健康教育档案的作用及收集整理探讨

摘 要：健康教育档案是在健康教育活动中逐步积累形成的，具有长期保存价值的文件资料。健康教育档案形式多样，如文本、图像、音频和视频等，展现出广泛、科学、专业和多样的特性。医院和疾控中心等健康教育机构需要系统地收集和整理这些资料，以便于检索和高效利用，从而发挥其在健康教育中的重要价值。文章从健康教育档案的作用出发，研究了收集整理健康教育档案的方法措施，并提出加强健康教育档案管理的建议，以供参考与借鉴。

关键词：健康教育档案；作用；收集；整理

中图分类号：R197.32 中图分类号：A

健康教育是连接公共卫生服务与个体健康行为之间的桥梁，通过传授健康知识、培养健康技能、改变不良生活习惯，从而达到预防疾病、维护和促进健康的目的。在这一过程中，健康教育档案扮演着至关重要的角色，不仅记录了受教育者参与健康教育活动的历史，还为评估健康教育项目的成效、优化教学策略以及个性化健康干预方案的设计提供了实证基础。因此，做好健康教育档案的收集整理工作，是推动健康教育工作质量走向规范化管理的一个重要环节。

一、健康教育档案的作用

1.为社会医疗积累和提供健康教育信息资源

健康教育活动中，关键步骤之一是分析患者的病历，探究病情的成因和治疗过程中的影响因素。基于相关分析，医疗工作者、社区服务人员和其他相关人员可以向患者、社区居民以及其他社会成员提供针对性的健康知识教育，如利用报纸专栏、宣传单、医院和社区的黑板报等多种媒介展开健康宣传。宣传活动中使用的所有手段、文字材料和图像等都属于健康教育档案的范畴。通过对档案中储存的健康知识收集、整理和再次利用，如常见疾病的预防、妇女和儿童保健、流行病学的防治等内容，可以更有效引导公众追求健康的生活方式，并帮助大众掌握更多的科学卫生知识。

2.树立正确的健康观念，合理配置卫生资源

现代社会，由于工作压力大、生活节奏快，许多人形成了不健康的生活习惯，如熬夜、饮食不规律和缺乏运动等。通过新闻、广播、健康杂志和报纸等媒体渠道向公众传授预防生理疾病的知识，提升大众的健康意识，可以促使人们改变不健康的生活习惯，主动关注和维护自己的健康。通过健康教育，人们可以了解各种疾病的预防知识，如怎样预防感冒、如何避免食物中毒等。此外，通过健康教育档案，人们可以更好地了解医疗知识，提高自我保健能力，从而在一定程度上减少对医疗资源的需求，缓解医患矛盾。将卫生资源更多地投入健康教育和疾病预防中，也能提高卫生资源的使用效率。

二、健康教育档案的收集

1.健康教育档案收集形式

健康教育档案的收集形式多样，主要可以分为纸质档案和电子档案两大类。纸质档案主要包括健康教育宣传资料、活动记录、会议记录和个体健康档案等，此类档案具有直观、易读、易存的特点。电子档案则包括健康教育资料的电子版、音频、视频等，此类档案具有存储方便、检索快捷、传播广泛的优势。

现阶段，电子档案的收集和管理工作越来越受到重视。通过专业的电子档案管理系统，可以实现档案的电子化存储、检索和共享。例如，通过扫描设备将纸质档案转换为电子档案，通过录音设备录制健康教育讲座的音频，通过摄像设备拍摄健康教育活动的视频，并将电子数据存储在数据库或云存储服务器中。同时，可以通过健康教育网络平台，收集和整理健康教育相关信息。平台可以发布健康教育资讯、提供在线健康咨询服务，也可以收集大量的健康教育资料和用户反馈信息，为健康教育档案的收集和管理提供丰富的资源。在收集过程中，应根据档案的种类和特点选择合适的收集形式，确保档案的真实性、完整性和可追溯性。对于不同形式的档案，应采用相应的收集方法和技术，并注意保护个人隐私和知识产权。

2.健康教育档案收集制度

首先，明确收集责任人和收集时间。根据档案的重要性和紧急程度，明确责任人和收集时间。例如，对于常规的健康教育活动记录可以设定每月收集和整理一次，对于重要的健康教育项目则需要实时收集和更新档案。其次，制定收集标准。针对不同类型的档案制定相应的收集标准，包括档案的格式、内容和质量等，以确保档案的规范性和一致性。例如，健康教育宣传资料必须保证内容准确无误，设计美观，易于理解。活动记录需要详细记录活动的目的、内容、参与人员等信息。再次，建立收集流程。从档案的产生、收集、整理、归档到利用，建立完整的收集流程，确保管理有序性。例如，健康教育活动记录可以设定一个标准的记录模板，要求记录者按照模板填写信息，以便后续的整理和归档工作。最后，定期检查和评估。对档案收集工作展开定期检查和评估，保证做到发现问题及时整改。例如，可以定期对收集的档案审核，确保其符合既定的收集标准，并及时修正和完善发现的问题。

3.健康教育档案收集内容

健康教育档案收集的内容应该全面覆盖健康教育的各个方面，以确保档案的实用性和参考价值。基本信息收集主要包括档案主体的姓名、年龄、性别以及教育背景等，以便更好地对档案主体初步识别和分析；健康状况收集包括疾病史、家族病史和健康检查结果等对于个体的健康管理具有重要意义的内容；健康知识收集主要评估个体对基本卫生知识、疾病预防知识的掌握程度，可以通过问卷调查、知识测试等形式；健康行为收集则观察和记录个体的饮食习惯、运动习惯和戒烟限酒情况等，以便更好地了解个体的健康生活方式；教育活动参与情况收集记录个体参与健康教育活动的次数、方式和效果评估，为评估健康教育活动的效果和改进方向提供支持。

三、健康教育档案的整理策略

1.分类与归档

健康教育档案的分类与归档是一个系统的过程，其基础在于对档案内容和性质的准确识别与理解。首先，需要根据健康教育的具体内容和目标将档案分为不同的类别，如个人健康档案、公共卫生事件档案和健康教育项目档案等。每一类档案都有其特定的内容和要求，需要建立清晰的分类标准。在分类的基础上建立归档系统，确保每一份档案都能被准确归入其所属的类别中，为档案的管理和维护及档案检索的效率和准确性提供保障。

例如，个人健康档案可以细分为儿童健康档案、成人健康档案和老年人健康档案等，根据不同年龄段的健康需求和管理重点展开分类；公共卫生事件档案可以根据事件的类型、规模和影响等因素分类，如传染病疫情档案、食品安全事件档案和自然灾害卫生应急档案等；健康教育项目档案可以根据项目的内容和目标分类，如健康知识普及项目档案、慢性病防治项目档案和健康行为干预项目档案等。

2.数据录入与数字化

数据录入是将收集到的各种形式的档案资料转换为电子数据的过程，要求使用专业的录入软件和设备设施，确保数据的准确性和完整性。数字化管理则是在数据录入的基础上，利用数据库管理系统和网络技术，实现档案的电子化存储、检索和利用。通过数字化管理，能够提高档案的利用效率并为档案的远程查询和共享奠定基础。

在数据录入阶段，需要全面整理和审核档案资料，确保录入的数据真实、准确、完整。对于健康调查问卷、健康检查报告和教育培训资料等重要的档案资料，应采用专业的录入软件和设备，如光学字符识别技术、电子扫描设备等，将纸质资料转换为电子数据。数字化管理阶段，需要利用数据库管理系统和网络技术对电子档案实施有效的组织、存储和维护。数据库管理系统可以实现对档案的快速检索、统计分析和远程查询，提高档案的利用效率。同时，还可以通过网络技术，实现档案的共享和传输，便于不同部门和人员之间的协作与交流。此外，数字化管理还应重视档案的安全与保密工作，采取防火墙、加密技术等措施，确保档案数据的安全性，防止数据被泄露和篡改。

3.编制索引与目录

索引和目录是健康教育档案检索的重要工具。通过对档案内容和形式详细地梳理和分析，编制全面而准确的索引和目录，可以大幅提高档案的检索效率和准确性。索引的编制应涵盖档案的主要内容和关键信息，如档案的编号、名称、形成时间、形成单位和内容摘要等。目录的编制则应按照档案的分类和归档系统，列出每一类档案的详细清单，涵盖档案的编号、名称、形成时间和形成单位等内容。编制索引时，应确保每一项索引都能准确地指向档案的内容，便于用户快速定位所需信息。索引可以包括多种类型，如主题索引、时间索引和形成单位索引等，根据档案的特点和用户的需求选择合适的索引类型。目录则应按照档案的分类和归档系统完成组织工作，清晰地展示每一类档案的详细信息，使用户能够快速了解和获取所需档案。例如，在个人健康档案中，编制索引和目录应当包含个人基本信息、健康检查记录、疾病诊断和治疗方案等关键信息。公共卫生事件档案可以编制包含事件名称、发生时间、地点、影响范围以及应对措施等关键信息的索引和目录。

4.数据清洗与整理

数据清洗主要包括去除重复数据、纠正错误数据、填补缺失数据等，以确保数据的准确性和一致性。数据整理旨在围绕数据展开格式化处理、统一数据单位、规范数据表述等，以确保数据的一致性和规范性。在该过程中，需要运用专业的数据处理软件和方法细致而严格地操作，经过数据清洗和整理的档案，能保证其质量和可靠性，为健康教育的实践提供有效支持和指导。在数据清洗过程中，可以使用数据清洗工具和算法自动识别和去除重复数据，纠正错误数据并填补缺失数据。例如，通过设定数据清洗规则，识别并去除重复的个人信息记录，纠正错误的出生日期或性别信息，填补缺失的健康检查结果等。在数据整理过程中，也需要对数据实施格式化处理、统一数据单位，如将不同格式的日期统一为YYYY-MM-DD格式，将不同单位的血压值统一为mmHg等。同时，需要规范数据表述，如统一疾病名称、药物名称等，以确保数据的一致性和可理解性。例如，在整理健康教育项目的参与人数时，需要统一数据单位，将不同形式的参与人数，如整数、小数、百分比转换为整数形式，并统一数据表述，如将“约50人”转换为“50人”。

5.质量控制与审核

质量控制与审核是确保健康教育档案整理质量的关键环节，涉及对档案的完整性、准确性、一致性、可靠性和时效性展开检查和评估。第一，建立标准。制定一套明确的质量控制标准，涵盖档案管理的所有方面，包括数据的收集、记录、存储和检索。第二，过程监控。在档案管理的过程中，需要对每一个环节密切监控，确保按照既定的标准完成操作。第三，审核与评估。由具备相关专业知识和经验的专业人员组成的团队负责定期对档案审核，评估其质量是否符合既定的标准。第四，纠正与改进。根据审核的结果，对发现的问题纠正，并对流程改进，以提升档案管理的质量。需要注意的是，质量控制与审核的过程不仅需要专业的知识和技能，还需要高度的责任心和职业素养。

四、加强健康教育档案管理的建议

1.完善档案收集与整理标准

首先，明确档案收集的范围和内容，制定详细的收集指南，确保收集的档案资料具有代表性和完整性。在收集健康教育活动的策划、实施、评估等各个环节资料的基础上，也要关注参与者的反馈和意见等。其次，建立科学的档案整理体系，对收集的档案资料分类、归档、编码等处理，赋予其较高的可读性和检索性。同时，制定档案保管和维护规范，确保档案的完整性和安全性。最后，定期审核和更新档案，以适应健康教育工作的变化和发展。通过完善档案收集与整理标准，可以提升档案的质量和管理水平，为健康教育档案的有效利用奠定基础。

2.加强档案管理人员培训与技术支持

首先，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和能力，帮助他们掌握档案管理的基本原则、方法和技巧。其次，加强技术支持，引进先进的档案管理软件和设备设施，提高档案管理的现代化水平。落实档案管理软件的升级和维护工作，确保其稳定运行。同时，培训管理人员熟练使用相关软件和设备设施，提高档案管理的效率和质量。最后，建立档案管理交流平台，促进档案管理人员之间的经验交流和合作，共同提高健康教育档案管理的能力和水平。通过加强档案管理培训与技术支持，可以提高档案管理人员的专业素质和能力，为健康教育档案管理的可持续发展提供保障。

3.提高档案利用效率与信息化水平

首先，建立档案检索系统，提高档案的查找和利用效率。通过建立电子档案数据库，能够实现档案的电子化、数字化管理，方便快捷地检索和利用档案资料。其次，加强档案的信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案的存储、传输和处理能力。在具体实施中，需要对档案实施数字化处理，建立档案信息管理系统，以便实现档案的远程查询和利用。同时，需要建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全和保密。最后，加强档案利用的宣传和指导，提高健康教育工作者和公众对档案的认知和利用能力。通过提高档案利用效率与信息化水平，可以使档案更好地服务于健康教育工作，为健康教育的发展提供有力支持。

五、结语

综上所述，健康教育档案在医院及公共卫生领域中具有重要的作用，不仅是健康教育工作的原始记录，还是健康教育实践中直接形成的有价值的历史文献。健康教育档案的建立和完善，有助于积累和提供丰富的健康教育信息资源，为全社会提供有力的健康教育支持。通过收集、整理和开发利用健康教育档案，可以促进健康教育工作的规范化管理，提升健康教育质量，进而带动人们健康素养的提高，促进全民健康。

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作者单位：大理州血吸虫病防治研究所"作者简介：姚燕（1970—），女，回族，云南大理人，本科，馆员，研究方向：健康教育和档案资料的收集整理；李新娣（1984—），女，白族，云南大理人，本科，主管医师，研究方向：疾病控制 。