探究工程项目采购管理的成本控制

樊亚男

工程项目采购是目前多数在建工程获得产品服务的主要途径，在工程项目成本结构中，采购成本所占比例较大，是控制工程项目成本的重要环节。因此，对于企业的工程项目管理而言，控制项目采购中的成本支出对企业生存和发展具有重大意义。本文分析了工程项目采购管理中的成本控制，综合考虑管理方式和控制措施，以降低工程项目采购成本、提高工程项目采购管理水平为目的，以期为工程项目采购管理的成本控制提供有价值的参考。

近年来，疫情等因素影响了经济发展，建设工程项目数量有所缩减，市场竞争日益激烈。产品、服务、劳动力等成本增加，使一些工程项目承接企业面临生存与发展的难题。另外，市场竞价日益激烈、工程项目预算收紧，项目采购资金有限，工程项目采购成本控制难度增加，直接影响了工程项目的利润。因此，工程项目管理必须在保证产品质量和工程进度要求的前提下加强成本控制，从而增强市场竞争力。为了持续提高行业综合竞争优势，获取更多潜在的成本效益，保证项目投资建设工作安全、顺利、高效地运行，全面、有效地开展建设工程项目采购管理全过程成本控制至关重要。因此，工程项目采购管理者必须根据工程项目采购管理业务的现状，制定科学、合理、有效的成本控制措施。

一、工程项目采购管理概述

项目采购成本包含了成交价格和采购管理费用等，是项目成本的重要组成部分。因此，项目成本控制就是在保证工程建设质量的前提下，尽可能地降低成交价格、采购管理费用等。其中成交价格是工程公司向供应商支付的采购物资的直接费用，包括设备、材料、服务和相关资料等，在采购成本中是主要因素。采购管理费用指企业为实现采购目标，采取相关计划和组织等活动产生的间接费用，这部分费用在采购成本中相对占比较小。

综上分析，工程项目采购人员要始终保持长远发展的战略经营眼光，从产品市场到销售终端渠道，包括原材料和成品加工、交货、服务等生产经营管理业务环节全面考虑，最大程度地降低项目采购成交价格，确保企业顺利完成项目建设任务。在保证利润增长的同时，实现效益最大化。

二、工程项目采购管理成本控制的重要性

在市场供大于求的情况下，卖方市场竞争激烈，参与竞争的产品种类、规格、性能、包装等日益多样化，增加了采购甄选难度。工程项目采购活动是一种组织行为，企业必须对采购产品的质量、价格、供货方式、售后服务等方面综合比较、分析，然后做出选择，这一过程复杂多变且影响因素较多，要求企业重视工程项目采购管理，防范采购风险，加强项目采购成本控制。工程项目采购管理要把好价格关，在保证采购产品质量、项目建设质量和进度的同时，合理控制采购成本，促进项目盈利。

工程项目一般周期较长，消耗资金较多，要在保证工程质量的同时实现项目效益最大化，就需要对项目成本进行有效的管理控制。工程项目采购是项目管理的重要内容，项目采购成本控制的好坏与项目整体成本支出和利润盈余有直接联系。项目采购管理的成本控制并非单纯地减少支出而不考虑工程质量，相反是在保证项目质量的前提下优化采购方案，合理选择供应商，提高预算核算等采购能力。要充分利用内外部环境，最大限度地避免浪费，降低采购成本，实现项目利润最大化，推动企业的良性发展。

三、工程项目采购管理的成本控制优化策略

（一）项目采购模式的确定

合理的采购管理模式可以保障工程项目采购工作有效开展，提升采购成本控制管理效果。根据工程项目分布地、工程量、建设周期等特点，可综合采用集中采购模式和分散采购模式，提高工程项目采购管理的科学性和可行性。

伴随信息化时代的不断发展，互联网技术正处于飞速发展的阶段。工程采购可以利用网络资源，结合自采自购、总承包建设、招标采购等模式充分利用各种采购模式的优势，节省采购时间，降低采购成本。信息化的发展为供应商的选择和数据库管理带来了便捷，方便了日常工程项目采购管理工作。采购部门获得产品价格信息后，可以根据项目实际情况选取合适的供应商，同时建立供应商和产品数据库，日常更新维护数据库信息，及时跟踪市场变化，随时合理地控制采购成本。此外，信息共享使工程项目建设部门能够在第一时间了解到相应的变化，及时调整项目实施方案，这也为采购成本控制提供了坚实的基础。

（二）制定合理的预算

在预算与成本控制方面，可以从采购预算管理、核算管理两方面开展工作。

1.预算管理方面。项目部要根据工程项目的实际需求，在建设前期做好各种准备性工作。广泛、系统、详细地搜集、整理各类工程建设项目施工资料。采购部与项目部结合这些资料及市场行情，合理预估项目资金使用情况，避免资源和资金浪费。例如，编制工程技术勘察方案和地质报告、项目施工设计、可行性分析研究等。根据图纸工程量定额与计算定额编制技术规则，准确地划分工程量，计算施工定额，合理地制定项目采购预算，有效地开展工程项目采购管理工作。

2.核算管理方面。要考虑到项目建设周期和内外部环境影响，工程项目资金允许在合理范围内波动。这就需要采购部、项目部、财务部沟通协作，认真核算资金使用情况，做好资金使用的监督管理和项目采购成本控制工作。

（三）供应商的选择与管理

供应商管理是工程项目采购管理的重要组成部分，包括供应商开发、供应商选择、供应商绩效考核、供应商关系维护等。

1.供应商开发、选择方面。首先，应该保持选择的专业性与合理性，安排专业的采购人员和技术人员进行市场调研，考察潜在的供应商。收集信息，建立供应商数据库，对其进行有效的分析；其次，为了增强调研活动的有效性，还可以走访和考察相关企业，从同行的口中了解供应商的实际情况，包括诚信度、技术能力、管理能力、售后服务等。最后，采购部组织相关部门一起对潜在供应商进行综合评估，根据本企业的工程项目建设需求，选择合适的供应商。

2.供应商绩效考核和关系维护方面。采购部要保证供应商数量，保持一种相互竞争和制衡的关系；要定期评估供应绩效，根据考核结果淘汰不合格的供应商；分级分类管理合作供应商，维持长期良好的供应合作关系，通过战略合作推动采购成本的优化管理。

（四）采购环境的利用

采购环境的分析利用是工程项目采购管理的重要组成部分，包括宏观和微观的外部环境，以及企业和项目内部环境。外部环境如国内外经济货币政策、市场供需变化、利率汇率变化、通货膨胀、国际贸易支付方式等。内部环境如项目采购策略的选择和实施、项目建设方案的变更等。考虑内部环境变化相对可控的情况，工程项目采购要充分了解外部市场行情、建立信息机制、预测市场发展趋势、合理适时地调整采购方案，在保证工程项目采购质量、数量、时效的前提下，控制采购成本，提高项目利润。

具体来说，在采购及交易市场环境方面，采购管理的重要内容包括充分熟悉当前国内外的市场情况，了解最新市场行情变化，掌握国际国内重大基建工程项目信息、外购产品的相关技术资料和市场信息。采购人员需要了解掌握国际国内市场的产品价格动态走势，主要产品国内供求信息，需要采购的原材料的国内外供求数据及价格来源。还有外汇市场情况、国际贸易惯例和国内支付和清算有关规定、年度政府采购和招标项目计划、保险合同内容、国内外最新商务数据资料等。采购人员还需要对整个市场情况提前进行全面深入的调查分析和综合评价，作出一系列有关物资市场供求关系变化及其发展情况的前瞻性分析和预测，为工程项目采购模式的选择实施提供决策依据。

（五）采购管理中的风险控制

1.采购失败风险是指供应商在实施项目采购决策过程中容易受企业管理机制缺陷、运作管理失当、突发事件等一系列不确定性因素影响，导致采购失败，造成企业直接亏损或间接损失，它具有隐藏性、突发性和连锁性等特点。

2.计划风险一般是指项目建设企业向设计单位提出的施工设计图纸、材料设备明细表编制（即采购计划）信息不准确，这可能直接导致项目采购实施过程中遇到一些需求变化的风险，如合同采购物资数量、技术要求、交货期、质量标准等与企业项目采购预期计划目标发生偏离。计划风险对采购成本造成的影响，不利于规范项目管理与采购合同的履行，也不利于规范建设项目工程造价支出的过程控制。

一些供货商还暗中联合投标，共同串通抬高投标产品价格，中标后再重新分配利益。这种行为严重地损害了采购方的利益，造成工程项目经济损失，也破坏了市场经济秩序。

3.监管风险主要指供应商管理机构和相关职能机构监管职责任务和管理权限不明确，缺乏相关法律法规体系和制度规定，监督执行机制不健全、不完善。监管缺乏具体明确的、有针对性的监督管理执行措施。监管不当容易造成履约风险和经济风险，导致采购成本增加，影响采购管理成本控制。

综上，工程项目采购风险管理对降低项目运营风险，降低采购成本，保证项目质量，保障工程顺利实施，提升行业综合竞争力发挥着重大作用。采购人员要对项目采购过程中的各类风险提前预测、识别、分析评估、监控管理。做到采购前预防、采购中减弱、采购后总结，最大程度地降低损失，满足项目采购目标，提高项目利润。

（六）加强合同执行中的成本控制

在采购合同成本控制方面，首先要从立项计划阶段就考虑开源，控制产品、服务和人工开支。例如，项目部产品配置选型只要能够满足项目技术参数要求即可，不必盲目追求高质量，因为高质量往往伴随着高价格高成本；其次，采购人员根据项目计划采购物资，合理安排采购资金的使用，这样不仅能够保证工期与施工的连续性，而且能够保证项目资金的流动性，降低库存；最后，最大限度地减少增订物资。增订物资往往由计划漏项和变更所致，增订物资通常不能保证足够的制造周期，会造成施工滞后，严重的会影响项目进程，拖延工期，增加工程项目成本。

（七）树立全过程成本控制意识

采购人员的能力高低影响工程项目采购管理成果，为提升项目采购成本控制水平，需要提高采购人员在计划管理、合同管理、财务管理、项目管理等方面的专业素质，树立全过程成本控制意识。贯彻落实全过程成本控制管理，就要将采购管理的成本控制融入工程项目建设的各个环节。在增强项目人员和采购人员成本控制意识和能力的同时，加大成本控制力度。

1.在项目前期准备阶段，项目人员和采购人员的重点工作是开展项目背景和市场供需等信息调研预测、供应商资信审核管理、合同依据与合同文本规范管理、项目实施计划和采购计划的制定与核准。

2.在项目中期执行阶段，采购人员应重点关注成本管理、合同风险审核管理、履约管理、变更管理、以及索赔纠纷管理。

3.项目后期验收阶段的主要工作是结束采购，收集整理验收资料，终止采购合同。对整个项目过程中的合同管理与采购成本控制工作进行总结分析评价，以报告的形式整理成文。积累成功经验，吸取失败教训，为后期的项目采购成本控制工作提供借鉴。

结语：

综上所述，工程项目采购成本控制是工程项目全过程管理的重要内容，是关系项目利润和企业效益的关键因素。项目采购成本占工程项目总成本的比重越大，采购成本的降低对项目利润的贡献率也就越高。影响工程采购管理工作的因素是复杂多样的，这需要采购人员深入分析影响成本管理的原因，探究符合企业实际，切实可行的控制措施。在综合采用上述控制措施的同时，企业还可以建立完善的、动态的全流程成本监督管理体系，优化资源资金配置，确保工程项目采购管理的成本控制工作取得预期效果。工程项目采购管理的成本控制是一个循序渐进、不断探索，持续优化的过程，需要采购部、项目部、财务部等各部门全力配合。

［作者单位：上海电器科学研究所（集团）有限公司］