会计信息化下医院智慧财务报销体系的实践及探索

胡杨 周莹 张晓玮

摘 要：随着信息化的浪潮不断推进，为响应国家“数字中国”“智慧医院”战略规划，提高医院财务报销的透明度和效率，解决普遍存在的“报销难”“报销慢”的老大难问题，各医院需积极搭建智慧财务报销体系，进一步推进会计信息化和数字化。文章首先分析了传统报销流程存在的缺陷，再分别剖析了电子会计凭证、线上财务平台、移动OA及财务机器人等智慧财务报销体系关键要素，阐述了智慧财务报销体系的优势。最后，对目前智慧财务报销体系提出了改进建议。文章通过某综合性医院建设智慧财务报销体系的实践经验分享，期望对各医院或其他单位提供有益的帮助。

关键词：智慧财务报销 会计信息化 财务机器人

中图分类号：F230  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）05-069-03

一、引言

2021年11月29日，财政部发布《会计改革与发展“十四五”规划纲要》，要求切实加快会计数字化转型步伐，积极推动会计工作数字化转型，研究信息化新技术应用于会计基础工作，财务会计信息系统建设等。国务院办公厅制定的《关于推动公立医院高质量发展的意见》文件中提出，要推进智慧医院建设，提高医院信息化程度，利用大数据、云计算、“互联网+”等新兴信息技术推进公立医院管理水平，进一步促进公立医院精细化管理，提高医院管理效率[1]。医院智慧财务报销体系作为医院财务活动中，涉及面最广、业务最繁杂、医务人员切身相关又最头疼的财务系统，急需响应国家政策号召，顺应时代潮流，进行信息化、智能化、精细化的改造，以解决医护人员“报销慢”和“报账难”的普遍问题，减轻医务人员繁忙工作外的行政负担，改善医院各科室对财务报销的体验感，提高整体财务系统的效率和管理水平。本文以某大型综合性公立医院搭建和运营智慧财务报销体系的实践经验为基础，对会计信息化下智慧财务报销体系的关键要素、运行流程和优势做简要阐述，并提出针对性的改进意见。

二、传统报销流程存在的缺陷

（一）流程复杂、耗时较长

1.在线上报销平台上线以前，报销人员通常因为对财务报销制度和流程不熟悉的原因，需要提前咨询或自己研究报销规定，对非财务专业的人来说存在学习成本、消耗报销人员的时间精力、收集提交材料不全等很多不合规的问题，需要反复补充修改。

2.传统报销流程需要报销人员与财务人员面对面审核，报销人员需要在财务人员工作时间排队等候，且通常很多业务部门的报销事项容易集中扎堆，造成排队队伍过长，消耗大量本可以进行业务活动的时间，降低单位生产效率，导致业务部门积累不满情绪。

3.因传统报销审批需多个部门领导签字，报销人员需追踪领导行程，在多个部门间多次往返，且大多报销人员不熟悉领导权责，被领导指责或签错重找，耽误时间（图1）。

（二）报销细则不清晰，财务人员压力较大，出错率高

报销人员对报销所需材料标准不熟悉，通常提交的材料都存在或多或少的问题。而财务人员在面对较长的排队队伍时，容易产生焦躁情绪，从而在审核时未发现财务漏洞。审核会计在办理复杂业务时，为减少报销人员抱怨，计算报销标准或审核材料时易匆匆带过，出现核算错误;且遇到不确定的问题，未及时向上请示，造成自身审核失误。同时，在线下层层责任部门审核签字时，因报销人员未提供全部材料及报销信息，导致审核时存在信息不对称，造成业务部门审核失误。

（三）纸质材料遗失或预算不足等原因，造成报销失败

1.在推进信息化之前，大部分事前申请审批、事中报销票据、事后报销审批等材料都通过纸质形式保存，材料众多而复杂。报销事项的发生时间到实际报销时间之间通常间隔较长。部分医务人员因为临床工作繁忙，常常积压大量报销单据，到年底统一报销，造成年底报销量激增，加剧排队耗时。并且长时间的积压，造成材料丢失的可能性更大;而因事项时间间隔较久，很多报销细节已遗忘，缺失的材料可能无法找回，造成报销失败。

2.线下报销时，因为无法直接与预算管理系统、资产系统、合同管理系统等医院信息系统互联，审核前期无法确认经济事项的全貌，最后报销入账时，存在预算不足、合同失效等因素导致的报销失败。

（四）报销人员与财务人员时间精力与资源的浪费

1.医务人员或者委托的报销专职人员，花费大量工作时间精力在财务报销上，对医院的核心资源来说是一种巨大的浪费。

2.传统报销流程依靠纸张作为载体，在耗材、凭证加工制作、档案管理保存、会计档案查阅等方面均会产生较高的成本，不符合国家“可持续发展”“无纸化”“数字化”等战略规划。

3.财务人员在做报销工作时，只能按照排队顺序审核材料，而报销人员提交的报销事项可能有多种业务类型，给财务人员的业务能力和处理效率提出了高要求，而且不定时的报销审核业务会打断财务人员在做账或其他财务工作时的思路和节奏，降低工作效率。

4.当报销材料因多种原因退回时，财务人员会注明需补充的材料，审批手续或者其他修改问题，但是当材料重新提交审核时，仍需财务人员重新全部审核一遍，对于复杂的报销事项，经常会被多次退回修改，重复审核造成了财务人员时间和精力的浪费。

三、智慧财务报销体系的关键要素

（一）电子会计凭证

“十四五”规划纲要提出要积极推动会计工作数字化转型，制定、试点并逐步推广电子凭证会计数据标准，推动电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。电子会计凭证是指通过电子形式开具的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、银行电子回单等[2]。

1.电子会计凭证的推广使用可改进财务部门的票据和档案管理系统。票据作为经济行为重要的凭证，从纸质化到电子化这一转变，能深层次地在各行各业、各个经济环节上都造成革命性的影响。所有经济单位都要配合这一转变，推进信息化的系统革新，重新建立电子化票据及档案管理系统。票据数据通过信息化手段保存，可减少纸质票据的开具、保存、登记/邮寄等成本，加快档案生成的速度，有利于后期调取查阅。

2.电子会计凭证能克服时间空间的障碍，配合线上支付手段，提供更多便利。报销人员实现远程开具票据，随时查看下载，长期保存，降低遗失风险。开具电子会计凭证的系统直接与财税系统关联，一键生成，无需再消耗精力办理开票业务。

3.电子会计凭证奠定了线上报销流程的基础，在大数据技术应用下，更有利于采集汇总数据。电子会计凭证进一步推进线上报销系统，税务系统和运营管理系统的智能化。由于电子票据更易采集统计信息，有利于数据共享，系统互联互通，提供的数字信息可以有效地服务报销审核、财务分析、制度建设等。

4.电子会计凭证能为纳税申报提供便利，增强税务监察。纳税申报通常业务量大、数据繁杂、规则多变，医院投入人力和时间成本较高，错填漏填的税务风险较大，通过电子发票直接联通财税系统，实现纳税申报的自动化智能化，降低失误率的同时提高报税效率，更有利于国家进行税务监察和掌握经济数据。

（二）线上财务平台及移动OA

线上财务平台是整个智慧财务报销体系的运行核心，将线下报销全流程转移到线上平台，同时运用信息化手段优化财务报销的系统联通、智能填单、审批流转与财务风险控制。

1.线上财务平台需实现与业务、行政部门的多系统互联互通，将财务管理要求融合到业务、行政部门的相关程序中去，实现财务意识前置，提前做好财务风险控制，例如，在财务平台内嵌合同管理系统、票据管理系统、人事考勤系统、科研材料及资产系统等数据接口，通过业务系统和财务系统的数据共享，环节互套实现“业财融合”，搭建一体化信息系统，减少信息壁垒，加强预算控制，完善财务内部控制。

2.线上财务平台按照业务类别进行智能梳理和报销指导，报销人员可直接对应自己的报销事项，选择智能填单，直接导入或选择经办人信息、经费信息、电子票据、合同信息、付款信息等。通过系统提示上传对应的附件，界面清晰明了，可操作性强，克服医务人员对财务报销的专业障碍，减轻临床的报销压力。同时，移动OA通过移动设备实现碎片化时间的利用率，扩宽财务报销的时间空间范围，加速报销环节流转。

3.根据财务制度及报销规定，设置线上审核流程，能减轻报销人员找寻审批部门的负担，免去来回奔波的辛劳。同时，电子审批的流程更清晰，出现问题更易追责，审批人也更易建立风险意识和责任感。

（三）财务机器人

财务机器人是机器人流程自动化技术（RPA）、光学字符识别（OCR）在财务领域的应用，适用于预算管理、税务管理、资金管理、费用报销等多种场景，其在智能稽核、自动制证、提取数据等方面能对智慧财务报销体系形成补充。通过对财务机器人的程序设置一定的财务规则，对财务事项进行信息提取、数据核对、勘错纠错、自动核算，保证报销单填制的正确性。并及时传输数据，完成简单重复机械的报销单据大批量自动化制证，并自动打印凭证封面。将财务人员从海量数据核对审核、重复机械性的制证工作中解放出来，从而将更多的人工投入到创造性的管理会计工作中，有利于医院高质量发展。

四、以差旅费为例，简述智慧财务报销系统的运行流程

出差前：经办人在人事考勤系统或财务平台发起出差申请，填写事由及天数，提交后指向相关责任人进行线上审批，同时经办人可通过财务平台关联的商旅平台进行交通住宿的预订，订单信息可在后期填制报销单时直接导入行程、票据、金额等信息，无需手工填写。

出差中：路程中所产生的票据、清单及其他凭证，可随时通过移动OA上传保存。

出差后：经办人根据报销事项创建报销单，报销单内容已按财务制度和报销规定设定好版面逻辑和计算方式，经办人直接按照界面要求，选择必填的事前审批流程，核对经费信息、合同编号、付款账号等，并按照提示导入相关附件。系统自动关联人事考勤系统、预算系统、合同系统、商旅平台及银企直联，可显示预算余额、合同内容、行程单等相关内容。并进行智能稽核，对错误或遗漏事项进行提醒，按差旅费标准自动核算报销金额，查验有关票据，核对付款账号等。报销单完成提交后，由财务人员进行预算审核，线上确认填制的内容无误，材料齐全。初审通过再流转到经费负责人、部门负责人、分管院领导等依次线上审批。审批进度直观清楚，审批意见全程留痕。待审批通过后，经办人打印报销单和附件，提交财务处入账。

综上所述，在办理复杂的差旅费报销时，报销人员仅需事前提起出差申请，保存报销凭证，事后按指示上传材料，审核通过再提交纸质材料便可。无需再在财务部门和业务部门之间来回奔波，流程简单易上手;也有利于财务人员和审批人员的工作时间安排，提高报销效率;同时利用信息化系统做财务流程监测和风险控制。

五、会计信息化下智慧财务报销体系的优势

（一）智慧财务报销体系明显提升财务报销流程的效率、规范和精细化

借助信息化技术进行财务报销，一方面能简化报销流程，减少学习成本。通过系统提示和智能匹配简化操作，便利医务人员随时随地办理业务，避免线下到各部门审批的时间精力的浪费，将平均7.5天的报销全流程缩短至3天。医务人员可在线查看经费使用情况，进行经费授权、预算调整、事前审批等操作，随时补充报销材料，监控审批打款情况。另一方面，财务平台按业务标准对报销内容进行规范的同时，财务人员可在预算审核阶段对线上报销申请进行双重审核，反馈主要问题，把控财务规定大方向;并利用发票验真功能、财务机器人智能稽核、系统内置规则辅助人工审核等，减少人工审核差错率，提高审核效率。线上数据及时归档推送，形成电子票据档案，自动制作会计凭证，发送批量付款信息，形成报销事前（下转第73页）（上接第70页）审批。报销申请到制证付款的一体化流程，减轻了财务人员对报销咨询、大批量人工稽核制证、报销数据查询汇总等工作负担。

（二）智慧财务报销体系通过系统互联互通，形成一体化管理

随着信息时代的浪潮，会计信息化势在必行。财务部门顺应时代需求，与医院业务部门、行政后勤部门等各个信息系统打通数据壁垒和统一数据标准，将财务工作与业务工作互相融合渗透[3]。医务临床科室通常面临着医疗、教学、科研、行政等多重压力，打通信息通道能提高单一信息的利用效率。具体到报销业务，医务人员可高效提取科研系统、经费系统、教务系统等流程，辅助生成报销单，并进行系统间核对，避免数据偏差。同时，报销结果反馈到相应系统，提供费用成本的核算依据。

（三）智慧财务报销体系有助于数据归集统计，自动生成分析报告，辅助管理决策

全电子化财务报销流程，通过提取电子票据信息、汇总报销数据、总结系统后台运营数字、提取关联系统信息，从而形成大量且完善的数据库。一方面自动生成票据管理系统和电子会计档案，进行票据稽核保存和纳税申报，推进无纸化会计凭证。另一方面通过多维度、多对象、多范围的自定义报表要素设计，可自动归集统计有效数据形成报表;并经过逻辑设定，提供智能分析，为财务制度规定的编写、业务部门的成本控制、各流程的优化、业务管理的决策等提供数据依据。

（四）智慧财务报销体系提升业务部门对财务部门的体验感和满意度

医务人员通常因为对严谨的财务规定和报销限制不了解，导致面对报销业务叫苦不迭，且对财务部门不满情绪高涨，更易产生冲突。事实证明，自智慧财务报销体系建立以来，医院各科室对财务部门的投诉率大大降低，报销体验感评价提升;财务人员的工作也更易开展，沟通渠道更流畅。业务部门对财务部门的正面印象，有利于财务工作深入业务领域，得到业务积极配合，推进业财融合，促进精细化管理。

六、针对目前智慧财务报销体系的改进建议

（一）加大信息化基础建设，培养财务与信息化复合型人才，建立信息化规章制度

目前，很多医院开始推进智慧财务报销体系建设。但系统建立不够完善，很多仅仅是线下流程的简易线上化，医院本身的信息化技术水平和信息化程度偏低，难以推进系统的进一步优化和智能化。财务人员对电子会计档案、大数据分析技术、流程自动化等信息技术缺乏认知，在系统的搭建、运维、使用、优化上都感到捉襟见肘，急需培养大量财务与信息化复合型人才，奠定会计信息化基石。另外，搭建信息化体系的同时，也需要信息化规章制度保障信息化安全，重视会计信息化的规范有序，确定相关组织责任，处理信息化过程中的突发状况。

（二）加强会计信息化安全管理，防止信息安全风险隐患

财务报销涉及业务复杂、数据量大、使用率高。在财务信息通过互联网、信息平台的流转、保存、操作阶段均有被篡改、丢失、失真的风险。常见的系统升级、系统崩溃、病毒木马攻击、黑客侵入等风险因素，都对财务信息安全造成威胁。相关单位应重视财务信息的安全性，建立相关制度规定，落实信息安全保障手段，排除信息安全风险隐患。

（三）进一步提升财务报销体系的智能化、集成化、精细化

目前大环境下，智慧财务报销体系的建设还没有完全成熟。很多新兴数字技术和AI技术没有应用到会计信息化，财务机器人的开发尚待发展。此外，各部门和各单位的信息系统平台对接集成度有待提高，流程自动化智能化水平较低，财务数据价值挖掘不够深入，财务数据整合分析能力还需梳理提升。总之，智慧财务报销体系还可以再深度耕耘，进一步提升财务报销体系的智能化、集成化、精细化。

参考文献：

[1] 郑力平，杨小红，巫敏姬，冯欣.流程再造视角下G医院智能报销系统建设实践[J].中国总会计师，2023（243）：112-115.

[2] 赵竹明.“双碳”背景下无纸化报销发展探析[J].会计之友，2023（24）：145-150.

[3] 陈曼玲.大型综合性公立医院智能财务报销工作的探究[J].中国乡镇企业会计，2022（10）：135-137.

（作者单位：华中科技大学同济医学院附属协和医院 湖北武汉 430000）（责编：贾伟）