地质档案管理体系的建设实践

［摘 要］地质档案管理体系的建设需将用户需求置于首位、贯彻地质档案的全生命周期管理、建立有效的跨部门协作机制，以及将地质档案视为重要资产。在建设实践上，应构建地质档案资源体系、优化利用地质档案，以及严密保护地质档案安全，全面保障地质档案的安全性和完整性，以支撑地质科学研究和资源开发等领域的需求。本文为地质档案管理体系的构建提供了一套实践策略，以期助力于提升地质档案管理的质量和效率。

［关键词］地质档案；档案管理；管理体系

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.21.045

［中图分类号］TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）21-0152-04

0" " "引 言

当前，在国家对生态环境保护和资源管理日益重视的背景下，自然资源部相继发布了《关于加强地质资料管理的通知》和《关于加强城市地质工作的指导意见》，这些指导性文件不仅对地质档案的归集、管理、服务和监督提出了更高的要求，也促进了地质档案制度的改革与创新。随着生态文明建设的不断深化，山水林田湖生态保护和修复的推进，以及矿山地质环境的恢复治理等领域，对地质档案信息的需求日益增长。本文旨在探讨如何在信息技术快速发展的背景下，完善地质档案管理体系，推动土地资源、基础地质、矿产资源、地质环境等基础数据库的畅通交换与共享，以及如何提供更迅速、更便捷、更智能的地质档案信息服务，以支撑国土资源管理的现代化进程。

1" " "地质档案管理体系的建设思路

在构建现代地质档案管理体系的过程中，关键在于打造一个用户导向的、高效且可持续的档案服务平台。第一，重视用户需求的前置化，提升地质档案服务水平。地质档案管理不仅要提供准确、全面的档案信息，还应侧重于用户体验，确保各类使用者能便捷地访问和应用这些数据。这要求从用户角度出发，通过优化检索系统、增强数据的可访问性和可用性，以及提供个性化服务，确保满足从专业研究人员到公众用户的多样化需求。第二，贯彻全生命周期管理原则[1]。从地质数据的生成、归档、保管到应用的每一个环节，都需要严格地管理与监控，以保障数据的质量和完整性。通过实施统一的数据标准和流程，以及采用先进的信息技术整合和管理数据，可以实现地质档案信息的高效利用和长期保存，保证档案信息的持续更新和准确性。第三，建立跨部门协作机制。通过加强政策指导和制度建设，促进各相关部门间的信息共享与协作，可以有效避免资源浪费和信息孤岛，提升地质档案的服务能力。实施统一的管理平台和信息共享标准，不仅可以加强内部管理，还能提高对外服务的效率和质量。第四，将地质档案视为资产。通过建立科学的数据管理和评价机制，可以确保地质档案资源的有效利用，为国家发展和社会服务提供坚实的信息支持[2]。

2" " "地质档案管理体系的建设实践

2.1" "地质档案资源体系建设

2.1.1" "地质档案数据内容整理分类

地质档案的数据内容涵盖了从地质勘查、矿产资源开发到环境保护等多个领域的广泛信息。为了有效地管理这些数据，将地质档案信息细分为四大类：一是地质勘查档案，包括勘查报告、地质图件和样品数据；二是矿产开发档案，涉及开采计划、矿产评估报告及相关的环境影响评估报告；三是环境地质档案，包括地下水、土壤污染等环境监测数据；四是地质灾害档案，记录地质灾害的调查、评估和防治工作的文档和数据[3]。

数据管理上建立统一的数据格式和交换标准，实现不同来源和类型地质档案数据的高效整合。例如，利用地理信息系统（GIS）技术，可以对地质图件进行数字化管理，不仅提高了数据的可用性和准确性，也便于跨学科的数据共享和分析。同时，采用云计算和大数据技术，可以建立地质档案数据的集群化存储和处理平台，实现大规模数据的高效管理和动态更新。数据协同上，搭建统一的数据共享平台，不仅可以减少数据孤岛的现象，也能促进地质信息的互联互通和资源的优化配置[4]。

2.1.2" "建立协同管理的地质档案数据库

地质档案数据库系统应以四个核心子库为架构基础，实现地质资料的全面采集、有效监管、广泛发布和综合管理。一是数据采集信息子库，聚焦于收集地质勘探过程中生成的各类数据，如详细的勘探成果、钻探的基础数据及其衍生的图表分析等，确保每一项地质资料的元数据和实体数据被完整记录并数字化。针对油气等特定领域的勘探数据也须特别归类，以保障信息的全面性和精确性。二是汇交监管信息子库。通过精细的数据结构设计，不仅追踪地质资料的汇交过程，还涵盖了矿业权和项目监管的全方位信息，实现地质工作全过程的有效管理和监督。三是资料发布信息子库。以用户需求为导向，将已整合和审核的地质资料通过网络平台进行公开，同时发布相关的公示信息，以促进信息的透明度和公众的参与度。四是综合管理信息子库。综合管理信息子库作为支撑系统稳定运行的后盾，不仅包含了丰富的统计分析数据，还涵盖了系统运维监控的关键数据，确保地质档案数据库系统的稳定性和安全性。

2.1.3" "地质档案数据的集成

为建立协同管理的地质档案数据库，需构建数据体系和智能化的关联机制。通过将主数据置于集成架构的中心，实现不同业务库之间数据的相互关联与融合。在分布式的数据管理环境下，引入统一的地质资料汇交监管码成为连接异地、异构及多源数据的关键桥梁。监管码不仅为地质资料的成果、原始记录以及实物样本提供了一个统一的标识体系，而且促进了目录数据与业务管理数据的紧密结合。通过为每一份地质资料赋予独特的案卷码，并在此基础上进一步细化至文件码，实现了数据集的精准标识与高效管理，不仅极大地提升了数据的可追踪性和安全性，也为信息的高效发布和共享提供了坚实的支撑，确保了地质档案数据库系统在复杂多变的信息环境中的稳定性和可靠性[5]。

2.2" "地质档案利用体系建设

2.2.1" "面向工作人员的地质档案汇交管理

对于参与协同管理的工作人员，更需要的是地质档案的项目管理，而在线汇交为地质档案的数字化管理和服务提供了创新的解决方案。在线汇交允许地质档案包括勘探报告、图纸、样本数据等被汇交人通过专设的信息采集工具在线提交，实现地质档案从实体到数字化的转换。提交的地质档案通过地质资料信息管理服务系统进行初步审核，包括资料完整性和合规性评估，如审核汇交清单的详尽性、相关的审批意见和证书等。审核通过后，系统自动安排预约和受理，使得地质档案的汇交过程高效、透明。就管理机构而言，该系统提供了一套完善的监控和管理工具，使得地质档案的每一个流转环节都在监管之下。从地质档案的提交、审核到最终的接收和存档，管理部门可以实时跟踪档案的处理进度，及时发现并解决可能出现的问题。同时，该系统也支持地质档案的查询与共享功能，允许有关部门和公众依据权限查询地质档案信息，有效促进了地质信息的透明度和可访问性。通过这种在线汇交和管理模式，不仅提升了地质档案服务的效率和质量，也为地质资料的保护与利用提供了有力保障。

地质档案的汇交管理监督可利用现代信息技术，如GIS等，实现地质档案全生命周期的管理和监控。一是构建基于地图的GIS平台，该平台能够支持空间数据和属性数据的集成，提供强大的地理数据处理和可视化功能。通过将地质档案的地理位置、项目编号、项目名称等关键信息整合到GIS中，可以实现地质资料的空间化管理和查询。二是在GIS平台上，根据地质资料的状态，采用不同颜色的标记能够直观显示各项目的汇交状态。这种颜色编码不仅简化了状态的识别，也便于快速捕捉需要关注的异常项目。三是通过与地质资料信息管理服务系统的无缝连接，GIS平台能够实时接收来自全国各地的地质资料更新信息。系统自动处理这些数据，更新GIS中的项目状态，确保监管信息的时效性和准确性。四是在GIS平台基础上开发的“一张图”的界面，使得用户能够快速了解全国或特定区域内地质资料的汇交状况。用户可以通过简单的操作，查询特定项目的详细信息，包括汇交进度、资料类型、项目负责人等，支持更细致地管理和监督活动。

2.2.2" "面向用户的地质档案借阅管理

面向用户的地质档案借阅管理系统意味着要深入考虑用户的查询习惯和需求，实现档案检索、著录信息展示、用户中心（包括登录、信息修改、密码找回等）、档案预约、借阅清单等多功能模块的整合。注重传统查询习惯与创新，对于各类地质档案（包括但不限于勘探资料、钻探报告、地质图件等），既保留了显示具体地理或项目位置的传统档号，也融入了新的标准化档案号，通过双档号检索机制，处理和整合了大量地质档案数据，既满足了精准检索的需求，也保证了档案信息的完整性和准确性。

地质档案借阅管理系统用户界面设计简洁直观，通过“订单式借阅”操作简化了借阅流程，实现了从查询、预约到借阅和归还的全过程网络化管理。利用者可以自主进行档案资料的搜索、筛选，并将所需档案加入借阅车，形成借阅订单，以待管理员审核。审核通过后，系统支持“扫码借还”，显著提高了借阅效率，同时系统增设的自动催还续借功能，旨在保障档案的安全利用，并促进其良性循环。一旦档案借阅超期，系统自动提醒用户，限制借阅功能，并提供续借选项，这不仅增强了用户的使用便捷性，也加强了地质档案的有效监管，确保了地质信息资源的充分利用与保护。

2.3" "地质档案安全体系建设

2.3.1" "强化员工安全意识

在强化员工安全意识方面，第一，组织全面的安全保密法规培训。内容有国家和地方关于档案保密的法律法规、档案安全管理的最佳实践、数据保护的标准操作程序，以及紧急情况下的档案保护措施，确保每位员工都能深刻理解，并严格执行档案安全相关法规、标准及制度。第二，采取细致的安全风险等级划分方法，将室存地质档案按照安全风险高低分为三个等级，并针对不同等级的档案制定相应的安全管理措施。第三，制定档案风险告知书和保密保护承诺书，明确员工处理地质资料的责任和义务。要求所有接触到敏感或保密档案的员工签署承诺书，增强他们对档案保密性的认识和保护档案的责任感。第四，将员工的安全保密表现与绩效考核直接挂钩。进一步增强员工的安全意识和责任感，为地质档案的安全管理奠定了坚实的基础。

2.3.2" "软硬件安全建设

硬件上，配备先进的自动消防报警装置、自动温湿度传感器、可视监控系统以及定期的安全巡查，有效预防和控制安全隐患的发生。

软件安全环境上，从操作系统到数据库管理层面，均采用高安全标准的措施保障数据安全。建立严格的访问控制和用户角色管理机制，确保只有授权用户才能访问敏感或重要的地质档案信息。采用RAID1镜像存储方式和高速缓冲存储器，以及通过远程监控系统对数据存储和安全进行全面监控，有效保障了地质档案的安全性和可靠性。

2.3.3" "加强档案人员业务素质

随着机构改革的深入和新政策的实施，对档案人员提出了更高的业务素质和知识广度要求，人员业务素质同样影响着档案安全。档案人员需全面掌握涉及国土、水利、林业、规划及海洋等领域的新政策、新知识及新业务，不仅涉及传统的档案管理知识，也包括最新的信息技术等前沿理论知识。这种知识的广泛掌握有助于档案人员更好地理解和归档跨领域的地质资源资料，提升档案工作的质量和效率。具体而言，第一，定期选派档案人员参加高等院校的信息资源管理专业学习或由档案主管部门组织的专业培训活动。不仅可以不断提升档案人员的业务能力，还能促进他们学习和应用新技术、新方法，从而更好地适应地质档案管理工作的新要求。第二，组建具备多学科背景的复合型专业人才队伍，全面推进地质资源档案的管理工作，确保地质档案管理工作既能满足当前的需求，又具备面对未来挑战的能力。这种全方位的业务素质提升和专业知识学习，是实现地质档案管理现代化、高效化的关键步骤。

3" " "结束语

地质档案不仅承载着珍贵的地质信息，也是未来地质研究和资源开发的基础。因此，探索并构建一个适合自身特点的地质档案管理体系显得尤为关键。就地质档案管理而言，必须根据其独有的特点不断探索和实践，以期找到最适合自己的管理体系建设之路，确保这一宝贵资源能够为地质科学研究和国家资源开发等领域发挥最大的价值。

主要参考文献

［1］韦华.石油科研院所地质档案管理体系建设的实践与思考［J］.档案天地，2023（11）：52-55，61.

［2］张晔.地质专业档案领域知识图谱的构建和应用［J］.浙江档案，2021（10）：44-47.

［3］孙沁.基于GIS的油气勘探开发档案利用服务研究［J］.北京档案，2024（1）：47-50.

［4］贾君枝，张绪阳，张贵香.档案数据编目：架构、业务流程与功能［J］.档案学通讯，2024（1）：52-60.

［5］陈慧，焦扬.新能源项目档案管理优化研究：特点、困境及实施路径［J］.北京档案，2023（6）：29-31.