高校图书馆图书采购招标评价指标研究

姜　巍　毛忠行

关键词：文献资源建设；图书采购；招标

摘 要：将高校图书馆图书采购评标指数分解为表达书商折扣的经济标和反映书商服务的综合标，并进行了分析、研究，为在图书采购招标中选择综合实力强、能够为图书馆建立良好藏书体系的书商，提出了具有可操作性解决方案。

中图分类号：G256文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2009）01-0020-03

目前，高校图书馆均在图书采购中实行公开招标，但由于图书采购与物资采购、工程招标的特点不一样，因此对于书商的评价标准有着不同的选取，从而影响到图书馆藏书质量和藏书结构。科学地选择书商是高质量完成图书采购的重要前提。本文拟对图书采购招标中评价指标（即对书商的评价标准）进行研究、探讨，以期对实践有所裨益。

1 在图书采购评标过程中需要明确的问题

1.1 明确图书采购招标主导权

在图书采购招标中，招标机构一般是高校的招标领导小组，招标工作的运行、评标委员会的组成、评标标准等都是由他们决定的，图书馆难以获得主导权。由于他们对图书馆的基本业务和图书出版发行的情况不了解，往往将图书馆采购与学校的物资采购和工程建设招标等同起来，对于图书采购业务的简单化认识使他们容易仅仅关注折扣。图书馆应该主动参与到采购招标中去，向评标人员介绍图书馆业务工作、图书出版发行的特点，以及会对图书馆藏书建设的影响等，从而引导选择符合图书馆文献资源建设的书商。图书馆不是去“操纵”招标，而是去引导招标。

1.2 选择合适的评标方法

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定，货物服务招标采购的评标方法分为最低价评标法、综合评分法和性价比法。很显然，由于图书采购的特点不同于一般商品采购，主要涉及供货品种、到货时间、订到率、订全率、价格优惠及图书专业数据、加工服务等内容，因此，图书采购招标的评标方法应选用综合评标法，既要考虑书商给予的图书折扣，也要考虑书商所能提供服务的水平，实行综合评分高者中标的原则。

1.3 图书采购的特殊性

图书采购的特殊性，首先表现在图书采购的不确定性，图书的出版发行是一个有序的、漫长的过程，招标时只是对图书作宏观的、概括性的描述，而无法用一种规范的、明确的语言来规定所提供图书的具体细节，包括书名、作者、出版社、出版时间等信息；其次表现在对中标书商实现合同约定的不确定性，图书采购的完成必须依赖于中标书商的采购实力、图书配送速度等因素，选择一个具有强大业务能力、能按图书馆采购要求提供相关服务的中标书商无疑是图书采购顺利实现的一个基础条件；最后表现在图书采购过程中监督的不确定性，由于图书折扣、图书出版发行、书商供货能力及服务水平等无法进行实时检查、监督，给图书采购造成了一定的风险。

1.4 中标书商数与图书采购合同期限

首先，尽量避免只选择一家书商，以保证有全面的图书来源，避免造成个别专业的缺口，达到分散购书风险的目的。购书经费在100万以下，选一主一辅书商为宜，100万以上，可根据书商的供书能力和代理出版社的多少，优选数家书商。其次，是否设置标段，或者说标段如何设置，要根据购书经费来确定，可按图书类目分为社科图书、自科图书，也可按出版社划分标段。最后，关于图书采购期限，由于图书（特别是专业图书）出版情况比较复杂，图书出版品种、出版时间往往无法掌握，同时考虑到减少书商的短期行为，可适当延长合同期限，以2~3年较为适宜。

1.5 购书经费与招标金额

目前，图书采购的招标一般都采用一个标的选取多家书商，再根据不同书商的特色及服务，分解购书经费，决定采购的数量。但对于高校图书馆来说，这仍是远远不够的，由于图书招标采购采取的是图书预订为主、现场采购为辅的方式，所以有时读者急需的教学参考书、考研用书、科研用书，或者一些畅销书、热门书、考试资料、计算机类的图书和一些会议文献、内部资料等无法及时购入，影响到了读者的阅读。因此，可考虑预留一部分经费作为零散采购，或者可规定5万元以下的自购金额，不必通过招标，从而给图书馆一定的图书采购自主权。

1.6 书商折扣与图书馆所需服务的平衡

图书折扣是许多图书馆在招标时非常看重的一个指标。通过采购招标获得较好的购书折扣是招标的目标，它可使图书馆有限的资金发挥最大的作用。图书馆寻求的是满足多层次读者需求，优惠的价格不是图书馆采购的最终目的。如果图书馆没有获得所需的图书资源，读者不能借阅到所需的图书的话，就是再优惠的价格，意义也不大。因此，图书采购招标必须明确高折扣率并不是图书馆选择书商的惟一标准，制定书商为图书馆提供相关服务的内容和质量标准，找到书商所能给予的最大优惠条件与书商所能提供的最好服务的平衡点，尽可能选择资信优良、服务质量好的书商，为图书馆提供高质量的藏书和高水平的服务。不要因过分地强调折扣，使中标书商提供的服务大打折扣，造成图书质量、服务质量和图书订到率等方面的问题，从而严重影响图书馆的正常采访工作和文献资源建设。

2 经济标分析

图书采购评标指标可以分成两部分：关于图书折扣的经济标和关于书商服务的综合标，各书商总评分为100分，经济标和综合标各为50分。

2.1 经济标的计算方法

取各书商折扣的平均值为最优折扣率，投标折扣率每高于最优折扣率0.5个点扣2分，低0.5个点扣1分。例如经统计平均扣率为27，与平均扣率相同书商的经济标可得50分；书商甲的扣率为28，他的经济标得分为：50—(28-27)/0.5×1=48分；书商乙的扣率为26，他的经济标得分为：50—（27-26）/0.5×2=46分。

2.2 说明

（1）图书采购的评标显然不能简单地取最低折扣，但不同的计算方法效果是相差很大的。通常的做法是根据各投标人的平均折扣作为参考基准，再根据与平均折扣相比，折扣每增加或减少0.5%，得分加减若干分。由于投标人投标的自由，无法事先限定其投标的折扣，通过扩大高低分差，可以起到遏止恶意报价的作用。（2）在投标竞争公开、日益激烈、图书市场日趋成熟的情况下，各书商的投标折扣有下降趋同的现象，而服务的差别相对较大，因此实际上服务分值对中标影响更大。图书采购利用招标的方式将图书扣率提高，从而节约了图书馆的购书经费，但是折扣越高往往对图书订到期率、订全率的影响越大，很容易造成图书馆订货量与到货量的失衡。对高校图书馆来说，折扣和服务都很重要，没有服务质量的折扣毫无意义。

3 综合标分析

综合标是对书商的资信、服务水平进行的综合评价，总分为50分。打分的依据是：⑴书商在标书中承诺和相关证明；⑵评标小组对书商实际考察、向其他高校图书馆征询的结果，它的采信度高于书商的承诺；⑶对书商相关服务实际操作的现场考核，包括网站情况、预订目录的制作、编目数据的著录、图书个别加工等项目；⑷评标专家对书商的印象。综合标可分解为如下内容。

3.1 企业基本情况（10分）

3.1.1 资质证书、注册资金（2分）

评分内容：注册资金满200万得满分，每少20万扣1分。

说明：⑴书商的资质和诚信状况是能否履行合同的前提。有实力的书商能够较好地履行合同，可作为长期的合作伙伴，而没有诚信的书商，其履行合同的能力值得怀疑，会造成图书的订到率、订全率较低，编目数据质量较差，因此，对书商资质和诚信的要求是招标要求中不可或缺的内容。⑵招标书中往往都对书商的注册资金设定具体了要求，其目的是保证书商具有相当的经营实力，但问题实际上并不这么简单，由于历史原因，若干年对于注册资金要求相对不高，书商中有一些是长期专门从事高校图书馆服务的，其工作经验丰富、服务能力强、数据规范，由于体制原因无法增资，因此对于此类书商，应适当予以放宽，以免将优秀书商拦在参与竞争的门外。考察书商的经济实力应由会计事务所审计的财务报表、银行出具的资信证明等作为主要判断依据，并且是连续数年的数据，这样才更为合理和权威。

3.1.2 订户情况（3分）

评分内容：与本省高校图书馆合作满10家得满分，每少2家扣1分。

说明：高校图书馆在图书采购上有很大的共同点，因此与书商有业务来往的高校图书馆越多，说明书商为高校图书馆服务的能力越强，可靠性越高。

3.1.3 出版社合作情况（5分）

评分内容：与出版社合作满50家，且包含图书馆所列重点出版社的得满分，每少5家扣1分。

说明：高校图书馆对出版社的选择上要求很高，一般来说，高校图书馆采购的专业图书有80%以上来自于20%的的重点出版社，这是书商关注的重点，但为了保证图书的订到率、订全率，书商也必须在中小出版社的业务联系下功夫。

3.2 服务质量及承诺（40分）

3.2.1 正版图书保证（2分）

评分内容：有承诺者满分。

说明：书商必须承诺不能提供任何盗版图书，图书馆一经发现书商有提供盗版图书的行为，除要求书商无条件调换外，还将对书商给予书价10倍的罚款，并承担由此引发的一切法律责任，并将拒绝该书商参加下次图书采购的招标。

3.2.2 订购书目到书率（10分）

评分内容：现货图书到书率95%以上、预订图书年到书率90%以上得满分，减5%扣2分。

说明：⑴图书订到率和到书期限是图书采购的重要指标，它体现了书商的综合实力。有实力的书商信誉较好，到书快、订到期率高，实力一般或较弱的书商到书慢、订到率低。⑵根据图书馆采购计划要求：书商的最低到书率3个月应不低于70%，半年不低于85%,一年不低于90%。如有特殊情况(出版变更、不可测因素)应作出合理说明和回告。⑶对于书商无法采购到的图书，图书馆有权撤销订单，另觅其他采购渠道。

3.2.3 提供符合国家标准的CNMARC数据（8分）

评分内容：科学的内部工作流程、较高的编目人员职业素质、数量、符合国家标准和CALIS标准的编目数据，每点2分。

说明：⑴图书馆普遍要求书商提供图书的CNMARC格式编目数据，以便于图书馆编目人员生成馆藏书目数据库，从而降低图书馆编目人员的劳动强度，提高工作质量与效率。这是考察书商综合服务能力的很重要的一个指标，也是影响图书馆为读者服务的一个重要指标。⑵科学的企业内部工作流程、较高的编目人员职业素质，是编制高质量编目数据的基础。

3.2.4 物流送货（2分）

评分内容：企业有专门的车辆送货满分，通过货运公司的扣1分。

说明：图书馆对书商有严格的到书期限要求，书商必须具有高效率的物流配送保障，使订到的图书能尽快地送到图书馆指定的位置。

3.2.5 提供全面的电子订购数据（5分）

评分内容：有社科新书目、科技新书目、上海新书目（含高校教材目录）及自己组织的新书书目，有完善的商务平台可提供新书及畅销书目信息，年供新书书目不低于10万种。

说明：预订书目是图书采购的前提条件，公开发行的三目是获得预订信息非常重要的来源，当然有实力的书商也可以编制最新图书的预订书目。书商的综合实力越强，与其建立业务联系的出版社就越多，获取出版社出版信息就越新越全，编制的预订目录的使用价值就越高。对于高校图书馆来说：预订目录的重要性远大于现货目录。

3.2.6 省内及周边地区有专门书库并能组织现采（2分）

评分内容：每一方面各1分。

说明：综合实力强的书商往往可以从众多的出版社获取大量的最新的出版信息，可以建立自己的现货样本库，为图书馆进行现采提供了极大的方便，从而提高了图书采购的准确性和适用性。

3.2.7 免费上门提供新书的个别加工（5分）

评分内容：包括：给图书贴条形码、磁条、盖藏书章，不能提供，或不能上门提供的扣5分。

说明：在市场日益激烈的竞争中，书商的服务工作越做越好，粘磁条、盖印章、贴条码、贴书标等图书个别加工图书馆都交由书商去做了。图书馆节约了人力，提高工作效率。但图书馆必须对书商的加工服务进行必要的检查，以保证质量。

3.2.8 验收及退书条件（3分）

评分内容：非订购图书占购书量0.5%以上，扣除2分；有条件退书的扣1分，无条件退书不扣分。

说明：验收是图书馆对书商采购到的新书进行检查的环节，书商必须提供详细清单，经过图书馆核对清单与实际到书无误后，方可支付书款。在验收中发现的有质量问题的和非本馆订购的图书，书商必须无条件退书。否则会影响到图书馆藏书质量。

3.2.9 其他特色服务（3分）

评分内容：书商承诺提供不在图书馆要求提供的其它特色服务，每提供一项加1分。

说明：书商提供的其他特色服务是指图书采购招标文件未要求书商而书商出于竞争考虑主动提出的其他服务项目，如给图书馆提供活动赞助、赠书、举办学术讲座、为老师购书提供优惠折扣等。

4 事后监督

为了确保书商能按约定提供相应的服务，必须加强事后监督，定期对图书订购和到书情况进行考察，对于考察结果应及时与书商沟通，并向相关监督部门汇报。对于出现的问题要及时加以纠正，直至取消采购合同。

参考文献：

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