电子发票对机关事业单位财务报销的影响

[摘 要]为解决机关事业单位电子发票财务报销存在的问题，降低工作风险，提高工作成效，文章聚焦机关事业单位，分析了电子发票在日常财务报销工作中产生的影响，简要阐述了电子发票的应用，阐释了报销的具体影响，提出提升其积极影响的路径。就实际情况而言，电子发票改变了传统的报销形式，一定程度上增加了报销风险。为此，机关事业单位应秉持积极报销的理念，强化制度规范建设，优化报销审批流程，以提高财务报销工作质量，为电子发票的推广普及奠定基础。

[关键词]电子发票；机关事业单位；财务报销；影响分析

中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）16-0091-03

当前，随着“互联网+”及多种技术形式的出现，机关事业单位财务报销受外在因素的影响，在报销中采用电子发票报销，这虽然提高了财务处理工作的便捷性，但是可能引发各类费用问题及财务风险。因此，围绕电子发票对机关事业单位财务报销的影响展开研究具有重要意义，有助于事业单位规避风险、降低成本、提高效率，可为依法高效实施财务内部控制创造有利条件。

一、电子发票运用分析

（一）运用价值

第一，可减少成本费用支出。在当前商品流通速度加快的背景下，流通模式不断更改，很多支付载体成为财务工作中的新形式，尤其是支付宝和微信平台，强化了电子货币体系的建设。在此种环境影响下，电子发票应运而生。电子发票在使用过程中，可以有效减少纸质发票的印刷，降低成本损耗和成本支出。

第二，可强化资源整合利用。电子发票可借助手机显示交易信息，通过强化发票管控标准，可实现数字化与交易过程高度融合。在新技术的影响下，发票的查询和运用均可借助手机完成，既提高了发票处理的便捷度，又提升了相关资源整合利用成效。

第三，可节约内控时间成本。对于传统发票的内控管理，财务报销人员核实发票时往往需要多方求证、耗时耗力；而基于关联税务平台生成的电子发票可实现自助验真和按需下载，有利于提高财务效率。

第四，可提升税务监管安全。电子发票信息自动录入税务系统，可有效防控虚假发票的产生和流通，相对于传统发票安全性更高，有利于发票的税务监管和降低财务人员的工作风险。

（二）特点分析

与传统的纸质发票相比，电子发票具有可有效强化资源利用、减少成本浪费、突显绿色环保、提高流通效率、满足税收监管要求等共性优点，但同时也存在一些共性不足。

一是成本转嫁问题，商家的逐利特性容易隐性地将发票打印和管理成本转嫁给消费主体。

二是防伪鉴别压力，电子发票因打印纸张和效果存在差异可能影响防伪性能，增加了财务人员的鉴别压力。

三是重复报销风险，电子发票可以重复打印，如财务制度不健全、财务人员把关不严，会有较高重复报销风险。

四是推广普及难题，电子发票在老年消费群体中的推广使用率不高，当前普及方面依旧有发展空间[ 1 ]。

二、电子发票对机关事业单位财务报销的具体影响

（一）促进财务报销流程的转变

结合当前财务报销情况来看，机关事业单位财务工作者通常会基于纸质发票进行费用审核，然后研究其是否达到国家报销要求及单位报销标准，在明确发票真实性的基础上再实施报销流程，主要审核过程为：审核发票真伪，核实具体费用发生状况，审核责任人和审批人签字签章，精准核实相关信息后，完成后续报销工作。

与传统的纸质形式相比，电子发票的精准度、可追溯和可读取性、可转化度更高，能够全面展现费用产生的相关情况和方便分析资金使用效率，一方面，财务人员可通过统一处理等手段完成线上接收和直接打印，报销前置流程更为便捷；另一方面，因为此类电子发票无打印次数限制规范，为重复报销留下了隐患，这对基层机关事业单位而言十分不利。由于通常情况下这类单位财务人员多为兼职，专业化程度不及企业财务人员，这无疑会增加工作人员的审核压力，要求他们在实施日常财务报销处理时，必须加大对以上内容的关注力度，才能最大限度地规避其不利影响。

（二）提高发票报销风险概率

传统的纸质发票由税务机关通过印刷、开具等形式统一制发再行流通，每一环节均有相应管理标准，打印环节需要专门工作人员完成，纸张以及设备均有专门要求。因此，机关事业单位的财务人员可通过发票纸张标准手感和印章质感辨别发票真伪。电子发票则是自行下载和打印，基于数字化技术产生，可以通过软件修改，且不会出现编码变化，财务人员即使运用平台查验，也很难了解细节问题。现阶段，网络平台虽然能够进行发票查询，但部分查询平台由于权威性不足，很难发挥预期作用，也加大了财务报销的风险及难度[ 2 ]。

（三）增加会计档案工作内容

当前，我国不断推进电子发票宣传工作，以此强化财务管理系统升级，但报销时仍需纸质化的现象还很常见。在此过程中，会计档案工作也会受其影响，最明显的便是此类工作量的相应增加。在报销电子发票时，大多数机关事业单位财务人员仍借助手工处理登记信息，了解发票信息，审核发票编号，明确报销审批，防止重复操作。受条件限制，此流程未能实现发票报销的全过程电子化，仍需财务人员精准分析会计信息，由于手续步骤的增加，会计档案工作内容也相应增多，这会变相加大财务人员的工作任务和压力。

（四）促进财务报销电子流转

传统的报销体系存在信息不对称等情况，容易影响工作效率，难以满足当前社会发展的需求，电子发票的使用有利于促进财务报销电子流转体系的创新。

首先，电子发票作为互联网时代的衍生产物之一，票据存储等方面的电子化升级必然会推进票据管理过程的电子化。

其次，电子发票受大数据信息共享机制和技术的影响，为报销电子化创造了良好条件，所有关键报销数据都可存储到电子系统，提升了交易信息和电子发票流转的透明度和安全度。

最后，普通电子发票到全电子发票的发展，加之合思、每时每刻、悦报销等报销系统或费控网络平台的开发使用，引入先进的技术形式，可按照我国当前营改增具体要求完成发票一体化处理，不仅能够实现发票安全存储、有效防伪识别，而且能够推进财务信息流转链条的数字化、智能化改造，有利于将报销人员和财务人员从传统流程困境里解放出来，有助于实现财务报销电子化以及企事业单位的费控统筹管理和分析预判决策。

（五）强化财务报销降本增效

“互联网+”是当前社会发展的重要技术体现，以网银、微信与支付宝为主的支付模式，为电子货币市场的发展创造了有利条件。电子发票主要是基于“互联网+”完成发票信息的传递，不需要购买纸质发票，可减少打印机等设备的操作，减少费用支出和成本浪费，防止管理混乱，降低报销成本。除此之外，过往财务人员在处理纸质发票时，如果要达到报销要求，则需要进行复杂而烦琐的处理，影响审核效率。

相比之下，自动生成的电子发票在信息传递方面具有较高的便捷性，加之财务科技的发展积极赋能企事业单位降本增效，一些报账系统和费控平台能较好做到“一扫”（智能识别录入发票信息）、“二验”（便捷验证确定发票真伪）、“三查”（自动去除重复报销发票）、“四报”（实时呈现发票报销进程），尤其是在异地报销方面，可相应做到实时报销和费用管控，有利于强化报销质量，提升报销效率[ 3 ]。

三、提升电子发票对机关事业单位财务报销积极影响的路径

（一）优化电子发票报销理念

在信息社会大环境下，电子发票数据内容不断增加，数据处理难度逐渐升级，机关事业单位也要学习建立发票报销信息化体系，基于电子发票使用需求进行思维模式转型，强化财务报销的积极理念。在此背景下，机关事业单位必须充分认识到电子发票使用的重要意义，强化对电子发票的积极认可、主动使用和广泛宣传。机关事业单位的财务人员要深入关注和解析电子发票，尤其是要针对财务报销相关细节开展深入研究，分析报销过程中的潜在问题，探索形成满足电子发票流转需求的新型报销体系，为后续工作落实提供助力[ 4 ]。

（二）完善财务监督管理制度

从制度角度出发，要进行内容完善，明确报销标准与范围、审签标准与流程等细节规范要求，提升精细化管理水平，使工作人员能在电子发票报销的具体操作中，按照明确的流程制度作出合理选择。对涉及金额较大的发票报销，还需要将其他资料，例如会议记录、协议合同以及相关清单等内容纳入审核，保障制度内容的全面性。在制度设计的过程中，要明确责任内容和奖惩后果，使工作人员知晓自身职责以及履责到位的预期奖励和履职不力的责任后果，使工作职责和奖励追责清晰可见。在监督制度设计和执行环节上，要注意与国家有关的内部控制和外部审计的法律法规相衔接，严格制定和执行内部控制标准，自觉遵守和接受外部审计监督，坚持落实支出预算、财务公开等制度。通过完善制度和落实执行，有效强化工作人员的主观能动性和责任意识，不断推进机关事业单位财务报销及其相关工作的顺利进行。

（三）规范电子发票报销流程

为提升电子发票报销标准化成效，需要明确工作流程。在大多数基层机关事业单位的财务报销流程方面，工作人员在收到电子发票之后仍需要打印输出，还要收集相关信息，例如要经由国家税务总局平台核查发票，为后续审核报销提供初步参考。在具体报销时，要确认发票打印次数，审核排除重复报销，登记发票相关信息，做好源文件科学存储。在发票审核时，一般有验真与查重两个关键环节。验真是指利用网站查阅信息，利用Excel表格查重，需要耗费较高的时间成本。随着技术的不断发展，工具审核被广泛应用于一线报销体系中，可以通过引入报销系统使用二维码扫描完成自动审查。报销时还要确保所有发票传输环节的安全性，具体需针对不同工作环节以及审批流程做好信息记录，防止出现后续数据修改的问题，保障报销过程的真实、标准与规范。

（四）统一管控发票信息资源

电子发票报销涉及大量的数据及信息，如果数据无法及时共享，则会导致报销因为数据不明而难以推进。从宏观角度来看，要求统一管控发票信息资源，确保及时更新数据，及时完成部门工作对接，减少内耗问题产生，强化管控整体质量。首先，统一管控应用系统。财务报销可能会涉及多个系统，系统之间的授权及认证会直接影响工作质量和成效。为此，对于机关事业单位而言，在日常工作中需要加强统一系统开发，强化系统之间的兼容性，为资源整合提供有利的环境，确保电子发票数据在接收、核对与传输的过程中能够得到有效的技术支持。其次，统一管控业务过程。业务过程的统一管理是指对各个环节的有效监督与完善，确保不会出现重复、混淆的业务问题，通过强化流程的方式，合并不必要的内容，提高报销操作的便捷度和工作效率。最后，统一人员管控体系。财务人员是报销工作的核心部分，其工作质量直接影响报销工作的科学性与安全性。为确保电子发票报销体系的良好运行，必须重视财务人员队伍建设，重视法纪教育、强化专业素质、提升职业素养、加强财务监管、注重奖罚并举、限制随意调用、稳定人员队伍，在源头上统一和加强财务人员体系建设，降低报销过程中的人为因素风险，为机关事业单位报销工作的落实提供有力的人才支撑。

（五）持续引入电子信息技术

当前，虽然在电子发票报销的过程中，财务报销系统已经融入了多种信息化技术形式，实现了数字化改革，但是在技术运用方面，为满足时代发展需求，仍需不断进行系统完善。例如可以引入区块链技术，此技术具有安全、可追溯、不可篡改的数据交换和传输特性，将它引入报销系统，可确保发票信息不会因为外在因素介入而出现篡改等问题，借助多层加密强化发票唯一性，有效规避虚假报账或重复混淆等问题。此外，还要探索建立基于大数据、云计算等搭建具有高度权威的新型报销监管平台。当前很多相关信息化平台的权威性相对较弱，甚至会加大发票审核风险。为促进财务科技赋能经济社会发展，建议政府财政部门联合相关科技企业建立标准相对统一、高权威度的云平台，专门开展发票及相关交易数据信息的识别，在平台运行过程中可自动完成查询、监管等工作。

四、结语

机关事业单位作为我国国民经济发展的重要主体，其财务报销水准直接影响行业发展质量。为此，在日常工作中要进一步坚持引入先进技术，统一规范工作内容，科学设置报销流程，加强有效监督管控，以先进的工作理念完成发票报销等相关工作，为机关事业单位的后续发展提供有力的保障。

参考文献：

[1]李姿曼，刘叶青，蒋科.基于大数据的高校财务报销审核风险控制实施路径与实践应用[J].教育财会研究，2023（06）：53-59.

[2]陈默.电子发票在高校财务报销中的应用问题——基于SWOT分析法[J].行政事业资产与财务，2023（15）：82-84.

[3]李霞.互联网背景下电子发票对民办高校财务管理工作的影响[J].市场周刊，2023（06）：93-96.

[4]张蛟男.财务共享模式下企业电子会计凭证报销流程优化研究——以G公司为例[J].投资与创业，2023（07）：108-111.