高校档案信息化建设探析

档案作为基础性、支撑性、战略性资源，在生产生活中发挥着重要作用。随着信息时代的到来，国家将档案信息化建设也提到了前所未有的高度，以适应时代的发展。近几年，国家档案局围绕信息化建设也相继出台了多部国家规范和标准，这一系列法律法规、规划纲要和标准规范的颁布，既为档案信息化建设提供了政策上和组织上的保障，又为档案信息化建设提出了行动指南和规范化要求。

一、高校档案信息化建设的重要意义

2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》），以两办名义印发专项规划，这在新中国档案事业发展史上具有里程碑意义，《规划》以“深化档案信息化战略转型”为指导思想，明确了“加强电子文件归档和电子档案移交接收”“加快档案资源数字转型”等工作任务，指明了“档案信息化建设再上新台阶”的目标方向。

（一）高校档案信息化建设是贯彻落实《中华人民共和国档案法》的必然选择

《中华人民共和国档案法》将档案信息化建设独立成章，以立法手段既明确了信息化建设的宏观要求——“将档案信息化纳入信息化发展规划”，也规定了建设的实施任务与路径——“积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统相互衔接”“推进传统载体数字化”等等。

《中华人民共和国档案法实施条例》明确电子档案管理信息系统建设要求以及电子档案应当符合的条件，规范电子档案移交、接收及保管相关措施，对重要电子档案异地备份保管、灾难备份、传统载体档案数字化和数字档案馆（室）建设等工作提出具体要求。

高校档案信息化建设是全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》的重要举措，档案信息化在全面优化提升档案收存管用等工作便捷性的同时，有利于高校充分整合利用各个门类的档案信息资源，促使高校档案工作从传统的申请查询业务模式快速向智库支持业务模式转型。

（二）高校档案信息化建设是提升学校公共服务水平的重要举措

档案信息化建设推动档案利用网络化进程，突破传统档案查询利用的空间限制，借助信息技术和新媒体技术，搭建一站式线上办理平台，实现查档服务“网上办”，更加快捷、方便、精准地提供优质查询服务，真正实现“让信息多跑路，群众少跑腿”的工作目标。

（三）高校档案信息化建设是高校教育信息化建设的有力支持

档案信息化建设是高校教育信息化建设工作的重要组成部分，电子档案管理系统与学校OA系统、教学管理系统、招投标系统、财务系统、人事系统等各管理部门业务系统的对接，通过元数据抓取、四性检测、电子签章等技术操作，完成电子文件一键归档，同时促进数据流动形成闭环，确保各类信息资源充分共享，促使高校内部治理体系不断完善[1]。

二、高校档案信息化建设存在的问题

档案信息化建设是一项系统工程，具有建设内容广泛、技术难度高、建设长期性的特点，高校档案信息化建设程度更多依赖于学校对档案工作的投入力度，相较于科研、教学、人事、财务等工作，档案工作明显处于劣势，从而导致高校档案信息化建设虽有一定发展，但仍存在起步晚、步伐慢、底子薄的问题。

（一）档案增量电子化工作起步晚

目前大部分高校档案馆已经使用档案管理系统，实现了纸质档案检索目录的电子录入，但是尚未实现电子文本全文提交和电子档案归档管理，各立卷单位和档案馆的软硬件设施不具备电子档案的归档接收条件，囿于条件所限，只能实行纸质档案原文单套制和档案检索目录双套制相结合的管理方式。为从库存资源向信息资源转型提供中间管理平台，将电子文本转化成电子档案还需各部门提高认识，形成共识，需要人力、物力、财力的投入，不仅档案馆需开发建设电子档案接收系统，信息技术部门需提供技术安全保障，各立卷单位的业务系统也需要开发归档功能，并实现集成对接，因此，软硬件建设任务还很重。

（二）档案存量数字化进程缓慢

档案存量数字化是把馆藏各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理。其工作特点决定了档案存量数字化工作需要学校大量的预算投入，而目前存在部分学校对档案工作不够重视、预算投入较少的问题，这就导致档案数字化工作无法大规模开展，档案扫描和全文信息采集工作进程较为缓慢，档案数字化比例较低，提供给用户使用的仍是浅层次的档案目录信息资源服务，无法满足信息时代广大用户对档案信息资源查询利用的需要。

（三）专业人才资源不足

档案信息化建设需要专业性、技术型人才，既要了解电子档案收集整理封装全过程、元数据的抓取规则、电子档案利用方式，又要掌握系统建设框架、业务系统接口对接方案、档案信息安全技术。目前高校档案馆存在人才培养不够系统、人才引进不够到位、档案人才队伍的数量不足等问题，尤其是高级档案人才的稀缺，导致档案工作的质量和效率难以提升[2]。

三、高校档案信息化建设可行性分析

档案信息化建设目标方向是：搭建完成覆盖档案收、存、管、用全业务、全过程的综合性集成平台，实现需求服务到供给服务的转变，从碎片管理到系统管理的转变。在清晰划分服务范围的工作基础上，对涉及的服务对象申请流程、各类工作表单和档案证明模板格式等要素进行统一，确保实现档案管理与服务的规范化、流程化[3]，提升主动服务、精准管理能力。

（一）政策支持

近年来国家出台了一系列政策法规以及国家标准，为档案信息化建设提供了建设依据和规范化要求。

1.《中华人民共和国档案法》。2.《中华人民共和国档案法实施条例》。3.中华人民共和国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）。4.中华人民共和国国家标准 《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）。5.中华人民共和国国家标准《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）。6.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》。7.中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）。8.中华人民共和国国家标准《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）。9.中华人民共和国国家标准《信息与文献图书馆和档案馆的文献保存要求》（GB/T27703-2011）等。

（二）成功经验借鉴

目前，档案信息化建设在头部高校或发达地区高校档案馆开展较早，已经取得了一定成效，高校档案馆可以通过借鉴兄弟院校的成功经验，以及对第三方服务公司的考察调研，熟悉档案信息化建设的各项业务流程，充分了解数字化加工标准及流程，建立系统的档案信息化建设设想。成熟的各项技术、硬件设施和标准化工作流程，为高校档案信息化建设提供了有力支持，减少了试错成本。

（三）学校技术支撑

顺应国家教育信息化建设，各高校相继开展“智慧校园”建设，信息技术部门的技术力量与专业团队为校园网络各系统平台运维提供了完备的技术支持与安全保障，在高校档案馆缺少信息技术专业人才的情况下，借助“智慧校园”建设的东风，高校信息技术部门的专业技术支持为档案信息化建设提供了有力支撑。

四、高校档案信息化发展策略

高校档案信息化建设要坚持存量数字化、增量电子化、利用网络化发展方向，以数字资源建设为核心，以规范配置信息化基础设施为保障，建立跨部门的档案资源共享平台[4]，统筹推进档案资源体系、利用体系、安全体系、人才体系建设同步协调发展，逐步实现档案管理的信息化转型发展，构建档案管理的新平台、新机制、新模式。

（一）信息资源建设

档案信息资源是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源主要分为两个部分，一部分是各部门产生的电子文件、数字资源，通过电子档案管理系统与业务系统对接、整理、接收形成的电子档案；另一部分是馆藏档案的数字化加工、处理、挂接形成的电子档案。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

1.电子档案管理系统

电子档案管理系统是以电子文件、数字资源为主要采集对象，通过实施档案的数字化存储、管理与维护，提供数字档案信息的网络传输、多元化利用服务的管理系统，承担着电子档案的对口接收、集成管理以及高效利用的功能。建设电子档案管理系统，档案馆将接收学校各业务部门形成的归档电子文件进馆并实施科学管理和提供利用，为各部门降低管理成本、提高工作效率和更好地挖掘档案信息价值提供保障。同时，电子档案管理系统的建设完成，将逐步形成电子档案的单轨化存储模式，从而大大缓解档案馆库房不足的压力。

2.馆藏档案数字化

馆藏档案经数字化处理后，档案管理、利用的对象由传统的以纸质为载体的纸质档案转变为以信息技术为载体的数字档案。加快馆藏档案数字化工作步伐，不仅可以节约保管费用，节省占地空间，而且可以通过OCR技术进行文字识别，查阅、利用方便快捷，结合电子签章等信息安全技术手段，大大提高了档案服务利用效率。同时，档案经过数字化处理后，查询利用时避免了反复印制资料而造成的档案资料损坏，尤其对历史久远的档案资料，数字化处理无疑是对其更好的保护。

（二）应用系统建设

档案应用系统建设任务是建设一个由电子档案管理系统、档案远程服务利用系统、声像档案管理系统、编研系统等一系列档案业务系统集成的综合性管理平台，通过进一步梳理档案工作核心业务，围绕统筹档案事业发展、推进档案规范化标准化管理、提升档案治理能力和服务水平等核心业务领域构建数字化应用系统体系，为从库存资源向信息资源转型提供中间管理平台，为广大师生校友提供一站式档案业务线上办理平台。

（三）基础设施建设

档案信息化基础设施建设，主要包括库房设施建设、计算机硬件设施建设、安全设施建设。按照国标“独立建设，自成体系”和“面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保”建设原则与目标，加强档案馆基础设施建设，改善硬件条件。一是依据《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》及上级档案主管部门有关技术要求，在档案馆库房建设及馆库面积全面改善基础上，开展智能档案库房系统建设。二是依托学校信息技术中心专业团队和基础设施设备，保障档案智慧管理平台运维，实现平台运维科学规范、高效集约。三是建立合规的数据安全管理体系，包括访问、控制、加密技术、防火墙等方式，确保档案数据的安全性和机密性[5]。

（四）专业技术队伍建设

档案信息化建设需要专业人才支持，坚持“引育并举”人才队伍建设机制，加快建设一支适应新时代档案事业发展要求的专业技术队伍。一是加强现有人员的专业技术培训，通过系统学习不断提升工作人员业务素质和专业技能。二是引进具有档案学专业、信息技术专业背景的专门人才。

（五）制度规范建设

根据电子档案管理规律与业务特点，进一步梳理细化核心业务，全面修订（制定）电子档案管理制度，强化标准规范，优化再造业务流程，编制档案管理制度汇编，切实提升档案管理的规范化、精细化。

档案信息化建设是一项长期的、复杂的、系统性工作。高校档案馆应从实际出发，及时挖掘、分析、总结各类档案特点，形成并完善相应的数字化建设工作策略，凝练自身工作特色，从信息资源建设、系统建设、基础设施建设、专业技术队伍建设、制度规范建设等方面，逐步完成档案数字化转型，实现档案信息化工作高质量发展。

参考文献：

[1]志伟，赵宪珍，郭玉鹏.基于过程管理思路的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界2024（6）：48-52.

[2]刘玉群.新时代档案事业的人才培养[J].兰台内外，2022（32）：25-27.

[3] 袁志芳. 谈高校数字档案馆建设的关键点与风险点[J]. 中国教育信息化·基础教育， 2019（1）： 19-21.

[4] 吴雪玲，赵旺.数字化背景下档案事业高质量发展策略研究[J].河南科技，2024（7）：142-146.

[5]马鹤嘉. 信息化智慧化时代电子档案标准化管理方式方法探析[J]. 大众标准化， 2024（6）： 169-171.

作者单位：河北大学档案馆