“总分馆”制下的藏品管理系统建设思路

摘 要：南京市博物总馆是全国最先尝试、成功运行“总分馆”创新体制的博物馆。不同于单馆藏品管理系统，“总分馆”制下的藏品管理系统建设具有更多的特殊性，既要解决单馆藏品的管理问题，还要解决多馆之间的藏品资源共享互通、跨馆藏品业务处理等难题。文章主要论述了总馆藏品管理系统建设过程中遇到的技术难题，探索了“总分馆”制下的藏品信息化管理方法。

关键词：总分馆；藏品信息化；藏品管理系统；博物馆

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2025.02.014

博物馆构建以藏品为核心的信息化管理体系是博物馆建设和发展的重要方向，也是推动博物馆智慧化、高质化发展的必然举措。现阶段的藏品管理系统已经远远超越了单纯的表格化统计工具，成了智能化、可视化的综合性管理平台。技术赋能藏品管理业务高质量发展，但各大博物馆建设藏品管理系统时，仍会面临许多复杂的实际问题。南京市博物总馆是全国第一家基于“总分馆”创新体制的博物馆，既有综合类博物馆，也有专题类博物馆，面临着多馆藏品资源调度、多库区管理、复杂的人员结构等诸多难题。总馆藏品管理系统建设不仅涉及藏品管理问题，还涉及资源联动、资源共享和权限设置等问题。本文就总馆藏品管理系统建设过程中遇到的技术难点进行论述，探索“总分馆”制下的藏品信息化管理新思路。

1 藏品信息化管理发展

信息技术变革了藏品管理方式，每一项新技术都为藏品管理能效提升提供了新的解决方法。自1984年上海博物馆率先使用计算机进行藏品编目以来，我国藏品信息化管理工作已经有了四十年的经验，大致经历了由纸质化管理到电子化管理、由表格式管理到数据库式管理、由本体信息管理到大数据综合管理三个阶段，目前正向智慧化、大数据化管理方向发展。信息化技术为博物馆藏品信息化管理带来了新的机遇和挑战。藏品信息化管理有效提升了博物馆藏品业务效率和便捷度：一是提供了信息化检索方式，彻底改变了传统的藏品编目卡片和多种编目机制并行的笨办法；二是丰富了藏品资源的分类方法，完善了藏品资源类型，有效支撑了高质研究、办展需求；三是提升了藏品信息更新的时效性，减少了信息不一致问题；四是为实时监控藏品动态提供了可能；五是促进了藏品智慧化管理发展，为更深层次的藏品数据挖掘、资源共享联动提供了可能。近年来，藏品数据价值得到了各大博物馆的重视，大数据、知识图谱等成熟技术在文博领域得到了广泛应用，虚拟现实、大数据、人工智能等新技术也为博物馆藏品的深度研究、深度融合，提供了更强大的技术支撑。

2 藏品管理系统建设思路

现阶段，我国的博物馆管理方式还没有系统的标准，各地博物馆的藏品管理方式具有差异性，很难保障藏品管理系统的标准化建设。所以，基于上述现状，总馆藏品管理系统建设首先需要确立标准化建设的理念，在遵循藏品管理规范和库房管理规范等国家规范的前提下，既要满足通用性，又要贴合总馆的实际工作，这样才能实现藏品资源的高效管理。总馆藏品管理系统建设主要从业务管理思路和信息化建设思路两个方面出发（图1）。

2.1 业务管理思路

2.1.1 全生命周期管理模式

藏品全生命周期管理本质上就是实现藏品业务流程打通、数据打通，实现藏品的全程监管。藏品全生命周期管理模式是对藏品从接收、鉴定、登账、编目和建档，到库房管理、藏品提用、撤销退出和统计，以及保养、修复、复制等全过程进行严格制度规定和全生命周期管理，将内部控制覆盖到全部过程的每个细节，实现藏品业务的精细化管理。传统的藏品管理系统主要是对藏品进行档案登记式管理，未能涵盖藏品登记前事项，以及藏品退出等管理机制；另外，藏品管理系统未能与馆内的展览、保护、研究、文创、服务等业务密切关联，在藏品资源的交付上存在信息化断档。因此，总馆藏品管理系统借鉴了南京博物院藏品管理系统开发经验，将藏品管理纳入全生命周期管理，实现藏品业务全流程打通。因为藏品业务涉及博物馆的各个部门，所以自顶向下打通，需要统筹规范，除了业务逻辑上的打通与各系统之间藏品信息的实时交互外，还需要考虑各类硬件设施的打通问题。目前，总馆藏品管理系统主要以时间轴的方式显示藏品动态管理情况，是藏品各类动态（入藏、鉴定、展览、修复等）的信息汇总，与藏品的实时性监控还存在一定差距。智能终端的介入是实现藏品信息动态化管理的关键，如RFID技术是实现藏品快速识别的重要技术手段。藏品在运输途中的监管问题，也是博物馆行业需要积极探索的地方。

2.1.2 分层级管理模式

分层级管理是实现藏品管理业务分层、权限分级、数据分类的必然选择，以确保藏品管理系统权责分明、数据安全、系统安全。

一是业务分层。“总分馆”制下的藏品管理系统需要解决单馆内、分馆间、馆际间藏品资源的调度问题；既要实现藏品资源的统一管理、统一管控，又要实现藏品资源的灵活调度，促进藏品资源的共享互通。总馆藏品管理系统采用了单系统多流程的处理方式，即将馆内、馆间、馆际的藏品管理流程分隔开来，减小权限设置复杂度，做到流程分明、操作简捷、审核高效。同时，将不同的藏品业务进行分层管理，将藏品保管、藏品利用、藏品查询等业务分开，做到模块复用，减少关联耦合，易于维护更新。

二是权限分级。总馆藏品管理系统基于系统模块和功能点进行权限设置，主要分数据权限、对象权限和岗位权限三类。数据权限分为两类控制方式：涉及业务流程的，通过工作流平台进行控制；不涉及业务流程的，在界面中采用通用的控制方法。对象权限综合对象角色和岗位职责，设置各对象所能访问的功能模块，主要设置了总账管理员、库管员、保管部主任、分管领导、普通人员等权限。岗位权限则根据岗位工作需求，设置用户访问权限，主要设置了保管部门和非保管部门、审批部门和非审批部门。

三是数据分类。总馆藏品管理数据主要分为藏品台账数据、库房数据、统计数据、藏品关联资料、异体字数据库、墓葬数据，以及角色权限管理数据、系统设置数据等。根据数据安全和访问权限，总馆藏品管理系统对数据进行了分级、分类管理，进行授权访问，确保藏品数据安全。

2.2 信息化建设思路

总馆藏品管理系统开发的主要思路就是基于模块化设计、前后端分离，实现模块的“高内聚、低耦合”，提高代码开发效率、复用性和可扩展性。基于这样的开发理念，总馆藏品管理系统构建了大量相似的功能模块，并通用定制化、差异化开发，增加了模块的复用率。经后期检验，证明这种理念是有效的。

2.2.1 三层架构理念

总馆藏品管理系统基于Java技术进行开发，采用了MVC开发模式，是一种典型的三层架构，实现数据端、控制端、展示端分离。这种架构最大的好处是实现了前后端分离，提升了开发效率和代码的可移植性。这样前后端开发人员可以同步设计，缩短开发周期，相似的功能模块只需简单定制便可复用。

2.2.2 模块化设计

总馆藏品管理系统采用面向服务的体系架构（SOA）进行组件化设计，将系统功能分成藏品管理、库房管理、保护研究、展览文创、查询统计五大模块，各模块下再根据权限设置分设若干子模块；构建检索、统计、报表等通用功能模块，增加功能的可复用性；建立业务信息点数据字典和通用编码表，供各模块调用，并分析各模块（节点）之间的调用关系，避免重复设计和数据库基表的重复定义。

2.2.3 分布式管理

分布式管理降低了功能模块之间的耦合程度，为后期各类资源扩展、代码功能提升提供了更高的灵活度，同时提高了系统的安全性。总馆藏品管理系统的前后端、功能端、数据端分别部署于不同的服务器节点，实现藏品数据资源与藏品信息分离、存储和备份分离。藏品管理系统通过对这些节点的资源、服务、数据进行统一的协调、控制和优化，实现整个系统的高效、稳定、可靠运行。

3 藏品管理系统关键性问题解决方案

3.1 标准化建设问题

藏品信息化建设最关键的就是标准化问题。标准化是实现藏品管理系统规范化建设、信息共享、资源互通的前提。在总馆各分馆藏品资源整合的时候，标准化建设的重要性就体现出来了。鉴于历史原因，总馆各分馆的藏品编号编码规范、藏品命名规范存在差别，甚至会出现藏品重号的问题，为了解决此类问题，藏品管理系统借鉴全国可移动文物普查平台规范，确立了总馆藏品统一编码规范，同时将原藏品编码作为子项，以保证与历史数据一致，与文物普查数据保持一致。

藏品登录指标是藏品管理的核心，也是藏品管理系统标准化建设的基础。藏品信息指标体系主要由藏品属性信息和藏品管理工作信息构成；同时，还包括与藏品及藏品管理工作密切相关的其他对象的信息，如藏品相关文档、研究资料、影像资料信息等。总馆藏品指标体系主要根据《中华人民共和国文物保护行业标准WW/T 0017-2013馆藏文物登录规范》、第一次全国可移动文物普查登录指标和总馆藏品管理指标综合制定，主要由藏品本体属性信息、管理信息和影像信息三部分构成。藏品本体属性信息由“基本指标项”“扩展指标项”“其他指标项”三类构成。其中，“基本指标项”根据文物普查指标制定，实现馆藏台账与普查台账的无缝对接；“扩展指标项”由更详细的指标项构成，以满足各类藏品的个性化登录需求；“其他指标项”则根据实际工作中遇到的一些特殊要求，对藏品指标进行动态拓展，以满足馆内实际工作需要。管理信息由权限设置指标体系、藏品业务管理指标体系等构成，涉及藏品业务的审批管理、权限控制、统计分析等内容。影像信息则由影像指标构成，涉及普清影像、高清影像、三维模型、音频文件、视频文件、其他资源，用以构建总馆藏品数据资源体系。

3.2 藏品数据资源整合问题

藏品数字资源是藏品资源的重要组成部分。传统藏品管理系统因其功能限制，主要对藏品档案和藏品照片进行管理，未能加强对藏品研究资料、影像资料的管理利用。所以，总馆藏品管理系统单独建设了“影像台账”子模块，实现对藏品资源的集中管理，并通过唯一编号与藏品直接关联，实现数据资源的交叉检索。用户既能通过“影像台账”查找同类藏品的数据资料，也能通过检索藏品查找到关联的数据资料，为展览、研究提供学术性支撑资料，同时增加数据资源的利用率。现阶段总馆的藏品资源管理显得智慧化不足，还需进一步丰富数据资源标签，拓展检索维度，加强资源间的关联性。

3.3 跨馆所藏品调度问题

传统的藏品管理方法往往无法满足跨馆协作的高效需求，“总分馆”制解决了分馆间的藏品资源调用问题，但仍不免存在信息共享滞后的情况。藏品信息的动态同步是实现藏品信息快速更新的关键。现阶段，总馆所有藏品业务实现在线统一管理，各分馆藏品业务实时动态在线显示、实时反映藏品状态信息，所有使用人员都能及时了解到藏品的借调状态、藏品的保存状况，并及时跟进相关业务。通过藏品资源信息共享、藏品借用预约申请等机制，降低了联合办展的管理难度；藏品出入库在线动态管理，为后期的藏品出库跟踪预留接口，实现对藏品的全程监管。

3.4 藏品系统动态管理问题

藏品管理系统的动态管理：一是要解决系统信息更新的时效性；二是要解决业务关联的问题。藏品管理系统的动态性与藏品业务的高效性密切相关，在“总分馆”制下，藏品信息的一致性显得非常重要，建立完善的信息共享、关联机制，能够保障藏品信息的实时有效。

3.4.1 状态信息更新

传统的藏品管理系统是档案式管理系统，藏品信息更新周期慢，数据资源难以有效关联，严重阻碍了藏品业务的高效开展。总馆藏品管理系统采用了动态更新机制，藏品状态信息与藏品业务直接动态关联，提升了藏品管理系统的动态性、信息更新的时效性。随着藏品业务开展，藏品的状态信息和位置信息自动更新，这样保管人和使用人便能够实时看到准确的藏品状态信息。

3.4.2 资源动态关联

总馆藏品资源管理采取“集中”加“分散”管理模式，既可由“影像台账”管理人员进行集中管理，也可由保管人员进行单独管理。两种管理模式由藏品编号唯一识别，既解决了藏品与资源动态关联问题，又解决了资源的集中管理问题，提高了管理能效。藏品利用信息以“记录”的形式保存到藏品时间轴中，并与藏品档案直接关联，动态生成藏品档案报表。

3.4.3 跨系统关联问题

因为网络、基础环境设施等障碍，部分系统无法与藏品管理系统直接打通。鉴于此，技术人员保留了单独的数据接口，为系统升级改造留下了可能。

3.5 藏品的检索与统计

检索功能在藏品管理系统中扮演着至关重要的角色，它不仅是系统最基础的功能，也是确保藏品能被精确搜索并支持业务高效运作的关键。总馆藏品管理系统确立了统一的数据资源存储规范，并为全馆提供唯一的检索入口，实现跨馆式数据检索。此外，系统还针对各类业务需求，设置独立的嵌入式检索框，以方便使用者更快、更精准地定位藏品。

在藏品数量相对较少时，检索性能可能不是很显著。但是随着藏品数量的增长，检索性能的好坏便成了影响效率的关键因素。检索性能主要通过检索速度和命中率两个指标衡量。为了优化检索效率，总馆藏品管理系统采取了以下措施：一是增加检索索引，通过优化数据库索引，提高检索效率（图2）；二是增加图片预处理功能，实现预览图片自动压缩，减少数据加载量；三是采用分级分类索引，提升检索的准确性和效率；四是建设专题库，增加藏品宏观分类，缩小检索范围（图3）。

4 总结与展望

藏品信息化管理的进步依赖于技术与管理等诸多方面，需要持续地研究和创新。每一项新技术都为博物馆藏品信息化管理工作提供了新思路。总馆藏品管理系统建设是“总分馆”制下的一次创新尝试，有效地解决了总馆藏品信息化管理工作中的一些实际问题，如全生命周期管理、标准化建设、资源的整合与共享及动态管理等，但仍有许多难题需要深入研究。通过技术提升博物馆管理能效是博物馆高质发展的必然趋势，但技术必须贴合博物馆发展实际。同时，博物馆也需要注重管理方式的改革创新，这样技术与管理才能相辅相成，共同促进文博行业的高质发展。

参考文献

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