国有企业办公室行政管理工作精细化管理策略探讨

摘要：随着市场经济体制改革的逐渐深入，国有企业要全面参与到市场竞争中。国有企业要提升核心竞争力，更好应对市场变化就要加强各方面的管理，从高质量的管理中提升企业运营效率和质量，以获得更大的经济效益和社会效益。国有企业管理包括多个方面的内容，其中办公室行政管理是一个重要的组成部分。这部分管理内容是企业运营的中枢，对企业日常运行起着承上启下的作用。管理人员要提升办公室行政管理质量，就要对这项工作进行精细化管理，确保各项管理措施落实到位。文章主要分析国有企业办公室行政管理工作存在的问题，探讨提升国有企业办公室行政管理工作精细化管理水平的策略，希望对相关人员有一定的借鉴意义。

关键词：国有企业；办公室行政管理；精细化管理

国有企业对我国国民经济发展的重要性不言而喻，在新的社会经济环境下，国有企业要重视各方面的管理，尤其要重视办公室行政管理。目前我国国有企业的办公室行政管理水平虽然与前期相比有了较大提升，但是在实际工作的开展中还存在一些不足，比如，管理理念落后、组织机构混乱、各个岗位人员职责不清、内控管理制度不完善等。这些问题的存在会制约办公室行政管理质量的提升，进而影响国有企业各项工作的高效开展。基于此，管理人员要对办公室行政管理进行改革，采用精细化管理模式使各项工作有明确的制度依据，保障各项工作高质量开展，为国有企业在新时期的发展提供更大助力。

一、关于精细化管理的概述

精细化管理从本质上来说是一种管理理念，同时也是一种管理文化。精细化管理是随着社会的发展以及分工越来越精细化而出现的。随着企业发展的现代化，越来越多的企业采用精细化管理，这也是现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化的管理一般有三个阶段，首先，规范化的管理阶段；其次，精细化管理阶段；最后，个性化的管理阶段。精细化管理在实施的过程中要最大化地减少管理过程中所消耗的各种资源，进而降低管理成本，提升管理效率和管理质量。精细化管理最主要工作就是把责任落实到个人，使每个工作人员明确工作内容及所肩负的责任。这有利于管理人员把工作做到位，切实发挥出管理职责。精细化管理可以及时发现工作中存在的问题，进而及时采取有效措施解决问题。精细化管理是现代企业发展的要求，企业要在激烈的市场竞争中占据优势，必然要在各个方面采取精细化管理。国有企业作为我国经济发展的主导要积极利用精细化管理模式，使其助力企业办公室行政管理取得更大的成效，促进企业在新时期的发展。

二、国有企业办公室行政管理工作精细化管理的必要性

办公室行政管理是国有企业的重要管理内容，这项工作要利用精细化管理取得预期效果，就要使相关人员充分认识到精细化管理在办公室行政管理应用的必要性。只有提升思想认识，才能积极主动把相关措施落实到位。

（一）有利于完善考核制度，提升员工工作效能

精细化管理在实际应用中体现出了较大的价值，对国有企业的健康平稳运行有着重要意义。对办公室行政管理来说，精细化管理的实施首先要借助严格的规章制度规范每位员工的工作行为。精细化管理的实施需要制定一个完善的管理体系，使各项管理工作的开展更具流程化，从而有效提升管理工作各个环节的衔接，进而提升管理效率。精细化管理对办公室行政管理人员的能力提出了更高要求，这就需要他们加强学习，重视业务能力以及综合素质的提升，以更好胜任工作岗位。另外，精细化管理还体现在加强员工的考核方面，使精细化管理更好发挥作用。对办公室行政管理的不同工作岗位要制定针对性的考核评价指标，对各个岗位工作人员的每日工作进行量化考核。这对工作人员会形成一种督促，从而使他们高质高效地完成每天的工作任务。目前一些国有企业的绩效管理体系还不完善，有些员工对绩效缺乏认识，导致这方面意识不强。加之有些企业考核评价标准不够科学，影响了员工工作的积极性。由此可以看出，办公室行政管理的精细化能够完善规章制度以及绩效考核体系，使各个岗位人员的工作更加尽职尽责。

（二）有利于提升企业内部管理的精细化水平

国有企业的办公室行政管理要实现精细化管理，就需要管理人员从企业的各个层面加以改革，从而使精细化管理的各项措施能够落到实处，以更好体现精细化管理的价值。管理人员在对办公室行政管理工作进行精细化管理的过程中还要重视日常管理工作中各种风险的发生，切实采取有效措施对内部控制进行精细化管理，提升企业的内部控制效能，进而确保企业各项经济活动的顺利开展。国有企业加强内部控制可以使办公室人员按照工作要求高质量地完成任务。基于办公室行政管理工作的内容，精细化管理有利于办公室人员高效发挥传导和协调的作用，助力企业顺利完成一个个发展战略目标。

（三）有利于优化人员结构，提升员工间的配合和沟通

国有企业办公室行政工作的精细化管理要根据企业发展经营需求对办公室工作进行科学划分，明确各个岗位的工作内容及工作职责，进而分解办公室行政管理目标，最终顺利完成办公室行政管理的总体目标。精细化管理要求明确各个岗位的权责，这样才能促进办公室行政管理工作的稳步开展，切实保障国有企业的日常运行。精细化管理有利于进一步优化办公室人员结构，充分发挥各类人力资源的价值，从而提升工作效率。精细化管理可以使办公室人员更好执行相关决策，在这个过程中管理人员和办公室人员能够进行充分沟通，及时找出决策执行中存在的问题，提升决策执行效果。另外，精细化管理中的权责划分可以使办公室人员在制度的指导下把工作落实到位，避免由于执行力度不够影响相关工作的开展。另外，精细化管理还能优化办公室行政业务结构，按照业务不同安排适合的人员，提升办公室工作效率。管理人员还要深入分析办公室行政工作，明确不同类型业务的流程，进而为不同流程安排最优化的人员，提升各个环节人员工作的衔接，一方面，发挥出不同岗位工作人员的最大化价值。另一方面，使办公室行政管理工作为国有企业提供更好的服务。

三、国有企业办公室行政管理工作精细化发展的基本要求

（一）全面性要求

国有企业办公室的行政管理工作在逐渐向着精细化方向发展的过程中，需要优先对企业的共性特征进行分析，以企业规模大、责任繁重、管理内容较多为主。企业在促进行政管理工作精细化发展的过程中需要满足全面性的要求。这里提到的全面性不仅是以管理人员全面化为主，而且也需要针对管理人员全方位进行监督。总体看来，当下国有企业办公室开展的行政管理工作其内容较为复杂，并且部分工作内容有着明显的动态性特征，无法提前进行分析以及处理，意味着企业的管理工作存在一定的被动性。办公室行政管理工作需要根据精细化管理的理念进行调整，针对有可能会出现的各种变化及时进行管控，根据实际情况落实相关工作。

（二）全程化要求

这点要求意味着国有企业需要在思想方面将办公室行政管理工作视为一个整体，并且带有一定的独立性特征，对其整个工作环节进行全方位的监督以及管理，确保与之相对应的不同环境及过程能够纳入到宏观管理工作中。国有企业办公室在推动行政管理工作精细化发展的环节，需要在合理分配工作部门以及人员权责的基础上，确保相关的工作职责分配能够在初始的工作阶段发挥其相应的作用，并根据情况变化主动地进行调整，根据办公室行政管理工作的最终效果，对管理工作质量进行评估，针对其中的经验以及教训进行总结。各项工作经验转化为制度内容，问题则需要集体商讨解决对策，借助全程化的工作思路保障办公室行政管理工作的精细化管理水平可以持续提升。

（三）多元主体参与要求

对于国有企业的办公室行政管理工作而言，精细化发展的重要要求之一便是多元主体参与。这里提到的多元主体参与实际上是从监督层面出发，促进相关主体以及内容的综合化发展，并且也需要在后续的监督工作中有效地调整相关意见的具体来源。办公室相关人员落实的行政管理工作，对其专业性也提出了更高的要求，并且在监督工作有效实施的背景下，各办公室的行政管理工作需要独立实施，但需要得到两个或两个以上部门的监管，是以上级、同级、下级等部门为主，确保能够针对办公室的行政管理工作从不同部门、人员的工作视角和思维出发全方位进行管理，如果发现存在办公室的行政管理工作问题，国有企业可以选择向各个部门的管理层以及相关工作人员征求对应的意见，根据员工的实际反馈，针对办公室行政管理工作的内容以及规划进行调整。在多元主体共同参与的影响下，办公室的行政管理工作能够同时得到来自多个部门的监管，工作内容也能够变得更加精确和完善，且在现代技术的加持下，办公室的行政管理工作流程以及相关内容变得更加清晰，推动办公室行政精细化管理工作的高质量发展，保证国有企业的内部经营管理工作水平能够不断提高，为其健康稳步发展奠定坚实的基础。

（四）深入化要求

国有企业办公室在推动行政管理精细化发展的背景下，深入要求则代表国有企业需要保证全部的管理内容及环境能够得到深入的管控及分析。同时，国有企业需要根据办公室行政管理工作的具体要求确定层次化特征的管理机制，并利用信息化管理理念对办公室的行政管理工作进行约束。总体看来，相关人员需要在办公室行政管理工作实施前，对相关工作进行调查和研究，根据外在的管理工作表现对于工作问题进行分析，在挖掘背后原因的前提下，对于后续" " "行政管理工作规划进行调整。同时，深入的管理工作要求国有企业负责办公室行政管理工作的相关人员，针对已有的行政管理规章制度以及政策文件进行深入研究，在了解具体要求以及精神内涵的前提下，将其作为行政管理工作的指导文件，避免在办公室行政管理工作过程中出现缺乏文件指导的问题，全面促进办公室行政管理工作的规范化、精细化发展。

四、国有企业办公室行政管理现状

新时期，国有企业办公室行政管理采用精细化管理有很大的必要性，但是由于各种因素的影响办公室行政管理存在着一些不足。相关人员应该深入分析这项工作的现状，以积极的态度面对存在的问题，为后期制定精细化管理策略作好铺垫。

（一）办公室行政管理理念滞后

任何一项工作的高质量发展必须要有先进的理念作为指导，目前一些国有企业虽然认识到办公室行政工作精细化管理的必要性，但是由于管理思想和管理方法比较落后，导致精细化管理无法有效实施。有些国有企业没有完善的管理制度对工作人员的行为进行约束，有些企业采用的管理方法还停留在传统阶段，这样的管理效果可想而知。由此可见，国有企业办公室行政管理理念的滞后会对各个方面的工作产生一定的制约，相关人员应该重视这一问题。

（二）办公室行政管理内容陈旧

国有企业办公室行政管理工作比较繁杂，从总体来说主要进行企业的内外部联系，做好各种信息的上传下达以及督查督办等工作。办公室工作有很多是重复性工作，工作量较大，常常出现积压现象。这会影响办公室行政管理的效能，进而影响国有企业日常运行。办公室管理人员通常以档案资料或者是文本文档的形式接收工作任务，这也在一定程度上增加了工作难度。首先，有些工作人员由于业务能力不强无法高效开展档案资料的分类工作，有些工作人员只进行档案的审查和存档工作。其次，由于不同环节工作人员缺乏沟通，导致相关人员对档案资料内容缺乏了解就盲目开展工作。这样的档案整理必然会存在隐患，进而影响后期工作的开展。由以上内容可以看出，国有企业办公室行政管理的内容比较传统，一些工作未能根据社会发展以及国有企业需求进行改进，制约了办公室行政工作效率，同时对国有企业发展也会产生诸多不利影响。

（三）办公室行政管理缺乏激励机制

国有企业由于长期以来受到传统管理模式的影响，内部缺乏竞争意识，在这种情况下激励机制也不完善。办公室行政管理人员缺乏激励，工作效率和工作质量必然会受到一定的影响。在长期缺乏激励的情况下，办公室行政人员的工作积极性缺乏，工作效能降低，对国有企业各项工作的开展会产生消极作用。国有企业相关人员应该充分认识到激励机制的重要性，一方面，使老员工在自身工作岗位上不断进行创造性劳动；另一方面，加大对外来优秀人才的吸引力，为企业补充新鲜血液，使企业获得更大的发展动力。

（四）办公室行政管理手段单一

国有企业在长期的发展过程中形成了自身的管理文化和管理制度，对国有企业的发展产生了一定的积极影响。随着国有企业的发展，这些管理文化以及管理制度应该随之进行调整和丰富，更好发挥出对各项工作的管理作用。但是有些国有企业的管理制度和管理文化未能及时进行调整和完善，造成管理手段的单一化，降低了管理成效，不利于国有企业获得高质量发展。针对管理手段的单一化问题，采用精细化管理可以丰富管理手段，而且还能促进各项管理措施的落实，充分发挥出精细化管理对各项工作的促进作用。

五、提升国有企业办公室行政管理工作精细化管理水平的策略

由以上内容了解了国有企业办公室行政管理存在的一些不足，新时期办公室行政管理需采取以下精细化管理策略。

（一）加强制度建设，提升管理流程的标准化水平

国有企业办公室行政精细化管理不仅有利于提升这项工作的管理质量，同时还能提升企业的整体管理水平。管理人员在对办公室行政工作进行精细化管理的过程中要求员工渗透精细化管理意识，使每一个员工主动把这种意识融入自身工作中。管理人员要根据本企业的特点建立一套完善的管理制度，对企业日常运行的各个环节作出明确的规定。对于办公室行政管理工作的重要决策要采取民主原则，确保决策的科学性和正确性。管理人员还要深入分析本企业的实际情况，在原先办公室行政管理工作的基础上加以完善和优化，使管理制度充分发挥出对员工的约束作用。另外，加强制度建设还要明确办公室行政工作的各个流程，使工作人员严格按照流程开展。对于流程中的各个环节，还要加强人员之间的配合和沟通，同时起到一定的监督作用，进而使办公室行政管理高效开展。

（二）重视绩效考核，实行精细化工作模式

国有企业办公室行政管理工作的精细化管理需要借助绩效考核更好地开展。相关人员应该针对办公室行政管理工作的特点以及岗位的不同制定差异化的绩效考核标准，这样可以对员工的工作加以全面准确的反映，进而对员工起到一定的激励作用。相关人员在制定激励机制时要最大化地细化和量化，使员工明确如何开展工作才能达到绩效考核标准。经过一段时间的精细化管理，员工会形成一种精细化的工作模式。这不论对员工个人成长还是办公室行政管理都会起到较大的推动作用。激励机制有很多形式，管理人员要深入分析员工需求，为不同岗位人员提供针对性的激励，使激励机制切实发挥出应有的作用。

（三）明确办公室岗位职责，提升工作的规范性

企业的运行需要各个部门充分发挥作用，办公室行政管理作为企业日常运行的枢纽采取精细化管理就要明确办公室岗位职责，使员工严格按照规章制度开展工作，提升工作的规范性。首先，管理人员要根据行政工作的内容合理划分岗位，对不同类型的岗位详细划分职责，提升员工的责任意识，进而严格要求自己。明确岗位职责后需要员工加以执行，在规定的时间内高质量完成工作任务。办公室工作人员在落实岗位责任的过程中要加强与相关部门的交流，使各部门调整自己的工作计划，共同推进企业各项活动的良好开展。其次，管理人员还要根据办公室行政工作的实际情况精简工作流程，删除一些繁杂的，没有存在价值的流程，对一些复杂的流程进一步简化，这对提升办公室工作效率，减少员工的工作量有很大的作用。管理人员还要对精细化管理内容进行动态管理，及时发现员工在工作中存在的不足，并督促他们改正。

（四）借助先进的信息技术，提升管理效能

在如今的信息化时代，信息技术被广泛利用在各个行业，并发挥出了一定的优势。国有企业办公室行政管理工作也要积极利用相应的信息技术促进精细化管理的实施，同时还能提升办公室行政管理的信息化水平，使这项工作为国有企业发展提供更优质的服务。办公室行政管理工作利用信息技术可以提升管理人员搜集资料的效率，在占有大量资料的基础上提升决策的正确性。办公室行政管理信息化建设具有很强的专业性，需要专业人员深入分析这项工作的特点有针对性开展建设工作。国有企业办公室行政管理加强信息化建设有很大的必要性和重要性，相关人员要提高重视程度，切实为这项工作提供全面支持。管理人员还要加强学习，熟练操作相关设备，提高管理效能，促进办公室行政管理更加标准化和规范化。

六、结语

国有企业在经济新常态背景下要实现更好的发展，必须加强办公室行政管理，精细化管理基于自身优势利用在办公室行政管理中有很大的必要性。管理人员要深入分析本企业办公室行政管理工作的现状，制定有效的精细化管理策略提升这项工作的效率和质量，促进国有企业各项经济活动的顺利开展，使国有企业获得更大的发展空间。

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（作者单位：江苏金陵环境股份有限公司江心洲污水处理厂）