信息资源共享环境下高校档案管理的共享与共建

摘 要：高校除了是人才培育的重要场所，同时也是我国资源存储管理的重要机构。在信息资源共享发展的新时代，高校档案管理工作需要向共享共建的方向发展，从而提高档案信息资源利用率，为高校教学、管理、科研工作良性开展奠定丰富的信息基础。基于此，文章立足信息资源共享环境，剖析了推进高校档案管理共享共建的积极影响，梳理了当前高校档案管理共享共建的现状，并围绕发现的问题，从实现机制建设、标准化体系构建、信息安全防护、提高共享共建水平四个方面着手，给出了可行性优化对策，旨在驱动高校档案管理共享共建工作目标早日实现。

关键词：信息资源；档案管理；共享共建

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理是高校管理工作的重要内容之一，在高校教学管理以及科学研究工作中会生成大量具有较高学术研究价值的数据信息，因而高校需要将之整理成档案进行存储与利用。然而，各大高校是独立管理档案，会限制档案资料利用价值的最大化发挥，可能会阻碍高校教学管理优化及科研工作深化开展，因此，推动档案管理共享共建是新时代背景下高校档案管理优化的必然选择。在信息资源共享环境下，高校应整合本校信息资源，积极参与档案管理共享共建，充分发掘档案信息资源价值，为社会进步、高校自身发展提供全面、可靠的信息支持。

一、信息资源共享环境下落实高校档案管理共享共建的积极影响

1.推动社会生产发展，满足高校健康发展需求

在社会发展过程中，高校发挥着重要作用。高校档案管理工作的开展，积累了大量具有价值的科研成果及研究数据。在高校立足信息资源共享背景下，推动档案管理共享共建，能够深层发掘这些信息资源的内在价值，并可以全面化共享与高效利用信息资源，为社会生产发展与持续进步起到积极的推动作用。同时，实现高校档案管理共享共建，也可以增强高校自身发展的健康性与稳定性。在全面共享档案信息资源之后，高校可以从其他学校的档案信息中提取有益的教学管理方式或是寻找到科学研究的思路及灵感，为学校重大管理决策、科研决策的制定提供依据，为全校师生提供丰富多样的档案信息，有助于驱动教学管理工作优化，并能提高高校的科研水平，夯实高校创新发展、持续发展的根基。

2.丰富资源信息，提高档案管理效率

档案管理是收集、整理、加工信息资源、挖掘与利用信息潜在价值的过程。实现高校共享共建档案管理之后，可以将区域内或不同区域的档案管理成果归集到一起，可以丰富档案信息资源，为档案管理工作的深化开展提供有力支持。在信息资源共享之后，高校各项工作运行将会更加便捷，并能提高管理成效，改变原本各高校均独立存储文件的档案管理模式，可以降低重复性工作，防止出现资源浪费问题。同时，对于部分未构建完善的信息资源存储层的高校而言，共享共建档案管理实现后，可以与其他院校共同利用相同的平台记录与发布信息资源，可以更加快捷地完成档案管理工作，提升档案管理工作的质效以及档案管理运行的流畅性与科学性。

二、信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建的实施现状

1.统筹规划不到位

档案管理共享共建的实现，要立足顶层设计层面，做好规划与部署，需要组建独立运行、权威性高的档案管理共享共建部门，负责高校档案管理共享共建工作的规划设计与方案落实。但是，目前一些地区并没有构建专业的档案管理共享共建执行部门，无法针对参与档案管理共享共建的各高校进行有机协调或是由于部门的职权行使会受到一定限制，一些制订的方案无法按计划执行或是由于不具备良好的统筹管理能力，无法立足整体制定出科学、可行的档案管理共享共建规划方案，难以通过有效措施快速推进档案管理共享共建工作，致使各高校之间的合作无法深入性、全面化开展，出现了信息资源未能合理分布、信息资源共享无法全面实现的现象。在缺少完善的共享共建规划前提下，各高校会独立构建自身的档案信息化系统，因没有与其他单位协同合作，院校所引进软件系统可能与其他学校并不兼容或是没有按照共享共建要求配备档案管理人才，后续可能会出现二次投入或临时更换或补充人力，可能会出现资源浪费问题。

2.信息资源标准体系不完善

充分挖掘档案信息价值、提高档案资源利用率是高校档案管理共享共建的主要目的，需要以全面的信息收集、精准的信息统计、高效的信息处理作为必要手段，从而为高校管理、教学、科研工作开展提供可靠服务。然而，在信息资源共享背景下，高校档案管理工作开展中会出现信息体量大增、信息类型日益增多的问题，导致档案管理部门面临更大的工作压力。由于各高校的合作意识不一致，且未出台规范化、标准化的档案信息收集、整理、归档、利用标准体系，在不同高校汇总信息资源时，可能会出现信息检索形式不一、著录方式不同的现象，影响到档案信息资源的共享成效，给档案资料分析处理、检索利用带来一定阻碍。此外，高校构建信息化体系时，还可能存在资源共享终端无法兼容的问题或是由于不同高校所应用的信息管理系统采购自不同厂家，功能、性能均不一致，而无法实现档案资源的及时共享与有效互换，也会限制档案管理共享共建工作的顺畅开展。

3.信息安全风险系数高

安全防护档案信息是防止高价值档案被泄露的关键手段。在高校存储的档案管理资源中，不仅具有较高学术性的科研档案及机密性教学档案，还包含大量师生隐私数据，如果档案信息安全防护不当，可能会因档案信息被泄露、丢失而造成难以预料的影响。信息资源共享需要依托具有开放特征的互联网而实现，需要与专业网盘公司合作，利用云端存储重要、机密性档案信息资源。虽然此种方式可以使档案信息资源的提取、查看、管理、利用更加快捷与高效，但也可能会存在不法分子恶意攻击的风险，黑客可能会采用先进技术手段窃取重要性学术资料或研究成果或是故意删改、损毁档案信息，从而给档案信息资源的管理与利用带来不利影响。同时，高校档案管理共享共建实现之后，需要在各大管理主体之间相互传送档案信息资源，这一过程给各高校的信息安全管理能力带来了更大的挑战。在共享共建模式下，各高校担负着同样的职责与任务，各方均具备保障信息安全的职责，任何一方的信息安全管理未能有效开展，均可能会引发信息安全事故，导致各高校共享的档案信息资源出现被泄露或损毁的风险。

4.共享共建技术水平不足

在高校管理体系当中，档案管理并不属于核心范畴，因而未能投入充足的资源，所配备的专业化档案管理人员数量也有所不足。而档案管理共享共建是一项系统化、长期性的工作，对于高校档案管理人员的能力素养要求更高，如果高校现有技术人才稀缺，可能会由于技术水平不足而影响档案管理共享共建工作的推进与实施。目前，一些高校并未配备数量充足的专职档案管理人员，面对较多的档案管理业务，档案管理人员投入大量的时间与精力，导致没有时间提高自身的档案管理能力与信息技术能力，档案管理共享共建工作推进因此受到了阻碍。同时，高校档案管理共享共建以深入性挖掘与高效性利用档案信息资源为重点，需要利用某信、某博等多种新媒体平台开展档案信息资源的收集与推送，但一些高校档案管理人员并不具备良好的新媒体技术应用能力。此外，在信息资源共享背景下，需要利用现代化信息技术手段不断创新档案管理工作，丰富档案信息资源，同时还需要分析信息使用者的需求，开展用户体验优化设计。然而，高校此方面的技术人才有所不足，可能会出现技术水平不足以支撑共享共建工作稳步推进的现象。

三、基于信息资源共享环境的高校档案管理共享与共建路径

1.立足整体统筹规划，科学制定实现机制

高校传播档案信息资源时，具有校园内传播、校际传播两种途径，信息传播维度较广且传播层次较多。为此，需要构建一个档案管理共享共建实现机制，为高校档案信息资源的通畅传播提供保障，确保档案管理共享共建任务能够顺利落实，从而为高校档案管理工作改革升级产生有力驱动。为保障高校档案管理共享共建工作目标实现，一要构建完善的运行保障机制，完善相关法律法规，制定详细、明确的标准规范，还要出台各方利益制衡机制，以便为档案管理共享共建的依法合规开展提供制度保障，促进共享共建工作高效性、持续性开展；二要制定与推行协同合作机制。高校档案管理共享共建需要各大院校通力合作，整合各方资源，实现优势互补，以扩充档案资源的体量、丰富档案信息的类型。为此，需要建立各高校协同合作机制，在信息资源共享环境下，清晰界定各方的职责、义务，并赋予各方应有的权利，利用此机制对各方有效共享档案信息资源提供约束与保障；三要出台有效的激励机制，应为各方搭建通畅的沟通交流平台，促进各方资源高效利用，重点要明确资源共享共建所得收益的分配方法，实现利益共享，以此激发各高校主动参与档案管理共享共建的积极性，为档案管理共享共建提供充足动力，进而加快共享共建目标的实现速度。

2.加强调研分析，构建标准化信息资源共享利用体系

为推动高校档案信息资源全面共享，需要构建一个完善、标准的信息资源共享体系，严格按照国家标准、行业规范设置基础元数据的统计规则，还需要明确著录标引方法。同时，要详细给出不同领域数据信息的收集、整合与归集标准。首先，应构建高校档案管理共享共建协调委员会，以此部门为主导，联合各高校共同展开调研，并整合与分析各方档案信息资源标准，共同构建完善化、标准化的信息资源共享实施框架，需要在设置信息资源共享最低标准的基础上，全过程监督监管整个共享过程；其次，还要构建标准化的档案信息资源利用体系，需要规范各方档案信息资源收集、传送、汇总、检索、提取、利用各个环节的标准，为各高校规范描述元数据、统一著录规格提供依据，消除高校之间信息资源格式不兼容的问题，保障档案信息资源的高效、快捷处理；最后，还需要出台各大高校软件系统管理标准，需要按照统一要求处理各个系统的终端基础数据，并统一高校档案管理信息系统代码，为后续开发与利用档案管理及档案服务提供保障，提高高校档案管理共享共建服务的品质。

3.增强信息安全意识，打造系统化信息安全防范机制

为保障档案信息资源安全，在信息资源共享背景下，需要构建科学、完善的信息安全防护体系。第一，要有针对性地增强高校档案管理人员的信息安全防护意识，帮助其形成良好的责任感、危机感及风险预防思维，详细列出各个操作业务的流程，并对每一位档案管理人员的职责、权利进行细化与分解，从而在档案管理人员主动预防的基础上尽可能地降低安全风险隐患；第二，构建完善的信息安全管理制度。由于高校档案涉及一些高价值性、机密性、隐私性信息，因而协调管理委员会需要以现行法律政策为依据，充分考虑高校档案信息资源的类型及特征，构建一个与高校相匹配的信息安全管理制度，为各高校的信息安全防护提供可靠的制度支持，保障档案信息的安全性与可靠性；第三，应引入多元化、先进性的信息安全防护技术。针对复杂的档案信息共享共建运行环境，可以将云计算、区块链等先进技术融入共享共建过程。例如，云计算属于分布式计算类别，可基于网络云分解规模化数据计算处理程序，从而获得多个小程序，利用多台服务器系统处理分析之后再反馈分析结果。在此技术支持下，可以根据实际需求安全存储与整合档案信息资源，从而满足不同用户的个性化需求。

4.加强人才引进与培训，提高档案管理共享共建水平

虽然各高校基本上完成了档案信息化建设，通过现代信息技术手段管理与利用档案的基础设施较为完善，但在信息资源共享背景下，档案管理共享共建任务的实现仍然需要有更加专业的人才提供技术支撑。为保障档案管理共享共建工作持续性、高效性推进，各高校均要明确自身在档案管理人员配置方面的缺陷及问题，大力开展专业化档案管理人才引进与培训工作。一方面，应面向社会招聘掌握大数据、云计算、区块链等新兴技术、档案管理专业基础深厚的专业化、复合型档案管理人才，以此优化与调整高校档案管理团队的结构及能力，为档案业务改革创新提供充足的人才支持。可以采用技术外包模式，与专业机构达成合作，由其负责较为专业的技术模块，也可在学校内部设立专门的技术岗位，吸纳专业化档案管理人才，以此奠定档案管理共享共建的人才基础；另一方面，高校需要加强现有档案管理人才的专业能力培训，应定期组织档案信息资源标准化收集、管理、利用方面的培训，并组织信息安全防护技术强化训练，还需提高档案管理人员的审美力、传播力，并开展先进信息技术实操培训，从而满足档案管理共享共建对复合型人才的需求。

四、结语

共享共建是信息时代背景下高校档案管理创新发展的新方向，由于此工程较为浩大，涉及内容复杂，需要做好顶层规划、协调各大高校，在多方配合、资源整合的基础上稳步开展，从而丰富高校的档案信息资源，保障档案管理工作高效开展，并为社会进步与学校自身发展提供高质量服务。为解决当前高校档案管理共享共建面临的问题，需要做好顶层设计、完善运行保障、协同合作、制定相关激励机制，还需要加强调研分析，构建标准化信息资源共享利用体系，增强档案管理人员的信息安全意识，打造系统性信息安全防范机制，并积极引进与培训人才，提升档案管理人员的专业素养及信息素养，以此提高共享共建水平，保障高校档案管理共享共建工作快速、稳步推进。

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作者单位：鹤岗师范高等专科学校