浅谈高职教务管理信息化建设

史礼正

摘要：随着高校规模的不断扩大，教务管理日趋复杂，传统的管理手段已远远不能解决教务管理中所出现的诸多问题，这时教务管理信息化便应运而生，而且伴随着信息技术的迅猛发展，它已成为高校教务管理的必然选择。文章结合广州城市职业学院所采用的教务管理系统，探讨了教务管理信息化的必要性及推进其发展的有效措施。

关键词：教务管理信息化；教务管理系统

教学是学校培养人才的基本途径，是学校的核心工作。而教务管理就是学校教学管理者为了确保各项教学任务顺利完成而按照有关的教育方针，运用有效的管理手段开展的一项工作。教务管理搞好了，能促进学校教学质量的提高。随着高校办学规模的扩大，学生人数日益增多，增大了教务管理工作的难度。传统的教务管理手段已无法应对越来越复杂的管理工作，借助先进的信息技术进行管理的教务管理信息化便应运而生。教务管理信息化是指在教务管理过程中充分利用先进的信息技术，促进信息交流与共享，优化教务管理过程，提高教务管理效率，实现教务管理科学化、现代化、规范化。其中，建立一个适合学校本身特色的教务管理系统是它的核心内容。

教务管理的复杂形势

为了适应教育发展的需要，组建学科更加齐全、结构更加优化、综合实力更强、办学效益更高的高校，我校于2005年由4所市属成人性质的高校合并组建而成，定名为广州城市职业学院，是一所市属的全日制普通高校。原各学校的管理体制、专业设置、专业人才培养方案等都各有自己的特色，亟须对之进行规范化，使学院各方面工作都符合规范，这是搞好教务管理工作的基础。

学校合并后由原来的一地办学转变成多校区办学，规模扩大，专业增多，学生人数也越来越多，但教学资源却显得捉襟见肘。所有这些给教务管理部门带来了巨大的压力，加大了教务管理工作的负担，而且稍微管理不到位，就容易出错，给教学带来不良影响。

为适应新形势，接受新的挑战，必须借助信息技术，发展高效的、智能化的教务管理信息系统。

教务管理信息化的优点

有利于教务工作规范化教务管理工作几乎涉及教与学的所有方面，其基本信息更是渗透到教学各个环节且贯穿始终，这就要求必须按一定规范流程进行科学管理，而信息化有助于这一管理过程的成功实现。实行教务管理信息化后，教务管理工作将由过去传统的操作方式转移到以信息技术为基础的管理平台上，相关的教学信息将按照一定的规范存储在教务管理系统中。全校师生都以各自的身份登录教务管理系统，查询及打印格式统一的教学信息报表，避免人为因素造成的差异，促进教务工作的规范化。

有利于准确、高效地完成教务管理工作日常教务管理经常需要收集、整理、统计、分析教学信息，较为繁琐，教务管理信息化以后，可以把很多原来需要手工操作的工作用计算机完成，既能确保结果的准确性，也能提高工作效率，减轻工作负担；而且各种数据能根据需要自动处理并生成各种报表，提高学校教务管理自动化程度和工作效率。

有利于学校各部门之间的数据共享参与教务管理的很多部门都是相对独立的，拥有各自的信息，这些信息很难得到统一管理。教务管理信息化以后，把这些教学信息整合成一个整体，减少重复性工作，能实现对教学信息的集中管理、分散操作和信息共享。全校师生都可以通过互联网以不同的身份登录教务管理系统，实现对应权限的信息查询及修改，改变传统教学管理模式下信息层层传达及存储的模式。这样，不仅节省了大量的人力、物力、财力，也使历史数据的查询及使用变得便捷。

有利于数字化校园的建立数字化校园以学校校园网络为基础，以达到全校信息资源共享、提高工作效率为目的。它由教务管理系统、学生管理系统、师资管理系统以及图书管理系统等众多子系统构成。教务管理系统与其他构成数字化校园的子系统相比，影响更为广泛，是师生在日常教学中最常使用的系统，因而更能促进学校数字化校园的建立。而且教务管理系统的使用，要求师生具备一定的信息技能以保证教学正常有序地进行，从而促使全校师生不断学习信息技术，适应信息化要求，这为学校数字化校园建设提供了技术上的保障。

教务管理信息系统在我校的应用

我校在充分考虑了自身教务管理实际情况后，引进了专门从事高校教学管理系统开发的杭州正方公司的产品——学年学分制普通高校版本的正方教务管理系统，该系统选用Oracle作为后台数据库，以J2EE、ASP.NET作为前台开发工具，采用C/S(即客户机/服务器模式)和B/S(即Web浏览器/服务器模式)结构相结合的模式，保证了系统的安全性和可维护性。它几乎涵盖了我校教务管理工作的方方面面，下面介绍其中一些比较重要的环节。

学生学籍管理新生入学报到后，教务处可按照教务管理系统设置好的规则对学生进行分班、编学号、建立学籍，跟踪维护学生在整个学业过程中发生的退学、休学、转专业等学籍变动情况。教师通过自己的教务管理系统也可查询到他们所任教班级里学生的学籍异动情况，确保学生状态的实时性。同时还可随时统计、打印各种学籍报表，满足学校填报各种评估所需报表的要求。

教学计划管理将专业人才培养方案录入教务管理系统后转变成学期执行计划，再通过学期执行计划自动生成每个学期各个班级的教学任务，教学部门根据此教学任务录入任课教师和教学场地要求，由教务管理系统自动生成教师教学任务书、班级教学任务书等报表。

排课管理先采用人机交互辅助排课的方式安排一些有特殊要求的课程，接着就可让教务管理系统自动排课。在排课过程中系统会进行冲突检测，也可以实时统计教室使用情况、教师上课安排情况等，方便对排课进行调整，让排课这件繁琐的事情变得简单。排课完成后可生成教师、班级和教室课程表等，各教学单位可通过教务管理系统对之进行批量打印，而且教师、学生可通过上网查询各自的课表。

学生评价教学质量管理学生上网对任课教师的教学质量进行评价，教务处可以通过教务管理系统迅速统计评价结果，及时反馈给任课教师，使任课教师及时改进和完善教学方法，提升教学水平。

网上选课管理教务处设置好开设课程、学生选课时间和选课对象等选课规则后，学生即可上网选课，能确保学生的选课活动有序、合理、高效。选课完毕后系统可自动生成教师点名册、教师网上录入成绩的学生名单。

考试管理系统可根据需要考试的课程、时间、教室和监考教师等考试信息，安排课程的各个考试环节，师生均可通过教务管理系统查询考试安排情况。

等级考试报名管理教务处设定好考试报名项目和报名起止时间后，让学生在报名期限内完成报名操作，报名结束后可从系统导出Excel格式的报名数据、考生照片，可提高等级考试的报名效率。此外，还可把考试后的成绩导入系统，以供学生和教学单位查询。

成绩管理教师在规定的时间内上网录入学生成绩后，学生即可上网查询，在此过程中，教务处可以实时跟进教师的成绩录入情况，督促教师按时录入学生成绩。成绩管理记录了学生学习的结果，系统能够提供各种有关学生成绩的报表，对学生的学业提供客观的评价。

毕业资格审查主要结合学生在校的学习成绩，参照教务管理系统中的专业教学计划和学校有关规章制度，对学生的毕业资格进行审核，简化人工核对的过程，提高工作效率和准确率。

我校推进教务管理信息化建设的有效措施

合理搭建教务管理信息化网络平台教务管理系统采用三层C/S和B/S分布式应用结构相结合的方式，即数据服务器、应用服务器、客户端或浏览器客户端(如图1所示)。数据服务器采用IBM小型机，配以同一型号的小型机作为备用机，安装Unix操作系统，并在该系统上安装了Oracle作为后台数据库。应用服务器采用DELL服务器，安装Windows 2003操作系统。客户端采用C/S结构，可运行于Win2000、WinXP和WinVista等操作系统。浏览器客户端采用B/S结构的子系统，可运行于IE5.1以上的浏览器。这种教务管理信息化网络平台提高了教务管理系统的处理速度、安全性和可维护性。基于C/S结构的客户端面向教务处和院、系的教务管理者，客户端运行相关的可执行文件，通过身份验证后即可操作教务管理系统，响应速度快，操作灵活。基于B/S的浏览器客户端面向师生用户，通过上网登陆教务管理系统即可进行浏览、查询和数据输入等简单操作，不受时间、地点限制，方便了广大师生。客户端或浏览器客户端用户向应用服务器发出指令，通过应用服务器访问数据服务器，并把结果反馈给用户，如果受攻击也只是应用服务器受影响而不会损害数据服务器，提高了系统的安全性。该系统采用数据服务器本身的备份、应用服务器的备份、客户端的备份等多层备份，数据被破坏时能够很快进行恢复，提高了教务管理系统的可维护性。

确保教务管理系统中基础数据的准确性基础数据是教务管理系统的根本，其准确性直接关系到系统的正常运行，因此，必须保证其准确无误，这些基础数据主要有院系、班级、专业、课程和教师信息等。必须从学校的实际情况出发，根据教务管理系统的特点和国家有关部门对学校信息化建设所规定的代码标准，制定符合教务管理系统要求的编码规则。制定完毕后，要严格按照该规则采集基础数据并进行编码，以便教务管理系统能健康运行。

维护、完善教务管理系统教务管理系统的运行，需要有专人维护，保证数据的安全性和完整性。同时，为了适应学校发展的需要，需要及时升级教务管理系统。此外，经常备份教务管理系统的数据也是必要的，以便出现故障时能及时恢复，把损失降到最低程度，可以启动教务管理系统的数据自动备份功能，将自动备份功能的时间设置在较少人使用教务管理系统的时段。

合理分配各角色人员使用教务管理系统权限教务管理流程复杂，安全性要求高，必须给各角色用户授予不同的使用权限。教务管理系统使用权限的分配主要包括：(1)同一角色的不同人员具有自己的私有权限。例如，不同部门的教务管理者只能查自己部门相关的教学信息，不同的教师只能录入自己所任教班级学生的成绩等；(2)不同角色的人员拥有的权限不同，例如系统管理员具有操作教务管理系统的所有功能，而院系管理员只能操作系统管理员授予的使用功能等；(3)不同教务事务管理者所拥有的权限不同，例如负责排课的教务管理者只能使用与排课有关的功能，而负责考试的教务管理者只能操作与考试有关的功能等。每个用户在使用系统之前，必须进行身份验证，并根据其角色配置相应的控制、访问权限。

加强培训，提高全校师生应用信息技术的能力教务管理信息化系统构建起来以后，不论信息技术如何先进，最终取得成效的关键因素还是在于全校师生使用教务管理信息技术的能力。因此，在教务管理信息建设过程中。必须加强对师生使用教务管理信息技术的培训。可编制教务管理人员、教师、学生等不同用户使用教务管理信息技术的手册，公布在校园网上，以备他们随时上网查阅。