档案数据协同共享实现路径的多维阐释：意愿·机制·能力

摘要：档案数据作为新型生产要素，对于破除数据孤岛、促进行业融合、提升数智水平等具有重要作用。论文通过对共享激励政策、数据安全维护、共享平台建设、数据要素价值等档案数据协同共享的影响因素进行识别，分别从意愿、机制和能力多个维度对实现路径进行阐释，提出维护数据安全、建立标准规范、激活数据价值等档案数据协同共享的实现路径。

关键词：档案数据 协同共享 数字时代

Abstract：As a new production factor， archi？ val data plays an important role in breaking data silos， promoting industry integration， and improv？ ing the level of digital intelligence. By identifying the influencing factors of archival data collabora？ tive sharing such as sharing incentive policy， data security maintenance， sharing platform construc？ tion and data element value， this paper explains the realization path from multiple dimensions such as willingness， mechanism and ability， and puts forward the realization path of archival data collaborative sharing such as maintaining data se？ curity， establishing standards and norms， and ac？ tivating data value.

Keywords：Archival data； Collaborative shar？ ing； Digital age

数字化时代背景下，档案数据作为信息重要载体，其价值愈发凸显。然而，随着信息技术的跨越式发展与数据量的爆炸式增长，单一组织或机构越发难以承担起档案数据管理、利用等责任，加之档案数据效用发挥的要求，实现档案数据协同共享就显得尤为重要。2024年新颁布实施的《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）将“制定数据共享标准”“全国档案数字资源共享利用”等作为档案信息化建设的重要要求；[1]《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）中也将“档案信息资源共享平台建设”“建立档案信息资源共享联动新机制”等视为重要任务。[2]

档案数据共享是指各主体将档案数据与其他主体互通或交流的过程；[3]档案数据开放共享是指档案部门将档案数据向社会公众、第三方等开放，允许更大范围主体获取、利用档案数据。[4]基于此，档案数据协同共享是由国家各级档案主管部门和国家综合档案馆为主要主体，不同行业、部门和个体等相关主体为次要主体，各主体通过紧密和高效的组织合作旨在达成档案数据资源的有效对接、快速流通与深层次应用，形成一个动态、协同的资源共享生态体系，覆盖并惠及全社会。相较于关注开放性、透明性、可访问、可利用的档案数据开放共享，档案数据协同共享更侧重于各参与主体在管理机制、共同目标和治理能力等方面的协作性、整体性与动态性。各参与主体对档案数据协同共享的认知与态度，是推动档案数据协同共享的动力源泉；规范化制度、流程等基础性架构，是实现和保障档案数据协同共享可持续性的基础保障；各参与主体的技术能力、人才素质、管理水平等，是确保档案数据协同共享成效的能力支撑。由此，基于档案数据协同共享视角，从“意愿维”“机制维”和“能力维”三个层面出发展开探究，既能最大限度避免数据孤岛产生，提高档案数据的利用效率，又是落实国家相关政策，经由档案数据资源跨区域、跨学科、跨部门共享和利用，实现档案数据资源多元主体协同治理、深度挖掘利用与创造性转化、推动数字化社会建设与发展的必然要求。

2024年7月8日，笔者在中国知网文献库中，以篇名为检索项、以“档案数据”并含“协同共享”为检索词展开精确检索，检索结果为0；笔者又以“档案数据”并含“共享”、“档案数据”并含“开放共享”为检索词分别展开精确检索，共获得64篇有效文献。经仔细阅读与分析，可将已有研究归纳为如下两个层面。一是对档案数据共享机制、策略等的探究，较为典型的如杨鹏[5]基于区块链技术与档案数据共享的逻辑关联，从理念、法治、人才等方面对档案数据共享策略展开探究；黄新平等[6]以健康档案数据为切入点，针对数字医疗时代健康档案数据开放共享的现状和困境，分别从激励机制、协调机制、保障机制和制约机制四个维度构建起健康档案数据开放共享机制。二是对区块链、联盟链等技术在档案数据共享、安全维护等层面应用的探索，较为典型的如谭海波等[7]基于区块链技术，从技术实现视角探究了档案数据保护与共享的策略；郭立鑫等[8]从档案数据及其与联盟链、电子政务云特征辨析入手，通过对联盟链技术应用在政务云档案数据共享利用的模型设计、技术路线等的阐述，为克服传统共享模式弊端、助推档案数据治理水平提升等提供新的视角。由此可见，已有策略集中于档案数据共享技术应用、策略机制等层面，对档案数据协同共享意愿、机制、能力等深层次原因的研究则相对薄弱。

一、档案数据协同共享意愿维

档案数据协同共享受到来自数据格式、数据安全等多方面的影响，但究其根本，各参与主体的意愿维度作为其内生动力要素，对协同共享的实现起着至关重要的作用。

（一）以培育共享意识为切入点，形成协同新格局

共享意识的培育是形成档案数据有效协同的基石，关乎档案工作人员、社会公众等不同的目标群体。通过共享意识培养与积极性的调动，有助于推动档案数据协同共享新格局的形成。

对于各个行业与部门而言，在其组织运行过程中所产生的档案数据，通常只提供给符合特定条件、具备相应权限的个体或者组织进行访问和利用。究其原因，是相关人员出于隐私防范需要，对档案数据协同共享的认知、技能及合规操作素养稍显不足，这在一定程度上影响了档案数据的有效流通与价值再创造。因此，国家档案主管部门及国家综合档案馆应统筹各相关主体，定期开展培训会或研讨会，通过具体案例解析档案数据跨单位、跨部门流动产生的巨大效益，提升各相关主体对档案数据协同共享重要性的认知。例如，老河口市档案馆着眼于档案数据管理人员数据安全与共享意识培育，借助专家座谈、交流研讨等方式，打通资源壁垒、提升档案数据治理能力。[9]此外，对于社会公众而言，对个人档案数据隐私泄露的忧虑，往往会削弱其参与相关单位档案数据协同共享的积极性。为了使社会公众在潜移默化中培育起对于档案数据协同共享重要性的认知以及参与的积极性，国家综合档案馆可综合运用“线上+线下”联动的宣传方式，如线上借助专题推文、知识课堂等活动对档案数据协同共享工作进行宣传，线下定期举办档案数据协同共享主题展览并邀请社会公众到馆参观。

（二）以维护数据安全为根本，构筑共享新保障

数据安全是档案数据协同共享中不可忽视的重要因素，涵盖档案数据存储、传输、共享等层面。各参与主体对档案数据协同共享持观望或消极态度，往往是出于数据安全因素的考量。由此观之，通过管理、技术等手段的综合控制，有助于构筑档案数据协同共享新保障。

其一，国家综合档案馆应积极配合国家各级保密行政管理部门，积极推动档案数据共享风险隐患排查与专项整治行动的常态化、精细化，及时对涉密数据非法复制、涉密数据违规接入公共网络等行为进行识别，及时发现可能出现的档案数据泄密风险。其二，国家综合档案馆应加强数据安全技术的应用，贯穿从档案数据存储、传输、利用等全流程，从技术层面加以保障，可综合运用数字认证、防火墙、访问控制等安全技术手段，[10]及时检测出存储网络、传输系统的安全威胁与潜在隐患，尤其是在档案数据传输、共享等关键节点，辅之以区块链、数字签名等安全技术，对共享过程中日志文件的一致性与完整性展开审查，避免出现档案数据未授权访问、滥用等情形，确保档案数据协同共享的安全性、真实性与可访问控制。

（三）以共享政策激励为先导，营造共享新局面

共享政策激励的底层逻辑在于借助一系列政策措施去鼓励、引导各方主体积极主动参与档案数据协同共享，构建起合理的激励与约束机制。

一方面，国家各级档案主管部门可探索将档案数据协同共享成效纳入各单位相关处室年终绩效考评中，包括档案数据协同共享的完整性、安全性等具体考量指标，对实施成效突出的处室或个人给予表彰。例如，福州市运用“自查”与“测评”相结合的方法，由福州市档案局、馆牵头，将市直单位年度检查结果与日常工作落实情况的综合测评结果作为考核依据；[11]同时，国家综合档案馆亦可设立专职人员负责或由专职领导分管档案数据协同共享工作。另一方面，档案数据协同共享受数据量、实施者等多方因素影响，在协同共享中不可避免的会产生各类问题，一定程度上降低了各相关主体档案数据协同共享的积极性。因此，各相关主体可配合数据管理单位制定供各级各类档案局、馆参考的容错免责机制，工作人员在遵循标准流程、操作规范等的前提下，若出现操作流程失范、共享效率不达标等程度轻微的失误时，可设置容错免责机制酌情从轻或减轻相应处罚，使工作人员能够更好地推进工作。

二、档案数据协同共享机制维

档案数据协同共享面临着法规制度模糊化、数据标准不统一、共享渠道单一化等现实困境，而以顶层设计、标准规范、共享平台等为支撑的机制维度，对于破除档案数据协同共享困境、构建档案数据协同共享机制等发挥着基础性保障作用。

（一）以强化顶层设计为抓手，引领共享新机制

第一，国家档案主管部门应将法律法规的健全完善与政策规划的配套放到关键位置考量。其一，《实施条例》作为档案事业发展新的制度安排与政策遵循，其虽对制定数据共享标准、落实责任主体等提出要求，但在档案数据协同共享层面仍存在不完善的地方，根据实际工作需要，可对《实施条例》进行修订完善，对档案数据协同共享的资源范围、共享平台建设等作出具体明确的规制。其二，国家档案主管部门应注重完善与档案数据协同共享相配套的政策规划。目前档案数据协同共享的法律法规与政策规划间尚未实现有效衔接，如新修订的《中华人民共和国档案法》提出档案数据共享平台建设要求，但仍缺乏与之相配套的档案数据协同共享平台建设指导性规划。因此，国家档案主管部门可参考《规划》《“十四五”大数据产业发展规划》等政策经验，牵头制定档案数据协同共享的专门性战略规划，明确在该时期内档案数据协同共享工作责任主体的落实、协同共享的途径等内容，重点着眼于档案数据协同共享的质量、安全、开发利用等内容。《福建省数字档案共享管理办法》既对数字档案共享体系构建、共享服务范围、共享安全保障等层面作出具体规制，又对不同层级的责任主体、激励机制等加以明确，[12]因此，国家各级档案主管部门可借鉴其制定经验，在结合相关法律法规、政策规划的基础上，通过结合本区域内的实际情况，制定出本地区的档案数据协同共享工作规划及监管策略，对档案数据协同共享的流程规范、监管内容及保障措施等进行明晰，实现对档案数据协同共享的全链条管控。

第二，档案数据的协同共享涉及各行业、各部门、社会力量等不同主体，各主体间既有档案数据共享间的协同，也享受着档案数据共享带来的红利，是双向交互的过程。以国家综合档案馆、其他政府部门和社会力量三个主体为例，在档案数据协同共享中，国家综合档案馆作为中枢机构接收来自政府部门和社会力量的档案数据，经数据整合、挖掘、分析后提供给相关部门或单位；政府部门将各单位处室的开放档案数据归集至档案部门，并通过档案部门返还的数据，可为本单位政策制定、形势研判、战略决策等提供支撑与依据；由于国家综合档案馆、其他政府部门日常运行中会产生大量的纸质档案，由社会组织及社会公众等构成的主要社会力量可参与到相关单位非涉密的档案数据处理工作中，同时也可给予其相应奖励或嘉奖。

（二）以建立标准规范为基础，打造共享新模式

结合既有研究成果，可以发现档案数据协同共享已展现出鲜明的发展趋势，但尚未搭建起与之相配套的专门性标准规范，尤其是涉及具体操作流程、技术等相关规范[13]。因此，国家档案主管部门亟须牵头构建档案数据协同共享的标准规范，打造出档案数据协同共享新模式。

第一，国家档案主管部门应联合相关单位，牵头制定档案数据协同共享标准规范。首先，应制定档案数据协同共享管理标准，对档案数据协同共享的权责划分、操作流程、安全维护等进行明晰，为各主体的档案数据协同共享工作提供可参考的范本；其次，为确保不同系统间的兼容性与互操作性，应着眼于技术层面，制定出服务于数据共享工作的技术标准，对数据格式、API接口、元数据标准、数据传输及接收等相关环节的技术标准加以统一；最后，为确保档案数据协同共享的安全与效率，可筛选出能满足数据共享工作的软硬件设备，鼓励各单位配备符合国家标准的档案数据存储、传输、开发等相关基础设施。

第二，涉密风险往往是各参与主体开展档案数据协同共享工作的忧虑因素，因而档案数据协同共享范围、密级划定、解密共享等流程的标准规范的构建就尤为重要。一是可依照档案数据协同共享范围，结合涉密数据安全维护的需求与自身实际情况，对涉及自身运行的机密数据可选择不予开放共享；二是应积极配合国家各级保密行政管理部门，协助制定档案数据涉密研判与密级划分标准，便于各参与主体区分出涉密档案数据与非涉密档案数据，同时对涉密档案数据划定出等级；三是应积极推动保密期满档案数据解密工作，若是只做好档案数据存储工作，则无法充分发挥档案数据要素生产力，而加快保密期满档案数据解密工作进程，对于激活数据价值、辅助战略决策等有着重大意义。

（三）以构建共享平台为支撑，拓宽共享新手段

《规划》将档案数据资源共享平台建设视为重要任务，能较好地契合《实施条例》所提出的档案数据跨区域、跨层级、跨部门共享利用要求，因而国家档案主管部门应将构建档案数据协同共享平台视为基础性、支撑性工程，化“零散化”共享为“集中式”利用，以提升档案数据协同共享效率，激活数据要素价值。

国家档案主管部门应着眼于全国性档案数据协同共享利用平台建设。综合推广预期、建设成本等因素考量，笔者认为可以对原有的全国档案查询利用服务平台进行升级与改造，构思嵌入“档案数据协同共享利用”板块，邀请全国各级政府部门、企事业单位、社会公众等主体进驻。具体到平台运行机制而言：“协同共享利用”板块包含“培训学习”“档案数据共享”“档案数据利用”和“社会力量参与”四个模块。“培训学习”模块可为档案工作人员、社会公众等提供档案数据安全维护技能培训、档案知识培训、档案数据标准规范查询等功能，属于基础性功能架构；“档案数据共享”模块由档案数据库集成、档案数据阅览、许可下载等功能构成，通过借助平台的资质审核严把准入关，为各参与主体在平台上的档案数据协同共享提供保障；“档案数据利用”模块借助技术手段的应用，为档案数据交叉分析、预测分析、数据检索等功能提供解决方案；“社会力量参与”模块包含档案数据查询利用、线上线下任务承接、专业技能提升等功能，HijWj1Fg4PNDWkS0GMYnn/vj0aQ03HDSbMWL3pDr5N8=既能缓解各参与主体档案存量数字化巨大压力，丰富档案数据种类与内涵，又是推动部门与社会间双向互动的重要窗口，有助于推动档案工作更好地走向开放，更好地服务社会公众需求。

三、档案数据协同共享能力维

档案数据协同共享面临着技术水平滞后、人才队伍缺失、数据利用不充分等诸多现实困境，而以技术创新、人才队伍、数据价值激活等为核心的能力维度，对于技术创新与应用、高素质人才队伍建设、数据要素价值激活等都发挥着先导性作用。

（一）以创新技术应用为基础，助推技术新突破

档案数据的安全维护是协同共享工作的核心环节，应将数据安全技术的应用与解密开放流程的智能化放到重要位置考量。其一，围绕档案数据不可篡改、去中心化、完整可信等目标，引入区块链技术、数字认证、防火墙、访问控制等安全技术，实现档案数据协同共享工作的全流程保障，例如，通过引入作为区块链核心技术之一的智能合约，利用智能合约自动执行档案数据协同共享协议，对于简化共享流程、减少人为干预、提升共享效率等都十分必要。其二，为实现档案数据价值挖掘及价值激活，应加强大数据、可视化、云计算等数据分析技术的创新应用与推广，可为跨区域、跨行业、跨部门档案数据的分析与挖掘提供支撑。

（二）以培育数据能力为导向，提升人才综合能力

档案数据协同共享工作，归根结底是需要人作为实践者去推动和落实的，因而如何以培育数据能力为导向，建立起综合性、高素质的人才队伍，是目前亟须解决的问题。

各参与主体应着眼于常态化人才培养机制的构建。其一，档案数据协同共享工作对工作人员的技术水平及知识能力提出了更高的要求。国家各级综合档案馆应鼓励和支持工作人员参与继续教育培训，如与本区域内的高等院校、科研机构等建立长期合作关系，定期开展档案数据能力提升培训班，既可邀请高校学者、业界专家等讲授档案基础知识、数据安全维护、数据共享标准规范等相关知识内容，又可组织培训班成员前往高等院校或档案数据协同共享实施成效突出的单位，开展实操性学习，以助其掌握档案数据协同共享的技术能力与方法。其二，档案数据化是未来发展大势，[14]各相关主体应加大人才引入力度，引入具备档案学科背景且兼具档案数据技术能力的人才，构建起服务于档案数据协同共享工作的复合型人才队伍。

（三）以激活数据价值为动力，赋予数据新价值

数据化虽实现了档案形态的高阶转型，但积累的海量档案数据，若未进行深度挖掘与内容活化，则与尘封在库房中的档案所发挥的效用无异，实现档案数据要素挖掘、价值展现、辅助决策等目标更无从谈起。

国家档案主管部门应发挥牵头作用，联合档案数据协同共享涉及的各相关主体，通过运用数据挖掘、分析、可视化等技术，激活档案数据要素价值。首先，可探索将数字孪生技术作为工作突破口，数字孪生的底层逻辑就是从数据中实现知识的挖掘并借助技术方法实现数字孪生体的构建。例如，由美术馆、图书馆、档案馆和博物馆构成的“GLAM”虚拟联盟，通过共享档案数据并借助技术手段构建虚拟空间映射的仿真实体，实时呈现效能最大化效果，这既有助于实现档案数据内容与种类的丰富，更好地构建智慧孪生档案馆，又能借助该虚拟联盟内档案数据的综合分析，为博物馆文物数字孪生体的构建、智能化运维等提供数据支撑。[15]其次，以积极的视角引入机器学习、自然语言处理等数据挖掘技术，对档案数据展开深度挖掘，发现数据之中隐含的模式、趋势及关联。例如中国联通公司的档案智能利用方案，经由档案数据语义分析、知识图谱构建、数据关联分析等流程，实现电子档案智能化管理以及辅助决策的目的。[16]最后，应加强知识图谱、数据看板、视频集等数据可视化技术与工具的应用，将复杂的档案数据以更为直观、易懂、立体的方式展现，通过交互体验增强社会公众的参与感。

四、结语

档案数据协同共享在数字时代具有重要意义，是推动档案事业高质量发展的重要路径。与此同时，档案数据协同共享激励举措缺失、标准规范不健全、技术应用层次尚浅等困境仍然存在，如何破除阻碍数据协同共享的各类因素，是当前档案学界和行业亟须思考的问题。因此，本文通过深度剖析档案数据协同共享相关因素，从“意愿维”“机制维”和“能力维”入手，多措并举推动跨区域、跨行业、跨部门的档案数据协同共享工作，充分挖掘档案数据潜力、激活档案数据价值，以推动档案事业朝着高效化、数智化的新征程迈进。

*本文系国家社科一般项目“面向高质量发展的档案治理效能评估及提升研究”（项目编号： 23BTQ107）、教育部人文社会科学研究项目“面向高质量发展的档案治理体系构建及现代化建设研究”（项目编号：21YJC870007）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

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[2]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2024-04-01]. https ： // www. saac. gov.cn/daj/yaow/ 202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

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作者单位：河南警察学院警察管理系