西医科大学学报（基础医学教育版），2006，(3)：318-319．

（责任编辑/彭巍）