多元协同视角下职业学校人事档案资源整合研究

摘 要：协同理论认为内部人、组织、环境等子系统相互配合，围绕共同目标运作，就能产生1+1＞2的协同效应。职业学校人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性特征，分散化、异构性档案资源不利于档案管理效率的提升。本文以协同理论为视角，详细分析了职业学校人事档案资源整合的内外部动因，提出了人事档案资源整合应坚持整体性、规范性和渐进性原则，在此基础上从顶层设计、技术应用和平台建设三个方面提出了职业学校人事档案资源整合路径，对提升职业学校人事档案管理质量和效率具有积极的现实指导意义。

关键词：多元协同；人事档案；资源整合

协同理论（Synergetics）亦称“协同学”，是系统科学的分支理论，通过不同领域分析，提出多维相空间理论，建立一整套处理方案。协同理论在微观到宏观的过渡上，描述各种系统和现象中从无序到有序转变的共同规律。协同论研究不同事物共同特征及其协同机理，近年来获得发展并被广泛应用。协同论认为，系统能否发挥协同效应是由各系统内部各子系统获得部分的协同作用决定，系统内部人、组织、环境等子系统相互配合，围绕共同目标运作，就能产生1+1＞2的协同效应。反之，系统内部相互离散、摩擦、掣肘，就会造成整个系统内耗，陷入混乱无序状态。

从《档案法》的条文内容来看，档案管理的主体、内容、程序都呈现出多元化、系统化特征，如过去和现在的机关、团体、企事业单位、其他组织及个人都是档案形成的主体；经济、政治、文化、社会、外事和科技等具有保存价值的历史记录都是档案构成的内容；收集、整理、保护、利用及监督则共同构成了档案管理各环节。《“十四五”全国档案事业发展规划》把“加强部门协同、区域协同、行业协同”作为“十四五”“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”的主要任务之一。人事档案是我国人事管理制度的重要内容，人事档案管理具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性特征[1]，涉及组织、人事、用人单位及档案管理部门若干主体，在人事考察、选拔、晋升中发挥重要作用。

1 人事档案资源整合动因

档案资源整合既是档案管理模式改革的内容之一，也是进行档案资源建设与管理不断实现的一个持续过程[2]。人事档案资源整合，就是将多头管理、分散管理的人事档案进行集中管理、统一服务，也是人事档案管理领域践行“大档案”理念的生动表现。整合人事档案资源是“内外部”动因共同作用的结果。

1.1 内因：人事档案资源的特点

根据《干部人事档案工作条例》，干部人事档案是在组织建设、人事管理、人才服务过程中形成的，反映个人政治品质、道德品行、思想认识、工作实绩和廉洁自律等情况的历史记录材料。

1.1.1人事档案资源的分散性。人事工作的复杂性、动态性和实时性使人事档案资源在来源、内容及载体形态上呈现较为突出的分散性特征。从来源看，人事档案资源牵涉主体和来源渠道较多，碎片化特征显著，产生于不同部门；从内容看，人事档案资源包括履历类、思想类、考核鉴定类、学历学位类、职务职称类、 政审类、党团类、表彰奖励类、工资、任免类及职务职级晋升类等；从载体形态看，人事档案资源包括纸质载体档案，还包括电子载体档案及存储于人事档案数据库中的结构化数据，分属于各个管理平台及系统，呈现出较为显著的分散性特征。

1.1.2人事档案资源的动态性。《干部人事档案工作条例》规定，人事档案日常管理包括人事档案“建立、接收、保管、转递、信息化、统计、保密”等，人事档案材料“收集、鉴别、整理和归档”等。可见，从职业学校人事档案形成的过程及其档案内容看，人事档案是一个动态、变化和发展的过程。不同于其他常规档案形成时的规律性和周期性，人事档案的动态发展是新的内容不断产生、部分内容被更新替代。即人事档案内容具有动态性。例如，从学历学位类看，当事人不断接受教育培训，获取的更高学历就要纳入其归档范畴；从职务职级类看，随着人事职务职级的变化，人事档案内容也不断变化，需要对其进行实时补充与更新，从而更能全面、准确、及时地反映干部的真实情况，为组织部门提拔使用提供参考。

1.1.3人事档案资源的价值性。干部人事档案既来源于干部人事工作，又服务于干部人事工作，为用人单位深化人力资源配备、管理人才提供重要决策参考，具有极高的现实应用价值。一方面，根据干部人事档案信息分析，职业学校用人单位能够及时掌握教师队伍的年龄、性别结构，学历、职称层次，学历和专业特征等，为职业学校引进高层次人才提供第一手参考，提升人才引进的针对性与精准性；另一方面，根据干部人事档案信息分析，也为其人才交流、轮岗、晋升和使用等提供重要支撑。因此，人事档案具有很高的资政价值。

1.2 外因：人事档案工作环境变化

1.2.1管理方式的线上转变。随着移动互联网技术的应用及档案管理的数字化、电子化发展的趋势，干部人事档案从传统的线下管理逐渐朝着线上管理转变，尤其是干部人事档案专门管理软件的应用，深刻地改变了档案管理的形式和理念，极大地提升了人事档案管理的效率。大数据技术应用，传统、分散和异构的人事档案信息资源难以满足现实需要，档案资源整合成为档案信息化建设道路上必须逾越的一道坎[3]。迫切需要从机构、资源、服务和人才等方面进行整合[4]，以档案机构整合促进档案资源整合，以档案资源整合实现档案服务整合。

1.2.2服务需求持续增长。干部人事档案全面反映工作、学习、思想教育和社会关系等，在职业学校人才引进、岗位设置、职务职级晋升、个人职业发展、社会活动参与和工作调动办理等方面离不开干部人事档案。通过干部人事档案内容的分析，为职业学校引进紧缺型人才的类型、数量和专业提供参考。通过干部人事档案分析，为人事调动、职务晋升提供支撑。

1.2.3管理要求越发规范。职业学校人事档案管理工作量大，管理的规范性要求越来越高，“凡进必审”“凡提必审”“凡转必审”，任何一个环节都需要慎之又慎。这些都需要做好人事档案资源整合，防止因人事档案分散导致信息流不畅，人事信息更新不及时，影响人事工作。

2 人事档案资源整合原则

2.1 整体性

职业学校人事档案资源整合，基础是资源，核心是需求，关键是平台。要把体现教职员工的履历、思想、考核鉴定、学历学位、职务职称、政审、党团和表彰奖励等资料作为一个整体，做到人事档案资料应收尽收、应归尽归。要把人事档案“收集、鉴别、整理和归档”等看作一个整体，做好人事档案资源的全周期、全过程管理。要把分散于教务处、教研组和校长室等教学管理机构的人事档案集中整合起来，归入档案管理部门统一管理。因此，职业学校人事档案资源整合要牢固树立全校“一盘棋”意识，强化全局观念，打破部门之间的藩篱。将分散于各个部门之间的人事档案资源整合为一个完整的有机整体，形成系统配套、科学合理的人事档案管理体系。

2.2 规范性

职业学校人事档案资源整合要遵循统一的标准规范，无论是人事档案资源整合归档，还是整合之后的存储、检索和利用都要遵循人事档案管理法律法规和标准规范，使人事档案资源整合达到标准化、规范化。例如，人事档案分类标引要执行《档案分类标引规则》。电子人事档案整合要落实《电子文件归档与电子档案管理规范》。电子人事档案整合管理系统应符合《电子档案管理系统通用功能要求》。各个部门之间的电子人事档案移交管理要符合《电子档案移交接收操作规程》。按照新《档案法》的要求，职业学校电子人事档案资源应执行“单套制”管理模式，节约档案管理成本，要符合《电子档案单套管理一般要求》。规范性原则，还表现在人事档案资源数据库整合要达到标准化、规范化，实现人事档案资源的共享。

2.3 渐进性

职业学校人事档案数量大、种类多，作为人事工作的第一信息资源，记录、承载着职业学校发展历程，也是历代职业学校接续奋斗的历史见证，是传承校风的宝贵资源。职业学校人事档案资源整合是一项复杂的系统性工程，要因地制宜、统筹规划、逐步实施，采取渐进式整合。一方面，要按照“增量电子化、存量数字化”原则，既要做好新增电子人事档案的及时整合，也要做好历史传统人事档案的数字化，并做好新老人事档案的整合。另一方面，要围绕整合目标，成立职业学校人事档案整合领导机构，明确整合的部门分工，统一人事档案整合方案、实施、协调和管理，确定人事档案整合牵头部门、参与部门。明确整合的指导思想。按照“党管干部”“党管档案”原则，使人事档案整合围绕职业学校中心工作进行，站在职业学校发展全局的高度谋划和推动。明确整合的工作目标。职业学校人事档案整合要达到归属明确、运转高效、门类齐全、结构合理和管理科学的新时代人事档案管理。

此外，职业学校人事档案资源整合还要遵循安全性、系统性、经济性、科学性和完整性原则，不断提升人事档案资源整合的质量和效率，为职业学校教育事业发展及人才使用、培养提供有力支持。

3 人事档案资源整合路径——以多元协同为视角

档案资源整合是加强档案资源建设的关键环节[5]。在大数据应用背景下，人事档案资源整合按照“跨部门、跨区域、跨行业协同”的目标，既要做好顶层设计的基础性工作，也要积极应用先进技术，搭建管理平台[6]，打破人事档案不同部门和层级的“数字鸿沟”，实现职业学校人事档案数据、系统和服务的有机整合，不断提高人事档案管理整体效率，发挥人事档案“存史资政育人”功能。

3.1 做好档案资源整合顶层设计

3.1.1制定整合规划方案。职业学校要树立全校“一盘棋”意识，突破人事档案管理是人事部门或档案部门的狭隘意识，做好人事档案资源整合规划。根据职业学校人事档案管理现状，制定人事档案资源整合方案，进一步明确人事档案资源整合总体思路、目标、任务和措施等，把人事档案资源整合纳入档案管理的重要议事日程，加强人事档案资源整合领导，有序有力地推动整合工作。

3.1.2建立整合协同机制。人事档案资源整合要打破部门间的信息壁垒，积极构建人事部门、档案管理部门和教务部门之间的协同机制，确保人事档案资源横向、纵向间信息流动通畅，打破层级、系统、区域的壁垒和隔阂。构建人事部门与档案管理部门之间的协同机制，加强人事工作与档案工作之间的业务交流和辅导，提升人事档案资源整合效率。另外要完善整合标准规范。人事档案资源整合成功于否的关键在于标准规范。要重视人事档案数据资源法制化与标准化建设，高职学校根据《档案法》《档案法实施条例》《干部人事档案工作条例》等法律法规，进一步完善人事档案元数据标准、软硬件管理系统标准，确保标准之间的相互衔接。

3.2 注重档案资源整合技术应用

3.2.1利用关联数据技术实现人事档案数据资源的关联集成。从人事档案类型格式、内容属性、时空范围及档案主题等计算相关度，建立人事档案资源之间的语义关联，实现人事档案数据资源的高度关联。

3.2.2利用知识图谱技术构建人事档案数据知识网络。大数据时代，职业学校人事档案资源整合从传统的全宗级、案卷级、文件级逐步向语义层面过渡，要利用知识图谱技术，将多源异构人事档案数据进行结构化处理、知识化抽取和信息化融合，从人事档案数据资源、属性和事件等重构，符合人事档案管理的内容。

3.2.3利用数据虚拟化技术实现多源异构人事档案数据集成。利用数据虚拟化技术关联人事档案信息，提供统一的数据访问接口，并利用数据虚拟技术进行规范处理，把职业学校人事档案数据进行转换和清洗，最终达到职业学校人事档案资源整合的目的。

3.3 搭建档案资源整合系统平台

职业学校人事档案资源整合是手段，高效管理、利用，发挥人事档案应有的价值才是最终目的。因此，要积极搭建人事档案资源整合系统平台，为人事档案资源常态化整合奠定扎实的基础。一方面，要积极创建统一的人事档案数据管理系统，系统应具有良好的耦合性和互通性，实现人事档案数据格式统一、数据高效转换和清洗及语义本体建设，确保系统中的人事档案资源便捷传递、运行通畅，高效整合。另一方面，要积极构建人事档案数据资源库。职业学校要立足学校档案管理实际，组建人事档案数据资源库，按照“增量电子化、存量数字化”原则，做好馆藏人事档案资源的数字化、信息化及资源的有机整合。同时，也要搭建档案管理一体化平台，推动档案数据管理流程重构、技术应用融合和平台管理整合，实现职业学校人事档案数据资源跨部门、跨层级集成。

参考文献

[1]李兴春，马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2018（4）：118-125.

[2]许兆来.变革恒久 应对恒艰——对档案资源整合的思考[J].北京档案，2007（3）：30-31.

[3]李明娟，吴建华，沈芳.数字时代档案资源整合的理论研究与实践模式评析[J].档案与建设，2014（5）：4-8.

[4]彭明.“大档案”理念下开发区档案资源整合与服务——以苏州工业园区档案为例[J].档案与建设，2015（8）：82-85.

[5]石敏.档案资源整合研究新进展--以民族档案资源整合为中心[J].档案学刊，2022（1）：82-86.

[6]金波，陈坚，杨鹏.大数据时代档案数据资源整合探究[J].档案与建设，2022（9）：18-23.

作者简介：黄丽钦（1984.12—），大学学历，福州机电工程职业技术学校馆员，主要从事学校文书、人事档案管理工作。