国有企业干部人事档案的信息化管理探索

明亚男

摘要：干部人事档案管理作为管理工作体系中至关重要的组成部分，主要记录每一位干部日常工作表现、个人基本信息以及工作情况等相关内容，信息资料的真实性与安全性关系到国有企业的长远健康发展。一直以来，国有企业干部人事档案信息的管理方式为纸质形式，信息资料易丢失、损坏，不方便查询和共享。如今，信息化管理成为干部人事档案管理工作主要方向。本文阐述了开展干部人事档案信息化管理工作的重要性，归纳干部人事档案信息化管理原则，提出科学有效的管理方法，以期为国有企业干部人事档案信息化管理工作有序开展提供参考。

关键词：国有企业；干部人事档案；信息化管理；管理要点

在我国社会高速发展过程中，信息化水平不断提高，信息化技术逐渐被应用在各领域当中，并在其中发挥着十分重要的作用。干部人事档案是国有企业人事部管理干部的基础和主要凭证，能够在识别干部、选拔干部以及干部队伍建设等工作环节发挥重要作用。部分国有企业的领导者与管理者逐步认识到开展干部人事档案信息化管理工作的重要性，纷纷采取有效方法将信息化技术与干部人事档案管理工作紧密结合起来。但是从目前情况来看，信息化管理工作存在各种各样的问题。因此，国有企业要努力做好干部人事档案信息化管理工作，准确掌握信息化技术的应用技巧与方法，实现二者的深度融合，推动干部人事档案管理由纸质化向信息化与智能化方向转变，切实保障干部人事资料的完整性、准确性以及安全性，为国有企业健康稳定发展奠定良好基础。

一、国有企业开展干部人事档案信息化管理工作的意义

（一）有利于满足国家数字化进程的要求与标准

当前，我国社会进入信息化时代，在此时代背景下，信息化技术、互联网技术以及数字化技术等其他科学先进技术的应用范围逐渐变广，被应用在各行业经营与发展中，在为各项工作开展提供技术支持与保证的同时，带动了经济增长，成为促进各行业协调发展的重要手段之一。在此种环境下，我国政府相关部门积极开展数字化建设工作，并将该项建设工作作为促进社会发展的重要战略。[1]国有企业作为促进我国社会发展的重要力量之一，要积极响应国家号召，落实与开展数字化建设工作。干部人事档案管理工作在国有企业经营与发展中扮演着极为重要的角色，开展信息化管理工作。一方面可以创新与优化管理方法和管理模式，不断提高干部人事档案管理工作开展的水平与效率；另一方面还能够满足国家数字化进程的要求，加快数字化建设工作开展，更好地为社会现代化与长远化发展提供坚实基础。

（二）有利于提高干部人事档案管理工作的规范性与科学性

对部分国有企业所开展的干部人事档案管理工作进行全面分析，发现管理工作在实际开展中存在的信息不够规范、人事资料不够完整以及信息历史长久等其他问题，如果上述问题不能得到及时准确的解决与处理，将会降低干部人事档案管理工作开展的有效性与规范性，无法满足干部管理的实际需求。开展干部人事档案信息化管理工作，工作人员可以利用先进技术将所有干部人员的基本信息、工作情况以及任职年限等相关内容上传到数据库中，有需要时可以随时随地到数据库中进行查找，可以省去一些不必要的环节，高效准确地掌握每位干部的工作情况和日常的考核信息，对提高干部人事档案管理的规范性与标准性有着不可忽视的作用。

（三）有利于增强干部人事档案信息保存的安全可靠性

传统纸质档案在保存过程中，会受到各种不确定因素的影响，如人为因素、天气因素以及外部因素等，导致纸质档案的性质发生变化，同时还会出现干部人事档案丢失、损毁等不良情况，难以对干部人事档案信息进行长久保存。一旦干部人事档案资料出现问题，将无法为国有企业干部選拔工作开展提供有利条件。[2]在信息化时代背景下，对干部人事档案信息进行数字化处理，将干部的各项信息保存在计算机的数据库中，只要硬盘安全，干部的人事档案信息就不会丢失和被破坏，可以长久保存下去。对于具有特殊性质的干部人事档案信息，工作人员还可以进行加密处理，定期对系统进行升级与维护，从而保障干部人事档案信息的安全性与稳定性，从根本上降低信息资料不完整、丢失以及损坏等其他不良问题发生的可能性。

二、国有企业开展干部人事档案信息化管理应遵守的原则

（一）系统化原则

在通常情况下，国有企业所开展的干部人事档案管理工作主要是为干部人事业务工作开展提供真实有效的帮助，为业务工作顺利开展提供信息支持。所以，干部人事档案信息化管理工作同样满足干部人事档案业务管理工作开展的实际需求，助力业务管理工作有序开展。在新形势下，国有企业在开展干部人事档案信息化管理工作时，要严格坚持并遵守系统化原则，对所有干部的人事档案信息进行系统分析与探究，对各个要素进行客观描述，以此来保障干部人事档案信息数据的完整性、系统性以及真实有效性，更好地促进干部人事档案信息交流、共享以及利用，保障干部人事档案业务管理工作科学合理开展。

（二）连续性原则

在国有企业干部人事档案信息化管理工作中，会出现干部人事档案信息更新速度较慢或垃圾数据较多等不良问题，不仅会严重影响到信息化进程，还无法将信息化管理工作的内在价值与作用充分发挥出来。[3]所以，国有企业在正式开展干部人事档案信息化管理工作时，要坚持连续性原则，不断提高干部人事档案资料的更新速度与效率，大范围获取干部人事业务的数据，与此同时，还要利用多种方法对信息资料进行细致的检查与校对，确保干部人事档案信息资料更新的精准性与时效性，推进干部人事档案信息化管理工作连续开展，进一步满足国有企业发展的实际需求。

（三）可用性原则

在信息化技术与互联网技术还没有大范围使用之前，国有企业干部人事档案管理工作会采取纸质形式与材料，由于此种方法具有一定的落后性与局限性，给干部人事档案管理工作开展带来较为严重的消极影响。[4]当信息化技术与数字化技术广泛使用后，管理人员在对信息资料进行数字化处理时，会出现物理与逻辑结构分散的情况，导致所提取和挖掘的信息安全性和可靠性难以得到保障，使干部人事档案信息失去可用性与价值性。因此，管理人员在开展信息化管理工作时，一定要遵守可用性原则，保障物理与逻辑结构的一致性，从而确保数据信息服务的可用性与高效性，使国有企业的工作人员能够利用干部人事档案信息来解决各种问题。

三、国有企业干部人事档案信息化管理的有效策略

（一）提高对信息化安全防范要求的重视程度

我国政府相关部门针对国有企业干部人事档案管理工作推出 《干部人事档案工作条例》，该条例对干部人事档案管理工作开展提出了明确要求，在为工作开展提供参考依据的同时，可增强管理工作开展的安全性、真实性以及实效性。所以，国有企业在落实干部人事档案信息化建设工作时，也要坚持并遵守条例所提出的要求与标准。在干部人事的信息化建设过程中，工作人员会感受到信息化管理的高效性与快捷性特点，但是在建设过程中会存在安全性问题，一旦问题爆发，将会威胁到干部人事档案信息。[5]从实际角度出发，安全问题可能来自干部人事档案信息的录入、传输以及储存等环节，要想降低安全性问题发生的概率，就要根据上述条例中的安全防范要求采取相应的技术进行处理，降低各种不确定因素给信息资料带来的负面影响。管理人员可以利用加密处理技术，对干部人事档案信息进行加密处理，同时还可以控制权限，对访问功能数据库的用户和搜索内容进行限制，切实保障干部人事档案信息的安全稳定性。此外，国有企业还要引进专门防止黑客入侵的技术，以大幅提高企业干部人事档案资料的安全性，帮助国有企业规避干部人事档案资料被篡改、泄露以及丢失等问题。

例如，A公司在干部人事档案信息资料搜索与查询工作环节做出了限制，根据权限搜索干部人事档案资料。当内部工作人员在查询干部人事档案资料时，只可以凭借关键词或者日期等内容进行检索，查看条目或条目内容，不可以看见干部全部的人事档案信息，不但保证了干部人事档案信息的安全性，而且还规范了信息化管理模式的应用，推动国有企业干部人事档案信息化管理模式向标准化、系统化以及严谨化方向转变与发展，使信息化管理模式能够将自身最大的效能体现在国有企业发展中。

（二）努力做好新老管理模式的衔接与配合工作

尽管信息化管理模式具有很多优势与特点，在很多方面信息化管理模式要优于传统纸质版管理模式，但是一些重要的干部人事档案信息资料仍然需保留纸质记录，不能因为信息化技术与信息化管理模式的出现就否定传统纸质版管理模式。[6]在当前情况下，国有企业干部人事档案管理工作处于传统管理模式与新型管理模式共存的阶段，国有企业内部工作人员要立足实际，将二者进行有效衔接，使干部人事档案管理工作优质开展。在实际工作中，管理人员要利用传统的管理方式对干部人事档案进行整理与完善，为信息化建设工作开展提供完整的信息材料支持，随后将其转化为数字形式的干部人事档案信息，保障信息资料的完整性与高效性。干部人事档案管理工作具有动态性的特征，在日常开展管理工作时，要不断更新系统信息，将新产生的干部人事档案信息资料录入到信息系统中，以此来保障干部人事档案资料的完整性与时效性。因此，国有企业要想做好干部人事档案信息化管理工作，就要做好新老模式交替工作，利用信息化管理模式来弥补传统管理模式的不足与漏洞，在提高干部人事档案管理工作效率的基础上，查缺补漏，使所开展的干部人事档案信息化管理工作能够为国有企业长效发展注入活力与动力。

（三）积极开展信息化管理人才培育建设工作

档案管理人员作为干部人事档案管理工作的主要参与者，在日常工作中要谨慎对待，需仔细地开展干部人事档案管理工作。国有企业对档案管理人员有较高的要求与标准，无论是档案管理人员的学历和素质，还是工作能力与水平都有着严格的规范，为干部人事档案管理工作开展提供人才支持与保障。所以，开展干部人事档案信息化管理工作，就要保障档案管理人员具有信息化管理知识与相关技能，使档案管理人员有足够的能力开展信息化建设工作。[7]因此，国有企业要开展信息化岗前培训活动，为档案管理人员进步与发展创造良好条件。在实际开展信息化培训活动过程中，培训人员要围绕信息化管理内容、信息化技术以及相关器材设备用途等内容进行讲解与传授，同时还要深入分析和总结在培训过程中出现的问题，通过开展实践活动来解决学习过程中产生的问题，保证每一位档案管理人员都能够熟练地掌握信息化技术的应用技巧，逐渐打造一支信息化水平较高的档案管理队伍，以此来推动干部人事档案信息化管理工作质量高效率开展。

四、结束语

在信息化时代背景下，国有企业的干部人事档案管理工作既面临挑战，又面临新的机遇，如果国有企业可以做好信息化建设与管理工作，就可以提高干部人事档案管理工作开展的品质与效率，对促进国有企业现代化和数字化发展有不可替代的作用。因此，国有企业的领导者与管理者要提高对干部人事档案信息化建设工作的重视程度，明确传统管理模式存在的不足与问题，加快信息化建设步伐，具体可以采取安全防范、新老管理模式衔接以及培养信息化人才等手段，落实干部人事档案信息化管理工作，建立企业数字化干部人事档案管理系统，利用良好的干部人事档案信息开展业务工作，为国有企业高效发展贡献自身力量。

参考文献：

[1] 刘笑荣.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].今日财富，2022（04）：127-129.

[2] 张璐芳，王薇.大数据时代事业单位人事档案数字化与人才服务信息化建设方法研究[J].办公室业务，2024（04）：43-45.

[3] 张宁.推进干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务，2020（19）：138-139.

[4] 魏江来.干部人事档案信息化管理模式下信息的安全保护[J].办公自动化，2020，25（16）：49-50.

[5] 姜媛.干部人事档案信息化建设的困境及解决对策[J].黑龍江科学，2020，11（13）：152-153.

[6] 侯云波.新形势下加强干部人事档案管理工作路径研究[J].办公室业务，2019（17）：136-137.

[7] 金虹.推进干部人事档案信息化建设的实践探析[J].浙江档案，2019（08）：62-63.