对货运代理企业应收账款信用管理的现时思考

马新敏

前言

货运代理业作为一个新兴产业目前正进入新的发展阶段，尤其是在金融危机造成企业融资环境悄然改变的情况下，货运代理市场的竞争更加激烈，代理企业的生存和发展面临着更加严峻的挑战。企业为了扩大市场占有率，大量运用应收账款信用促销，致使应收账款在流动资产中的比重日益扩大随之带来的经营风险也显现出来。因此，制定一套合理的信用政策对加强应收款的控制和管理有着重要意义。

中国加入WTO以后，国际关系日趋紧密，贸易活动日益活跃的同时运输方式也呈现多样化发展，单一的贸易经营者或单一的运输经营者都没有能力亲自处理每项具体业务，因此需要委托代理人为其办理一系列商务手续，避免货物在运输、交割时的信用风险，因此国际货运代理业务应运而生并快速发展，改革开放和“人世”给代理企业代来了极大的发展空间，但同时也存在着诸多问题，如管理水平低下、行业竞争日趋激烈、受经济周期影响较大、呆坏账数额较大等等。本文针对此诸多问题，思考应收账款的成因及总结货运代理企业的管理经验，提出自我观点，以期能为企业管理者实施应收账款信用管理提供更多可供参考的建议。

国际货运代理企业

应收账款管理中的问题

(一)人员流动较大，管理水平低下

近几年来，随着国际贸易的不断扩大，国际货代行业发展异常迅猛，同时同业间的竞争也在迅速加剧，不仅仅表现在抢占市场份额，还表现在人才的竞争。业务人员将开发的客户资源据为已有，独立操作空间大，客户流失问题严重。由于业务人员的变更，业务衔接就出现了问题，欠款的催收成为了管理的漏洞，尤其是那些新成立的或管理不够成熟的公司人员缺乏，基础管理差，欠款管理更为突出。另外，市场瞬息万变，委托方经营风险的存在，也加大了货代业的风险。对于那些管理水平低下企业，业务操作中没有签订合同协议或持有有效的收款证据，日后催收欠款时经常面对人去楼空的尴尬局面，充分暴露出基础管理的薄弱。

(二)片面追求提高业务量

大部分国际货代企业片面追求业务规模，尤其是在成立与发展阶段，为了扩大业务量，制订了以揽货奖金为特点的激励机制，忽视以货主信用控制为主的约束机制。在实践中，业务部门为了完成任务指标，只注重业务量，为揽取货源不顾自身实力，过度放账，而不关注应收账款回收情况，客观上就刺激了欠款总额加倍膨胀。对于一部分存在坏账风险的应收账款，即使公司要求相关部门全权负责催收，但由于没有提前防范，大量款项仍无法及时、全额收回，造成坏账损失。这都是片面追求业务量而忽视款项回收惹的祸。

(三)应收账款的管理制度不完善

1客户信用管理不力。业务部门对开发的客户了解不多，知之甚少，对信用程度资质不是很掌握，为了扩大业务量，选择与其合作，这是一个很普通的现象，这也就埋下了欠款回收难的祸根。

2内部沟通协调不够。大多发展起来的货代企业，或是由于规模的限制，或是因为管理的不到位，应收账款缺乏完整的管理制度，业务部门与财务等部门工作脱节、缺乏沟通。一方面业务部门对信用不好的企业进行盲目的赊销，另一方面财务等部门由于不了解交易细节和客户背景，对费用项目的收取与否不很了解，无法及时确认和督促应收账款的收回，使得应收账款额度大幅增加。

3控制考核不到位。有的企业缺乏风险意识，缺乏考核管理部门的设置，没有制定完整细致有效的考核管理制度，不能及时收回应收账款。往往在应收账款出现问题时业务员仍存有侥幸心理，凭主观经验，而不能及时采取有效的措施，失去了避免风险的有利时机和主动地位，造成更大的损失。

加强货运代理企业

应收账款管理的措施

(一)事前控制

1建立客户档案，开展信用评价。由于企业原先某些部门和业务人员将货主信息据为己有，货主信息零散；企业内部各部门之间缺乏必要、有效的沟通交流；对原有的货主信息未进行及时地更新和修正，导致货主档案信息陈旧等问题普遍存在。因此企业首先必须深入细致地做好客户的资信调查，收集客户资料，建立客户档案。综合所有客户信息，借鉴以前的往来业务情况，尤其是应收账款的回收情况，作为信用评价依据，制定出一套合理的信用政策和信用标准，对客户进行科学的分类管理。可以依据客户的信用评价将客户分为A、B、C类，甚至进行更细的分类。依据信用等级确定是否给予信用，或给予信用金额的大小和期限的长短。对符合信用标准的客户可以采取放宽应收账款的信用标准，对于不符合信用标准的客户尽可能减少与其发生赊销行为，甚至杜绝给予信用这样既能保证维护优质客户，又能减少企业坏账的风险。对于客户的评价分类，业务与财务、质管等部门共享该资源，以作为财务、质管部门监督执行考核的依据。

2签订代理合同协议。为规范管理应收账款，在业务操作时，签订一份科学、合理、内容完整的代理合同或协议显的尤为重要。明确代理双方的权、责、利，避免代理过程中产生不必要纠纷，合作协议可根据具体实践，可签订长期合作协议，也可按照每船一签的原则进行。明确代理方所要提供的服务内容，标准、期限，垫款项目、及垫款的回收日期、代理费的计量、回收等，尤其是代理费用的回收期限更要明确的写在合同协议里。

3开展业务培训，规范业务操作。(1)规费的收取标准，尤其是变更了的收费标准，更应该学习知晓。由于海关、港口、商检等部门的政策随国家宏观调控而变更，具体的业务操作人员应该熟悉新的政策规定，一方面为客户提供更优质的服务，另一方面可以知晓各个往来部门的收费标准，避免漏收客户的垫款。(2)业务操作程序的培训。每个操作人员必须了解整个业务操作的流程，以便于指导自己的实践工作。业务人员应知道自己在整个接单操作过程中哪些需要垫付，哪些需要在垫款以前向客户收取，哪些是在事后收取，还有垫付和收取的标准计量方法等事项。(3)财务部门应加强业务的收款付款程序培训。企业应制定规范的业务收付款程序，对员工进行专业化培训。应明确什么时候收款、分清所收款项的客户、船名、航次、费用项目等；什么时候付款，付款的委托方、船名、航次、费用项目，付多少，付款的依据等，避免工作中因多付款少收款，而造成的应收账款回收风险。

4建立业务台账。建立业务台账是对业务人员加强应收账款风险管理必要的步骤。货代业务操作环节多、关联方多、费用项目多、结算周期长、实施业务台账可以直观简洁的反映业务内容，提高工作效率。如果能同时使用配套的财务软件，无论是业务、财务还是公司决策层都可以随时掌控客户的收付款动态，其具体格式见表1。

(二)事中控制

1建立应收账款预警调度机制。企业可根据单位实际情况，定期举行应收账款的调度会议。公司领导、业务、财务、考核等部门共同参加。业务反映在操作工程中的问题，如客户近期的经营变动、资信评价是否需要调整、资金是否紧张，有无应收账款的回收风险等，在会议上进行讨论审议，用来制定相应对策。财务可充分发挥财务软件系统的作用对各个客户的当前欠款情况，制作欠款表并作出信用评价，并重点客户提出催收意见。欠款报表格式见表2。

2严格控制垫付款程序。(1)企业必须建立垫款的分级审批制度。应收账款管理的主管部门将垫款限额下达给各部门经理和业务人员，限额以上要报总经理审批，实行级次管理，重点掌控。由此，业务人员就会减少签署赊销合同的随意性和垫款操作的自主性。(2)严格执行合同或协议内容。合同一经签订，各个部门都有执行合同的责任和义务。遵照合同进度规定付款，财务部门应担负起责任，全面审核和控制垫款。在执行合同过程中，业务部门由于这方面或哪方面的原因，往往会绕开合同，为客户提供方便。在此种情况下，财务应担负起付款的监督责任。对于不符合合同规定的款项，坚决不予支付，避免出现经济纠纷，致使应收账款无法收回。(3)没有合同的，应制定垫款标准，严格执行。在具体实践中，有的业务客户没有签订合作合同，企业有必要制定业务垫款标准，如规定利润垫款比率，低于该比率则不予垫款；垫款回收时限，提供抵押或质押条件等。业务部门在提请业务垫款时，需要同时提供业务估算单(见表3)。

3严格执行考核制度。加强内部考核，建立健全内部考核制度，是提升管理水平，降低应收账款回收风险的必要保证。为防止业务人员片面追求业务量而滥用赊销手段，公司对业务人员的考核，既要有业务量的指标，也要有到账率的指标，而且要以全额到账作为兑现奖励的先决条件。同时也要制定操作过程的考核办法，对业务人员的操作过程进行严格控制考核，对操作过程中不符合程序规定的现象进行考核，以督促业务人员按照程序办事，避免因业务随意赊账造成应收账款回收困难。对财务人员也要进行考核，考核其是否按照公司的付款程序付款，是否存在，不符合规定的垫款出现，以提高财务的监督力度，从而有利于控制不良应收账款的产生。

(三)事后控制

1建立应收账款催收制度。对于欠款时间长，欠款额度大，存在回收风险大的客户，企业应设立专门的部门或人员，组成催收小组，加强对应收账款的催收。制定出可行的应收账款催收制度，采取灵活多样的催讨方式(如书信联系、电话联系、上门催讨和诉诸法律手段等方式)催讨货款，以设法尽快收回前期欠款。

2定期对客户信用评价进行更新分析。定期召开客户信用管理专题会议，一个月或一个季度一次，对客户的信用额度、信用期限等进行评价，综合应收账款回款情况进行总结与分析，重新确定客户信用评价，以适应变化了的情况。对取得的成绩进行总结，对出现的问题制定相应的对策，落实专人，采取有效措施予以解决。对于信用标准下降的客户，继续跟踪了解，根据发展情况，确定采取何种措施。

当前完善货运代理企业信用管理的现实意义

(一)加强应收账款信用管理可以提高货运代理企业的行业竞争力

一个企业要想在激烈的市场竞争中一枝独秀，没有业务量的提高，没有一定的市场占有率，是不可能实现的。而提高业务量一个重要的手段就是要提高信用销售(赊销)的能力，货代业务更是如此。与现汇结算方式相比，信用结算方式的优势显而易见，委托方可以凭借自身良好的信用充当交易媒介先做业务后付款，给委托方提供了更广阔的发展空间，当然，他们会更喜欢选择这样的运作模式。同时，企业如果能够提供更多更大的信用销售，也就增加了自身的业务量，提高市场占有率，使自己更处于竞争的优势地位。在西方国家应收账款信用结算方式已经成为代理交易中的普遍认同方式。

(二)加强应收账款信用管理可以规避货运代理企业经营风险

使用信用赊销在提高业务量增强企业竞争力方面的作用是有目共睹的。但在我国，由于企业信用的缺失和不足，应收账款信用管理不足会加大经营风险。既要看到信用的优势，又要保持清醒的认识，才是实现经营管理目标的前提。应收账款是现代企业营运资金管理的主要内容，应收账款管理的好坏直接影响到企业资金的用转和经济效益。深化应收账款的管理，这样可以充分的化解和防范企业经营过程中的经营风险，确保了企业正常有序的运做，才能保证企业又好又快的发展。管理好应收账款，有利于加快企业资金周转，提高资金使用效率，增强企业竞争力，从而提高企业的市场占有率，增强企业的竞争力和后续发展能力。在货代企业，广泛存在的垫付款实践中，强化应收账款的管理，意义更为重要。