中小企业原材料采购内控体系优化研究

高质量发展就是要实干兴邦，发展实体经济成为第一要务。面对波诡云谲、变幻莫测的市场，提高企业管理水平，完善企业原材料采购内控体系迫在眉睫。

一、中小企业采购环节内部控制存在的问题

（一）内控环境问题

优化内控环境建设是原材料采购内控的首要任务。

1.组织机构设置和权责分配不清

很多中小企业的管理决策者目光短浅，只追逐眼前利益，眼光只放在企业目前的生产与销售状况、盈利情况等直接作用于企业的简单因素，而忽视了长远发展。构建一个良好的内控环境，才是企业内控管理的长久之计。有些企业原材料采购申请流程要求，先审批，再采购，然而在实际工作中，有些采购人员为了所谓的“效率”，往往先入库再补办相关审批流程，如此一来，审批流程就流于形式，导致材料库存数量与实际数量不符，大量的货物入库造成库存压力剧增，加大企业经营生产压力。除此以外，还存在权责分配不清现象，内控环境混乱。譬如，某些材料应由部门主管进行审批，但实际上存在越过主管领导，直接由总经理审批的现象。一旦中间出现差错，无人承担相应责任。长此以往，内控环境越来越糟糕，无法发挥内控的真正作用。

2.企业治理结构不规范

许多中小企业是家族企业，任人唯亲，或者一些中小企业的董事会被大股东操控，企业治理结构不规范。家族企业中剪不断的裙带关系，一言堂的状况普遍，而大股东很可能因为自己的利益关系，或者自己的好恶，影响董事会的决策，从而直接影响企业的生产经营。再如，倘若经理持有较多的股份，也可能利用大股东的身份插手其他部门的管理，从而扰乱企业的日常运营。

3.经营者管理理念落后

市场环境日新月异，要求企业管理者要与时俱进，不能墨守成规。许多中小企业管理层思想固化，不能及时学习新的知识，不能对企业的战略不断进行改革和创新，原材料采购制度也无法有效贯彻。

4.采购人员整体素质偏低

中小企业采购部门的采购人员学历层次整体不高，不具备专业的素养与能力。仅仅依靠入职培训学习的知识，远远不足以推进原材料采购内控的有效实施。

5.采购人员绩效考核制度不完善

原材料采购人员的薪酬一般由基本工资、绩效、补助和奖励构成，考核直接影响薪酬，但一些中小企业并未将采购人员的考核与其薪酬挂钩，打击了采购人员的积极性，从而阻碍了原材料采购工作的顺利开展。

（二）风险防范问题

中小企业内控防范意识比较薄弱，缺乏系统的评估体系，还依靠人为经验来进行内控风险防范，很容易导致个人意志影响决策。所以，建立原材料采购内控体系迫在眉睫。

（三）内控活动问题

许多中小企业缺乏原材料采购计划管理制度，集中一次性采购很可能阻碍企业原材料采购效率，增加库存积压；没有建立完善的供应商管理体系，往往会滋生贪污舞弊，更有甚者，会影响到企业的产品质量。

（四）信息系统问题

内外部信息系统的沟通十分重要，信息的沟通、传达、反馈是否顺畅，对原材料采购内控体系影响重大。

（五）内部监督问题

一些中小企业内部监督流于形式，内部审计不能抓住问题的关键，面对贪污舞弊，或者突发紧急状况，应对不及时，给企业造成很大的损失。

二、原材料采购内部控制优化措施

面对中小企业原材料采购内控出现的诸多问题，需要采取如下优化措施。

（一）优化内控环境

1.营造良好的企业文化

企业文化对整个企业的影响是潜移默化、影响深远的。它是一个企业的精神支柱，是企业的风向标，引领着企业发展。企业文化需要不断改革创新，要随着市场的变化和要求，积极做出相应的改变，推动企业发展。企业文化是具有人文关怀的。良好的企业文化可以使所有员工的力量凝聚在一起，拧成一股绳，劲往一处使。企业文化的营造离不开管理者的重视，要求管理者不能固步自封，要紧跟潮流，锐意进取。

2.完善企业治理结构

首先，完善董事会制度，使其能够真正行使自己的权力，履行自己的义务。其次，实行独立董事制度，可以更好地监督董事会。最后，成立监事会，进一步监督约束董事会。

3.强化内部审计制度

设置独立的内部审计部门，对原材料采购环节进行有效监督。

4.加强人力资源管理

建立健全人力资源管理机制有利于营造良好的企业文化氛围，提高原材料采购人员的职业素养和工作能力，培养其工作的责任感和使命感，有利于提升原材料采购人员的工作积极性，进而推动原材料采购内控工作的高质量发展。应该以同行业、同岗位薪资水平为参照，综合采购人员个人的素质与能力，制定适宜的薪资薪酬，以招募和留住人才。

完善采购人员绩效考核制度，利用KPI指标来定薪酬，如下表所示。

三、优化内控风险评价体系

中小企业需要设定采购业务风险管理目标，聘请专业的团队或者专家进行评估分析，内部组成专业的小组进行日常防范工作。同时，进行采购业务风险分析和应对。

由上面原材料采购风险影响程度表和原材料采购风险发生概率表可以得出采购业务风险分析应对方法。首先，对风险的影响进行评估，很小、小、中、大、极大对应于数字1到5；再对风险发生的概率进行评估，较低、低、中等、高、很高量化为数字1到5。综合同一事件的两方面评估，填入风险等级矩阵图中，从而对事件的风险进行量化，制定相应的应对策略。低风险可以采取战略性放弃，暂不处理；中等风险，应提高警觉，采取相应措施，以免风险愈演愈烈；对于高风险，战略战术都要优化处理，重点对待，时刻警惕，不可有丝毫懈怠。

（一）加强业务活动控制

1.健全原材料采购计划管理制度

中小企业采购员编制采购计划时，要与各个部门保持良好的沟通，了解企业内部库存动态，并结合企业现金流量，切实把握好供需存，制定出有效可行的采购计划。

2.建立采购计划审批制度

许多企业原材料采购对于财务部的审批有所缺失，财务部作为企业重要的执行部门，掌握着资金的动态，财务部的审批流程是不可或缺的。综上所述，如下图所示。

3.完善供应商选择和评价制度

中小企业首先要对供应商进行评估划分，根据供应商竞争力和增值能力划分为有影响力型、伙伴型、普通型和有竞争力型四种；再将材料从其价值和供应风险进行分类，分为杠杆型、战略型、正常型、瓶颈型四种。进而，不同的材料选择不同类型供应商，战略型材料由伙伴型供应商来提供；瓶颈型材料由有竞争力供应商提供；杠杆型材料由有影响力供应商提供；正常型材料由普通供应商提供。利用材料的特性和供应商的特质进行匹配，物尽其用，才能更大程度上为企业节约运营成本，推动中小企业原材料采购内控的实施。

（二）建立通畅的沟通网络

信息沟通不仅仅在纵向上传下达，还要在横向部门之间进行沟通。构建畅通的沟通网络，有利于管理层对员工指令的下达，还利于部门之间的有效沟通。采购部门与财务部门、采购部门与各个车间之间的沟通等，方便快捷、无障碍地沟通，有助于消除各部门之间的信息差和部门之间的壁垒，有利于原材料采购内控的实施。

1.树立主动沟通意识

中小企业应培养员工的主动沟通意识。管理者应以身作则，发挥好表率作用。员工有些因为自身性格因素，或者大环境影响，不愿积极主动与管理者进行沟通，甚至某些员工消极怠工，阳奉阴违，或者认为与管理者的沟通不过是应付差事，虚以逶迤，无法真正解决问题，对内部沟通机制不信任。这极大地阻碍了原材料采购内控的实施。只有增强管理者与员工的沟通意识，建立双向沟通机制，方可促进原材料采购内控的优化。

2.创造有利的沟通环境

中小企业的管理者不能仅仅关注员工的工作是否完成，还要满足员工的精神需求，使员工有被尊重、被需要的社会存在感。管理者可以在工作之余组织一些聚会、聚餐、联谊等活动，使员工觉得与管理者之间不仅仅是上下属的关系，有被关心、关怀的感受，提高员工的集体荣誉感，有利于打破工作中带来的隔阂，提高员工的幸福感和满意度。这样才有利于企业内控环境的建立与完善。

3.发挥采购部门的核心作用

中小企业的采购部门作为重要的管理部门，向下反馈着车间生产部门的材料需求，向上连接着材料结算、材料审批的职能部门，所以，发挥好采购部门的沟通职能是至关重要的。采购部门需要将采购信息准确无误地及时传达与反馈。与此同时，采购部门还可以组织研讨会，将原材料采购发生的问题与相关部门及时沟通交流，总结经验保证信息，沟通的准确和顺畅。

4.加强上下级之间的有效沟通

许多中小企业是家族企业，或者是大股东控制的企业，这就很容易造成权力过度集中，很难倾听员工心声，不利于企业内部沟通与交流，企业决策的制定带有强烈的个人主观色彩与倾向，容易做出错误决策。所以，应当设立意见箱或者专门的邮箱，广纳员工的意见和建议，鼓励员工吐露心声。

（三）业务监控

1.加强企业管理层监督

中小企业管理层首先要重视原材料采购内控体系的运行，要以身作则，自查自纠。同时，为了更好地听取、采纳员工建议，可以设置总经理邮箱、工会邮箱，真正解决原材料采购流程中遇到的问题。并设立奖惩制度，对于善于发现问题，并提出有效解决问题的想法和思路的优秀员工要给予适当的奖励；与此同时，对于阻碍原材料采购内控实施运行、因自身原因导致内控管理缺失的员工要进行惩戒。

2.制定专项监督计划

专项监督就是运用专业的素养和能力对原材料内控环节的薄弱点、问题聚焦点进行专项调查、研究、分析，从而找出解决的方法和对策。与此同时，可以发挥监事会等内部监督机构对专项板块进行检查，并提出整改建议。

（作者单位：南京扬子检修安装有限责任公司）