基于高校协同办公系统应用与优化策略探析

关键词：协同办公系统；高校协同办公；高校信息化

协同办公系统是一种自动化办公方式。随着信息化的快速发展，协同办公系统已经成为现代办公的重要手段，极大地提高了办公效率。高校有着多部门、多人员的特点，因此，更需要协同办公系统优化高校管理流程，实现多院系、多部门之间有效沟通及审批。

1 高校协同办公系统的时代背景

中国高度重视数字经济发展，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》[1]明确提出，加快数字化发展，建设数字中国。党的二十大报告中也提出建设数字中国，全力推进数字化转型。

2024世界数字教育大会在上海闭幕。教育部部长怀进鹏在大会上发表“携手推动数字教育应用、共享与创新”的主旨演讲[2]，要聚焦“应用、共享、创新”，加快实现全球教育数字化转型。

2023年中共中央、国务院印发了《数字中国建设整体布局规划》[3]，明确了数字中国建设的战略路径、目标和重点，规划指出，要在教育等重点领域，加快数字技术创新应用。

2021年教育部发布了《高等学校数字校园建设规范（试行）》的通知[4]，指出要推动信息技术与教育教学深度融合，提升高等学校信息化建设与应用水平，支撑教育高质量发展。

2018年教育部印发了《教育信息化2.0行动计划》（教技〔2018〕6号）[5]并发布通知，为推进“互联网+教育”提供了具体实施计划，为教育强国提供了有效途径。没有信息化就没有现代化，该计划坚持以立德树人为根本任务，以教育信息化引领教育现代化。

由此可见，高校采用信息化方式打造新型的教育模式是大势所趋。数字校园不仅是实现教育、科研、管理及服务手段的现代化，更是人才培养的观念和教育理念的一场深刻改造。高校采用数字化办公有利于提高办事效率，加强各业务部门之间的交流。

2 高校协同办公系统应用的意义及现状

协同办公系统已经成为高校办公和管理的重要手段，沈阳化工大学于2018年正式上线协同办公系统，系统的使用推进了学校信息化的发展，大大提高了学校教职工的办事效率，方便了学校的规范化管理，为学校高质量发展奠定了基本的信息化基础。

2.1 基于高校场景下的协同办公系统

随着信息技术的不断发展，高校管理逐渐趋于信息化、智能化。协同办公系统作为高校信息化建设的重要组成部分，能够有效提升学校的管理效率和教学质量。协同办公系统将现代办公和计算机技术结合起来，实现多部门统一整合、实时数据共享，并消除数据重复管理及数据不同步的问题，提升高校管理效益，规范办事流程。

高校协同办公协同以方便教师办公的角度和业务需求为出发点，推动了信息技术与教育管理服务深度融合，提升了高等学校信息化建设与应用水平，同时也是智慧校园建设工作中的一大亮点。协同办公系统应用在高校场景中，大大提高了高校的办事效率，达到了教职工少跑路、审批快、办事留痕、规范办事流程、节省办公成本等一系列效果，实现了办公一体化，为高校未来的发展奠定了信息化基础。

高校与企业不同，从组织架构上看，学校由校长、书记统筹全校工作，校领导分管各部门工作，高校机构设置分为组织机构、教学单位、科研院所等；从管理类型看，又分为教学、科研、管理等。高校结构复杂，人员数目和人员角色较多，需要建立一个系统平台，提升院校管理效能，某主流协同办公系统针对教育行业协同办公系统平台的框架如图1所示。

2.2 基于沈阳化工大学的协同办公系统

本文以作者所在高校为例，对协同办公系统在高校中的应用进行探析。系统采用B/S架构，目前沈阳化工大学协同办公系统是面向教职工开放。

本校目前协同办公系统的功能主要为公文的收发、文件处理、通知、会议室预约及各部门的业务流程，涉及的部门有党政办公室、党委宣传部、人事处、教务处、财务处、资产处、后勤、保卫处、网络与信息化中心、分析测试中心、招采办等。常用的办公流程有党政办公室部门的文件处理流程、发文流程、用印申请流程等。

流程使用过程中由系统管理员或指定人员监控流程，用户也可以通过流程图、流程状态查询流程的流转状态，全过程留痕，申请人员、相关部门领导也可及时跟进流程，查看最新的处理结果，审批节点的领导可通过移动端处理流程，不受时间、地点的限制，处理事务方便快捷，大大提高了办事效率。

2.3 沈阳化工大学流程实例分析

协同办公系统工作流程实现学校部门业务流程的线上办理，将文本制度流程化、表单化，教职工可登录系统门户选择要办理的流程，填写表单后提交申请。协同办公系统流程的建设，避免了教职工在各个领导办公室频繁跑腿的现象，在领导或教职工出差期间也能通过电脑端或移动端进行业务处理，让数据多跑路，大大提高了业务处理的效率。

以本校常用流程“用印申请流程”为例。为规范学校各类印章的使用和管理，提高党政办的服务质量和办事效率，由党政办公室提出建设流程需求，网络与信息化中心进行流程的二次开发。2017年开始使用该流程，截至目前已产生7 900余条数据，该流程一方面对用印申请全过程留痕，利于溯源；另一方面学校用印申请逐级审批、严格审核，规范了教职工的用印行为。

沈阳化工大学协同办公系统流程建设分为流程图建设、表单建设、审批节点配置等几个步骤。首先，根据学校用印申请的相关要求制定流程图，该流程从申请人开始，根据申请人的选择情况，流程开始流转，到归档结束，如图2所示；其次，根据所需字段设计流程表单，流程表单内容如图3所示；最后，配置每个审批节点的审批人，该流程共有6个审批节点，如图4 所示。

3 高校协同办公系统应用存在的问题

协同办公系统功能强大，内容丰富，但是高校业务流程复杂，人员结构庞大，在使用过程中仍面临着许多问题。从行政角度看该项目的顶层设计、统筹规划等方面考虑仍有欠缺；从系统的使用者角度看仍有可以更加人性化的改进；从系统管理者角度看，面临着管理和运营等方面的挑战。

3.1 从高校协同办公系统的行政角度看

系统推广使用有难度。高校协同办公系统投入运行之后，用户接受度、使用率是首要关心的问题。系统出发点是好的，但是复杂的操作和流程让用户产生抵触心理。并且系统的持续使用性是难点。协同办公系统的作用之一就是提供流程工作平台。通过前期调研工作，各部门对自己的业务流程进行梳理，在协同办公系统上创建了办事流程。但是，协同办公协同旨在全部门协同办公，缺少学校牵头、统筹规划，全局考虑还稍有欠缺[7]。由传统办公转为协同办公，缺少无纸化转为电子办公转变的深度思考，缺乏办公流程的完善和规范[6]。

3.2 从高校协同办公系统的使用者角度看

协同办公系统是高校办公信息化的主要方式，但是因为系统新颖、功能丰富等特点，用户操作起来还是有难度，缺少规范的系统使用培训会导致教职工无从下手。系统的流程设定死板，一旦流程创建好，就必须按流程办事，缺少灵活性。用户在使用系统时，需要安装插件才可以处理附件功能，但是不兼容问题却频频出现，学校为了节约成本没有做版本升级和后期维护服务的购买，给用户带来比较差的用户体验，出现了缺少管理、维护的现象。

3.3 从高校协同办公系统的系统管理者角度看

协同办公系统功能强大，底层逻辑复杂，对高校的技术管理人员也提出了高要求。除了用户的正常使用外，由于需求的不断增加，高校的系统管理人员还要负责流程的二次开发。本校的人力资源管理功能也是由系统管理人员负责，目前学校使用的协同办公系统逻辑思维是权限跟人走，而不是岗位，这样就导致人员调动时需要调整的地方就很多，特别是学校大换届的时候，系统对人员调整会很麻烦。此外，还会涉及人员多重角色的问题[8]，但是目前本校使用的协同办公系统没有为此提供一个解决方案。

4 高校协同办公系统应用的对策

基于高校的协同办公系统不仅是信息化的创新，也是传统办公思维和信息化办公思维的碰撞，做好信息化工作难点在于思想的突破，要结合好高校自身的情况，分步推进、不断完善。

4.1 强化顶层设计和统筹规划

协同办公系统的意义不在于将办公无纸化，它更应思考的是如何将工作思维与信息化手段结合出更为高效的办公手段。针对这一问题，高校的领导者应高瞻远瞩，费些心思去思考、寻找答案。高校应从一线教职工入手，真正了解到大家的痛点及需求，走访各部门进行调研，以问题为导向，多部门协同联动。针对市面上大多数的协同办公系统放在哪里都适用的这种问题，高校应从内部开始，以高校需求为主导，构建出适合自己校情的协同办公系统。

4.2 做好网络安全工作

网络安全重在未雨绸缪，针对网络安全问题，应在学校内部网络使用该系统，确保系统的安全性；部署日志审计系统，要有可溯源性；用户的账号密码强度设置要根据要求并且要保管好、定期更换，开启双因子认证，确保登录的安全性；提升高校教工的网络安全意识，定期开展网络安全培训会。高校的协同办公系统里面存储着高校的教职工个人隐私信息，同时也包含上级文件、校级发文等重要文件信息，更应做好网络安全工作，保障系统正常运行的同时也应做好信息安全、数据安全的把控，防范化解重大风险，以免给学校、社会甚至国家造成重大损失。

4.3 做好移动端建设

手机相较于电脑来说，携带更为方便，处理事务更为快捷，应做好协同办公系统的移动端设计。用户在手机上下载多个App常感到烦恼和负担，可以将其与企业微信打通，让用户通过微信即可办公。同时，应注重移动端App的页面设计，增强其各个手机系统、浏览器的适配性，做好移动端的消息推送，将电脑端协同办公系统的功能尽可能全地做到移动端。移动端应实现公文处理、流程处理、会议管理、通知公告、协同公文处理等多项综合业务功能，尽可能达到与电脑端一样的效果。

4.4 推进系统信创改造

协同办公系统涉及公文的收发、文件管理、电子签章、内部审批等，肩负着高校内部管理与基础信息安全的重任，因此协同办公系统是信创改造的重要一环。信创涵盖四大板块：基础硬件、基础软件、应用软件、信息安全。协同办公系统使用频率最高、最核心的是办公软件，应采购国产基础软件完成信创改造，这也是未来的大势所趋。

4.5 加强高校信息化队伍人才建设

相较于高校协同办公系统的建设，如何管理好协同办公系统更是值得思考的问题。系统的管理离不开专业的技术人员，但在工作中，常常忽略技术人员这个角色，高校更是缺乏属于自己的专业信息化人才队伍。高校应拓宽技术人员的晋升空间，完善奖罚机制，激发技术人员工作热情。互联网行业日新月异，要加大技术人员的专业培训力度，提升他们的专业能力和综合素质，使其了解前沿技术，为学校的信息化发展提供专业的技术支持。

5 结束语

本文以沈阳化工大学为例，对高校协同办公系统进行探析，分析其痛点并给出对策。以本校实际应用的流程为例，展示了流程图、流程表单、流程审批节点的配置，形象具体地呈现系统的流程建设核心部分。从行政、使用者、系统管理者3个角度出发，结合学校协同办公系统使用情况分析问题。围绕顶层设计、技术支撑等方面提出解决办法。最后，教育数字化是建设教育强国的重要基础，协同办公系统是数字校园办公的主要手段，后续应从高校的实际需求出发，更好地为高校办公服务。