浅议高校基层行政人员工作时间管理

赵　佳

摘要：高校基层行政人员的日常工作具有繁杂性、规律性、突发性等特点，这些特点降低了工作时间的使用效率。采取详细记录、总结分析、制订工作计划、培养合理的工作方法与习惯等一些时间管理措施，能有效提高工作效率。

关键词： 高校 基层行政人员 时间管理 效率

所谓时间管理，通俗的说是将时间看作一种有效的资源，加以科学的管理和利用，达到充分发挥时间价值，提高工作效率的目的。高校基层行政人员不仅包括学校各机关部门的行政科员，也包括各个院系的行政秘书、教务秘书、教研室管理人员等，他们作为学校日常工作的主体，是高校各项方针、政策、规范的执行者与实施者，是高校教学工作能否正常运转的重要保障。虽然高校基层行政工作种类比较多，内容涉及的比较繁杂，但在工作上却具有一些类似的特点。通过对此类工作特点的总结与分析，采取合理的、有针对性的解决措施，可大大改善高校基层行政人员工作时间的管理水平，提高工作效率。

一、高校基层行政工作的主要特点

因为高校基层行政工作具有繁杂性、规律性、突发性等特点，工作人员很容易受影响，而产生时间使用合理，工作效率低下的问题。

1.工作的繁杂性

基层行政部门多是高校整体工作的中心枢纽，每日要处理大量诸如统计数据、整理文档、撰写材料、接听咨询电话、接待来人来访等工作。这些工作类型繁多，缺乏关联性、连续性；各类工作任务的性质不同、重点不一，独立性较强，纯事物性工作数量多，并多有明确的时间期限，行政人员在进行工作时，很容易产生过大压力，导致身心疲惫，注意力不集中，造成时间使用混乱、不合理，办事随意性强，工作效率下降。

2.工作的规律性

基层行政工作在每年固定的时间段内，都有相同的工作中心，比如教学部门安排期末考试与课程表，财务部门做帐，招生部门安排入学考试等等，此类工作为例行工作，工作内容集中，有明确的开始和结束期限，年复一年，反复周转。在一些单位部门，例行工作任务量比较大，而规定完成时间比较短，会造成在每年特定时间内工作强度大，其他时间相对轻松。

3.工作的突发性

基层工作还包括大量计划外的非例行工作，有突发性的特点，比如咨询电话、临时布置的任务、计划内工作变动、来人来访等等。在实际中，此类工作往往会成为高校基层日常行政工作的主要内容。任何管理工作都是目标、计划、组织、控制等环节紧密衔接的统一系统，只有保证这些环节在特定时间段内集中而迅速的完成，才能最大程度提高工作效率。例行的工作过程如果不断因大量突发性工作干扰，而形成工作、中断、再工作的反复局面，会导致行政人员心理疲劳，增加焦虑，大大降低其工作效率。

二、高校基层行政人员工作时间管理

现阶段，高校整体行政工作环境无法明显改变，上述特点依然会长期存在。基层行政人员采取一些相对简单的时间管理措施与方法，可以迅速改善工作效率，提高时间使用价值。

个人应首先详细记录、分析每天自己时间使用情况，查明自己在不同工作中，特别是在处理计划外或者非重要工作中的时间花费比重。按重要并紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急的工作性质分成四类依次解决的顺序，依据80%的时间应该用在20%的主要工作上的原则，衡量自己目前时间使用的合理程度。如果发现不合理，可以针对性采取一些比较有效的工作方法。

（一） 做行政工作计划

全面罗列本岗位上每年必须完成的与最可能进行的工作，列为计划内与计划外工作，按照年、学期、月、周、日周期逐渐细化、合理安排，为每个周期制定工作日程表，保证自己随时清楚当前最主要的任务目标。在制定具体安排时，应该注意：1.在对全年工作进行梳理时，对一些每年时间确定、完成期限短并且工作量大的工作，应提前下手，制定长远计划，按完成时间由后向前安排，将工作量平摊，每过一段时间完成一部分，避免期限前的集中突击。2.制定日程表要以自己的实际工作记录分析为基础，对于突发性工作比较多的岗位，要事先预留出弹性时间，有应对预案。3.每项工作最好限定一个最后的完成期限，防止人为拖拉。

（二） 培养正确的工作方法

有工作计划指导后，在着手每项具体工作前，要做好全面、系统的准备工作。以结果为导向，确定工作目标、步骤，思考当前最佳、最简捷的工作方法，收集相关数据材料，协调好相关的部门人员。不用担心会因此耽误过多时间，前期良好的准备，往往能避免返工，保证后期任务更快更好的完成。

在同时要处理多项工作时，采取主攻一项，兼顾其他，分散与集中相互结合，同时推进的方法。当处在各类性质工作交织中时，人不能被最近出现的任务牵的团团转；要先分清楚当前计划中最重要的目标，合理分配时间，尽量腾出整块的时间，一次性处理一件事情，力求彻底解决；或完成到一定阶段，再转向次重要的任务。可将内容相似的工作合并完成；不同性质工作交替进行，比如长时间伏案工作后，应安排休息或者诸如整理文档等动手不动脑的工作，既充分利用零碎时间，又提高了效率。

（三） 养成高效率的工作习惯

一些其貌不扬的工作习惯能在不知不觉中提高时间管理水平。首先，接受任务要即时完成。第一时间将任务处理完毕，能克服人的惰性，减少拖拉，防止未完成工作的逐渐堆积。其次，尽早、主动与工作相关部门与人员沟通，学会适应协调方的工作习惯，设法与自己工作相匹配，争取最优配合。第三，工作程序化，文档材料系统化。注意随时整理文件、材料，减少因临时需要而寻找的时间；每次解决计划外的突发工作后，要注意记录归档，制作类似情况下的应对预案。

工作时间管理的好坏与个人寻求改善管理水平的主动性、积极性有关，也与个人是否经常思考，及工作经验的积累程度有关。时间管理听似很神秘，看似很复杂，但只要高校基层行政人员稍微付出一些努力去思考、去改进，工作效率就会显著提高。

作者简介：赵佳（1981.11-），男，北京师范大学管理学院硕士毕业，研究方向为行政管理、教育管理，现任职于中央民族大学舞蹈学院教学办。