高校档案管理存在的问题及应对策略

戚 艳

摘要:本文对高校档案管理的现状进行了分析,指出了存在的一些问题,并针对性地提出了新形势下增强档案意识、优化管理模式、加强队伍建设、加大经费投入、健全档案归档制度等五个方面加强档案管理的应对策略。

关键词:高校;档案管理;问题;策略

中图分类号:G251文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2009)32-0195-01

改革开放以来,高校档案管理建设取得了显著的成就,高校档案管理意识不断增强,档案工作的重视程度有了一定提高。但是,随着科技时代的到来,档案管理出现了新情况、新问题,传统档案管理模式与方法已经日益不适应新形势的要求,加快高校档案管理的创新已经迫在眉睫。

1.高校档案管理中存在的主要问题

1.1档案意识薄弱

很多高校的领导对档案的重视程度不够,往往是平时被遗忘,用时方恨少;对档案馆(室)的经费投入较少,用于档案馆(室)网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。档案工作人员常常只认为收集全档案、保管好档案就可以了,缺乏利用档案资源服务社会的意识。

1.2档案管理方式落后

传统的人工档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列繁琐的工作。由于档案管理工作量大、任务重,工作手段落后,多数高校仍是手工操作,不能及时按照档案工作要求整理、分类归档材料;即使辅助以电脑管理,也仅限于基本信息及简单检索查询事务,没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案,不能从根本上改变档案利用率低,信息涵盖不全等问题,导致档案材料不齐全。

1.3档案管理队伍整体素质偏低

高校档案干部队伍的现状是档案管理人员队伍逐年壮大,文化知识结构不断提高。但是,专业技术人才偏少,中途改行的较多,造成专业人才匮乏,高校档案队伍整体素质不高。缺乏具有全日制档案管理专业毕业本科以上的高素质高层次人才,缺乏既懂信息化技术又通档案业务的“一专多能”复合型人才,这与高校档案事业发展不相适应。

1.4经费投入不足

由于经费投入不足,库房建设存在问题,缺乏安全性和保密性。很多高校档案库房都不符合国家档案法规定标准,很少重视库房的温、湿度的调整,很多档案馆(室)没有专门的音像库房。大批档案字迹衰减变质、腐烂;照片堆放褪色,无法识别;录像带、录音带、磁带老化,导致无法正常播放等问题。近年来虽然档案管理硬件的质量在不断提高,但档案馆信息化、网络化的实现需要投入大量的资金。目前经费投入不足是影响高校档案管理网络化发展的重要障碍。

1.5档案制度不健全

目前许多高校档案材料仍然沿用旧的模式,没有根据新情况新形势建立健全新内容,缺乏健全的档案制度。如对学生档案的纪录与管理,着重强调政治表现,大都是入党、入团材料及政治方面的奖惩等,很少有对学生素质和综合能力的记载,偏重记载学生的历史,缺少反映动态的个人能力和信誉的记载,缺乏个性特征;档案内容不完整,不能涵盖学生综合素质,社会实践活动、科技创新活动和心理健康状况等方面的资料欠缺,参加职业能力培训考核、计算机等级考试和英语水平能力测试等有关内容也未能在档案中准确完整的体现出来。

2.加强高校档案管理的应对策略

2.1增强档案意识

高校档案是高等院校活动的直接记录,高校档案作为高等学校教育的一种特殊资源,是学校事务管理的重要内容。高校领导,档案主管领导要不断增强档案意识,关心和支持档案工作,主动了解当前档案工作的现状。档案工作者要从思想观念上摒弃落后的观念,打破传统的工作格局、模式。充分认识到收集全档案、保管好档案,才能更好地、有针对性地开展为社会各界服务。

2.2优化档案管理模式

应用信息技术对档案信息进行管理,具有手工管理所无法比拟的优势。为了提高档案管理质量和效率,适应新形势发展的需要,高校要加大档案管理力度、改进管理模式,把现代化管理手段应用于档案管理之中,充分发挥计算机信息处理和网络的优势,取代传统的手工操作模式,如各种影像资料收集、条形码识别等,不断提高管理效率和管理水平。同时构建广泛有效的交流机制,加强信息沟通,相互协调,有效地推进档案管理工作。

2.3加强档案管理队伍建设

加强档案管理队伍建设,实行专人负责档案。选用热爱档案工作、思想觉悟高、保密意识强、业务知识过硬的人员从事档案工作;不断加强工作人员专业理论和管理知识培训,努力提高自身素质。要求档案管理人员不仅熟练掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识,而且要掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段,成为信息和知识的导航员。同时,要大力引进具有档案管理专业知识的高层次人才,建立一支政治素质高、业务能力强的高素质档案管理队伍,提高档案管理水平。

2.4加大经费投入

档案资源是高校宝贵的重要资源。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。要加大经费投入,加强基础设施建设,采取切实有效措施,改善硬件环境,保护档案资源。同时要采取现代化手段管理档案资源,为高校档案管理现代化建高提供有力保障。

2.5健全档案归档制度

健全档案管理制度是开展档案管理的重要保证,相关职能部门要加强协调,做好建档、归档等各环节的衔接工作,避免档案工作脱节,通过建立健全各项规章制度和完善记录项目,使档案管理工作步入规范化、科学化的轨道。

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(责任编辑/彭巍)