数字化档案管理安全问题研究

[摘 要]近年来，信息技术的发展和网络的普及让数据处理更加高效、便捷，满足了各行各业的实际需求。大数据和云计算的出现更是凭借其自身优势成为人们日常网络使用的重要技术手段，二者虽然具备强大的数据处理能力，也不可避免会出现一些信息安全问题，为人们使用网络技术带来一定隐患。本文立足于大数据和云计算应用环境，探讨实现数字化档案安全管理的具体措施，以供同行参考。

[关键词]大数据；云计算；网络安全；数字化档案；对策

大数据和云计算是新时代信息技术发展的产物，二者在网络时代的应用为人们带来很多便利。其中，云计算主要是满足用户的数据储存和相关计算需求，而大数据的作用更多是对网络信息数据的处理和分析，为用户提供所需的数据或信

息[1]。数字化档案管理中通过加强网络安全防控，增强用户对网络的使用意识，可以在很大程度上保障用户的信息安全，便于展开进一步的网络技术应用与开发，提升网络平台的完整性、科学性与合理性，保障用户使用的安全性。

一、大数据和云计算概述

（一）大数据

大数据主要是指对网络中数据和信息的使用、管理，与海量数据不一样的区别在于大数据的数据量和整体规模呈现出几何级增长。通过对相关数据的比对分析，能够从中选出具有价值的信息内容，为用户提供所需信息，并从中获取经济收益和社会效益。大数据是网络信息时代发展的重要产物，具备数据信息量庞大、数据种类繁多、处理效率快等显著特点[2]。在如今的网络大环境中，数据信息量已经以兆亿级为单位，若想要在其中立刻能搜索到某一种或某一个数据是极其困难，由于数据量过于庞大，在其中找寻的信息价值更高，需要在短时间内完成数据的分析和获取，否则就会失去其自身的实际应用价值。

（二）云计算

云计算相对而言较为复杂，其建立在网络技术、分布处理等基础模式上，可以将纷繁复杂的计算任务进行广泛的大面积分布，极大程度上减少了本地服务器的计算压力和运行压力，实现了将数据处理计算与储存分隔，在保质保量的前提下完成相关信息、数据的计算处理任务。云计算技术的关键是数据存储技术、数据管理技术以及虚拟化技术等。数据存储技术通过系统服务器集群进行数据存储，同时复制多源数据副本防止数据遗失。数据管理技术的核心是数据加密技术，能够从根本上保障存储数据信息的安全性，过滤掉外部环境中存在的风险因素。虚拟化技术是云计算技术与传统技术最大的区别点，它是通过在电脑的硬件、操作系统、应用程序中构建一个虚拟化层，借助虚拟化层实现信息之间的交互与沟通。与传统的网络计算形式相比，云计算具有规模庞大、信息数据虚拟化、通用性高、依据用户实际需求服务等优势和特点。千万台计算机服务器的组合才形成如今的云计算网络，实现了数据计算量的化整为零任务，提升了对网络信息的计算、分析能力。用户可以通过移动终端接收相关云计算服务，脱离以往数据计算过程中时间和空间的束缚[3]。并且，随着用户的不断增加，云计算的规模和处理能力也在不断拓展，解决供需平衡。除此之外，云计算在利用率不断提升的基础上，成本一直相对较低，这也是云计算受到广大用户青睐的重要原因之一。

二、数字化档案管理工作的特点

（一）流程数字化

数字化应用背景下，市场监督管理部门的档案管理工作出现了一些新的特点，首先表现为档案管理流程的数字化。当前有不少地方的市场监督管理部门针对市场主体登记信息的管理正在加快朝着数字化、信息化的方向发展，并建立了相应的市场监督管理局企业电子档案管理系统，依托于这一系统实现了对传统档案管理流程的再造和升级，使得档案管理的各个环节，比如档案信息收集、筛选、审核、传递等都有了明显的数字化特征，在一定程度上优化了档案管理的流程，打破了传统档案管理的时空限制，使档案管理工作变得更加高效和便捷。

（二）查阅数字化

数字化应用背景下档案管理工作在档案查阅方面也呈现出明显的数字化特征。在数字化技术支撑和电子档案生成的前提下，档案信息查阅有了新的路径和流程，可以直接利用市场监督管理部门的企业电子档案管理系统进行线上查询，线上查询主要是以组织系统专用的资源网为基础，采用服务器模式进行组织架构，在档案信息系统内设置相应的检索和查询功能[4]。查询人员可以按照日期、关键词或者是类别等多种方式进行档案信息的查阅，同时会采用加密传输的方式最大限度地保证信息安全。线上查询给使用者提供了诸多便利，更有利于提升档案信息资源的利用率。

三、大数据和云计算环境下档案的安全问题

大数据和云计算自身虽然具备独立存储、计算能力强、实时跟踪等特点，但在如今网络环境中，数字化档案管理依旧存在客观网络安全问题。比如，认证识别系统已被广泛应用，但其使用环境的安全性是否能够得以保障是目前信息技术行业相关人员和民众关注的热点问题。认证识别系统自身具有一定防护性和保障性，但目前档案存储系统中很难确定这一技术防线不被打破。如果真的出现安全问题，管理器中储存的数据信息就大量泄露，用户的档案信息随时会被窃取，甚至恶意篡改。此外，用户对网络的使用情况也存在一定危险性，比如，在一个较大规模的档案存储系统中，员工访问云平台数据的手段没有依照相关规定，随意使用个人账户进行操作，会为很多不法分子提供破坏网络安全环境的契机，导致数字化档案管理安全风险。而且，当前网络技术发展极为迅速，网络病毒也比之前更难攻破，网络系统的整体也不再简洁，数据操作方面难免会出现漏洞，为大数据和云计算环境带来风险[5]。笔者通过对相关文献资料的了解和分析，针对目前网络环境中现存问题进行以下总结和阐述：

首先，网络技术不断发展，大数据和云计算二者都是依据自身对数据的共享服务于用户，在最大限度上降低用户的使用成本。然而，这也是导致网络信息安全问题的关键因素之一，因为二者之间存在技术数据阻隔问题。简单来说，当云端受到网络攻击或是运营终端发生故障时，无法继续对云平台中的数据实施管理和监控，此时很容易出现数据丢失、窃取、盗用、破坏等问题，给用户造成损失。

其次，网络安全环境问题与我国相关法律规章制度不完善存在相关性。伴随网络用户的不断增加，国家也在不断出台各项法律制度，保护广大用户的合法权益。然而网络环境的实际使用情况极为复杂，对于云计算技术而言，其主要数据信息均来源于开放式的资源平台，但使用过程中又往往无法在信息终端服务器接口进行防御，阻止其中不良信息的传播，这就导致很多档案系统平台因为技术干扰而不受控制或是发生资源信息外漏。与此同时，如今很多企业之间存在不良竞争的现象，某些企业试图通过破坏对手信息终端服务器获取或破坏相关档案信息。我国虽然对此极为重视，十分关注网络安全，但是仍缺乏较为有效的管理、处罚等措施。网络环境具有复杂、多变等特点，不法分子想要隐藏自己的IP会通过多种渠道和方式，给相关部门的监督管理工作造成很大困扰[6]。正是如此，我国目前在网络安全方面一时无法制定出具有针对性的法律法规或相关管理措施，致使仍有很多不法分子恶意获取和破坏网络用户个人信息，甚至造成用户财产损失。针对以上情况，目前较为有效的防御方式是依靠大数据和云计算这两项信息技术共同构建防火墙，提升用户操作的规范性，最大程度阻止不法分子恶意入侵和损坏用户信息。

四、数字化档案管理网络安全技术的实施途径

（一）加大网络环境监管力度

在大数据和云计算的网络环境背景下，数字化档案信息虽然集中储存在云平台中，依赖于云计算的运算效率和庞大的信息储存空间提升网络信息技术的应用。但就信息技术本质而言，如果不考虑用户实际使用信息终端的技术情况，其储存环境并非绝对安全。简单来说，这两项技术是否能够做到信息安全，需要依赖运营商，只有运营者能够提供网络平台及信息数据的安全环境才能保证其顺利、正常地进行查询和使用。正是因为这一特点，很多存在于互联网中不易被察觉的病毒，会逐渐攻破部分程序漏洞。为此，需要应用大数据和云计算技术的监督管理和检测功能，对相应漏洞进行排查，发现问题及时弥补处理。例如：针对云平台中某些重要档案数据进行全面且实时的动态跟踪，在一定程度上可以有效避免相关数据被破坏或是被非法分子窃取。当发现病毒时，进行及时有效查杀，将病毒查杀结果直接传输到运营者的终端服务器中，提升网络管理人员的网络安全意识，保证网络使用的便捷性和安全性。当前，网络信息技术发展极为迅速，许多档案信息数据的储存方式因其自身具有通用性或传播性而被更多相关领域的网络技术人员所熟知。如何建立起强有效的防火墙及配套安全机制、尽量避免WLAN 被恶意入侵以及PC端受到非法攻击是当下网络安全问题中关注的焦点，也是网络安全最棘手的技术性问题。大数据和云计算在这一方面起到的实质性作用主要是通过对大数据和云计算技术的应用，将纷繁复杂的网络信息和相关数据进行整合、归纳并分析，为正在使用这两项技术的企事业单位提供一个相对保密并安全的网络环境[7]。在相对密封的网络环境中实时监督管理，进一步保障用户或访问者的各项权益，避免因为操作而造成相关网络安全问题，防止档案信息平台中的储存数据被恶意盗窃或损坏。

（二）增强用户的网络安全意识

在档案信息管理中出现的很多网络安全问题都源于用户自身意识不强，存在数据查询调取操作不当的现象，如数据阻隔、访问操作不规范等。用户在每次浏览的过程中网站自身就存在一些容易受到攻击的漏洞，致使用户在输入密码后发生信息泄露等不良现象。但对于生活中较为常见的网络技术安全问题，完全可以通过提升运营者或用户的安全意识进行防范。比如，企事业单位数字化档案管理中会经常遇到系统要求的信息安全验证，用户根据实际需求进行第三方平台或软件的信息确认，让用户了解正在登录的第三方平台相关信息。通过对平台性质的了解及再次确认，用户判断是否需要登录平台和即将访问的网址。保障用户的信息安全，提升用户对网站使用过程中满意度能够促进档案信息化建设工作的顺利开展。当平台出现信息数据窃取或恶意侵扰等情况时，也能及时有效防御。此外，只有用户的安全意识不断提升，才能够保护好自身合法权益，加强自身防范意识。

除此之外，作为数字化档案信息管理平台的负责人员，应加强用户使用网络环境的封闭性，保障相关信息数据在整个传输过程中可以顺利开展。对于复杂的网络使用环境，相关管理技术人员应重视对相应部位的检测与排查，发现漏洞及时修补、处理。日常网络技术维护服务工作在很大程度上可以保障系统不易被攻击，维护了网络平台的稳定性，让使用者切实感受到网络技术的便捷与优越。

（三）加强网络环境监管

无论是大数据还是云计算，都并不属于直接应用的技术，因此，为了落实网络安全体系保障工作就需要加强网络环境安全方面的监管。如何开展积极有效的网络监管是目前互联网领域亟待解决的重要技术课题。同时，也需要建立健全相关法律法规，实现监管工作和规章制度的相互配合，最大程度制约不规范使用网络的行为。开展网络环境监管工作不但要加强信息技术的开发与应用，还要制定完善的监管政策。在实施过程中，不仅需要第三方运营者的自我规范，还需要信息技术的有力支持[8]。例如：网络运营方通过在企业内部制定、完善相关法规机制，进一步明确数字化档案使用操作流程，加强内部员工操作规范性。在操作过程中尽量避免出现违规操作现象，最大程度降低网络使用的安全隐患。另外，企业内部还可设置专门的监督管理部门，针对数据信息的来源和流向进行掌控，避免出现数据流失、损坏、窃取等不良情况发生，构建网络环境的安全系统，保障整体网络环境安全。

结束语

综上所述，在大数据和云计算快速发展的时代背景下，数字化档案馆为了加强网络环境的安全性，不仅要重视对自身相关数据结构的优化与完善，还要重视对信息技术的开发。加强用户和运营者自身的防范意识，保证数据信息的安全性和完整性，为运营商、用户或第三方使用者提供有保障的网络安全环境。

参考文献

[1]冯洋，冯亚如，任泽俭等.数字化和信息化背景下的大型工程档案管理策略研究[J].建设监理，2023（10）：45-47+58.

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[3]刘冬.网络时代环境下档案信息采集与安全管理研究[J].网络安全技术与应用，2023（8）：106-108.

[4]秦梦杰.信息化背景下高校档案安全管理系统研究[J].办公室业务，2023（15）：108-110.

[5]董恩政.新时代人力资源和社会保障局档案管理策略探析[J].兰台内外，2023（22）：43-45.

[6]李晓东.红河：安排部署档案数字化外包安全管理工作[J].云南档案，2023（2）：23.

[7]李静.云环境下档案安全管理及数字档案馆的构建[J].兰台内外，2023（8）：37-39.

[8]张阿敏.“双高建设”背景下高职院校档案数字化安全管理问题及其对策研究[J].兰台内外，2023（4）：10-12.

作者简介：刘俊芬（1975— ），女，汉族，河北沧州人，中电建冀交高速公路投资发展有限公司，助理馆员，本科。

研究方向：档案管理。