我国大学两类组织的协调与优化

何淳宽

摘要:大学中正式组织与准正式组织构成了大学组织结构的特殊形态,两类组织的非均衡状态是导致两类组织冲突的基本原因。对此,应以系统论观点从组织职权、运行机制、相关性和文化等方面对大学中的正式组织与准正式组织进行协调和优化,以实现两类组织的高效运行。

关键词:大学管理;准正式组织;协调优化

中图分类号:G647

文献标识码:A

文章编号:1673-8381(2009)06-0034-04

根据组织分类,大学中的组织可划分为正式组织、准正式组织和非正式组织,其中正式组织与准正式组织成为大学组织系统中的基本结构,这两类组织都承担了大学运行的基本功能,特别是准正式组织在大学中发挥的学术主导作用更彰显了大学的学术属性。但是,由于两类组织分属不同性质,难免发生冲突,如何用系统论的观点来协调和优化两类组织的关系是大学组织研究必须解决的问题。

一、大学中准正式组织概念的提出

在一些复杂的社会单元中,除了正式组织与非正式组织外,还存在一种介于正式组织与非正式组织之间的组织,它能够强化分系统功能,但又不属于任何分系统中某一层级的子系统。例如大学中教学指导委员会与教学督导组、学生工作指导委员会、财务预算委员会、职称评审委员会等,它们都不属于正式组织结构中各分系统命令链的某个层级,但它们各自都有自己的组织目标,分别有效地强化了教学工作系统、学生工作系统、财务系统和人事系统的功能。我们可以将这一类组织定义为准正式组织:即由正式组织某分系统派生出来,在组织固有结构体系之外独立运作,促进母体组织功能更为有效发挥作用的一种组织形态。

在大学中的准正式组织有四种类型,它们在决策、咨询、评议、承担临时任务和组织文化方面对大学中正式组织的功能起着补充和强化的作用,主要有如下四类:(1)决策参与型,主要参与学科建设、发展战略、资源统筹等重大决策,对学术事务发挥主导作用,指导其他分系统准正式组织的运行;(2)咨询评估型,负责职称评审、成果鉴定、教学评估以及其他重大决策咨询,参与某一分系统的重大决策,对某一方面学术事务发挥主导作用;(3)特定任务型,承担正式组织职能外的阶段性、突发性等特定任务,是对正式组织职能的阶段性延伸,任务完成后组织即解散,在正式组织授权下运作;(4)社团活动型,在正式组织或高层准正式组织的引导下,在非正式组织的基础上形成,促进校园文化发展,满足师生群体的兴趣和偏好,服务于正式组织的目标。

本文所指的“两类组织”即正式组织与准正式组织,其中准正式组织以决策参与型和咨询评估型为代表,这两种准正式组织直接与大学的正式组织紧密联系,其相互关系涉及大学组织系统的正常运行,是协调与优化大学组织结构的重点。

二、国内外大学两类组织关系的异同

与国外大学相比,我国大学中正式组织与准正式组织的现状和特点在以下五个方面存在显著的差异。

(一)两类组织的成员有着显著差异

国外大学中,以教授为主体的学术人员广泛通过准正式组织参与大学的决策和管理,准正式组织较好地发挥了补充、强化正式组织职能的作用;而在我国大学为数不多的准正式组织中,来自正式组织的行政管理成员占据相当大的比重,准正式组织的学术代表性不够。准正式组织在决策、咨询和评议方面的功能难以有效发挥,准正式组织成员甚至由于不满而常常采取与正式组织对立的行为,导致组织冲突。

(二)两类组织的功能有待调整优化

国外大学将涉及学术事务和重大决策的职能从正式组织中剥离出来,由以教授为主体的准正式组织承担;而我国大学的准正式组织还处于虚拟状态,大学主要依靠正式组织来处理各种纷繁的学术事务,组织结构形式与运行机制单一,我国大学中正式组织的专业化管理能力有待增强。

(三)两类组织缺乏相互渗透、相互制约的有效机制[HT][JP2]

国外大学的两类组织的分离分治并非“各自为政”,而是“你中有我,我中有你”,各司其职又互相监督、相互制约;从组织系统的整体性与相关性来看,我国大学的准正式组织仍然处于正式组织的附庸地位,其运作主要依托正式组织的意志而操作,尚未建立相互渗透、相互制约的有效机制。

(四)两类组织缺乏专业化的管理

国外大学的行政职能基本上是事务管理,指令性行为跨度很小,把大量教学科研中的非指令性事务分离到以教授为主体的各层级准正式组织,准正式组织的自治性很强;我国大学的权力集中于正式组织,大事小事、学术与非学术事务都由正式组织统管,正式组织不仅缺乏专业能力管理,往往也疲于应付。

(五)准正式组织缺乏完善的章程和制度

国外大学的准正式组织有比较完善的章程和制度,运作规范,与正式组织的制度共同构成大学的文化理念、价值观和大学精神;我国大学中的准正式组织尚无完善的章程和制度,运作不规范,有的还参照正式组织方式运作。

但是,两类组织在国际比较中也有共性。这些共性是:都认定大学的本质属性是学术组织;都认为大学中的正式组织主要承担行政管理职能;都认定大学中除正式组织外还客观存在准正式组织和众多的非正式组织群体,这些共性正是中外大学两类组织比较的基础。

三、我国大学两类组织非均衡状态下的冲突协调

所谓冲突,美国著名管理学家汤姆斯将之定义为“一方由于感知到自己的利益将受另一方影响而挫败所激发的过程”,两类组织的非均衡状态必然导致冲突,解决冲突的办法是化解两类组织的非均衡状态,而且,大学两类组织关系的冲突必须从结构上进行协调,“这是由于组织理论认识到,许多冲突是由组织结构引发的,只有调整组织结构才能在根本上解决冲突”。因此,必须从组织系统的职权、运行机制、相关性和文化多方面来协调两类组织的和谐关系。

(一)两类组织的职能优化与协调

大学两类组织的冲突集中表现为学术权利与行政权力的矛盾。作为学术组织,大学以学术自由、学术卓越为价值取向,要求具有一定的独立和自由,学者在大学管理中应拥有比较高的地位。在大学中,正式组织系统与准正式组织系统应当处于平行并列位置,以利于提高准正式组织的地位和作用。实际上,大学的困扰在于准正式组织的地位和作用被弱化,准正式组织自身的结构也不完善,功能没能得到落实,导致学术体系弱化,行政权力泛化。因此,两类组织体系的并行和相互渗透、相互依赖是必要的,它更能充分体现大学的本质。同时,正式组织系统与准正式组织系统互相之间也要有制衡与监督。

大学的本质属性赋予以学术委员会(教授会)为代表的准正式组织参与决策的权利。在现代大学中,准正式组织的主要功能体现为学术主导作用和民主管理作用。通过把正式组织的学术主导功能分离给决策参与型、咨询评估型等准正式组织,可以更有效地发挥“教授治学”的主导作用,维护学术权利。而民主管理主要体现在教授会(评议会)及各类专门委员会对正式组织运作的考评、咨询和决策职能。教授会已经成为大学内部不可或缺的、对各项事务做出最终评判的主要力量。

通过内部管理的分权,代表学术权利的准正式组织能够有效地制约和监督正式组织的运行,同时又避免了教授过多地卷入正式组织的具体事务。准正式组织的功能是参与,是“帮忙不添乱”。只有准确定位两类组织各自的功能,才能有效建立相互渗透、相互依托的机制。

(二)两类组织的运行优化与协调

准正式组织的运行重视“过程”,“过程”反映了教授对“治校”的参与度,决策是否科学也取决于“过程”是否坚持了参与的广泛性和民主性。一旦准正式组织提出了决策意见,对正式组织而言,关注的是执行结果,这就是两类组织运行上的差异。这种差异的冲突是明显的,如果正式组织忽略过程,准正式组织的地位无疑被弱化,如果准正式组织只关注过程而忽略结果,就会导致决策执行的乏力。

其实,过程与结果是统一体,两类组织不同的偏重使大学组织系统运行机制更为完善。教授将通过准正式组织行使自己的权利,但是,准正式组织的功能不能完全取代行政权力。准正式组织原则上不参与学校日常管理的细节,主要以各种专门委员会形式对正式组织实行目标化监管,提出宏观的管理目标,对重大事项进行决策,对运行情况给予评估和监督。对于正式组织的具体运作过程,准正式组织不予干涉。这两类组织各自的功能和运行方式是一种相互依托和相互补充的关系,它使大学组织系统的运行更为科学。

[JP2]我国大学的正式组织必须摆脱校内资源分配者的角色,成为社会资源的开发者。大学正式组织职能的转变要求大学原有的充满惰性、盲目的行政体系必须向富有活力、目标清晰的经营型管理体系转变。大学应充分吸取企业、政府的经验和模式,通过高效的管理运作,在人力资源、资产运营收益、社会宣传、吸纳社会办学资源等方面产生显著的效益,为学术活动提供更多的物质支持和服务,使两类组织在运行中既各司其职,又互相补充。

大学两类组织实现运行优化应从流程再造入手。大学组织作为一个系统,首先要以整体的观点来分析大学两类组织,把大学两类组织现有的流程进行梳理,找出需要集成与分解的流程。流程再造的重点在把相似、相近、相关的流程集中为一个简单的、操作便利的流程。对已剥离到准正式组织中的职能,一要帮助准正式组织制定好新的流程,使学术组织能充分发挥学术主导地位和作用;二要即时修改原来在正式组织中的管理流程,特别是学术事务中的流程,把准正式组织的学术决策与正式组织的学术管理和服务区别开来。这是两类组织分离分治后必然产生的流程整合。

(三)两类组织的能力构成优化

一般来说,准正式组织成员与正式组织成员在能力上各有特长和优势,准正式组织成员的学术专业能力强,管理经验和能力相对较弱;正式组织成员的管理经验和能力强,学术专业能力相对较弱。人员能力的非均衡状态经常导致两类组织的冲突,“我国高校的校级学术委员会多由学校和院系以及职能部门的负责人组成,学术组织的成员构成存在着明显的缺陷。学校和院系领导虽然也是相关学科的专家,但在学术事务决策思维上多少带有行政色彩”。因此,准正式组织的成员要提高参与“治校”的综合素质。管理工作本身专业性很强,参与治校要重视管理、学好管理,使准正式组织的自我管理、自我约束的机制更加完善;同时,正式组织成员也要提高专业知识,理解和尊重学术的一般特点和规律,共同形成完美的“能力组合模块”,使两类组织在协调与优化的结构中实现完美结合。

(四)两类组织文化冲突协调

正式组织与准正式组织由于主、客体的对象不同,其所代表的文化也不尽相同。准正式组织代表了“学术文化”,而正式组织则代表了“行政文化”,两种文化的碰撞会产生矛盾冲突。但是,如果促进两种文化的交流,使两种文化在共同的价值观下融合,使“学术和行政价值不断地交汇,以构成新的‘大学价值和‘大学文化”琜4],文化碰撞就会化解,因为完善制度和规范行为都必须具备相同的价值观和一致的文化背景,这是大学两类组织协调与优化的文化基础。大学的行政管理是学术发展的载体,没有行政管理,学术发展就会陷入无序状态;没有学术发展,行政管理就不能实现大学办学的目标。其实学术文化与行政文化并不矛盾,对大学来说,它是统一在“科学文化”的背景之上的。

无论是准正式组织或正式组织,无论是学术权利与行政权力,它都是以科学创新作为根本目标的,价值观是共同的,从本质上来说,不同岗位的“职业文化”也是一致的,都要建立在共同的价值观之上,它们都同属于不懈追求、与时俱进的创新文化,这是化解两类组织文化冲突的基本方法。