人工智能背景下财务共享在企业集团中的应用

党学锋

人工智能时代，企业要在高科技的发展大潮中利用人工智能更好地为财务共享服务，提升财务流程处理效率，实现财务资源共享。因此，许多大型企业集团开始研究人工智能在财务共享中的应用。然而，在实际应用中还存在一些问题。为了有效解决这些问题，管理者需要高度重视人工智能在集团财务共享服务中的价值，同时结合自身现实情况探讨财务共享解决方案，以满足自身的财务共享需要。

财务共享模式开始于20世纪80年代，21世纪在全球500强企业中财务共享中心的建立已成为许多企业集团的财务战略。通过财务共享中心，企业可以获得不同程度的应用和发展，并取得良好的经济效益。然而，企业集团在实施财务共享服务时面临着诸多困难，其中一个主要困难源自其庞大而复杂的产业链结构。G集团是国有资本投资公司试点企业，连续四年上榜“世界500强”，资产规模超7400亿元，经营范围涉及能源、铝业、医药健康、数字经济、金融、盐业、现代服务、产业链服务等。G集团自2014年开始财务共享服务建设，然而，在实际应用中，该项目还面临着一些困难。本文以G集团为例，探讨企业集团如何科学利用人工智能来建设财务共享中心。

一、G集团财务共享服务应用成效

（一）财务共享服务建设简介

G集团通过建立财务共享中心，集中管理分散在不同地点的分子公司的财务活动，并通过采集各企业的业务和财务端数据，及时将数据进行加工分析，实现了业财一体化管控和协同优化，从而有效控制集团各级企业的各项成本，为企业经营分析和管理层战略决策提供重要信息来源。

G集团自2014年起进行财务共享服务的建设工作，经过信息化整体规划、路径设计、系统选型、招标，最终选定浪潮企业管理软件，于2018年浪潮系统上线运行。财务共享建设推进策略分三步走：一是先试点、后推广，选取有典型样板特征的7家企业作为试点单位，待试点单位业务核算流程上线试运行稳定顺畅后，再进行推广；二是稳基础、深应用，集中精力首先建设财务共享平台的主体功能模块，再逐步扩展财务共享平台与周边系统的集成协同（如商旅商城）及深度拓展高新技术的应用（如RPA、人工智能等）；三是分阶段、齐步走，财务共享平台根据核算流程分阶段实施，首先实施费用报销上线，收入、成本、存货等核算流程稍后实施，结合实际情况同步推进主数据、ERP系统、合同管理、OA办公系统等相关配套系统的建设和集成。

（二）优化财务组织架构体系

财务共享服务是一种新型的服务模式，为充分发挥集团所属企业的协同效应，推进财务职能转型，成功实施财务共享服务，G集团从集团层面整体优化财务组织架构，形成战略财务（集团财务）、业务财务和共享服务财务的三分架构，具体架构如下：

1.集团财务：以战略职能为主，通过系列管理手段为公司领导提供战略决策支持，为财务共享中心和业务财务提供全面预算、财务管理、投融资管理、资金管理等政策研究指导。

2.业务财务：包括二级平台承接集团战略财务职能的财务人员以及各分子公司承接二级平台战略财务职能的财务人员。按照集团战略财务的要求，为经营单位提供高附加值，如预算及分析、财务核算、融资、资金、档案管理等的业务支持；为集团战略财务提供业务信息，包括政策的执行成果、业务需求和支持战略所需的数据；为财务共享中心提供业务核算支持，如影像扫描、归档、资产及成本核算信息提供以及银行、税务的接口，共同推进公司战略目标的达成。

3.共享服务财务：以核算职能为主，整合财务核心能力，为战略财务和业务财务提供信息和服务支撑。

（三）建立财务共享中心组织架构

G集团重新设立了新的财务共享中心，隶属于集团计划财务部，依据业务职能及工作量大小，初步设置5个办公室。包括费用审核办公室、资金结算办公室、收入成本办公室和总账报表办公室，这些办公室将根据专业分工的原则，统一归类财务共享中心的业务。此外，还将设立运营管理办公室，其主要目标是管理和优化财务共享中心的内部运营。

（四）财务共享处理流程标准化

首先，G集团通过对各级企业不同部门和业务级别的业务信息流程进行梳理和流程再造，统一各级企业财务核算、报表编报口径，优化财务职能部门业务岗位配置，实现业务流程的标准化；其次，通过会计核算、电子报账、资金结算、税务支持、电子档案、运营管理等各项财务活动的集约化处理，不断集成各平台系统的数据，实现集团内海量财务信息的标准化归集、处理和共享，以确保财务共享中心的高效运行。

（五）推动财务共享中心智能化转变

通过云计算、数据中台、大数据技术、人工智能、移动端APP应用、“互联网+财务”、OA办公软件、RPA资金结算财务机器人等途径，实现收付核算、OCR凭证识别核验及资金流转审批等业务自动化，逐步减少集团总部和所属企业内重复性较高的手工业务，包括人工编制、录入和分析报表，从而提高集团财务共享处理效率，推动集团财务共享中心智能化转变。

二、G集团财务共享服务应用中面临的困难

（一）业财一体化信息系统建设水平不足，影响了业财融合实施进程与效果

1.采购生产方面。企业内各称重系统未能实现物联网，从而未能与浪潮系统对接，影响原辅料和产品出入库，人为录入数据出错率高且不能有效压降司磅人工成本。

2.销售业务方面。未能实现线上与客户签订合同、确认订单、送货单、价格与收货确认单以及与第三方物流企业库存信息实时共享，导致只能在线下与客户签合同，双方邮寄合同等相关资料，存在时间长、效率低、工作量大、库存信息不能实时动态监控等问题。由于不能在事前、事中进行控制，同时可能存在销售业务相关原始佐证资料因业务员的变更而丢失的问题，因此导致法律纠纷和税务风险。

3.财务方面。由于G集团目前财务共享中心已上线，涵盖集团总部、铝业、能源、数字、资本等90多家企业。各业务板块内部又可以进一步细分为多个行业，如集团铝板块上、中、下游全产业链，包括铝土矿、氧化铝、电解铝、铝棒、铝型材加工等行业。由于各行各业所属的细分领域不同，业务流程的层级也有所差异，尤其是在成本核算方面更为复杂，很难实现全部产品成本自动化核算。同时各系统平台目前未实现集成共享，不能很好地利用人工智能抓取数据，生成所需的管理报表，导致各级企业财务人员还需要花费大量的时间、人力成本对经营数据进行手工采集、核算和分析，因此无法最大程度发挥财务共享的价值。

4.税务方面。目前浪潮税收系统未能与国家电子税务局组件接口，无法实现线上开票、线上采集企业相关报表数据，同时经过系统比对稽核后完成纳税申报工作，因此存在手工开具发票效率低、纳税申报人为因素导致的税务风险。

5.各平台系统集成和电子档案管理方面。目前使用的主数据系统、业财系统、OA办公系统、合同管理系统等未能进行有机整合，各系统平台上传的数据和电子档案不能互相共享，信息孤岛现象严重，无法挖掘数据的深层价值，导致各级企业耗费大量时间和人力，手工重复录入相关数据，编制经营、财务分析报表等。同时还需要业务人员重复上传同一份电子档案，极大地增加了工作量，也不利于电子档案的管理。

（二）财务共享中心与集团所属企业责权界定模糊

G集团财务共享中心在进行统一化集中处理基础核算工作时存在以下三方面问题：

1.共享中心人员在处理日常业务时，由于缺乏对下属企业工作内容和业务本质的了解，相应账务处理容易出现理解偏差，导致账务处理出错，存在一定的核算错误和税务风险。

2.因共享中心业务人员理解偏差，账务处理出错后未被及时发现，从而埋下了税务风险隐患。

3.由于集团各级子公司是独立法人，需要为之前埋下的税务风险“买单”，然而，由于责权界定不清晰，财务共享中心可能不需要承担相应的法律责任。

（三）统一化管理增加了财务信息安全风险

由于财务共享中心处理的是集团总部和下属企业所有的财务工作，相当于将集团的所有业务及财务信息都进行了采集、汇总、统计、分析。由于财务数据的高度集中，相应的财务信息管理风险也随之上升。如果财务共享中心或下属企业在运作过程中，系统设备发生故障或者人为因素导致业务和财务数据出现错误、遗漏、泄漏等情况，可能导致信息质量和传递效率的降低。此外，数据泄漏将会导致企业集团整体管理风险大幅度上升，面临商业机密、税务、政策上的多重打击。因此，如何进一步优化集团网络信息安全问题，成为当前集团上下面临的重要挑战。

三、人工智能背景下推进企业集团财务共享实施的策略

（一）加快信息化建设，持续推动业财资税档一体化深度融合发展

针对目前集团业财资税档一体化平台系统面临的线上销售平台、称重系统、财务核算与分析、资金、税收、电子档案等深度融合发展问题，亟需集团搭建标准化、流程化、智能化的一体化系统平台，推进系统高度集成，避免数据孤岛的形成。

1.统一系统底层架构、数据规范和流程体系，整合集团各级企业业务和财务系统，打破各平台系统信息壁垒，实现数据互通共享，从而提高数据利用率，减少重复上传档案资料，极大减轻工作量。

2.不断优化完善各平台系统，充分利用物联网、区块链、大数据、云计算、加速RPA等技术向人工智能多元化应用的财务共享领域转变，从而深入挖掘集团各平台业财信息，并分析各种数据信息之间存在的潜在联系和规律，筛选、运算相应有用的信息资源，以实现挖掘分析、全面反馈的目标。

3.通过建立完备的数据治理体系，快速整合处理集团各平台产生的经济活动数据信息，及时满足各级管理者的分析、预测、决策支持等需要，从而推动业财资税档一体化平台深度融合发展。

（二）健全集团财务共享中心与所属企业责权利考核机制

责权利的合理配置是集团战略目标得以实现的重要前提。为明确集团共享中心与下属企业各岗位应承担的责任、具备的权力以及将得到的利益，避免在财务共享实施过程中产生税务风险和法律纠纷等问题，应采取以下对策：

1.定期对集团各级业务和财务人员进行知识和技能培训，培养其成为既懂业务、财务又懂IT的复合型人才。

2.密切关注国家法律法规的变化情况，并了解所在区域的相关法规和政府出台的一系列优惠政策，同时能够运用法律手段来维护企业自身的合法权益。

3.加大财务共享中心员工轮岗交流力度，使其了解不同板块、不同区域、不同产品的业务流程。

4.从集团层面尽快建立与所属企业关于责任、权力、义务、奖惩激励等方面的科学合理的考核机制，调动各方人员主动参与、密切配合、信息共享，为集团长期稳定发展提供保障。

（三）优化全方位数据安全防控管理机制

数字化、网络化、智能化时代，企业时时刻刻都有海量的数据产生，大数据正在成为企业集团的核心战略资源，对集团综合治理能力、生产经营平稳运行影响巨大。同时，大数据、人工智能等应用数据安全风险日益突出，因此确保数据传输、存储和应用的安全性，对财务共享的顺利实施变得至关重要。如何做好数据安全风险防控，主要有以下对策：

1.集团各级企业应当高度重视网络信息安全风险，不断优化数据安全防控和数据安全追责机制。

2.明确负责数据安全运行、执行、监管等工作的组织及岗位职责分工，对使用信息系统的员工通过授权与认证来规定其权限，按最小化原则开通各项权限。

3.加强信息技术人员的定期维护工作，包括财务软件和信息系统的安全防护，以免受到病毒攻击。

4.应加密数据信息，确保信息传输和存储安全。

5.集团应建立人员统一管理平台，针对各信息系统所有岗位变动，及时落实人力、财务、业务、数据安全维护管理部门等在系统账号、访问权限等方面的联动机制。

6.集团应定期开展数据安全培训及落实数据安全检查考核计划，加强源头治理效果，强化穿透监测，准确无误地识别、及时预警并有效处置经营、财务、资金、税务等风险，打造安全的财务共享服务环境，为集团健康可持续发展保驾护航。

结语：

目前，人工智能正广泛地应用于各个行业领域，也给财务共享服务应用带来了便利。为更好地适应新时代的发展需要，企业应积极利用这种新兴技术，将人工智能应用于企业采购、生产、成本核算、资金监管、税务、电子档案、线上销售、物流信息共享、财务分析等具体场景中，从而帮助企业提高数据洞察力、利用率，促进业财一体化深度融合。然而，现阶段人工智能在财务共享服务的应用仍面临一系列问题，包括与现有各平台系统集成和数据共享分析难度大、实用性和可操作性不强、数据隐私与安全风险高、用户信任感低、复合型人才培养和责权利配置等方面。随着财务共享服务的不断推进，逐步解决这一系列问题，对发展多元化企业集团智能化财务管理具有十分重要的现实价值和意义。

（作者单位：甘肃广银铝业有限公司）