当前高校收费管理内部控制存在的问题及对策

[摘 要]近年来,伴随着招生规模的扩大,学费收入已经成为高等学校自筹经费的主要来源,实现高校战略性发展的重要保证。本文针对当前高校收费管理中内部控制存在的问题,提出一些具有针对性的解决措施,以保证高校收费的健康、有序发展。

[关键词]高等学校 收费管理 内部控制

作者简介:黄智杰,1978年7月出生,男,籍贯:福建莆田,现工作于四川南充西华师范大学计财处,管理学学士学位,在读硕士,会计师。

近年来,伴随着招生规模的扩大,学费收入已经成为高等学校自筹经费的主要来源,实现高校战略性发展的重要保证。但长期以来,高校只重视财务管理的内部控制,忽略收费管理的内部控制。如何保证各项费用及时、准确、足额入库,保证学校收入顺利流入,就成为当前高等学校财务工作的一项重要内容。

一、当前高校收费管理内部控制存在的问题

当前随着计算机收费在高校的普遍实施,收费工作量减少,管理水平有所提高,但也给内部控制提来了一些新的挑战,使其面临了一些新问题。

(一)岗位设置不合理,未能实现不相容职务的分离

现在高校信息化水平的提高,加之会计人员有限,部分高校只设置一名工作人员负责全校的收费管理工作,开票和收款岗位合二为一普遍存在,有的学校一个人既负责应收款操作,又负责收费业务操作,现金收入岗与汇总岗未分离,未设置收费复核和稽核岗位,没有满足不相容岗位相分离、相制约的原则。

(二)业务流程设计不合理,未能实现有效控制

现在各个高校收费种类繁多,标准复杂,不少培训费、辅导费、考试费、联合办学学费等等,由二级学院和其他部门代收。由其他部门代收费能减轻财务部门的工作量,解决财务人手不足的问题,但是代收费太多,容易使大量的资金滞留在各二级单位上,形成“小金库”的温床,不能得到有效控制。收费管理与学籍管理等其他环节相脱离,学生转专业、休学、复学、退学等情况,业务流程上未涉及,造成了费用少收、漏收,致使学校收入流失。

(三)资金控制不到位,管理环节薄弱

现在大部分高校依然采用现金和刷卡为主的缴费方式,票款未分离。由于现在各个高校学生数量多,收费对账工作量大,既开票又收款,容易出现收费工作人员“开了票、收了钱、不做账”的舞弊现象。各项培训、考试费用由各部门代收,未能及时上交到财务部门,部门坐收坐支,挪作他用。收费管理的重点不在资金控制上,造成学校收入的流失和资金效益低下。

(四)票据管理不完善,配套措施不完善

现在有的高校未对票据进行专管,没有对所有票据进行分类登记,未设置票据专管员,负责票据的领购、发放、缴销,并对票据使用情况进行监督。各个高校都有联合办学,各个办学点领用高校的票据,没有完善的票据管理制度,就容易出现“未按规定用途使用票据,擅自设立收费项目,违规收费”的现象。

(五)财务收入核算与收费管理脱节

现在由于财务系统和收费系统相互独立,两者数据类型和核算方法不同。财务收入核算实行收付实现制核算方法,只核算已收学费,未反映到缴费个人明细。而收费系统不仅包含已收学费、应收学费、减免学费等信息,而且包含各个学生的费用明细。由于两个系统未实行有效连接,这种差异加大两者的对账工作量,增加了内控制度的难度。

二、完善收费管理内部控制的一些具体措施

(一)合理设置岗位,使不相容职务相分离

建立合理、严密的收费系统的组织结构,完善岗位责任控制,合理分工,明确职责,确保不相容岗位相分离,各岗位之间相互监督、相互制约,权责分明,将风险降到最小程度。具体来说,实行开票和收款岗位相分离,应收款、减免处理与收费业务岗位相分离,票据管理与收费业务岗位相分离,收费业务与收费记账业务相分离,使收费工作相互牵制、相互制约,真正达到不相容职务相分离。在此基础上,应设置收费复核和稽核岗位,对收费全过程进行有效监控。

(二)完善收费业务的流程设计,特别是资金控制

各个高校应根据自身特点,合理设计收费管理的级次,在条件允许的情况下,应尽可能减少管理的级次,使各种收费在学校财务的控制下。重点应落实到资金的控制上,在具体业务流程上,对涉及到收费的学生降级、转学、开除、休学、复学等特殊异动情况,应积极协调各相关部门,增加“结算费用”的环节,使收费管理流程能够真正涉及。另外,各个高校应加强对催缴欠费的流程设计,形成一条人性化的、行之有效的欠费管理模式。

(三)完善收费管理相关配套制度,特别是票据管理制度

收费管理的配套制度,包括学籍管理、学费减免、收费奖罚、票据管理等制度。不断完善这些配套制度,特别是票据管理制度,涉及具体收费业务,应该首要完善。高校收取行政事业性收费时应使用财政部门印(监)制的财政票据,在收取服务性收费时则使用相应的税务发票。设置票据专管员岗位,加强收费票据的管理与检查,严格收费票据的领用和核销制度,核销时应审核票款是否相符、是否按规定项目收费等等。

(四)建立收费管理资料的归档制度

由于现在高校普遍采用计算机收费,应建立相应的数据档案管理制度,数据档案包括纸制和电子档案,每年定期打印收费系统中的资料,装订并归档管理。收费系统应由专人负责定期备份数据,定期检查、复制数据,双硬盘双重备份,分开存放,注意防火防潮,以免同时毁坏、无法恢复。

(五)开展收费管理的账务核对和事后稽核工作

学生收费系统通常是单人操作,一般不具备账务系统的岗位牵制制度。学生收费系统与财务系统是相对独立的两个系统,收费系统的学费应收数、欠交数、减免数无法在财务系统中体现出来,因此有必要进行定期复核和不定期稽核工作。将收费系统的收费数据与账务系统相应的收费科目金额进行核对,收费票据存根与账务系统中收费金额和收费系统中收费金额进行核对。

总之,高校收费内部控制是一项长期艰巨的任务,需要有关部门相互协调、互相配合共同完成,定期对收费管理的内部控制问题进行监督检查,以及时发现存在的问题,提出改进措施和建议,从而完善高校收费的内部控制,保证收费的健康、有序运行。

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