高校档案电子信息资源的多样性研究

潘　莺　王剑斌

【摘 要】 本文针对现今高校档案电子信息资源的多样性，首先分析了其来源与环境，然后针对性的提出了合理收集利用的解决方案，最后就如何应对现今高校档案电子信息资源的多样性提出了几点对策。第一，加强自身学习，努力掌握电子信息技能；第二，健全电子文件归档和管理制度；第三，积极主动联系学校各相关部门，协调数据库连接的各种可能性和有效性。

【关键词】 高校档案；电子信息资源；多样性

一、引言

近年来，高校的档案数字化建设，由最初的规划设想到如今的实质性应用，已经取得了长足的进步，在学校信息化建设过程中发挥着越来越大的作用。其中，高校环境下的档案电子信息资源呈多样性扩展趋势，档案部门如何实现电子信息资源的最大限度的收集利用，无疑是当前高校档案工作值得研究的一个重要问题。

二、高校档案电子信息资源的来源

高校档案电子信息资源的产生是依托于高校信息化这一大的环境之下，大致分为几大类。其一，电子公文。随着高校办公自动化系统的应用，许多日常的手续繁冗的办公行文可以直接在计算机和网络上办理，从而实现无纸化办公，这一过程中，将产生大量的电子公文。其二，数据库文件。在高校学籍档案管理中，档案部门每年都要为大批查阅者提供大量的学历证明，学习成绩证明，工作量很大，从而导致查询利用者不断增长的需要与档案部门传统的手工服务方式之间的矛盾日益突出。介于此，档案部门要求教务部门提供历年学生信息数据库文件存档，以便开发利用。其三，日常电子文件与数码声像。高校各部门在日常管理工作中，除了电子公文外，还会产生一部分的电子文件与数码声像，此类电子信息资源文件保存在各部门拟稿者和拍摄者手中，不易察觉与控制。其四，档案部门在日常的工作中，对以前的馆藏档案进行机器扫描转换，此时所产生的图像文件。

三、高校档案电子信息资源的收集与研究

1、电子公文的收集

目前高校基于网络化的前提，办公自动化系统以及其他管理应用系统的设计大都运用了B/S结构的设计方案，这就使得各个部门管理应用系统之间有了可连接的基础，其中，办公自动化系统可建立与档案管理系统的数据连接通道，设定归档专用路径，将学校日常办公所形成的电子公文连同附件草稿等一并传输给档案部门，实现实时传输与自动归档。档案部门经与办公自动化部门协商后，明确归档的电子公文格式要求，以保证归档电子公文的安全性与可靠性。

2、数据库文件的收集

数字化校园中各类管理应用系统都会产生自有的数据库文件，档案部门需要与其中一些重要部门挂钩，取得每年的数据库文件并分类存储。其中学籍数据库文件尤其重要。每年的学籍档案的查询都是档案利用工作的重点服务之一，由于档案部门人力物力有限，传统的手工服务方式疲于应付日益增多的学籍查询服务，所以当前不仅要对学籍数据库文件整体存储，还要对其中的数据信息进行剖析利用，直接导入学籍信息到档案管理系统中，以便于档案工作人员通过新型的电子信息服务方式调阅利用，满足广大师生及其他社会部门的需求。

3、日常电子文件与数码声像的收集

高校各部门所需归档的电子信息资源，除了电子公文和数据库文件外，还有其在日常管理工作中产生的一部分电子文件与数码声像，这些电子信息资源的归档需要各部门兼职档案员认真负责，平时主动收集整理，留心存档，在每年档案归档期限前及时上传档案部门。

4、非数字化档案的数字化收集

把以前馆藏非数字化档案或当前非数字化校园环境下归档的纸质文件、视频文件、图像文件等进行数字化处理。一是手工录入，应用于档案案卷级和文件级目录数据库建库工作与少量的原文录入；二是机器扫描转换，采用扫描仪、数码相机等数字化输入设备把档案按原貌逐页存储为图像文件，按照固定条目上传档案系统，实现全文图像管理。

四、应对高校档案电子信息资源多样性的几点对策

1、加强自身学习，努力掌握电子信息技能

档案的数字化建设给传统的档案工作带来了极大的冲击，给档案工作者施加了强大的压力，这就要求在新形势下，档案工作者们要立足于本职工作，转变观念，积极更新知识结构，加强计算机信息技术的学习和操作技能的培训，主动适应新的工作对象、工作环境、工作方式和工作要求。

2、健全电子文件归档和管理制度

电子文件来源广泛，人员复杂，将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行为。各高校应视自身情况制定《电子文件归档管理制度》，对归档范围、归档单位与分工、归档要求做出具体规定，避免出现无人过问或多头管理的混乱局面。为了使各单位主管档案工作的领导和兼职档案员引起重视，要明确把电子文件归档任务列入年度工作考核标准，设定奖惩机制，以便更好地完成各类繁杂的电子文件的归档。

3、积极主动联系学校各相关部门，协调数据库连接的各种可能性和有效性

档案电子信息资源的产生淡化了文书工作与档案工作的界限，进一步密切了档案工作人员和文件形成者之间的关系，档案部门应积极主动联系学校各相关部门，与其管理应用系统建立数据库连接，在保障数据库安全的情况下及时传递数据信息，从数据层面上达到控制其电子信息资源的目的，做到“切入管理、远端控制”，以便更好地收集电子信息资源为档案的提供利用服务。

五、结束语

高校档案电子信息资源的产生是多样性的，其复杂多变的特性给当前档案工作带来了极大的困扰，档案工作者必须清醒地认识到这是数字化信息社会发展的必然趋势，是信息化发展的必然结果。为此，必须积极转变观念，开拓思路，在实际工作中充分发挥主观能动性，更好地利用电子信息资源为学校的发展服务。

【参考文献】

［1］ 邬雪军．电子信息时代的档案与档案工作之思考．中国计量学院学报增刊，2001．10．12．

［2］ 张民主．学籍管理的电子信息化．西安电子科技大学学报（社会科学版），2007．5（17）．3．

［3］ 周毅力．全面准确地认识档案信息化建设［J］．档案学通讯，2002．4．

【作者简介】

潘莺（1963-）女，江苏常熟人，浙江工业大学档案馆馆长，本科．