人工智能在档案管理工作中的应用探究

[摘 要]档案管理是各机构、组织日常管理工作中不可或缺的一部分，传统的档案管理以纸质档案为主，信息处理效率不高、信息安全性较差。随着数字化和智能化的快速发展，人工智能在档案管理领域中的应用价值越发受到重视，运用人工智能，可在数字化、智能化的基础上提高档案管理的效率和质量。文章简要分析人工智能在档案管理工作中的应用意义，并探究人工智能在档案管理工作中的应用策略，希望帮助从业人员充分发挥人工智能的优势，提高档案管理水平。

[关键词]人工智能；档案管理；应用策略

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）16-0079-03

人工智能涉及多个技术领域，如计算机视觉、自然语言处理、机器学习、智能机器人等，上述技术已在档案管理工作流程中的不同环节中得到应用，显著提高了档案管理的效率和水平。相对于其他信息技术，人工智能的特殊性主要表现在其具备生物智能的自学习、自组织、自适应等特征，借助数据、算力和算法，模拟人类的认知过程和思维能力，能在面对复杂且多样的档案管理场景时自主学习、自主适应，做出最优选择，推动档案管理工作朝着更高效、便捷和可持续的方向发展。因此，探究人工智能在档案管理工作中的实际应用具有很强的现实意义。

一、人工智能在档案管理工作中的应用意义

（一）降低档案管理工作错误率

随着科技的不断发展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）逐渐成为各行各业的热门话题，将人工智能运用在档案管理工作中，能显著降低错误率，实现重要文件的分类管理[ 1 ]。传统的档案管理方式需要逐一浏览文件，档案管理人员只能以特定的分类方法对文件进行整理，耗费大量时间和精力。引入人工智能后，档案管理人员能根据时间、属性和名称等关键词，以智能检索的方式对档案信息实现内容快速检索，根据文件的内容和特征，自动地将文件进行分类，全面地管理档案，减少人为主观因素对档案分类的影响，降低错误率，节省大量时间。

（二）保证档案资料安全

电子档案简化了档案管理工作，但也带来一系列安全性问题，档案管理工作涉及大量敏感信息，如个人身份信息、公司财务数据等，如果泄露，将会对个人和企业造成严重的影响。人工智能可有效保证档案资料安全，确定权限等级，为从业人员提供安全操作权限，只有授权人员才能访问档案内容，充分保障档案的隐私。同时，传统的入侵检测主要依靠专业人员手工进行，存在漏检和误报问题。人工智能能分析大量的数据，建立准确的入侵检测模型，识别各种潜在威胁并及时预警，比如借助防火墙程序，人工智能能将不良信息与危险因素拦截在外，防止恶意攻击者获取档案数据或破坏档案系统，使档案数据安全得到保障。

（三）提高档案管理工作效率

信息化时代，档案内容越发复杂，且数据量更为庞大，传统的管理方式已经难以满足日益增长的档案管理需求，因此人工智能被引入档案管理领域中。

人工智能能提供快速准确的数据处理能力。在传统的档案管理中，档案管理人员需花费大量的时间、精力去整理和分类大量的文件和数据，而借助于人工智能快速而准确的算法，可对大量数据进行自动化处理，提高数据处理效率。

人工智能可提供智能化的数据分析和挖掘功能。传统的档案管理只能实现简单的数据分类和存储，难以深入挖掘数据背后的价值[ 2 ]。人工智能尤其是机器学习和深度学习算法的应用，能发现隐藏在数据中的规律和趋势，为管理者提供决策支持和战略指导。此外，借助智能信息系统，既能将各环节的工作内容有序串联起来，还能实现任务的自动派发、进度的实时监控和团队的协同合作，进而提高管理效率。

（四）降低档案管理成本

在档案管理工作中引入人工智能，将代替大量人力资源，降低管理成本。传统的档案管理如档案的整理、分类、存储等多个环节，需要大量的人力支持。引入人工智能后，这些任务将会自动完成，无须人工干预，档案管理部门只需在工作前期投入相关的技术及人员成本，便可充分发挥人工智能的优势与先进性。档案管理是烦琐而复杂的过程，需对大量文件进行分类整理，人工智能运用自动识别和分类算法，能快速准确完成档案管理任务，档案管理部门无须过多担心文件被错误归类或丢失等问题。

此外，档案管理需对文件进行长期维护，以保证其完整、可访问，传统的纸质档案需要定期清洁、修复，既耗时耗力，还需额外投入维护设备和物资。而人工智能可实现电子档案的智能化管理，免去纸质档案的维护工作，无需额外的维护成本。

（五）辅助决策制定与战略规划

在档案管理工作中，人工智能的应用正逐渐展现价值和潜力，以博物馆为例，其作为拥有丰富文物档案的机构，面临如何运用这些档案进行展览策划和宣传的挑战，人工智能的应用则为博物馆提供了新的思路和方法。人工智能可基于对文物档案的深度分析，发现受众的兴趣点和偏好，制订出更具吸引力的展览方案，如分析受众的浏览历史、收藏偏好、社交媒体上的评论内容与分享内容，帮助博物馆精准掌握观众的需求，并在展览策划中满足受众的期待[ 3 ]。

除了展览策划，人工智能还能根据历史数据和趋势预测未来的观众需求，为博物馆进行长期的展览规划和战略决策提供重要参考，发现潜在的受众群体、热门的展览主题及展览的最佳时间安排，帮助博物馆规划未来的展览计划，提前做好准备，吸引更多受众的关注和参与。

二、人工智能在档案管理工作中的应用

（一）智能化分类与索引

在档案管理领域，智能化分类正逐渐崭露头角，并为档案工作带来诸多便利和效率提升。智能化分类是指利用自然语言处理（NLP）和图像识别等人工智能技术对档案内容进行自动识别和分类，档案管理人员只需上传档案文件，系统会自动识别文本和提取关键词，将档案自动归类到相应类别中；运用图像识别技术，即使以图片或扫描件形式存在的档案，也能被智能化分类系统所识别和分类。人工智能中的自然语言处理技术能够精准识别档案中的关键词和短语，将档案准确分类。智能化分类可为档案的搜索和检索提供便捷，经由智能化分类系统建立的标签库，能帮助使用者快速搜索所需的档案[ 4 ]。举例来说，如果需要查找某个公司的财务报告，只需输入相关关键词，系统就会自动呈现相关档案，根据用户的搜索历史和偏好，提供个性化的推荐结果，提高搜索效率。

智能化索引的核心技术是自然语言处理和文本挖掘，自然语言处理技术可理解、分析人类语言，将其转化为机器处理的形式；文本挖掘技术则从大量文本数据中提取潜在的有用信息。结合这两种技术，智能化索引能自动识别档案中的关键信息，并将其转化为可用于检索的索引词或短语。相比传统的人工编制索引，智能化索引具有以下优势。

第一，传统的档案索引依赖人工的主观判断和经验，容易出现漏编、错编等问题；智能化索引则根据档案内容自动生成索引，可消除人为因素带来的偏差，提高检索结果的准确性。

第二，由于人工智能技术的进步，智能化索引能持续学习、不断优化，根据使用者的反馈和访问记录，调整、改进索引的生成方法。

（二）预测性的档案管理

预测性档案管理作为新的档案管理理念，结合大数据分析和机器学习等前沿技术，深度挖掘和分析档案数据，预测未来的档案需求和发展趋势。比如某档案管理机构利用大数据分析技术，对历史借阅记录进行深入研究，发现某一类档案在历史借阅记录中呈现出持续增长的趋势，该机构考虑增加该类档案的数量，并优化档案存储、检索流程，提高用户对档案的访问效率。除了借阅量的预测，人工智能还能帮助该档案管理机构发现档案之间的隐藏关联，发现不同档案之间的相关性，为研究者和学者提供更多有价值的信息，用于开展跨领域的研究，推动知识领域的发展。机器学习模型是指自动学习数据中的模式和规律，生成预测结果的工具，如档案管理机构运用机器学习模型对历史借阅记录进行训练，使其预测未来某类档案的借阅量，为档案管理机构提供前瞻性的建议。一旦训练完成，机器学习模型将根据新的输入数据生成预测结果，如当档案管理机构需预测未来某个时间段内某类档案的借阅量时，只需提供相应的输入数据给机器学习模型，就能生成相应的预测结果。

（三）档案整理与修复的自动化

传统的档案整理工作依赖于人工操作，需要修复师傅具备丰富的经验和技巧，可即便是经验丰富的修复师傅，也难以保证每次修复都能达到理想效果，因此引入人工智能实现档案的自动化整理与修复成为重要策略，自动化档案整理可减少人工干预，显著提高整理效率，规避因人为操作不当导致的档案分类错误或损坏。人工智能具有超强的图像识别和文字分析能力，在整理档案时能准确判断档案的属性，并基于固定的算法和规则进行处理，保证档案完整、一致[ 5 ]。

过去，档案修复需要专业的修复师傅进行手工修复，耗时耗力且难以保证效果。引入图像识别、机器学习等人工智能技术，可对受损档案进行自动分析和修复，恢复其原始面貌。对于因保存时间较长而出现的字迹模糊、纸张破损的档案，人工智能图像识别技术能提取原始文字信息，并运用机器学习技术对文字进行自动识别和修复，准确还原模糊的文字内容，修复被损坏的纸张，使档案的可读性得到极大改善；对于因水浸、火灾等灾害导致的档案损坏，人工智能同样能发挥作用，如在档案被水浸后，可运用人工智能图像处理技术将多个受损的图像进行拼接，使整个档案的内容完整可见；对于因火灾导致的档案损坏，人工智能可分析烧毁的区域，并结合机器学习技术恢复被损坏的部分。这样既能提高修复效率，降低人力成本，也能保证修复结果的准确性。

（四）智能辅助决策的制定

在智能辅助决策中，数据挖掘扮演重要的角色，可对档案数据实施深度挖掘和分析。人工智能可发现隐藏在数据中的潜在问题和机会，如通过对借阅数据的分析，发现哪些档案借阅量较高，哪些档案长时间未被利用，帮助档案管理人员找出优化档案管理流程和提高档案利用率的潜在空间。在具体工作中，可实施数据预处理，清洗和整理档案数据，消除噪声和冗余信息，应用聚类分析、关联规则挖掘、分类与预测等数据挖掘算法。其中聚类分析是指将相似对象归到同一类别，以此找出借阅行为相似的用户群体，为其提供个性化的档案服务；关联规则挖掘可发现不同档案之间的关联关系，如某些档案常被同时借阅，便可根据这些关联关系优化档案的存放位置；分类与预测则根据已有的档案数据，建立预测模型，预测未来的档案利用情况，为组织提供决策参考，帮助其发现潜在问题和市场机遇。

预测分析技术在档案管理中有着广泛的市场价值，可帮助档案管理人员规划档案存储空间，基于对历史数据的分析和挖掘，人工智能能预测未来一段时间内不同类型档案的需求量，为存储空间的规划提供参考，如某一类档案的需求量在某个特定时期会有较大的增长，人工智能能提前预警，建议决策者增加相应的存储空间。通过对用户行为数据的分析，人工智能能掌握用户的偏好，预测用户未来的借阅情况，如根据用户的历史借阅记录和搜索关键词，推断出用户在未来感兴趣的档案类型，并在适当的时候进行推荐；基于对历史数据的分析，人工智能可预测出某些档案存在被篡改或遗失的风险，并及时通知决策者采取相应措施。

在档案管理中，可视化技术以图形化的展示方式，将大量的档案数据清晰展示给决策者，决策者可灵活选择不同的数据维度和指标进行查看和比较，了解档案数据之间的关联性和趋势变化。如在企业档案管理中，可视化技术能帮助档案管理人员掌握不同部门的文件存储情况，以及每个部门档案的增长趋势，调整档案管理策略；在政府档案管理中，决策者可利用可视化技术对各个部门的档案数据进行比较，及时发现档案丢失、遗漏或过期等问题，并采取相应措施进行处理。

三、结语

人工智能在档案管理工作中的应用能降低档案管理工作错误率、保证档案资料安全、提高管理效率、降低管理成本、辅助决策的制定与战略的规划，并实现智能化分类与索引、预测性的档案管理、档案整理与修复的自动化，以及智能辅助决策制定，使档案管理工作得以高效、精确开展。相信在未来，随着技术的不断进步，人工智能将持续发挥重要作用，提高档案管理的质量和效率，为各组织创造更多价值。

参考文献：

[1]汤津行.人工智能在档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2022（06）：171-172.

[2]宁辉.人工智能在档案管理工作中的应用研究[J].中国宽带，2022（11）：85-87.

[3]谢英姿.人工智能技术在档案管理工作中的应用研究[J].科技尚品，2023（02）：97-99.

[4]潘春梅.人工智能技术在档案工作管理优化中的应用研究[J].内江科技，2023（07）：29-30.

[5]周向东，王成.人工智能在档案管理工作中的应用研究[J].产业与科技论坛，2023（09）：281-282.