档案的实体分类与信息分类的关系

陈　新

关键词：档案实体分类；档案信息分类

摘 要：通过对档案实体分类和信息分类概念的介绍及对两者联系、区别的分析，得出二者是不能替代互相补充的关系。

中图分类号：G251文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2008）06-0023-03

从事高校档案工作几年以来，一直会遇到这样的问题：如何给一个部门实际产生的档案进行分类？本文通过对档案实体分类和信息分类关系的分析，对这个问题进行探讨。

1 档案实体分类

1.1 全宗、立档单位、档案实体和档案实体分类的概念

“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”[1]。“形成全宗的机关、组织，称为‘全宗构成者……在我国，‘全宗构成者与‘立档单位一直并用。”[2]“档案实体，即档案原件，是由档案内容和载体构成的原始形态的历史记录。”[3]“档案实体分类，是对全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，根据其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体”[4]。

1.2 档案实体分类的层次

根据分类范围不同，档案实体分类可分为三个层次：“第一个层次，即宏观分类，也就是对国家现存的全部档案进行分类；第二个层次，即中观分类，即各档案馆对所藏档案，按时期、按全宗所进行的划分；第三个层次，即微观分类，也就是各全宗内档案的分类”[5]。

对于第一个层次的实体划分，主要是从政府职能分工的角度，以行业的划分来划分我国的全部档案。以教育部门为例，国家教委就制定了针对全国高等院校的《高等学校档案实体分类法》。各行业都制定了适合本行业的档案实体分类法，并且通过这些分类法，把国家现存档案进行了行业划分。第二个层次的实体划分是针对机构而言。在同一历史时期，不同的机构就是不同的全宗。对于同一机构，不同的历史时期，如果曾有过合并、撤消等组织机构变动，那么合并、撤消前的机构自成全宗。相对而言，第一、二个层次的实体分类比较笼统，是粗线条的。第三个层次的实体分类是具体到了一个全宗，具体到某一个全宗内的每一个保管单位或每份文件。

2 档案信息分类的概念

“档案信息分类，是对档案实体所记录的信息内容进行分类。”[6]我们以《中国档案分类法》为例，“它是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为分类基础的……”[7]职能分工是属于档案内容分类的范畴，因此它是档案信息分类法。它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体、G文化、教育、卫生、体育、H科学研究、J计划、经济管理、K财政、金融、L贸易、旅游、M农业、林业、水利、N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业、S环境保护、土地管理、T海洋、气象、地震、测绘、V标准、计量、专利，共十九大类。在政治上，它概括了国家的全部职能；在文化上，它与人类知识分类是一致的，反映了一切知识门类；在经济上，它反映了经济的各个领域。通过《中国档案分类法》我们可以看出，它是对档案内容多角度、全方位的分类。这就是信息分类的特点。

3 档案实体分类和档案信息分类的关系

3.1 两者之间的联系

（1）分类对象一致，都是档案，而且都涉及到档案所记述的内容；（2）分类原则一致，都是遵循从总到分这一逻辑原则；（3）分类目标一致，都是力求通过分类，使档案有序、易于管理。

3.2 两者之间的区别

（1）分类范围不同。档案实体分类面对的是同一形成单位形成的实实在在的档案，它是一种纵向、线形的分类；而档案信息分类面对的是档案中所记载的具体信息，它打破了档案形成单位的界限，按照同一内容、同一主题、同一职能来进行分类。所以它是一种横向、非线形的分类。（2）在档案管理学中所处位置不同。档案实体分类属于档案管理学中“馆（室）藏档案的组织”部分。对档案实体的管理包括档案的收集、整理（分类、立卷、卷内文件排列等）、鉴定、保管。档案信息分类属于档案管理学中“档案检索与服务”部分，对档案信息的管理主要是著录、标引。（3）分类要求不同。档案实体分类主要遵循来源原则。“来源原则是指按照形成档案文件的机关整理档案的理论”[8]，把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理。档案的实体分类，特别是档案馆内档案的整理分类，主要遵循档案文件之间历史联系的原则。（4）作用不同。档案实体分类的作用主要是固定档案的物理位置、组织馆藏、便于档案人员管理库房和提取案卷。档案馆对档案的实体管理，主要表现在对档案的收集、整理、鉴定、保管四个环节上。以高校档案管理为例，目前实行的是部门立卷，就是形成档案的部门对档案进行分类、整理，每年将上一年的档案移交进学校档案馆（室）。这样做的好处是部门比档案馆更了解自己工作的实际情况，在分类整理本部门档案时更能保持文件材料的天然联系。对进入学校档案馆（室）的档案已经是以卷为单位的档案了，档案馆再根据馆藏位置，把某部门移交的档案放到相应的大类下、相应的机构中。如果用档案信息分类法，例如《中国档案分类法》的体系，把一个档案馆的各个机关的档案混在一起，首先按照“中国共产党党务”、“国家政务总类”等类目进行整理分类，这样做存在两个危害：第一，破坏了部门立卷的原则。所有部门的档案都要先以文件的形式交到档案馆，由档案馆工作人员进行分类立卷，这样就增加了档案馆的负担。第二，由于档案馆工作人员不了解部门工作的实际情况，只以《中国档案分类法》的类目来划分部门的文件，打乱了文件之间的天然联系，致使馆藏档案秩序发生混乱。所以，档案信息分类不能用来组织馆藏。

“档案信息分类主要是为了深入开发档案信息资源、充分揭示档案内容、统一组织档案的分类目录，为利用者提供最佳的检索条件，实施全方位检索查阅而进行的信息管理。所以这种分类要求克服馆藏结构的局限性，最大限度地满足人们超越保管单位利用档案和实现资源共享的需要，打破全宗、年代、组织机构等限制，首先按档案内容进行分类，将反映同一内容的档案信息集中在一起。”[9]

通过对档案实体分类和信息分类区别的分析可以看出，“实体分类主要是面向档案工作人员的工作目录，不是面向利用者的读者目录而信息分类是从档案的信息角度而言的，能够让利用者更加系统和准确地利用档案资料”。[10]二者之间是无法统一、不能替代的。

3.3 档案实体分类与档案信息分类的互相补充

本文的开头提出了分类难的问题。难在何处呢？我们以某高校图书馆某年形成的档案为例。按照《高等学校档案实体分类法》的规定，图书管理工作属于行政范畴，图书馆的归档范围如下：

序号 类 目名 称保管 期限

1．上级有关档案、图书、博物工作的文件 长期

2.档案、图书、文博规章制度 长期

3.档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长期

4.档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久

5.档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长期

6.档案馆指南、全宗介绍 永久

上面就是有关图书馆归档时所能参照的实体分类规则。我们也来看一下，某高校图书馆某年实际向档案馆移交档案的案卷目录：

1.某年统计报表

2.某年工作计划

3.某年工作会议纪要

4.某年图书馆给校领导的请示及批复、同校内各部门的事物往来材料

5.某年图书馆发现《某某传记》有关材料

我们可以看出，只有1、2两卷是图书馆归档范围中要求的，其余都不是。但作为档案馆也不敢说归档范围中没有的，图书馆就可以不交。因为规则是死的，实际工作是活的。有些内容归档范围中没有列出，可在实际工作中很重要，那就要实事求地保存，例如第4卷。有些是当年突发的重要事件，它所涉及的档案材料也必须保存，例如第5卷。而有些内容，归档范围中涉及了，可当年的实际工作中却没有进行，当然也就没有相应的材料。这样一分析就会发现一年中图书馆实际生成的档案材料和它的归档范围是有出入的。如果本部门当年形成的文件材料，归档范围中涉及了，那就按照规定来分类就是了。如果本部门当年形成的文件材料，归档范围中没有涉及，而这部分材料又确实有存档的必要，这种情况下分类就出现了困难。谁和谁该分在一起呢？上例中，图书馆某年实际形成的案卷中，第3卷就把当年形成的所有“会议纪要”分成了一类，这样分是可以的，毕竟这些文件材料的共性很明确，保管期限一致。第4卷的内容就要复杂一些，文件材料中有一大部分是本部门上报给校领导的工作请示和领导批复，还有较少的一部分是学校部门之间的事物往来材料。把这些文件组成一卷，分类人员是这样考虑的：如果按照内容分，每一份请示、往来都是不同的事情，没有共性可言。如果按照文种划分，还是共性突出的。虽然与学校各部门之间的事物往来材料，不属于上情下达，但它只有几份材料，单立一卷似乎没有必要，于是就同请示批复放在了一起。放一起是可以的，可立卷人员知道把它们放在了一起，但利用者却不一定这样想，为了今后的查找利用，必须在案卷标题中明确指出，因而也造成这一卷的案卷标题字数比较多。图书馆只是一个相对分类简单的例子，学校的有些部门，例如校长办公室、校工会等部门日常形成的文件材料数量更多内容更丰富。有时候，面对一份份材料，真是无从下手。这就出现了虽然每个单位都有各自的归档范围，可每年分类时都不太明确该如何分类。

我们来做个这样的假设，如果每年归档之后不再会有人利用，档案馆的工作只是保管档案，那在分类组卷时问题是否就小很多呢？我们只是按照部门为单位，从能够装订的角度，把一个部门当年形成的需要归档的所有文件汇总在一起，不考虑内容，每一百份文件形成一卷。或者，我们干脆就不同组卷，这是很容易的。可在实际工作中我们为什么不能这么做？就是因为我们保存档案的目的是为了利用。我们在分类组卷的时候考虑的首要因素是：把这几份文件组成一卷，他们有什么共性？该如何拟写案卷标题？这样写标题，能够概括出卷中所有文件的内容吗？利用者能通过案卷标题明确要查的文件在或不在某卷中吗？所以分类难就难在按照你分的类，既要能用于立卷，又要能用于检索。

我们刚才已经分析了档案实体分类与档案信息分类的关系，前者是用来组织馆藏的，后者是用来检索档案的。我们不能用档案信息分类法来组织馆藏，那我们能用实体分类法来检索档案吗？事实上，通过对档案实体分类而形成的案卷目录同时也是检索目录。笔者从事高校档案工作的几年当中，一直在使用《高等学校档案实体分类法》来指导、收集、整理档案馆的档案，在接待查档中，也是通过案卷目录来为利用者检索档案。没有使用过用于检索档案的《中国档案分类法》来建立其他的检索目录。所以，档案实体分类在一定程度上担当着组织馆藏和档案检索的双重职责。然而通过对分类难的分析可以看出，这个双重职责背负起来是何其艰辛。它在高校档案工作中，除了组织馆藏，也被用来检索档案，主要由高校利用档案的实际情况决定。高校内档案部门的档案来源主要是高校自身的各职能部门，而利用者也主要是这些部门。所以在利用时，主要是各自利用各自的档案。把各自部门的案卷目录用于各自的检索，是很方便的。就算有的案卷标题写得笼统一些，但由于是自己部门交的，基本上熟悉要查找的内容在哪一卷中。鉴于这种情况，每年在指导各部门分类立卷时，尽管面对纷杂的信息，很难归纳，但也总能给归拢起来。反正在查找时，如果“总结”卷中没有，就找找“请示”卷，最后不行还有一卷叫“本部门主要工作材料”。这样做的弊端就是多年之后，随着立卷人员记忆的减退、人员的更替、档案数量的增多，要在浩瀚的档案信息海洋中找到一个凭证、一张照片，单凭记忆或是来回翻卷，绝对是不行的，必须有一种检索功能较强的检索工具。既然档案实体分类法担负“一法两职”力不从心，何不让它与信息分类各司其职呢？《中国档案分类法》是从信息的角度，全方位对档案内容进行分类。档案馆能够利用《中国档案分类法》，对馆藏档案制作出一套检索工具，这对利用档案是十分有利的。

对于承载着各种信息的零散的纸质文件，我们可以先利用档案实体分类法为文件材料归类。归类时，实体分类法中有规定的，应严格执行。对于未做说明的，则主要遵循档案工作规范中规定的客观性、逻辑性和实用性要求。在这个前提下，分类可以有一定的灵活度，案卷标题可以具有很高的概括性。为了解决利用者检索的问题，我们可以利用档案信息分类法，对案卷，即文件集合体中每份文件记录的信息做详细的标识。信息分类法从信息的角度进行了非常详细地分类。我们可以通过给每份文件类号的方式，制作出机读检索卡片，卡片中注明文件所在的案卷号。条件如果允许还可以把重要文件全文扫描进电脑，实现与机读检索卡片的连接。这样就可以解决利用者从多角度利用的问题。

随着信息技术的发展，许多高校都在进行信息管理系统（MIS）的建设，网上行文是大势所趋。那时，上传下达的文件本身就是数字化的，人们会越来越少地利用档案实体。随着电子文件法律效用的确定，可能只有很少的文件需要用纸质材料保存，档案实体的归档范围将被重新界定，档案实体分类就不会像现在这么难以把握。当前，数字档案馆建设成为了热门话题。数字档案馆就是要打破馆际之间的物理界限，打破卷宗对档案信息的束缚，实现通过计算机对档案信息的检索、阅读。在实现数字档案馆的过程中，档案的信息分类将起到很大的作用。

参考文献：

［1］［2］［4］邓绍兴，和宝荣．档案管理学［M］．北京：中国人民大学出版社，1989.

［3］ 吴宝康，和宝荣，丁永奎．档案学概论［M］．北京：中国人民大学出版社，1988.

［5］ 泰国经．档案学文集［M］．北京：档案出版社，1990.

［6］［7］［9］张红．论《中国档案分类法》的职能［J］．河南图书馆学刊，1998，（2）.

［8］ 韩玉梅，张恩庆，黄坤坊．外国档案管理概论［M］．北京：档案出版社，1987.

［10］ 孙风梅．浅谈档案分类法［J］．濮阳教育学院学报，2000，（1）.