基于ERP构建全面预算管理信息系统的理论与实践

温 锐

[摘要]全面预算管理的实施必须借助信息化工具，但传统信息手段存在管理任务、运行机制上的缺陷。基于EKP的数据架构扣管理思想，通过两者在管理功能与手段上的融合，利用已经具备的信息技术条件，设计多维预算，定制模型化多循环预算流程，将信息技术与预算管理紧密结合。能够真正实现全面预算管理的系统化、战略化管理目标。

[关键词]ERP；全面预算管理；信息系统；数据管理层面；信息技术

[中图分类号]F232；F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)23-0007-03

系统化和战略化管理是现代企业管理的高级形式。其中“系统化”要求各种管理行为的有机融合而非简单集合，“战略化”则要求前瞻、有序而非“救火队”式应急。为此，国有大、中型企业已经普遍施行全面预算管理。集中整合企业业务与资金，科学预期效益目标，合理筹划资源配置，正确引导绩效评价。伴随着全面预算管理的实施，企业管理信息呈激增态势，因而同步开展的信息化支撑系统建设也从未停止过。

一、信息系统对全面预算管理支持的现状

全面预算管理信息系统建设经历了手工(电子表格)阶段与信息系统阶段，但传统的信息系统实施成效并不令人满意。主要表现在以下几个方面。

1，传统信息系统工具与全面预算管理任务存在差别。导致不能对全面预算管理提供完整支持

全面预算管理支持企业决策，以中央控制为手段，向企业经营前端责任单元分解战略目标压力，主要关注责任单元的成本、效益而非一线的作业，主要传导战略指令而非根据市场变化进行的策略调整。主要强调内部比较而非竞争对手之间的情况。也就是说，全面预算管理以为高层管理者提供决策支持为目的。而传统的信息系统工具关注实际运行结果、运行细节以及市场智慧，提供客户行为信息、销售细节信息和核算基础信息，也就是说，传统信息系统工具是业务系统，其思想根据实际发生情况而构建，并非对目标进行分解。

因此，传统的信息系统工具对预算管理的支持不在战略层面，只在执行层面，也就无法落实系统化目标。

2，传统信息系统工具存在缺陷，管理手段落后，不能适应全面预算管理系统化、战略化目标要求

企业开展全面预算管理所采用的方式(或工具)主要是电子表格和财务管理软件。二者都存在相应的缺陷。

(1)电子表格管理方式。利用电子表格(主要是MicrosoftExcel)进行预算管理，是通过在单元格之间建立链接关系，避免大量的手工基础运算，在汇总效率方面体现了电子化管理的优势。但电子表格的缺陷也很明显：首先，预算涉及内容广、部门多、指标间勾稽关系复杂，导致预算编制周期长，需要耗费大量的人力和时间；第二，预算执行和实时控制难度大，无法按照各责任单元设置具体预算标准进行实时控制，进而难以进行预算分析，及时采取调整措施；第三，电子表格信息难以集成与共享，不支持预算跟踪，安全性较弱，协调性不强，不能满足强调过程控制的全面预算管理要求。

(2)财务管理软件方式。目前。一些功能强大的财务管理软件具有预算管理模块。通过输入财务具体数据和详细的财务关系，输出信息可以基本满足企业特定的预算汇总、集成的需要。但管理软件一般也存在明显的缺陷：首先。财务管理软件脱离了业务预算过程，输出的信息仍然是孤立的，无法对业务形成支撑，不能体现预算合理配置资源的内涵；第二，财务管理软件大都缺少对战略目标管理的支持，数据来源依据性不强，没有体现分解战略目标的思想；第三，财务管理软件多以会计核算为基础，未能深入企业经营业务，通用性和共享性仍未解决，本质上还只是事后控制，并未实现真正意义上的事前计划和事中控制，不能充分发挥全面预算管理的核心控制地位。

二、ERP(Enterprise Resource PIanning，企业资源计划)

ERP是现代化企业级信息系统的代表，可以有效调配企业资源，整合海量管理信息。实现系统化、战略化管理目标。

1，ERP的内涵包括管理思想、软件产品、管理系统3个层次

ERP是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业运行提供手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，反映新时代对企业合理调配资源、最大化创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。

(1)管理思想：ERP是由美国著名计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc，提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPⅡ(ManufacturingResources Planning，生产资源计划)基础上进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain)的管理思想。

(2)软件产品：ERP是综合应用了客户机服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言(4GL)、网络通讯等信息产业成果。以ERP管理思想为灵魂的软件产品。

(3)管理系统：ERP是将企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件整合于一体的企业资源管理系统。

2，ERP是管理思想和信息技术互成因果、互相促进的产物

计算机技术的发展为企业建立管理信息系统，甚至对改变管理思想起着不可估量的作用。管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。实践证明，信息技术已在企业的管理层面扮演越来越重要的角色。

信息技术对管理体系运作的支持可分作MIS(ManagementInformationsystem，管理信息系统)、MRP(MaterialRequirePlanning，物料需求计划)、MRPⅡ和ERP等4个阶段。从MIS记录原始数据、支持汇总查询，到MRP对客户、物料、产品的管理，再到MRPⅡ对企业生产中心、加T-r"时、生产能力等方面的管理，直至ERP以及电子商务时代的ERP阶段，以信息技术为核心，包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面功能的企业级管理信息系统。这一进程恰恰也是管理思想的递进轨迹。

3，ERP的作用集中体现在如何运用信息化手段配置、调整和使用企业资源

企业发展的重要标志便是合理调整和运用资源。前ERP时代，企业的组织结构只能是金字塔形。部门间的协作交流较弱，资源状况相对模糊，资源的运行难以比较、把握和做出调整。ERP系统是针对这些问题，为实现对企业资源的系统管理而设计。ERP的管理对象是企业生产设备、运输工具等硬件资源和人力、组织结构、商誉、融资能力等软件资源。通过ERP，使这些资源相互作用。构成企业生产经营、创造财富、实现价值的基础，同时也反映企业在竞争和发展中的地位。

由此可见，ERP的应用的确可以有效地促进现代企业管理的现代化、科学化，适应系统化要求，在全面预算管理中导人ERP已经成为大势所趋。

三、实现ERP与全面预算管理的融合，是

基于ERP架构建设全面预算管理信息系统的根本保证

构建基于ERP的全面预算管理信息系统。需要充分了解二者的相互关系，实现二者管理功能的融合。

1，体现在数据层面的ERP与全面预算管理功能上的联系与区别

与全面预算管理相比，ERP在功能上强调的是企业数据的集成与管理，侧重于基础数据管理，这是所有IT技术的核心；全面预算管理强调企业预算的分解预测与综合分析，侧重于目标管理。两者有联系，也有一定区别。从数据管理层面比较分析全面预算管理软件与ERP的关系，可以更加清晰地揭示二者的关系。

ERP数据一般可分为3种类型：一是静态数据(或称固定信息)，是生产活动开始之前就要准备的各类数据，如BOM(BillofMaterial，物料清单)、工作中心能力、成本参数、工艺路线、物料可用量、仓库货位代码、会计科目设定等；二是动态数据(或称流动信息)，是生产活动中发生的数据，这些数据不断发生并经常变动，如客户合同、库存记录等；三是中间数据(或称中间信息)，是根据用户对管理工作的需要，由ERP系统综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成的各种数据或报表，如主要生产计划和物料需求计划等。

据此不难发现，基于ERP的数据功能，可以为全面预算管理提供以下信息：包含产品结构与BOM之间的数量关系数据，即产能信息；以前年度账务数据、报表数据等各种重要的历史数据；企业实际业务发生时记录业务的财务会计数据和管理会计数据等。

但同时，ERP不能向全面预算管理提供所需要的政策性数据，如销售货款的回收政策、采购货物的付现政策和制造费用的分配政策等；ERP的数据库功能强大，文本信息处理能力相对较弱，不能使文本信息在决策层和各预算执行层之间反复进行调整。

2，ERP与全面预算管理的整合已经具备了理论与技术条件。具有充分的可行性

ERP与全面预算管理虽然存在一些差异，但二者体现了相同的核心理念，即合理配置企业资源。为企业创造价值，因此，ERP与全面预算管理的整合有其坚实的数据基础和充分的可行性。

(1)一方面，ERP可以满足全面预算管理所需要的主要数据。ERP可以提供全面预算管理需要的历史数据，可以记录企业实际业务发生数据，这些数据可以满足全面预算在定制产品成本结构、分析历史数据、掌握实时执行数据的需要。对预算的编制、控制起到重要作用。ERP还可以集成预算所需的经济模型，对将来的计划销售量作出预测，通过与数据比较，运用经济模型分析未来经营结果的质量化差异。

(2)另一方面，以财务管理为核心的全面预算管理在ERP中占有重要地位。是ERP事前计划与事中控制思想的重要实现手段。预算是计划工作的成果，它既是决策的具体化。又是控制生产经营活动的依据。“全面预算”观念已经将预算看成“使企业资源获得最佳生产率和获利率的一种方法”。也正是企业实施ERP战略追求的目标。

(3)现有技术条件可以满足ERP与全面预算管理融合的要求。软件：目前的客户机／服务器模式(C，S)已发展成熟，而浏览器／服务器模式(B，S)也逐渐成为技术构架的主流结构，因此，软件开发平台成熟可行。硬件：目前高性能的网络组件、通信介质、存储设备大量涌现，高速度、大容量、高可靠性、低价格的硬件特性已经完全能够满足需要。

对于在数据层面分析所体现出的ERP与全面预算管理存在的差异。可以在具体的构建过程中通过技术手段予以完善。

四、建立以ERP管理思想和管理架构为基础的全面预算管理信息系统

以ERP管理思想和架构建立全面预算管理信息系统，需要从3个角度解决关键技术问题：在预算管理的基础上，将信息技术与预算管理结合，实现预算实时传递与反馈、动态调整与控制；从预算管理体系上，设计多维预算，信息技术的要求与之相适应；从预算管理流程上，实现模型化的多循环编制流程。

1，基于ERP的预算管理信息系统基本框架

综合考虑企业战略、企业资源、企业业务规则等因素，采用模型化的预算编制循环，设计高度集成的信息系统，用以保证预算的准确性与科学性。预算管理信息系统框架如图1所示。

2，全面预算管理信息系统设计要点

(1)以生产销售循环为预算编制的起点。“生产销售”是企业产能配置与经营获利的起点，是最基本的发展资源，以生产销售预算为预算指标体系编制起点，可以为企业产能优化和营销战略的实施提供最根本的支持。

(2)以财务指标循环为预算编制的中心。“财务指标循环”包括收人、成本、融资和投资等。其实质是利润核心。将利润核心作为预算指标体系的中心，可以使企业所有者、各级责任单元与企业经营活动联系起来，通过效用偏好性的引导，发挥各方能动性，提升企业整体竞争力。

(3)以财务管理为中心集成各类业务预算。系统须通过财务与业务的天然集成性实现动态信息交互，达到资源优化配置。业务预算的协同可以通过财务信息交互来完成：下级责任中心制定预算指标，上级责任中心汇总预算指标，集团的预算管理委员会审批预算指标，然后逐层分解下达，有效避免预算松弛。

(4)多种预算编制方法共用。除了固定预算、增量预算方法外，还需要提供弹性预算、零基预算、定额预算、滚动预算等方法，企业可以根据不同的业务需求，选用不同的预算方法，减少工作量，提高预算编制效率。

(5)与绩效集成的预算考核评价。在细化到多级责任单元的预算指标与项目基础上，通过人力资源系统，将预算与个人绩效考评挂钩。系统比较预算执行结果与预算目标的差异。分析差异形成的原因，评价责任主体的业绩，保证预算目标的落实。