《实施条例》视角下新时代档案安全管理研究

摘 要：档案安全是档案工作的重要保障，关乎档案工作可持续发展。本文以《中华人民共和国档案法实施条例》（简称《实施条例》）为例，详细分析了新时代档案安全管理的必要性、现实性和应然性，探讨了做好档案安全管理的重要现实意义以及《实施条例》中有关档案安全的相关内容规定，在此基础上，提出了新时代加强档案安全管理的对策措施。这既是贯彻《实施条例》的现实表现，也是新形势下加强新时代档案安全管理的重要举措，具有积极的现实指导意义。

关键词：档案安全；《实施条例》；档案管理

引言

2014年，国家安全委员会上首次提出“总体国家安全观”。2015年，《国家安全法》颁布并实施，《保守国家秘密法》在经历2010年首次修订后，时隔14年再次修订，并于2024年5月1日实施。这些法律法规的颁布与修订，是全面贯彻法治思想和总体国家安全观的生动实践。档案安全是档案工作的重中之重，关涉国家、社会与个人的存续和发展[1]，是档案工作不可触碰的底线与红线，直接关系到档案作用能否有效发挥。

近年来，档案领域安全事故频发。2009年，德国科隆历史档案馆坍塌，造成多人受伤，档案资料受损；2011年，某市档案局工作人员盗卖特藏字画获刑；2019年，某市档案中心因UPS机房突发火灾，虽未造成档案资料损毁，但火灾隐患不可忽视；2020年，某市医保中心资料室起火，大量档案材料付之一炬。火灾、监守自盗、档案管库倒塌、洪涝灾害、地震意外事故等使档案资料面临着许多可预见和不可预见的安全隐患。

《档案法》《实施条例》法律法规中均对档案安全做出了较为严苛的规定。其中《档案法》《实施条例》分别有24处与23处提及“安全”，属于这两部法律中高频关键词。面对日益严峻复杂的档案安全形势，国家及时出台法律法规，档案安全已然筑起了法规堤坝，下一步关键在于抓落实，既要在思想上高度重视档案安全工作，深刻认识档案安全的巨大现实意义，也要做好法规知识学习，把握法规中有关安全的具体规定，并将其落实到档案管理的具体实践之中。

1 新时代档案安全管理的必要性

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“十四五”时期，档案工作要“坚持安全底线”，提出到2025年“档案安全防线得到新加强”“人防、物防、技防三位一体安全防范体系更加完备”的发展目标。因此，加强新时代档案安全管理工作是贯彻总体国家安全观的应有之义，也是落实《实施条例》的必然要求，更是适应新时代档案安全管理的现实之举。

1.1 保障档案自身安全的需要

档案是社会进步、经济发展的历史见证，涵盖了政治、经济、军事、文化、科技等各个方面内容，并且对促进国家治理、社会进步和群众素养提升等发挥着十分重要的作用。因此，在任何时候都把档案安全作为一项重要工作。近年来，随着信息技术的快速发展，档案自身及其存储介质的不断变化，档案自身所面临的传统安全威胁与非传统安全威胁叠加，安全形势严峻复杂，安全隐患较多，一旦发生安全事故，轻则导致档案信息被泄露，重则导致档案灭失，给社会发展造成难以估量的损失。因此，《档案法》《实施条例》均提出要加强档案安全工作。以法律法规形式明确规定档案安全管理工作，就档案安全管理的内容、形式以及违反法律规定承担的法律后果，这些规定的颁布和实施，有利于档案自身安全，使人防、物防、技防相关措施的落实有了法律保障。

1.2 保守隐私秘密的需要

《档案法》对涉及国家、企业和个人秘密的档案密级变更、解密都有严格规定，并明确 “禁止买卖属于国家所有的档案”。做好档案安全管理工作，不仅要保护档案自身的实体安全、电子档案数据信息安全，还包括需要防止档案信息被泄露、非法访问甚至是篡改的安全风险。因此，颁布《实施条例》是保守个人隐私、国家秘密的现实要求。以妇幼保健业务档案为例，新生儿医学证明、新生儿信息采集信息以及妇女“两癌”筛查等都是当事人的个人隐私，属于法律法规明确纳入保护的范畴。根据《实施条例》，复印、调查或者查阅这些档案，需要履行必要手续，遵照相应程序，也体现了做好档案安全管理工作的现实必要性，是保障当事人合法权益和患者隐私的重要内容。

1.3 保护国家安全的需要

档案是历史的真实记录[3]。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要“加强对京津冀协同发展、粤港澳大湾区建设、长三角一体化发展等区域档案工作监管”以及“国防领域重大工程档案监管”。此外，还提出要提升“人居环境治理、人才社会性流动、社会优抚、就业服务等与人民群众生产生活密切相关事项的档案质量”。由此可见，档案记录了群众生活的点点滴滴，也记载了重大工程、重要项目的立项、建设、竣工验收、维护等情况，涉及经济、军事、文化、科技、社会、医疗、教育等各个行业及领域，共同构成国家安全体系，成为保障国家安全的重要组成部分，一旦发生档案信息被泄露、丢失或者损坏，直接会造成国家、社会、企业甚至是个人的重大损失，也不利于社会的和谐稳定。

2 新时代档案安全管理现实性

《国家安全法》规定，中华人民共和国公民有维护国家安全的责任和义务。《实施条例》规定，任何个人都不得将应当归档的材料据为己有，否则视情节轻重承担相应的法律责任。妇幼保健档案记录了检验、妇幼保健、医疗器械消毒、孕前优生和生殖业务的开展，多为患者隐私，也是医疗纠纷解决的重要参考依据，一旦发生信息被泄露或者损毁、灭失，都会给当事人、妇幼保健机构等造成损失，也不利于医患和谐关系的构建。因此，要高度重视档案安全管理的现实性，全面分析档案安全管理面临的新形势与新情况，在思想上要高度重视档案安全管理，将《实施条例》中的有关档案安全各项要求与档案管理现实有机结合起来，抓好贯彻落实。

2.1 有助于丰富总体国家安全观

总体国家安全观包括政治、国土、军事、经济、文化、社会、科技、网络、生态、资源、核、海外利益、生物、太空、极地和深海等若干安全领域，是一个开放包容、内容丰富、不断发展的思想体系。档案工作作为社会治理、经济建设的历史记录，记载着各行各业的发展脉络。《实施条例》中的相关条文及其内容规定，都体现了总体国家安全观的具体要求。《实施条例》第3条提出，“档案工作应当坚持和加强党的领导”“把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节”。这与《档案法》《国家安全法》中提出的坚持党对档案工作、国家安全工作的领导是一脉相承的。《实施条例》第18条提出“单位主要负责人承担档案安全第一责任人职责”，与《档案法》中提出的“机关、团体、企业事业单位及其他组织应当建立档案安全工作机制”。《国家安全法》第11条提出的“一切国家机关、团体、企业事业组织及其他社会组织都有维护国家安全的责任和义务”，都明确规定了安全的责任与义务，体现了档案安全的现实性。这些条文规定共同构成了总体国家安全观体系的内容，也是档案安全社会认知的基础，体现了适应新时代档案安全管理的现实需要。

2.2 有利于推动档案事业可持续发展

安全是事业发展的基石，缺少安全保障，档案事业发展就会根基不牢。无论是档案、图书情报、社会治理、经济发展，还是其他领域都突出强调安全理念和要求，都把安全纳入行业发展的重要组成部分，档案事业发展亦是如此。近年来，随着信息技术的快速发展，大数据、云计算、虚拟现实技术、人工智能的迭代升级，电子档案与传统档案具有同等效力。无论是档案本身，还是档案发展环境都发生了巨大变化，传统因素与非传统因素交织，档案工作面临的安全形势复杂多样，重视安全管理，也是保障档案事业可持续发展的现实需要。《实施条例》第18条提出要“健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度”；第25条“涉及国防、外交、国家安全、公共安全等档案的目录数据，汇集范围还需要档案主管部门会同档案形成单位研究确定”；第47条规定，应“加强档案行政执法队伍建设”，并做好“档案行政执法人员的教育培训”，还提出要“通过考试，取得行政执法证件”，使档案安全管理更具法治化与专业化，为档案事业发展提供过硬队伍。

2.3 有益于保障档案实体和信息安全

档案安全包括档案的实体安全，也包括档案的信息安全[2]以及档案存储环境安全、档案安全体制机制建设等。《实施条例》中有多个条款就档案安全做出了专门规定，包括档案安全责任主体、档案安全运行环境、档案安全内容及具体要求。如第4条“县级以上人民政府”“提供档案长久安全保管场所和设施”；第38条“电子档案管理信息系统”符合国家“网络安全、数据安全等的规定”；第39条明确电子档案应符合“系统安全可靠”，电子档案应移交“符合安全管理要求的存储介质”；第40条规定档案馆需要对接收的电子档案进行“安全性”检测，并要采取相应措施，确保电子档案长期保存过程中的“安全性”；第51条提出档案服务企业就档案安全隐患未采取相关措施的，档案主管部门可“约谈”“责令限期改正”。这些具体的安全管理要求和规定，在实施《实施条例》过程中有益于保障档案实体及档案信息的安全。

3 新时代档案安全管理的应然性

《实施条例》的颁布实施，为档案管理提供了可靠法律保障。同时，也对新时代档案安全管理提出了新的更高要求。档案管理部门要认真组织学习，吃透《实施条例》精神，尤其是档案安全方面的具体规定和要求，把《实施条例》的贯彻落实作为做好新时代档案安全的重要抓手，把档案安全制度建设贯穿始终，持续推动档案安全管理，确保档案管理安全。

3.1 增强档案安全重要性的思想认识

档案安全首先要在思想上树立总体国家安全观，切实增强档案安全重要性的思想认识。把档案安全摆在与档案业务同等重要的位置，把档案安全教育与档案业务工作同部署、同落实、同检查、同考核。当前，要重点做好《实施条例》精神及内容的学习、宣传，在国家安全教育日、国际档案日等特殊的时间节点，积极组织学习《实施条例》的辅导报告、档案安全知识讲座、主题征文等活动，在全院上下做好档案安全知识的宣传教育，既要档案从业者高度重视档案安全工作，又要做好普通职工的档案知识，尤其是档案安全知识的再宣传与再教育，统一档案安全思想认识。此外，还要通过档案工作中发生的安全典型案例，进一步增强档案安全重要性认识，通过正反两方面的典型宣传，既做好警示教育，又做好正面教育引导，切实把《实施条例》中的档案安全条文规定落实到日常档案工作得实践中，夯实档案工作思想根基。

3.2 把握档案安全关键性的制度落实

《档案法》和《实施条例》中分别有24处与23处提及档案安全，详细规定了档案安全的责任主体、相关内容以及违反档案安全所应承担的法律后果。因此，要认真贯彻落实《条例》，把《条例》中有关档案安全的关键性制度落实到档案工作具体实践。同时，要结合行业系统、部门实际，一体推进档案安全管理制度。如把妇幼保健档案安全列入重要议事日程，主要领导承担档案安全第一责任人。具体来说，就是要按照“八防”的标准和要求，为妇幼保健院档案配置适宜安全保存档案的场所；建立档案安全保密规制制度，并抓好贯彻落实；按照单套制档案管理要求，做好档案信息化建设，尤其是电子档案安全管理工作，确保电子档案得真实性、完整性、可用性与安全性，依法保障档案安全。

3.3 夯实档案安全各项基础工作

档案安全是一项系统性工作，既要加大档案安全管理经费投入，购置必备的设施设备，存储档案内容与互联网得物理隔离，严禁链接互联网，为档案存储、查询、检索与利用提供可靠的正版应用软件和管理系统，为档案管理营造良好得外部环境。同时又要为档案安全管理提供必要的技术支持，根据新时代档案安全管理面临的形势和要求，认真抓好《实施条例》的贯彻落实，按照“四性”的标准和要求，注重区块链、双备份、电子密钥、可信时间戳等档案安全管理技术，打牢档案安全技防基础。此外，还要加强档案从业者的安全教育，提升安全防范意识，做好人防工作[4-5]。制定符合妇幼保健部门档案安全得应急处置预案，并做好应急演练，提升灾备能力，一旦设备出现故障或软件无法正常运行时能够及时恢复。

3.4 加强档案安全专业人才队伍建设

档案安全思想认识是基础，制度落实是保障，人防物防技防是关键，同时也要打造一支专业化得人才队伍。一方面，要加大人才引进力度，根据档案工作任务及现实需要，引进档案专业人才；另一方面，要做好在职人员的安全教育以及相关设施设备、应用系统的应用能力，做好在职人员业务素能提升[6]。严格按照《条例》的规定和要求，做好档案安全管理领域的专业知识培训，根据信息技术、人工智能背景下的档案安全形势和要求，组织人员进行网络、密码、数据信息等专业知识培训，切实打造一支专业化档案人才队伍，为档案管理提供可靠得人才保障，确保档案安全。

参考文献

[1]梁连高，黄日勇.新形势下加强档案安全工作实践与思考[J]兰台内外，2024（8）：52-54.

[2]李玲.楚雄州档案馆“四措并举”筑牢档案安全屏障[J]云南档案，2024（1）：34-35.

[3]卢碧云.基于云计算技术的电子档案安全管理研究[J]办公室业务，2024（2）：55-57.

[4]张艳欣，王悦，李宏岩.总体国家安全观视域下档案安全治理逻辑、着力点与保障举措[J]档案天地，2023（12）：21-25.

[5]任保领.信息化环境下医院档案安全管理措施[J]兰台内外，2023（4）：19-21.

[6]程勇.盯关键 抓日常 多演练 全方位全链条全员抓好档案安全工作[J]北京档案，2023（4）：4-5.

作者简介：耿帅（1989—），大学学历，菏泽市妇幼保健院馆员，主要从事档案管理研究。