浅析博物馆档案信息的建设与管理

摘 要：伴随着社会经济的不断发展，博物馆档案信息管理显得越来越重要，博物馆档案信息在博物馆中占据着举足轻重的地位，常常是最易被忽略的一部分。文章简单分析了博物馆档案信息管理的重要性，针对博物馆档案信息管理工作如何创新开展展开详细阐述，并提出一些措施建议。

关键词：博物馆；档案信息；建设；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

档案信息在信息资源中占有举足轻重的地位，连接着过去、现在与将来。然而，当前社会，博物馆管理人员往往更加注重博物馆行政管理和主要业务等方面，却忽略了博物馆的档案信息，使档案信息管理中存在着越来越多弊端。所以，博物馆档案信息工作者更应该了解实际，不断研究，搞好博物馆档案信息管理，走现代化和信息化之路。

一、博物馆档案信息建设和管理的重要性

进入信息化时代，各行各业都在推进信息化转型，依托信息技术提高工作效率。对于博物馆档案管理方面，实现信息化建设和管理，能够表现出多方面的重要性。作为档案管理人员，应当对此形成认识。

1.保护文化遗产与历史信息

保护文化遗产和历史信息是博物馆肩负的任务。首先，博物馆作为文化遗产的守护者与传承者承载了丰富的历史文化，档案信息是对这些遗产记载、保护与传承的主要媒介。档案信息主要有文献资料、图片和文物档案，这些档案记载着历史事件、人物事迹和社会风貌，具有丰富的内涵，是人类文明宝贵的见证。博物馆通过对档案信息有效建设和管理，可以充分发挥博物馆在文化遗产、历史信息等方面的保存功能。档案信息建设与管理能够保证文化遗产的有效保护与保存。博物馆对档案信息实行数字化分类整理，避免档案信息遭到破坏、遗失或者被篡改，以保护这些珍贵的历史资料；其次，档案信息管理有利于历史记忆传承。博物馆能够以展览、出版、教育等方式，向大众展示与传播档案信息，使更多人认识历史，感悟文化，进而继承历史记忆，发扬民族精神与文化传统；最后，对档案信息有效管理也可以推动历史文化研究与学术交流。研究人员通过对档案信息的深度学术研究与讨论，能够促进历史学和文化学的研究，从而有助于人类文明进步。

2.为学术研究与教育教学提供支撑

博物馆档案信息为学术研究、教育教学等提供了重要资料。首先，档案信息中记载着大量的历史文化，其中包含着历史事件、人物事迹以及社会风貌，给学术界以及教育界带来了大量的研究对象以及教学内容。档案信息是学术研究的重要资源。研究者可透过对档案信息的研究，深入探究历史事件的来龙去脉、成因与影响，发掘新的历史资料与文化价值，以促进相关学术研究与理论探讨。对档案信息展开研究也能够促进学科之间的沟通与协作，带动学术界发展与进步；其次，档案信息还对教育教学有着重要的支撑作用。教育者可以借助档案信息开展课程及教学活动等，以丰富教学内容、促进教学效果的提高。教育者通过对历史文献、图片、文物及其他档案信息的呈现，能够使学生对历史文化有一个深刻的认识，感受到历史的神奇之处，从而激发其学习兴趣与求知欲。另外，教育者可以利用档案信息开展研讨、演讲等，以促进教师与学生的沟通和互动，推动教学质量与成效的提高。总之，博物馆档案信息对于支撑学术研究与教育教学都有着十分重要的作用。通过对档案信息的充分挖掘与利用，学术界与教育界能够组织更深入、更丰富的学习与教学活动，促进学术研究与教育的持续发展与进步。为此，博物馆需加强档案信息搜集、整理与利用工作，从而为学术研究与教育教学等工作提供更丰富、宝贵的资源支撑。

3.满足公众需求，提高服务质量

大众对于历史文化的了解与需求在不断增加，博物馆档案信息作为满足大众需求的重要媒介之一，高效的档案信息管理既能满足社会公众对知识的需求，又能提升服务质量，扩大博物馆在社会的影响力，提高社会公众的满意度。首先，档案信息是广大人民群众了解历史和文化的一种重要方式。大众可以透过档案信息了解历史事件、人物事迹和文化传统，丰富其历史知识，加深对历史文化的认知。博物馆可以将档案信息以展览、讲座及教育活动的方式呈现给大众，以满足其知识需求并增强大众文化素养与历史意识；其次，有效的档案信息管理能够促进博物馆服务质量提升。博物馆将档案信息以数字化的方式归类和整理，使得档案信息的管理更规范、方便和可靠。大众可以通过博物馆网站、移动应用及其他渠道便捷获取档案信息并享受更有效、更高品质的服务体验。另外，博物馆也可根据群众需求与反馈不断改进档案信息管理与服务方式，提升服务质量，满足群众需求；最后，高效的档案信息管理可以提升博物馆在社会的影响力以及公众满意度。公众对于博物馆的感知与评价，经常会受档案信息管理所左右。博物馆提供内容丰富、准确及时的档案信息服务可以塑造良好形象，提高大众对博物馆的信任感与支持力，提升博物馆的社会影响力与美誉度。

4.提升展览的效果和吸引力

档案信息使展览内容更加充实。博物馆可以通过档案信息来呈现历史文献、照片和文物，将历史事件、文化传统和人物事迹的丰富性呈现给观众。这些档案信息既能使受众对历史与文化有更直观的认识，又能使展览内容更生动、具体、能引起受众关注；其次，档案信息可以提升展览吸引力与趣味性。博物馆通过呈现精彩的档案信息，设计鲜活场景、有趣的故事情节等方式来引发观众兴趣与好奇。观众就像跨越时空一样感受历史的神奇，领略不一样的文化魅力，使展览更具有吸引力与趣味性。

二、博物馆档案信息建设与管理存在的问题

实现档案信息化建设和管理，已经成为很多博物馆档案管理人员的共识，并且也在着力推进此方面的信息化建设工作。但是，从实际情况来看，信息化建设的效果并没有达到预期。究其原因，主要是还存在一些客观问题，导致信息化建设推进受阻。

1.档案信息管理体制与思想上存在问题

目前，多数博物馆管理者把工作重点放在博物馆行政管理及主要业务方面，档案信息管理由于不能直接支持主要业务而被忽略。因此，尽管博物馆的其他部门在不断地更新和快速发展，档案信息管理部门却仍然没有取得明显的进展。这一现象会给博物馆档案信息收集、整理工作带来负面影响，造成博物馆整体档案信息管理体制机制滞后，给博物馆今后发展埋下隐患。再者，受市场经济的影响，很多博物馆管理者更倾向于注重经济利益而忽略管理中的使命。他们可能没有深刻地认识到博物馆档案信息管理工作的重要意义，也未能认识到此项工作对于博物馆今后的发展具有十分重要的意义。如果博物馆领导不愿意在档案信息管理上投入更多的时间和努力，那么博物馆的档案信息管理体系和团队的建设质量可能会逐步下滑，可能造成博物馆内部档案信息失控与混乱，对博物馆日常经营与长期发展造成严重的隐患。

2.信息化水平较低

尽管科技发展迅速，但博物馆的档案信息管理部门在信息化方面的进展中远远落后于其他部门，电子化记录和管理仍未普及，导致一系列管理上的困境。很多博物馆仍依靠传统纸质记录与手工管理，没有使用现代化电子记录与管理系统。传统管理方法效率低、费用高，既影响工作效率，又易导致信息丢失、漏报、破损。信息化管理系统的缺失也造成档案信息难以科学管理与共享。传统纸质记录下档案信息检索与共享需耗费大量人力、物力，且效率低、容易出错。信息化管理系统可以实现档案信息快速检索与共享，提高工作效率，但因为信息化水平较低，博物馆档案信息管理部门并不能享受这些方便。另外，信息化管理系统的缺失还对档案信息的安全与完整造成威胁。纸质档案极易遭到破坏与损害，如果出现意外情况，就会造成档案信息遗失或者外泄，对博物馆造成无法估量的危害。

3.人力资源不足

人力资源不足是目前部分博物馆档案信息管理部门存在的一个重要难题。部门专业化人才匮乏，不能对海量档案信息实施有效管理，给博物馆档案信息管理提出很多挑战。首先，博物馆档案信息管理部门因专业化人才匮乏，可能对档案管理原理与技术理解不透彻，不能有效利用现代化管理工具与技术来管理档案信息，造成档案信息管理工作效率低、质量差，出现信息录入不准、分类不清和检索难度大等问题；其次，人力资源不足同样会导致档案信息管理部门无法适应博物馆对档案信息管理不断增长的需求。随着博物馆馆藏规模的扩大，数字化信息越来越多，对其加工管理的专业人才需要也越来越多，但是人力资源不充足，档案信息管理的顺利开展无法得到保障。另外，人力资源不足也会影响档案信息管理部门的发展创新能力。专业化人才的匮乏决定了档案信息管理部门未能及时紧跟行业最新发展趋势与技术，开展创新性档案信息管理，由此影响了博物馆档案信息管理工作的总体水平与竞争力。

三、提高博物馆档案信息建设与管理工作质效的策略

博物馆档案信息化建设和管理，需要从多方面着手，采取相应措施来构建信息化管理模式。具体来说，需要注重管理制度的完善、加大信息技术投入以及强化管理人才队伍。多角度切入，为信息化建设奠定坚实的基础，促进档案管理工作顺利开展。

1.完善档案信息管理制度

博物馆档案信息管理从本质上看是一项较为复杂的任务，完善博物馆档案信息管理制度，是确保博物馆档案信息工作能够顺利开展的根本所在。首先，博物馆应当按照国家有关规定建立健全档案信息管理机制、明确电子档案信息存储标准、管理方法等。另外，档案信息管理部门应紧跟时代步伐，分门别类地开展工作。对各部门档案信息应分别管理，切忌混为一谈。两个部门间如果需参考档案信息，要做到及时登记标明，使用后要做好归档工作，切勿随意摆放，避免遗失；其次，不应盲目参考其他博物馆的管理策略，而应根据自己博物馆的独特性，构建一套专为本博物馆设计的档案信息管理体系；最后，博物馆应提高对档案信息管理工作的重视。档案信息管理人员的思想意识对工作的质效有极为重要的影响。档案信息管理工作表面上看似很轻松，但却要求档案信息管理人员必须具备一定的耐心和责任心，不然很容易产生懈怠心理。博物馆档案信息管理者还应不断提升综合素质，做一个复合型人才，能够熟练开展本职工作。

2.加大信息技术投入与建设力度

博物馆要促进档案信息管理部门信息化进程，就必须加大信息技术投入与建设力度。首先，要引进先进的电子记录与管理系统。这些系统都能提供方便的数据录入与管理功能，并通过构建一个完整的信息化管理平台，提高档案信息管理工作效率与管理质量。此类系统可以对档案信息快速检索、共享与备份，提高了便捷性与可靠性。通过信息化管理可以使博物馆灵活处理海量档案信息、提高工作效率的同时，也能很好地满足广大人民群众对于档案信息的需求。博物馆在引入先进电子记录与管理系统的同时，也可借助云计算、大数据等信息技术进一步完善档案信息管理系统。采用云计算技术可实现档案信息远程访问共享且不受地域限制，方便了多地博物馆间的协作交流。而大数据技术能够帮助博物馆深度分析大量档案信息，发掘更加宝贵的资料，支撑学术研究与展览策划。另外，可以通过加大对信息技术的投入建设更好地开展档案信息管理工作，促进工作效率的提高，增强与大众之间的交流以及互动，以期为博物馆长远发展奠定扎实的信息化基础。

3.加强人才队伍建设

首先，博物馆可以通过举办内外部培训等方式加强人才培养，促进档案信息管理人员专业知识与技能水平的提高。培训范围包括档案管理理论、信息技术应用和数据分析，以便于工作人员更好地满足信息化管理需要。另外，优秀档案信息管理人才的引进是解决目前人才短缺问题的一个重要手段。通过公开招聘、校园招聘，吸引经验丰富、专业知识丰富的人员参与档案信息管理团队；其次，博物馆要与有关专业院校、研究机构合作，联合开展档案信息管理方面的研究、教育等工作，还可以设立实习、就业基地，给学生实践的机会，调动更多的人才进入档案信息管理工作岗位。此外，构建良好的人才激励机制是吸引人才、留住人才的一个重要途径。包括薪酬福利、职业发展与晋升机会在内的激励措施能有效提升员工工作积极性与创造力，提升团队的凝聚力与竞争力。通过以上举措，博物馆能够不断提高档案信息管理部门专业化水平，建设高素质的人才队伍，从而为博物馆档案信息管理提供扎实的人才支撑，有利于提升档案信息管理质量与效率，更好地满足大众档案信息需求，促进博物馆可持续发展。

四、结束语

在社会经济持续发展下，信息化时代来临。博物馆档案信息管理也要跟上新时代发展的脚步。档案信息管理部门亟须开展高素质综合型人才的培养，博物馆领导者应更加重视档案信息管理部门，在新时期背景下主动迎合时代发展潮流，创新改革，让档案信息管理部门在博物馆发展中贡献绵薄之力。

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作者单位：烟台市博物馆作者简介：王丹（1979—），女，汉族，山东烟台人，本科，档案副研究馆员，研究方向：博物馆档案管理。