基于内部控制视角高职院校经济合同管理探究

随着近年来高职院校教育事业的快速发展，在教学科研仪器、实训基地建设、专用设备配置、校企合作以及行政管理、后勤保障等方面的业务规模不断扩大，作为经济事项重要载体的经济合同签订量不断增多，合同的风险也在不断增加。本文通过探讨高职院校合同管理的重要性、存在的问题及改进措施，旨在提高高职院校合同管理水平，规避和应对风险，保障学校的合法权益。

一、加强高职院校经济合同管理的重要性和必要性

（一）保障高职院校的合法权益

做好合同管理有助于保护学校的合法权益。明确的合同条款可以约束和监控学校对外合作事项的全生命周期，约束各方遵守合同条款，从而避免可能存在的纠纷，保障学校的合法权益不受侵害。

（二）防范财政资金及国有资产流失

公立高职院校签订的经济合同，涉及的大部分均是财政资金，如果不对经济合同进行有效的管理，将导致经济合同不能有效履行，甚至给财政资金支出及绩效造成巨大的损失和风险。如国有资产出租、出借等经济合同管理不善，将导致国有资产流失。

（三）高效的合同管理有助于提升学校的行政管理能力

合同管理包括合同起草、合同审查、合同签订、合同履约、合同验收、合同存档等方面，高效规范化管理合同，可以提高学校管理效率，减少工作流程中的冗余，助力学校提升行政管理水平，从而促进高职院校事业发展。

二、高职院校经济合同管理存在的主要问题

（一）合同签订前存在的主要问题

1.部门的自行采购项目未开展可行性论证及资信审查

在高职院校的采购活动中，除了集中采购目录内的商品或达到限额标准以上的货物、工程和服务需要遵循《政府采购法》外，还存在着大量采购限额标准以下的部门自行采购的经济事项。对于此类经济合同，在实际工作中主要由部门签署。通常是与合作方沟通合作意向后，直接发起合同，经办人员并未严格审查合作方的资格，如经营范围、经营情况、财务状况、履约能力、违法行为等。大额的经济合同签署没有经过可行性论证，容易导致履约风险。如果供应商不能履约，极有可能给学校造成资金损失。如某公司在选择海外供应商时对合作方进行了全面的初始尽职调查，查明了该公司的基本信息、实际控制人、法人代表、股权结构以及重大诉讼纠纷等，相关初始尽职调查结果未显示该供应商有重大第三方合规风险，双方由此开展合作。可是在合作中没有对该供应商采取后续的持续尽职调查和监控措施，例如，持续或定期检查当地的合规环境以及供应商所处行业可能面临的重大政策风险等。最终，该供应商因当地政府环保政策收紧无法向该公司供给必要的零部件，导致该公司遭受重大损失。

2.合同内容约定不明确，重要的合同要素不齐全

根据我国《民法典》第四百七十条规定，签订合同的内容由当事人约定。一般包括下列主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限及地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

高职院校各二级学院、各部门自行开展的采购，由于经办人员法律知识欠缺，在工作中缺乏风险意识，未经过法律审查便签订合同，或未严格按照法务或法务顾问的建议修改合同条款，从而导致约定条款不严谨、重要的合同要素不齐全，如合同中缺少对方当事人的住所、质量、履行地点等合同中的重要要素；合同签章处无有权签字人签字仅仅是盖了公章，无签订日期；代理人无法定代表人授权委托书；价款未明确是否含税，发票种类、提供时间未明确，涉及的税款及税率未明确等。如果在后续合同的执行中出现争议，将引起不必要的纠纷。

3.未按流程签订合同，存在倒签合同的情况

合同“倒签”是指在双方当事人合同权利义务关系成立时，未签订书面合同，但在合同权利义务关系履行过程中或履行完毕后，双方才签订书面合同，该书面合同标注的签署日期并非实际签订书面合同的日期，而是早于实际签订书面合同的日期。在实践中，高校存在着先于书面合同订立之前，要求或默认对方当事人履行主要义务，即先干活后签合同的情况。由于双方当事人的权利义务没有书面明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷。如一方出现违约，守约方很难找到主张违约责任的依据，而对于特殊资质或授权的建设施工类合同倒签且履行完毕后，可能因发现合同相对方因缺少相应资质导致合同无效。此外，在内控管理流程中规定了合同审批、签订、履行等流程，“倒签合同”无论有没有给院校造成实际损失，都违反了内控管理制度，使得执行内控制度产生偏差，导致审计风险。

（二）合同履行过程中存在的主要问题

1.合同履约过程中缺乏监督

对于建设工期较长的工程、购买的分期分批的实训设备，存在较长的合同履约过程，如果经办人不能及时主动跟进，供应商不能按时履约，就会导致合同款不能按进度支付。但由于开展此类采购的财政性资金主要是专项资金，有明确的使用期限，为规避资金收回及预算执行进度的考核，也会出现在未完成履约的情况下，支付合同尾款或全款的情况，大大降低了对供应商的约束力，后续合同标的履行的时间、质量等方面可能得不到保障。

2.合同验收环节欠规范

在高职院校的合同验收环节，主要由采购部门、财务部门、资产管理部门共同开展验收工作，可以应对采购金额较小或货物技术参数、规格型号较为简单的项目。对于采购金额较大或货物技术参数、规格型号较为复杂、专业性极强的项目质量验收，应由第三方负责邀请专业人员组成的验收小组，即国家认可的专业质量检测机构负责，或者由采购人、代理机构会同专业机构共同负责。在实际工作中，合同验收均由校内人员组成的采购小组成员完成，无专业检测工具，无法确保合同标的质量达到标准，这会损害院校的利益。

3.未设立合同台账管理合同

没有设立合同台账，缺乏日常的合同关键信息维护。比如：日期、名称、主体、编号、金额、付款时间节点、实付金额和支付方式、保证金、履约保证金、备注等，造成合同执行节点管控力度（财务和业务部门）不足，不利于合同付款审核，也不利于信息共享。再如业务部门按进度分批提交合同的申请支付金额，因无合同台账，财务人员仅按业务部门提交的申请支付金额支付，存在合同进度款重复支付、超合同金额支付的风险。

（三）合同履行完毕后的主要问题

1.未开展合同履行情况的绩效评价

在实际工作中，合同履行完毕后合同即终止，缺少对合同履行情况的绩效评价，导致无法全方位地评价供应商的服务水平、提供的合同标的质量、整体的合同履行情况。如有供应商提供了不合格的产品、未能按进度履行合同，却仍与其合作，将损害院校的权益。

2.合同档案管理意识不强

合同档案不单单是合同文本，还包括供应商资质、采购询价结果、立项、招投标等材料。在实际工作中，合同档案大多保管在相关执行部门，没有集中统一归档管理。如基本建设项目合同由基建部门管理、房屋租赁和维修合同由后勤部门管理、仪器设备物资采购合同由校产管理处管理、对外协作办学由各二级学院管理等。如管理不善，将会造成合同资料缺失、遗失，给学校造成潜在的经济风险和纠纷隐患。

三、加强高职院校经济合同管理的建议

（一）制定科学有效的合同管理内控制度

建立健全合同管理制度是高校内部控制建设的要求，高职院校应制定适合本校的《合同管理办法》，确定合同的统筹管理部门，并针对合同立项、合同起草、合同审查、合同审批、合同归档等方面明确内部控制的流程及各部门、各岗位对应的工作职责。设置的岗位职责要遵循不相容岗位的要求，如不得由同一人办理合同签订、收付款业务。合同签订和印章保管人不能为同一人。还要建立和完善合同履行监控机制，加强合同管理信息化建设，推进合同管理电子化，形成合同闭环管理。定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，加强合同信息安全保密工作，切实维护高校的合法权益。

（二）充分利用企业信息查询工具，加强供应商资信审核

高职院校在订立合同前，应先审核供应商的资质。可以通过官方网站如国家企业信用信息公示系统、全国组织机构代码管理中心网站、中国企业资质证书查询平台、中国裁判文书网、中国执行信息公开网、信用中国等查询审核。或者通过第三方平台，如天眼查、爱企查、企查查、招标资源网等查询审核。在这些网站上都可以查询到企业的相关信息，如查询企业经营范围、登记状态、行政处罚信息等，是否存在列入经营异常名录、是否列入严重违法失信名单的情况，将尽职调查材料作为采购的立项申请、财务报销环节的佐证材料。在开展尽职调查过程中，如发现合作企业存在异常情况的，如企业已注销，过往3年存在违法情况，就不能选择此类供应商与之合作。

（三）设立法务岗或聘请法律顾问，加强合同审核

高职院校设立法务专岗或聘请法律顾问是学校管理法治化的必然趋势。不仅可以为合同的签订提供法律咨询服务， 对合同文本的条款认真推敲，对合同从形式、资金、法律、专业技术等方面进行实质性审查， 确保合同条款准确、公正， 以减少合同纠纷，还可以承担培训学校合同管理人员的职能， 从而提高其业务素质， 强化从签订到履行合同的全过程管理监督。

（四）构建合同管理系统，加强履约过程监控

合同管理是全生命周期、动态的管理过程。针对合同管理应当首先建立全局思维，把合同从诞生到完结视为一个完整的生命周期。依据合同磋商、起草审查、签订流程、履行跟踪、纠纷解决的阶段，构建合同管理信息系统。如在合同文本起草阶段，创建符合学校自身业务的合同类别及标准化合同示范文本；在合同审查环节，制定适合自身管控的合同审批流程。业务部门审查供应商资质、财务部门审核涉及合同付款金额、增值税、开具发票等事项；法务审查合同的法律风险，最后由各层级领导审批；在合同履约环节，通过预置的合同总价、当期付款额、结算进度百分比、履约保证金等指标，帮助财务人员更准确地了解每个阶段的付款情况；合同管理系统与财务系统的对接，依据“先签订合同后申请支付”的原则设置资金支付程序，由财务部门审核系统中合同的付款条件、预算项目、发票信息、签约时间，从根本上杜绝出现先付款后开票的情况。同时，合同付款执行情况可作为预算绩效考核评价的依据。比如：由综合管理部门参与重大合同的可行性研究、招投标、谈判，推动合同全过程管理，建立和完善合同履行监控机制，提出合同管理信息化需求，推进合同管理电子化，形成合同闭环管理。

（五）加强合同验收环节管理，开展合同履行情况绩效评价

除采购金额较小或货物技术参数、规格型号较为简单的项目外，应严格按照《政府采购法》第四十一条规定，大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参与验收工作。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。同时要开展供应商合同履行情况的绩效评价，可建立供应商黑名单，对于服务不好、合同标的以次充好、配合度低的供应商应排除在合作范围之外。杜绝采购人与供应商恶意串通，弄虚作假，搞假验收，滋生采购腐败。

（六）加强合同档案管理，做好合同信息安全保密工作

建立健全合同档案管理制度，设立合同专管员，统一管理各类合同档案。采购承办部门应将采购立项表、招投标文件、评标记录、法律意见书、审核会签表、会议纪要、合同文本等相关纸质材料及时、完整地移交给合同专管员。由合同专管员按归档要求做好接收、整理、装订、编目、编号、装盒、排架等工作。合同专管员将纸质材料及时补充上传至合同管理系统中对应的采购项目，实现合同档案电子化管理。同时应严格履行借阅、复印、借出等情况的审批手续。未经批准任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。定期检查合同档案的保管情况，确保合同档案保管可靠安全。

随着高职院校与市场经济融合发展，其必须转变管理观念，加强合同管理， 以适应市场变化，保持竞争力。

（广西农业工程职业技术学院）